Na początku należy zauważyć, że wszystkie regulacje dotyczące obowiązków informacyjnych ciążących na pracodawcy odnoszą się nie tylko do stosunku pracy nawiązanego na podstawie umowy o pracę. Mają one zastosowanie również do pozostałych stosunków pracy przewidzianych przez kodeks pracy, czyli nawiązanych na postawie powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę.
Warunki zatrudnienia
Informacje o warunkach zatrudnienia należy przedstawić pracownikowi na piśmie. Dotyczą one:
  • obowiązującej u danego pracodawcy dobowej i tygodniowej normy czasu pracy (powinna być wpisana konkretna liczba godzin, jaką pracownik ma do przepracowania w ciągu dnia i w ciągu tygodnia),
  • częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
  • wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
  • długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę obowiązującej pracownika.
Jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy, w informacji o warunkach zatrudnienia powinny być również podane dane dotyczące: ewentualnego wykonywania pracy w porze nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, przyjętego w zakładzie pracy sposobu potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 par. 3 k.p.). Informacje, które są zapisane w regulaminie pracy, nie muszą być potwierdzane w informacji o warunkach zatrudnienia.
Regulacje zakładowe
Przed przystąpieniem do wykonywania pracy pracownik powinien znać regulamin pracy (par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji) i inne akty zakładowe określające jego prawa i obowiązki (np. regulaminy: wynagradzania, zakładowego funduszu socjalnego, organizacyjny). Fakt zapoznania się z tymi aktami pracownik potwierdza w pisemnym oświadczeniu, które dołącza się do jego akt osobowych. Regulaminu pracy nie muszą tworzyć pracodawcy, u których obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy, oraz ci, którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników.
Kolejny obowiązek pracodawcy polega na zaznajomieniu nowych pracowników z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku. Pracodawca może to zrobić w dowolnej formie, również ustnej, choć przyjęte jest przedstawianie zakresu obowiązków na piśmie.
Ryzyko zawodowe
Pracownik ma prawo wiedzieć, jakie ryzyko zawodowe wiąże się z jego przyszłą pracą oraz jakie są zasady ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.), a zwłaszcza o: czynnikach szkodliwych dla zdrowia oraz o innych uciążliwościach i niebezpieczeństwach występujących w środowisku pracy i sposobach stosowania środków ochrony indywidualnej i zbiorowej. Informacja taka może być ogłoszona w sposób przyjęty u pracodawcy. Często praktykowaną formą jest przekazywanie informacji na piśmie za pokwitowaniem odbioru złożonym do akt osobowych pracownika. O każdej zmianie dotyczącej ryzyka zawodowego pracownik powinien być informowany na bieżąco.
Tajemnica służbowa
Informacja o konieczności zachowania tajemnicy służbowej powinna zawierać: szczegółowy zakres informacji objętych tajemnicą dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy. Pracodawca zobowiązany jest przekazać informację o tajemnicy służbowej przed rozpoczęciem przez pracownika pracy i uzyskać jego pisemne potwierdzenie tego faktu (par. 3 rozporządzenia).
Szkolenie bhp
Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez odbycia wstępnego szkolenia bhp, które składa się z dwóch etapów: szkolenia ogólnego, obejmującego przepisy bhp i przepisy przeciwpożarowe, oraz szkolenia stanowiskowego, które ma na celu zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na jego stanowisku pracy (przeprowadza się je najpóźniej w pierwszym dniu pracy). Fakt odbycia szkoleń i zapoznania się z obowiązującymi w firmie zasadami bhp pracownik potwierdza w pisemnym oświadczeniu, które jest dołączane do jego akt osobowych (przykład 1).
PRZYKŁAD 1:
KIEDY NIE TRZEBA PRZEPROWADZAĆ SZKOLENIA BHP
Bezpośrednio po okresie zatrudnienia na czas określony pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony na tym samym stanowisku. W takiej (i tylko w takiej) sytuacji nie musi już przeprowadzać dla tego pracownika wstępnego szkolenia bhp (art. 2373 par. 2 k.p.).
Skierowanie za granicę
Jeżeli praca ma być wykonywana za granicą, w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, przez czas dłuższy niż miesiąc, przed jej podjęciem pracownik powinien otrzymać pisemną informację o zasadach zwrotu kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania w tym państwie (art. 291 par. 2 k.p.).
Dodatkowe informacje
Przed rozpoczęciem pracy przez pracownika pracodawca ma obowiązek skierować go na badania wstępne. W przypadku niektórych zawodów konieczne są również badania dodatkowe, np. badania psychofizyczne (kierowcy) lub sanitarno-epidemiologiczne (pracownicy gastronomii, zakładów przemysłu spożywczego). Koszty badań ponosi pracodawca (przykład 2).
PRZYKŁAD 2:
BRAK INFORMACJI O CZYNNIKACH SZKODLIWYCH DLA ZDROWIA
W skierowaniu na badania wstępne pracodawca nie zaznaczył, że na stanowisku, na którym ma zamiar zatrudnić daną osobę, występuje zapylenie powietrza. Lekarz wydał więc orzeczenie o braku przeciwwskazań do zatrudnienia jej na tym stanowisku. Jak się okazało, pracownik jest alergikiem i w niedługim czasie objawy alergii uległy znacznemu nasileniu.
Pracodawca, dopuszczając do pracy osobę, która nie powinna wykonywać pracy w takim środowisku, nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku w zakresie badań wstępnych pracowników, ponieważ w skierowaniu na badania nie zamieścił informacji o czynnikach szkodliwych występujących w środowisku pracy.
Ma on także obowiązek uzyskać od kandydata do pracy (dotyczy to nie tylko zatrudnienia na podstawie przepisów prawa pracy, ale też umów cywilnoprawnych) pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych oraz oświadczenia dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
MARZENA JURCZEWSKA
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 29 par. 3 i 31, art. 291 par. 2, art. 104 par. 2, art. 226 pkt 2, art. 2373 par. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
■ Art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
■ Art. 36 ust. 6 i 7, art. 119 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.).