Od lat wątpliwości budzi temat sposobu liczenia czasu trwania poszczególnych nieobecności w pracy – czy chodzi o dzień kalendarzowy, czy dobę pracowniczą. Za drugim wariantem opowiedział się lata temu Sąd Najwyższy w odniesieniu do dni urlopu wypoczynkowego (wyrok z 4 listopada 2010 r., sygn. akt II PK 116/10). Pogląd ten przyjęło także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 8 września 2016 r., stwierdzając, że pojęcie dnia pracy, którym posługuje się art. 1542 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465: dalej: k.p.) należałoby utożsamiać z pojęciem doby pracowniczej. Tak więc udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym dniu oznacza w praktyce udzielenie go na konkretną dobę pracowniczą i pracownik, któremu udzielono takiego urlopu, korzysta z 24-godzinnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w takim dniu, a raczej dobie pracowniczej.

Inaczej są liczone absencje chorobowe, bo zwolnienia lekarskie są wystawiane na dni kalendarzowe. Powyższy pogląd potwierdził także Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku z 12 kwietnia 2024 r. (pisaliśmy o tym w dodatku Kadry i Płace z 18 kwietnia 2024 r., DGP nr 77, „Nowe stanowisko GIP dotyczące bhp i dnia niezdolności do pracy”).

Skoro zostało dokonane takie rozróżnienie, to pojawia się pytanie, jak należy sklasyfikować inne absencje pracownicze i czy można je podzielić na dwie kategorie:

  • nieobecności rozliczane w dniach kalendarzowych,
  • nieobecności rozliczane na doby pracownicze.

GIP w udzielonej DGP odpowiedzi z 5 czerwca 2024 r. przyjął, że w dniach kalendarzowych rozliczamy takie nieobecności jak:

  • urlop macierzyński,
  • urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego,
  • urlop ojcowski,
  • urlop rodzicielski,
  • zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem (analogicznie nad innym członkiem rodziny),
  • urlop bezpłatny,
  • zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej,
  • zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14.

Powyższe stanowisko nie budzi wątpliwości w odniesieniu do pierwszych czterech absencji z listy, bo w tym zakresie zastosowanie znajdzie wprost art. 1831 par. 1 k.p., zgodnie z którym przy udzielaniu urlopu macierzyńskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego tydzień urlopu odpowiada 7 dniom kalendarzowym. Przepis ten stosujemy także do urlopu ojcowskiego, zgodnie z odesłaniem z art. 1823 par. 3 k.p., oraz do urlopu rodzicielskiego, zgodnie z odesłaniem z art. 1821g k.p. Tak więc w zakresie wszystkich urlopów związanych z rodzicielstwem i opłacanych zasiłkami z ZUS jest czytelna zasada, że udzielamy ich na dni kalendarzowe, a więc nieobecność będzie się kończyła o 23.59 w ostatnim jej dniu.

Przykład 1

Urlop rodzicielski a praca zmianowa

Pracownik zatrudniony na trzy zmiany, chcąc zaoszczędzić dwa dni urlopu rodzicielskiego, złożył wniosek na niepełne 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługującego mu jako drugiemu rodzicowi. Wniosek nie obejmował ostatnich dwóch dni, które przypadały na weekend, a więc były dla pracownika dniami wolnymi od pracy. Działanie takie jest prawidłowe, bo urlop rodzicielski, począwszy od 26 kwietnia 2023 r., nie musi być już rozliczany jako wielokrotność tygodni i można z niego skorzystać także w dniach.

Oznacza to, że urlop zakończy się o godz. 23.59 w piątek i następnie pracownik będzie miał wolny weekend, a do pracy wróci i tak od poniedziałku. Taki wniosek jest prawidłowy, gdy w ostatnim tygodniu urlopu rodzicielskiego pracownik miałby pierwszą lub drugą zmianę, gdyż wtedy czas trwania absencji do północy jest dłuższy niż planowane godziny pracy. Komplikacje dotyczą jednak pracy na zmianie nocnej, np. od 22.00 do 6.00, bo wtedy koniec absencji przypadałby w środku zmiany i oznaczałoby to konieczność stawienia się do pracy na część dnia roboczego.

