Firma zwalnia z powodu trudnej sytuacji. Czy wszyscy dostaną odprawę?

Pracodawcy mają obowiązek wypłacić odprawy, gdy zwalniają w trybie zwolnień grupowych na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych). Chodzi tu o zwolnienia przede wszystkim z powodu trudnej sytuacji finansowej pracodawcy, ale także wtedy, gdy pracodawca optymalizuje zatrudnienie, np. przenosi stanowiska pracy do innego kraju albo je likwiduje i zastępuje AI.

Odprawa należy się również pojedynczym pracownikom, którzy także zostali zwolnieni z przyczyn ich niedotyczących, gdy nie została wszczęta procedura zwolnień grupowych.

Co jednak najważniejsze, na odprawę mogą liczyć wyłącznie ci, których pracodawcy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Do mniejszych firm nie stosuje się przepisów ustawy o zwolnieniach grupowych, co oznacza, że odprawy nie muszą być wypłacane, a decyzja w tej kwestii należy wyłącznie do pracodawcy.

Zwolnienia grupowe – definicja

Zwolnienia grupowe oznaczają sytuację, gdy pracodawca rozwiązuje stosunki pracy w drodze wypowiedzenia z przyczyn niedotyczących pracowników, a także na mocy porozumienia stron ze swojej inicjatywy, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,
• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 pracowników.

Liczby te obejmują pracowników, z którymi w ramach grupowego zwolnienia następuje rozwiązanie stosunków pracy z inicjatywy pracodawcy na mocy porozumienia stron, jeżeli dotyczy to co najmniej 5 pracowników.

Zwolnienia grupowe – konsultacja ze związkami zawodowymi

Pracodawca zamierzający przeprowadzić zwolnienia w takim rozmiarze i terminie, że spełniają warunki do uznania ich za zwolnienia grupowe, jest zobowiązany skonsultować taki zamiar z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u tego pracodawcy.

Konsultacja dotyczy w szczególności możliwości uniknięcia lub zmniejszenia rozmiaru grupowego zwolnienia oraz spraw pracowniczych związanych z tym zwolnieniem, w tym zwłaszcza możliwości przekwalifikowania lub przeszkolenia zawodowego, a także uzyskania innego zatrudnienia przez zwolnionych pracowników.

Pracodawca jest obowiązany zawiadomić na piśmie związki zawodowe o:

• przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia,
• liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą,
• grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
• okresie, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie,
• proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia,
• kolejności dokonywania zwolnień pracowników,
• propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem, a jeżeli obejmują one świadczenia pieniężne, pracodawca jest obowiązany dodatkowo przedstawić sposób ustalania ich wysokości.

Pracodawca przekazuje te informacje również powiatowemu urzędowi pracy, z wyłączeniem informacji dotyczących sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikom.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, uprawnienia tych organizacji przysługują przedstawicielom pracowników wyłonionym w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Porozumienie w sprawie grupowego zwolnienia

W terminie nie dłuższym niż 20 dni od dnia zawiadomienia związku zawodowego powinno zostać zawarte porozumienie. W porozumieniu określa się zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, a także obowiązki pracodawcy.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi związkami zawodowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z tzw. organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych.

Jeśli i ten tryb zawiedzie, a porozumienie nie zostanie zawarte, zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia pracodawca ustala w regulaminie, uwzględniając, w miarę możliwości, propozycje przedstawione w ramach konsultacji przez zakładowe organizacje związkowe.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia ustala pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Informacja o porozumieniu podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy.

Pracodawca po zawarciu porozumienia albo ustaleniu regulaminu zawiadamia na piśmie powiatowy urząd pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia.

Zwolnienia indywidualne w trybie zwolnień grupowych

Pracodawca, który rozwiązuje umowę o pracę za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracowników lub inicjuje takie rozwiązanie i dochodzi do porozumienia stron, a dotyczy to pojedynczych pracowników lub jest to rozłożone na więcej niż 30 dni, także jest objęty przepisami ustawy o zwolnieniach grupowych, ale tylko niektórymi. Dotyczy to również wyłącznie pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Tacy pracodawcy nie muszą zawierać porozumień ze związkami zawodowymi, ale muszą wypłacać odprawy.

W jakiej wysokości wypłacana jest odprawa?

Pracownikowi, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia (w tym także w trybie tzw. zwolnień indywidualnych), przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
• dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Odprawę pieniężną ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Wysokość odprawy nie może jednak przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Jakie okresy uwzględnia się do zakładowego stażu pracy?

Przy obliczaniu odprawy znaczenia ma zakładowy staż pracy, a więc okres zatrudnienia u danego pracodawcy. Do zakładowego stażu należy zaliczyć nie tylko okres zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę, ale także okresy takie jak umowa zlecenia na rzecz tego pracodawcy albo prowadzenie działalności gospodarczej we współpracy z pracodawcą. Takie zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r. dla pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, natomiast od 1 maja 202 r. obejmą pozostałych pracodawców.

Zgodnie z art. 302¹ k.p. do zakładowego stażu pracy, który wpłynie na wysokość odprawy, należy także doliczyć:

• prowadzenia pozarolniczej działalności i współpracy przy jej prowadzeniu, za który to okres składki zostały opłacone, gdy działalność była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy;
• prowadzenia działalności gospodarczej podczas korzystania z ulgi na start, gdy działalność była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy;
• współpraca przy prowadzaniu działalności, gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, za którą składki zostały opłacone, gdy działalność była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy;
• wykonywanie umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej) i współpraca przy jej wykonywaniu, w tym w czasie studiów, gdy zleceniodawca nie odprowadzał składek, gdy zlecenie było wykonywane na rzecz obecnego pracodawcy;
• okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebytej za granicą, gdy tego rodzaju praca zarobkowa była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy;

Jak udowodnić okres zatrudnienia do zakładowego stażu pracy?

Okres zatrudnienia wliczany do ogólnego stażu pracy pracownik będzie udowadniał w różny sposób, w zależności od tego, jaki okres chce udowodnić.

Jeśli umowa zlecenia była wykonywana na rzecz pracodawcy, to pracodawca powinien sam ten staż zaliczyć nawet bez wniosku pracownika, dopóki posiada dokumenty. Gdyby pracodawca już nie posiadał dokumentów potwierdzających, że dany pracownik wcześniej był zleceniobiorcą w tej firmie, pracownik musi samodzielnie udokumentować ten okres zaświadczeniem z ZUS. Jeśli był zleceniobiorcą podczas studiów i nie podlegał żadnym ubezpieczeniom, musi dostarczyć pracodawcy inne dowody.

Jeśli zaś chodzi o prowadzenie działalności albo współpracy przy prowadzeniu działalności, gdy działalność była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy, sytuacja wygląda nieco inaczej. Aby bowiem ten okres został zaliczony do zakładowego stażu pracy, pracownik musi wykazać, że nie tylko wykonywał działalność na rzecz swojego obecnego pracodawcy albo współpracował przy jej wykonywaniu, ale także to, że za ten okres zostały opłacone składki. Dlatego w tym celu musi zwrócić się do ZUS o wydanie odpowiedniego zaświadczenia.

Do uwzględnienia tego okresu pracownik potrzebuje zaświadczenia o:

• zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego – gdy chodzi o okres korzystania z ulgi na start;

• zaświadczenia o okresie prowadzenia działalności gospodarczej, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe – gdy chodzi o okres prowadzenia działalności, za który powstawał obowiązek zapłaty składek.

Współpracownicy także otrzymują zaświadczenie, że za nich opłacono składki.