Nowelizacja prawa pracy: nowe zasady rozliczeń urlopu, obiegu dokumentów i reprezentacji załogi

Obowiązujące przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) nie wskazują wprost terminu przekazania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jednak w praktyce przyjmowano, że powinien on zostać spełniony w dniu ustania stosunku pracy. Praktyka ta była oparta na utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz stanowisku Państwowej Inspekcji Pracy.

• Sąd Najwyższy, przykładowo, w wyroku z 5 grudnia 1996 r. (sygn. akt I PKN 34/96) stwierdził, że roszczenie o ekwiwalent za niewykorzystany urlop staje się wymagalne z dniem rozwiązania stosunku pracy. Analogiczne stanowisko SN wyraził w wyroku z 29 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 336/00). Sąd wskazał, że z chwilą rozwiązania stosunku pracy prawo do urlopu przekształca się w prawo do ekwiwalentu, a od tego momentu rozpoczyna się bieg terminu przedawnienia roszczenia o jego wypłatę.
• Państwowa Inspekcja Pracy z kolei (na swojej stronie internetowej www.pip.gov.pl) wyjaśniła, że „ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zgodnie z art. 171 par. 1 k.p., w razie niewykorzystania przysługującego urlopu z powodu ustania stosunku pracy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego, co oznacza, że z chwilą ustania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu. Jeżeli rozwiązanie stosunku pracy następuje w dniu wolnym od pracy, wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w pierwszym dniu roboczym przypadającym po ustaniu stosunku pracy. W przypadku opóźnienia pracownikowi przysługuje prawo dochodzenia przed sądem odsetek za zwłokę”.

Wypłata ekwiwalentu urlopowego

Obecna praktyka wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powoduje konieczność sporządzania przez pracodawców dodatkowych list płac oraz dokonywania odrębnych przelewów niezależnie od standardowego cyklu miesięcznych wypłat wynagrodzeń. To się jednocześnie wiąże z ryzykiem nieprawidłowego ustalenia wysokości należnego świadczenia, w szczególności z uwagi na brak kompletnych danych w dniu ustania stosunku pracy.

Przykładowo, jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane 27. dnia miesiąca, a stosunek pracy ustaje z końcem tego miesiąca, ekwiwalent może zostać przekazany najpóźniej do 10. dnia miesiąca następnego. Jeżeli tak ustalony termin przypada na dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym, zgodnie z art. 171 par. 4 i 5 k.p.

Forma elektroniczna

Nowelizacja odchodzi od wymogu składania pisemnych (papierowych) wniosków i oświadczeń w relacjach pracodawca–pracownik, dopuszczając ich składanie w formie elektronicznej – zauważa Agata Majewska, radca prawny w kancelarii TDJ Legal Morawiec sp. k. w Katowicach. Zdaniem prawniczki w praktyce oznacza to, że komunikacja między pracownikiem a pracodawcą, w szczególności w zakresie organizacji i rozliczania czasu pracy oraz korzystania z wybranych uprawnień urlopowych, może być skutecznie prowadzona elektronicznie, bez konieczności składania własnoręcznego podpisu lub stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Rozwiązanie to wprowadza istotne ułatwienia przy pracy zdalnej oraz w przypadku rozproszonych struktur organizacyjnych, eliminując formalizmy niedostosowane do realiów współczesnego rynku pracy – ocenia Agata Majewska.

Alternatywna forma składania pism została wprowadzona w przepisach dotyczących:

• przekazywania informacji o monitoringu – art. 22² par. 8 k.p.,
• przekazywania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 23¹ par. 3 k.p.,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 par. 1 i 2 k.p.,
• sporządzania rozkładu czasu pracy – art. 129 par. 3 oraz par. 4 pkt 3 i 4 k.p.,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,
• wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ k.p. – art. 150 par. 5 k.p.,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 par. 2¹ zdanie pierwsze k.p.,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych – art. 151² par. 1 k.p.,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151⁷ par. 6 k.p.,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 par. 1 k.p.,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174¹ par. 1 k.p.

Kontrowersje co do formy elektronicznej

Projektodawca w uzasadnieniu do nowelizacji zapewniał, że proponowane regulacje nie prowadzą do obniżenia poziomu pewności ani bezpieczeństwa obrotu prawnego. Ich celem ma być wyłącznie ułatwienie i uelastycznienie realizacji codziennych czynności z zakresu prawa pracy, z uwzględnieniem realiów współczesnego funkcjonowania stosunków pracy, w tym komunikacji elektronicznej.

Stanowiska tego nie podziela m.in. dr Błażej Mądrzycki, który w opinii do projektu nowelizacji (druk sejmowy nr 1601) wskazuje na wątpliwości związane z postulowaną „deregulacją” w zakresie informowania zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę. Autor podkreśla, że ochrona przed wypowiedzeniem stanowi jeden z fundamentów ochrony pracownika, a konsultacja związkowa jest jej istotnym elementem, przy czym forma pisemna sprzyja rozważnemu podejmowaniu decyzji i ogranicza ryzyko działań pochopnych. Jak zauważa, w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca nie jest związany ścisłym terminem, w przeciwieństwie do rozwiązań przewidzianych m.in. w art. 52 k.p., co uzasadnia zróżnicowanie wymogów formalnych w zależności od charakteru i pilności podejmowanych decyzji.

