Archiwa państwowe oraz prywatni przedsiębiorcy (tzw. przechowawcy) zajmujący się przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców pobierają opłaty za sporządzenie byłym pracownikom kopii lub odpisów świadectw pracy i innych dokumentów. 21 lutego zaczną obowiązywać nowe stawki. Te są określone w rozporządzeniu ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 3 lutego 2026 r. w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, które zacznie obowiązywać właśnie tego dnia.

Nowy cennik obowiązujący archiwa

Zgodnie z tym aktem prawnym, archiwa i prywatni przechowawcy mogą za udostępnienie kopii świadectwa pracy pobrać opłatę w wysokości maksymalnie 30 zł (dotąd 17 zł). Opłata za sporządzenie kopii innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, wyniesie 7 zł (zamiast 4 zł). Stawka za udostępnienie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac wyniesie 7 zł (dotąd 4 zł).

W przypadku zaś konieczności wykonania odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę zostanie pobrana opłata w wysokości 61 zł (dotychczas 35 zł).Natomiast za odpis innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, trzeba będzie zapłacić 14 zł (zamiast 8 zł) za każdą rozpoczętą stronę.

Wreszcie za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia zostanie pobrana kwota 7 zł (zamiast 4 zł). Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie będzie mogła przekroczyć 350 zł (zamiast 200 zł).

Nowy cennik opłat zacznie obowiązywać 21 lutego, ale osoby, które złożyły wnioski przed tą datą, zapłacą za kopie i odpisy według dotychczasowych stawek. To pierwsza od dwóch dekad podwyżka opłat za udostępnienie dokumentacji pracowniczej. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego uzasadniało ją znacznym wzrostem kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Podwyżka była konieczna, żeby przechowawcy mogli utrzymać się na rynku.

Podmioty uprawnione do przechowywania dokumentacji

Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców mogą prowadzić:

• przedsiębiorcy wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych;

• archiwa państwowe;

• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.