Należy zatem stwierdzić, że w przypadku absencji zasiłkowej przypadającej w tygodniu pracowniczym, gdy pracownik pracuje na trzeciej zmianie, może się pojawić konieczność wydłużenia jej czasu kalendarzowo o jeden dzień, aby pracownik mógł być nieobecny w pracy przez wszystkie dni robocze, zgodnie ze swoim harmonogramem.

Stosowanie analogicznej zasady GIP zaproponował także dla zwolnienia lekarskiego na opiekę nad dzieckiem lub członkiem rodziny, co zasługuje na aprobatę, bo dzięki temu wszystkie absencje płatne zasiłkami będą traktowane identycznie.

Przykład 2

Opieka nad dzieckiem a nocna zmiana

Czteroletnie dziecko pracownika zachorowało w tygodniu, w trakcie którego pracownik ma zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie w godz. 22–6. Pracownik, udając się z dzieckiem do lekarza w poniedziałek rano, powinien pamiętać, żeby wziąć zwolnienie lekarskie na sześć, a nie na pięć dni, jeśli chce przyjść do pracy dopiero w kolejnym tygodniu. Zwolnienie na opiekę nad dzieckiem wzięte na pięć dni kończyłoby się bowiem w piątek o godzinie 23.59, co oznaczałoby konieczność stawienia się do pracy o północy. Zatem ostatnim dniem zwolnienia powinna być sobota, a nie piątek.

Problematyczna jest jednak dalsza część stanowiska GIP. Przyjęcie, że inne absencje wynikające z k.p. są także udzielane na dni kalendarzowe, sprawia, iż są one traktowane inaczej niż urlop wypoczynkowy. Oznacza to w praktyce trudności z ich rozliczaniem w przypadku zmiany nocnej, która przypada na dwa dni kalendarzowe, mimo że w rozumieniu przepisów prawa pracy jest traktowana jako jedna dniówka dla pracownika. Taka praca w nocy jest ewidencjonowana w karcie czasu pracy jako jeden dzień roboczy i wpisywana w całości w dniu kalendarzowym, w którym przypadło rozpoczęcie pracy. Inne podejście znacząco komplikuje zasady rozliczania absencji, które mogą być rozliczane zarówno w dniach, jak i w godzinach według wyboru pracownika.

Przykład 3

Rozliczenie w dniach kalendarzowych

Pracownik zatrudniony w systemie zmianowym miał w tygodniu od 3 do 7 czerwca zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie w godzinach 22–6. W piątek pracownik zadzwonił w ciągu dnia do kadr, a następnie złożył elektronicznie wniosek o dzień zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem do lat 14 wynikający z art. 188 k.p. Przyjęcie, że zwolnienie to jest udzielane na dzień kalendarzowy, oznacza, iż skończy się ono już o 23.59, a więc pracownik powinien o północy stawić się do pracy, co przeczy sensowi składania takiego wniosku. Co więcej, aby wziąć zwolnienie na cały okres zaplanowanej pracy, pracownik powinien wystąpić o dwa dni zwolnienia na opiekę, wykorzystując pełen roczny limit przysługującego zwolnienia, gdyż jego zmiana robocza przypada kalendarzowo częściowo na 7 czerwca i częściowo na 8 czerwca.

