Pewne zamieszanie związane z nowelizacją bierze się stąd, że kodeks pracy przez długi czas posługiwał się różnymi pojęciami w zakresie formy wniosków. Dopuszczał składanie ich „w formie pisemnej”, „na piśmie” czy „w postaci papierowej lub elektronicznej”. W praktyce rodziło to wątpliwości, czy wniosek złożony e-mailem lub w systemie HR spełnia wymogi prawa.

Nowe przepisy porządkują tę sytuację i wprost dopuszczają postać papierową lub elektroniczną przy wielu czynnościach z zakresu prawa pracy. Jak wskazano w uzasadnieniu nowelizacji, „wprowadzenie obok istniejącej postaci papierowej, postaci elektronicznej, usprawni komunikację między pracodawcą a pracownikami i nie będzie miało negatywnego wpływu na aspekt dowodowy”. Zmiany wprowadza ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).

Dotyczą one przede wszystkim spraw związanych z organizacją czasu pracy. W postaci elektronicznej będzie można m.in. ustalać indywidualne grafiki, wprowadzać system pracy weekendowej lub skróconego tygodnia pracy, stosować ruchomy czas pracy, a także składać wnioski o czas wolny na załatwienie spraw osobistych oraz o odbiór nadgodzin. W formie elektronicznej pracownicy będą mogli składać wnioski o urlop bezpłatny, także na czas pracy u innego pracodawcy.

Czy oznacza to, że pracodawcy działali dotychczas niezgodnie z literą prawa?

– Nie można powiedzieć, że do tej pory pracodawcy działali bezprawnie. Pracodawca nie jest organem administracji publicznej, gdzie wszystko musi być sztywno sformalizowane. Może usprawniać komunikację i przyjmować takie formy składania wniosków, które są wygodniejsze dla obu stron – wyjaśnia dr Magdalena Rycak, radca prawny i partner w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR.

Jak zaznacza, nowelizacja jest raczej formalnym dostosowaniem przepisów do realiów, w których komunikacja elektroniczna od dawna dominuje nad papierową.

– Pracodawcy działali na podstawie przyjętych zwyczajów, a zwyczaj w zakładzie pracy – co potwierdza także orzecznictwo – ma znaczenie prawne. Trudno też mówić o realnych sankcjach za komunikację elektroniczną, bo nie jest ona wykroczeniem – dodaje.

Podobnego zdania jest radca prawny Kinga Polewka-Włoch, starszy prawnik w kancelarii PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz.

– W przypadku np. wniosku o urlop bezpłatny nie było zastrzeżenia formy „pod rygorem nieważności”, tylko jak w wielu innych wypadkach była to kwestia mocy dowodowej. Dlatego sama forma nie miała aż tak dużego znaczenia. E-mail można przecież wydrukować i przedstawić jako dowód. Trudno więc mówić o jakiejkolwiek rewolucji – ustawodawca usankcjonował to, co już funkcjonowało w praktyce – mówi prawniczka.

Jak potwierdza, problemy dotychczas wynikały w dużej mierze z niespójnej terminologii używanej w kodeksie pracy.

– W części przepisów pojawia się sformułowanie „w formie pisemnej”, a w innych „na piśmie”. Uważam, że nie są to tożsame pojęcia. Określenie „na piśmie” należy rozumieć szerzej – jako formę dokumentową, czyli każdą utrwaloną w dokumencie. Nie rekomenduję natomiast czynienia takich ustaleń w formie ustnej, ponieważ później w razie potrzeby ich wykazanie jest bardzo utrudnione – wskazuje.

Podkreśla, że w wielu przypadkach brakowało też realnych sankcji za niezachowanie określonej formy.

– Tam, gdzie nie ma sankcji, praktyka często funkcjonuje inaczej niż literalne brzmienie przepisów. Przepisy były sformułowane w czasach, gdy dominowała forma papierowa, a praktyka już dawno poszła w stronę komunikacji elektronicznej – podsumowuje. ©℗

Podstawa prawna

Etap legislacyjny

Wejdzie w życie 27 stycznia 2026 r.