Kwestie gromadzenia informacji o karalności osób fizycznych, co dotyczy także pracowników, a także zasady udostępniania tych informacji, reguluje ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym.
Informacje z Rejestru
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy prawo uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe są zgromadzone w Rejestrze przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Niezależnie od wskazanych w ustawie podmiotów, które mogą uzyskać informacje o karalności osoby fizycznej - każdemu przysługuje prawo uzyskania informacji, czy jego dane osobowe są zgromadzone w rejestrze. Takie uprawnienie daje art. 7 ustawy.
Powyższe regulacje oznaczają zatem, iż zapytanie pracodawcy skierowane do Rejestru o karalność kandydata do pracy musi mieć podstawę prawną w postaci przepisu rangi ustawowej, który wymaga niekaralności od osoby pełniącej daną funkcję lub wykonującej dany rodzaj pracy. Pracodawca jest zatem ograniczony w możliwości kierowania takich zapytań.
Ograniczenia takie nie obowiązują natomiast w przypadku wniosku osoby fizycznej, np. pracownika, która na podstawie art. 7 ustawy zawsze ma prawo do uzyskania informacji, czy jej dane osobowe są zgromadzone w Rejestrze.
Wydanie informacji z Rejestru na zapytanie pracodawcy, a także na wniosek osoby fizycznej jest płatne. Opłata wynosi 50 zł, i jest uiszczana przez podmiot występujący z zapytaniem lub z wnioskiem (wysokość opłaty wynika z rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego).
KTO MUSI ZŁOŻYĆ ZAŚWIADCZENIE O NIEKARALNOŚCI
  • kandydat na aplikanta kuratorskiego (art. 72 ustawy z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych Dz.U. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
  • kandydat na stanowisko prokuratorskie (art. 11 ust. 2 ustawy z 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze Dz.U. z 2002 r. nr 21, poz. 206 z późn. zm.).
  • kandydat do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego (art. 57 par. 1 ustawy z 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych Dz.U. nr 98, poz. 1070 z późn. zm.).
  • kandydat na asesora sądowego (art. 134 par. 4 ustawy z 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych Dz.U. nr 98, poz. 1070 z późn. zm.).
Zakres danych
Przepisy kodeksu pracy (w art. 221 par. 1 i 2) określają zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także od osoby, która ma już status pracownika. W przepisach tych nie wymieniono jednak informacji o niekaralności.
Natomiast w świetle przepisu art. 221 par. 4 k.p. podstawą żądania od kandydata do pracy informacji o niekaralności może być wyłącznie odrębny przepis rangi ustawowej nakładający obowiązek podania określonych danych osobowych.
Należy zatem przyjąć, iż tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu - pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy takiego dokumentu.
W pozostałych przypadkach, gdy przepis rangi ustawowej wśród przesłanek koniecznych do spełnienia od kandydata do pracy wymienia niekaralność - wydaje się, iż jedyną drogą do uzyskania takiej informacji jest stosowne wystąpienie pracodawcy do Krajowego Rejestru Karnego. Nie ma bowiem podstawy prawnej do tego, aby od kandydata do pracy żądać takiej informacji.
Warto zatem zauważyć, iż wymagania w zakresie niekaralności są formułowane w powołanych ustawach w różny sposób.
Dodatkowo występuje także wymóg korzystania z praw publicznych (z pełni praw publicznych). Zgodnie z przepisami kodeksu karnego - art. 40 - sąd może orzec pozbawienie praw publicznych w razie skazania na karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy od lat trzech za przestępstwo popełnione w wyniku motywacji zasługującej na szczególne potępienie.
Wniosek pracodawcy
Pracodawca, formułując zapytanie o karalność kandydata do pracy, powinien wyraźnie wskazać brzmienie konkretnego przepisu, określającego wymóg niekaralności od kandydata do pracy. Nie w każdym bowiem przypadku informacja uzyskana z Rejestru powinna dotyczyć każdego popełnionego przez kandydata przestępstwa, za które został skazany prawomocnym wyrokiem.
Pracodawca nie ma zatem podstaw do żądania od kandydata do pracy informacji o jego niekaralności w każdym przypadku, a także wówczas, gdy takie oczekiwania ma jedynie sam pracodawca, np. w razie zatrudniania na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie.
Takie informacje mogą być natomiast przekazywane dobrowolnie przez kandydata do pracy, podobnie jak wiele innych dokumentów, które może on przedłożyć przyszłemu pracodawcy, a które w ocenie kandydata do pracy mogą przyczynić się do pozytywnej oceny jego osoby przez pracodawcę i wyboru na dane stanowisko spośród wielu innych kandydatów.
Jeżeli jednak miałoby dojść do przetwarzania takich danych przez pracodawcę (przetwarzaniem jest także przechowywanie danych), to konieczne jest przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Chodzi tu zwłaszcza o art. 26 i 27 powołanej ustawy. W odniesieniu do danych wrażliwych (między innymi dane dotyczące skazań, orzeczenia o ukaraniu i mandatach karnych) ustawa przewiduje obowiązek przestrzegania zaostrzonych kryteriów ochronnych przy przetwarzaniu takich danych (np. pisemna zgoda osoby na ich przetwarzanie).
JADWIGA SOWIŃSKA
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 221 ustawy z 26 czerwca 1976 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Art. 26 i art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
■ Art. 6 ust. 1 pkt 10, art. 7 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. nr 50, poz. 580 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 14 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia wysokości opłaty za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego (Dz.U. nr 151, poz. 1468).
ikona lupy />
O kogo pracodawca zapyta w rejestrze / DGP