Powyższe rozumowanie jest nielogiczne, jeśli spojrzymy na możliwość złożenia wniosku o takie wolne w godzinach, co w przypadku uprawnienia wynikającego z art. 188 k.p. jest możliwe, bo jego wymiar wynosi 2 dni albo 16 godzin. Nie budzi żadnych wątpliwości, że złożenie wniosku o opiekę w godzinach w sytuacji opisanej w przykładzie 3 oznacza rozliczenie zwolnienia od pracy w wymiarze 8 godzin, a więc w takiej sytuacji byłoby to znacznie korzystniejsze niż złożenie wniosku w dniach, bo w tym drugim przypadku pracownik musiałby wykorzystać całe dwa dni zwolnienia od pracy, aby usprawiedliwić 8 godzin nieobecności. A teoretycznie dzień zwolnienia powinien odpowiadać 8 godzinom w przypadku zatrudnionych w systemie podstawowym na cały etat, czemu jednak powyższy przykład przeczy.

!Wszystkie nieobecności rozliczane zasiłkami z ZUS, a więc zwolnienia lekarskie, zwolnienia na opiekę nad członkiem rodziny, urlopy: macierzyński, na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz ojcowski i rodzicielski są rozliczane na dni kalendarzowe, a więc kończą się o godzinie 23.59.

Mając powyższe na uwadze, należy jeszcze raz zadać pytanie, czy absencje pracownicze, wynikające z przepisów prawa pracy, a nierozliczane zasiłkami z ubezpieczeń społecznych, nie powinny być jednak udzielane na doby pracownicze, analogicznie jak urlopy wypoczynkowe. Takie rozwiązanie wydawałoby się bardziej logiczne, bo nie wymuszałoby sztucznego wydłużania absencji tylko po to, aby w jej ostatnim dniu nie stawić się w pracy na część zmiany przypadającą po północy. Takie podejście byłoby także czytelne dla pracodawców i pracowników, gdyż absencje dzieliłyby się według prostej reguły na dwie grupy rozliczane na dni kalendarzowe oraz na doby pracownicze. Za takim argumentem przemawiałoby również przyjęte już od lat rozumienie dnia pracy w przypadku urlopu wypoczynkowego. Mając na uwadze powyższe wątpliwości, DGP wystąpił ponownie do Państwowej Inspekcji Pracy z prośbą o pogłębioną analizę takiego stanowiska oraz jednocześnie do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o zajęcie stanowiska w tej kwestii. ©℗

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 5 czerwca 2024 r. dla DGP w sprawie sposobu ustalania czasu trwania nieobecności w pracy UNP:GIP-24-137040, GIP-GBI.0701.73.2024.3

DGP: 1. Czy na podstawie stanowiska GIP z 12 kwietnia 2024 r. dotyczącego sposobu rozliczania nieobecności w postaci zwolnień lekarskich można przyjąć, że o godzinie 23.59 będą kończyły się wszystkie absencje zasiłkowe, np. urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski czy zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem?

2. Czy inne absencje wynikające z kodeksu pracy, a obejmujące cały dzień roboczy, powinny być rozliczane na doby pracownicze, podobnie jak urlopy wypoczynkowe, co byłoby zgodne z orzecznictwem Sądu Najwyższego w tym zakresie? Chodzi m.in. o urlop bezpłatny, zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej czy opieki nad dzieckiem do lat 14.

GIP: Zgodnie z art. 1831 par. 1 k.p. przy udzielaniu urlopu macierzyńskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego tydzień urlopu odpowiada 7 dniom kalendarzowym. Przepis ten stosuje się odpowiednio do urlopu ojcowskiego i rodzicielskiego. Oznacza to, że jeżeli przykładowo pracownik wystąpił o udzielenie 2 tygodni urlopu ojcowskiego w okresie od 10 do 23 maja, urlop ojcowski zakończy się 23 maja o godz. 23.59.

Także w przypadku korzystania ze zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem, za czas którego pracownikowi przysługuje zasiłek opiekuńczy, okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem wskazany w zaświadczeniu lekarskim powinien być rozliczany kalendarzowo.

Analogiczne zasady dotyczą korzystania z urlopu bezpłatnego czy zwolnienia od pracy, o którym mowa w art. 1481 k.p. i art. 188 k.p., w sytuacji gdy pracownik występuje o ich udzielenie na dany dzień.