TEMAT: Zmiana formularzy zgłoszeniowych do ZUS
PROBLEM: Kiedy trzeba podać kod zawodu
Tę z pozoru drobną zmianę w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) wprowadzono na mocy nowelizującej specustawę o COVID-19 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Wówczas nikt tej drobnostce nie poświęcił większej uwagi, później wzbudziła jednak zainteresowanie prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Więcej informacji
Zgodnie ze znowelizowanym art. 36 ust. 10 ustawy systemowej zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych będzie zawierało nie tylko, jak dotychczas, dane dotyczące osoby zgłaszanej, takie jak:
  • numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL ‒ serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
  • nazwisko i imiona, nazwisko rodowe,
  • datę urodzenia,
  • obywatelstwo,
  • płeć,
  • tytuł ubezpieczenia,
  • stopień niepełnosprawności,
  • posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
  • adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
  • adres zamieszkania (jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu),
  • adres do korespondencji (jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania), ale także wykonywany zawód.
Wprowadzenie konieczności określania kodu zawodu argumentowano potrzebą pozyskiwania tych danych nie tylko przez ZUS, lecz także przez ministerstwa, Główny Urząd Statystyczny, instytuty naukowo-badawcze oraz uczelnie. Jak podkreślało Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, informacja o wykonywanym zawodzie jest kluczowa przy prowadzeniu monitoringu zawodów deficytowych i nadwyżkowych, analiz lub prognoz dotyczących rynku pracy i przemian struktury społecznej w Polsce.
Druki do uaktualnienia
Zmiana zakresu danych wiąże się z koniecznością modyfikacji druków zgłoszeniowych. Ich wzór określony jest w rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów. Rozporządzenie, choć wydane niedawno, musiało jednak być uaktualnione, aby dostosować druki do wymogów art. 36 ust. 10 ustawy systemowej. Nowelizacja rozporządzenia została wydana 23 kwietnia 2021 r., a ogłoszona 5 maja 2021 r. W trakcie jej uzgodnień zastrzeżenia zgłosił prezes UODO, którego zdaniem określenie jedynie w uzasadnieniu do przepisów celu gromadzenia przez ZUS informacji o kodzie wykonywanego zawodu osób zgłaszanych nie jest wystarczające. To z przepisów prawa powinno wynikać, w jakim celu określone dane osobowe mogą być wykorzystywane i jakim podmiotom udostępniane. Przyjmowanie takich rozwiązań jest niezbędne dla właściwego stosowania przepisów RODO, w tym m.in. poszanowania zasady zgodności z prawem oraz zasady ograniczenia celu gromadzenia danych. UODO zwrócił też uwagę, że skoro przewiduje się, iż do informacji o wykonywanych zawodach będą miały dostęp inne podmioty, to należy pamiętać, że to w przepisach stanowiących o działalności tych podmiotów powinny być określone wprost podstawy prawne uzasadniające prawo do przetwarzania (np. pozyskiwania) danych wraz ze wskazanymi celami uzasadniającymi takie przetwarzanie.
Które wzory za stare okresy
Nowelizacja wprowadza zmiany w załącznikach nr 1 i 3 nowelizowanego rozporządzenia. We wzorze zgłoszenia do ubezpieczenia/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej o symbolu ZUS ZUA (zał. 1) w bloku X udostępnione zostało pole nr 1, a we wzorze zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenia zmiany danych o symbolu ZUS ZZA (zał. 3) dodano w bloku V pole nr 2. W obu wzorach dodano pole do wykazywania kodu wykonywanego zawodu. Zmiana wejdzie w życie wraz z zmienionym art. 36 ust. 10 ustawy systemowej. Do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie zmian będą miały zastosowanie już nowe wzory dokumentów. ©℗
Inne nowości czekają
Planowana jest obszerna nowelizacja przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Obecnie projekt znajduje się w uzgodnieniach. W jego ramach planuje się m.in.:
• zmianę zasad podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu,
• wprowadzenie podlegania ubezpieczeniom społecznym przez niektóre grupy prowadzących pozarolniczą działalność także w okresie jej zawieszenia,
• ograniczenie okresu składania korekt do pięciu lat,
• zmianę zasad naliczania odsetek od nienależnie pobranych świadczeń,
• ograniczenie okresu pobierania zasiłku po ustaniu tytułu ubezpieczeniowego,
• zmianę zasad obliczania okresu zasiłkowego.
Podstawa prawna
art. 35 i 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)
rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2366; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 846)
art. 10 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 875; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 159)