Usprawnienie konsultacji

Z poglądem tym nie zgadza się Agata Majewska. „Nie podzielam obaw, jakoby zmiana miała osłabić ochronę pracownika, zwłaszcza na etapie konsultacji związkowej dot. chociażby wypowiedzenia umowy o pracę” – twierdzi prawniczka. I wyjaśnia, że przepisy nie skracają terminów na konsultację, a jedynie ułatwiają komunikację w tym zakresie. Pismo pracodawcy może zostać wysłane w każdym czasie, nie tylko w godzinach pracy jego sekretariatu, który nada list lub w czasie, w którym przedstawiciele ZOZ znajdują się na terenie firmy. – „Takie rozwiązanie może wręcz pomóc w walce z nagminnym korzystaniem ze zwolnień lekarskich przez pracowników, którzy dowiedzą się o wszczęciu procedury konsultacji związkowej” – uważa Agata Majewska. Jej zdaniem nie ma tu ryzyka pochopności decyzji pracodawcy lub opinii ZOZ na temat zasadności zwolnienia. Co więcej, uważa, że dla obu stron stosunku pracy opisane zmiany są korzystne. Wśród nich wymienia:

• szybszy obieg wniosków (chociażby przez portal pracowniczy, system kadrowy, e-mail),
• lepszą dostępność historii decyzji,
• łatwiejsze raportowanie,
• mniej błędów, które najczęściej wynikają z ręcznego przepisywania i obiegu papieru.

Zyskuje też pracownik, który może złożyć wniosek zdalnie i szybciej uzyskać odpowiedź.

Dwóch reprezentantów załogi

Przedmiotem nowelizacji jest również kwestia niejednolitego modelu reprezentacji pracowników w sprawach z zakresu prawa pracy. O ile bowiem regulacje dotyczące m.in. pracy zdalnej oraz porozumień w sprawie organizacji czasu pracy przewidują udział co najmniej dwóch przedstawicieli pracowników, o tyle ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obecnie dopuszcza udział jednego przedstawiciela pracowników w procedurze uzgadniania regulaminu ZFŚS. Nowelizacja zmierza do ujednolicenia tego modelu poprzez wprowadzenie – u pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe – wymogu ustanowienia co najmniej dwuosobowej reprezentacji pracowników, właściwej do uzgadniania spraw dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. ©℗

Cyfryzacja wniosków i oświadczeń to dodatkowe obowiązki dla pracodawcy

W praktyce cyfryzacja wniosków i oświadczeń wymaga od pracodawcy ustanowienia jasnych i przewidywalnych zasad obiegu dokumentów, które będzie można skutecznie wykazać zarówno na gruncie dowodowym, jak i organizacyjnym.

Po pierwsze, konieczne jest jednoznaczne określenie dopuszczalnych kanałów składania wniosków i oświadczeń w postaci elektronicznej (np. portal pracowniczy, adres e-mail, moduł w systemie kadrowym) oraz momentu, w którym uznaje się je za skutecznie złożone. Równocześnie pracodawca powinien zapewnić możliwość weryfikacji autora dokumentu, tak aby było możliwe ustalenie, że oświadczenie pochodzi od uprawnionej osoby, w szczególności poprzez stosowanie mechanizmów logowania, identyfikacji użytkownika lub innych form autoryzacji. Brak takich rozwiązań zwiększa ryzyko sporów co do autentyczności oświadczeń.

Po drugie, w komunikacji elektronicznej istotne znaczenie ma nie tylko samo przesłanie dokumentu, lecz także możliwość wykazania jego doręczenia. Ponieważ wiele uprawnień pracowniczych i obowiązków pracodawcy jest powiązanych z terminami, niezbędne jest funkcjonowanie mechanizmu pozwalającego na odtworzenie daty i godziny wpływu dokumentu (np. poprzez automatyczne potwierdzenie przyjęcia, numer sprawy lub zapis w logach systemowych), a w przypadku odpowiedzi pracodawcy – momentu jej udostępnienia pracownikowi. Brak takich danych co do zasady obciąża pracodawcę i utrudnia wykazanie dochowania terminów.

Po trzecie, dokumenty elektroniczne powinny podlegać trwałemu przechowywaniu w sposób spójny z dokumentacją pracowniczą. Wymaga to uprzedniego określenia miejsca ich gromadzenia (np. system kadrowy, repozytorium dokumentów), zasad odpowiedzialności za kompletność akt, okresów przechowywania oraz sposobów zapewnienia możliwości ich odtworzenia na potrzeby kontroli lub postępowań spornych. Wykorzystywanie poczty elektronicznej bez jasno określonych zasad archiwizacji i przypisywania dokumentów do akt osobowych może prowadzić do dezorganizacji oraz problemów dowodowych.

Po czwarte, cyfryzacja obiegu dokumentów zwiększa znaczenie kwestii bezpieczeństwa i poufności. Dokumenty te mogą dotyczyć informacji wrażliwych, co wymaga ograniczenia kręgu osób uprawnionych do dostępu, stosowania adekwatnych zabezpieczeń technicznych oraz zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym w zakresie minimalizacji danych i zasad retencji. ©℗