ZUS zalała fala wniosków, a działy kadr – lawina problemów

Z informacji, które DGP uzyskał w ZUS, wynika, że zakład został zasypany wnioskami, bo do połowy stycznia wpłynęło ich ok. 197 tys. W tym czasie ZUS rozpatrzył ponad 117 tys. z nich i wydał 259,7 tys. zaświadczeń. Piotr Olewiński z biura prasowego ZUS tłumaczy, że liczba wydanych zaświadczeń różni się od liczby wniosków, bo dokument jest wydawany osobno co do każdego wskazanego płatnika składek. Biuro prasowe ZUS nie dysponuje na razie innymi statystykami. Do DGP docierają jednak sygnały, że choć ZUS bardzo sprawnie rozpatruje wnioski, to sporo zainteresowanych (zwłaszcza chcących potwierdzić okres samozatrudnienia) rozczarowało się otrzymaną z ZUS odpowiedzią. Zamiast zaświadczenia otrzymali decyzję o odmowie jego wydania. Problem w tym, że część z nich budzi spore wątpliwości. - Jest mnóstwo problemów związanych z zaliczeniem nowych okresów do stażu pracy. Zaświadczenia, które otrzymują z ZUS dotyczące działalności gospodarczej są bardzo nieprecyzyjne i są w nich rozbieżności – mówi Aleksander Kuźniar, prawnik, ekspert prawa pracy z Centrum Szkoleń Specjalistycznych.

Samozatrudnieni dostają odmowy

ZUS wydaje zaświadczenia ubezpieczonym, którzy prowadząc działalność gospodarczą mieli opłacone składki emerytalno-rentowe, gdy nie były opłacane – wystawia decyzję o odmowie wydania tego dokumentu. Problem w tym, że niektóre decyzje odmowne zakładu mogą budzić spore wątpliwości. - Na przykład, decyzja odmowna dotyczy okresu, kiedy prowadzący działalność gospodarczą nie płacił składek, ale nie dlatego, że zaniechał tego obowiązku, tylko był ustawowo zwolniony z ich opłacania, ponieważ chorował i pobierał zasiłek chorobowy – tłumaczy Aleksander Kuźniar.

Na tym nie koniec. ZUS wystawił decyzję o odmowie wydania zaświadczenia pracownicy, która prowadziła działalność gospodarczą, ponieważ z danych zapisanych na jej koncie ubezpieczonego wynikało, że zgłosiła się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (najprawdopodobniej równolegle była zatrudniona na umowie o pracę i z tego tytułu opłacała składki). Inny z kolei pracownik otrzymał decyzję odmowną zawierającą jedynie informację, że z danych zapisanych na jego koncie ubezpieczonego wynika, że wystąpiły nieprawidłowości z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, zatem brak jest możliwości wydania zaświadczenia. Zakład nie podał o jakie nieprawidłowości chodzi. W innej decyzji odmawia wydania zaświadczenia, ponieważ prowadzący działalność gospodarczą nie złożył jednej deklaracji rozliczeniowej, z którą prawdopodobnie się spóźnił.

Co posiadacz decyzji odmownej od ZUS może w takiej sytuacji zrobić? Musi udowodnić ten okres innymi dokumentami – pobrać potwierdzenie przebiegu ubezpieczenia na podstawie wniosku US-7 i wystąpić do zakładu o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami i kiedy je otrzyma i przedłoży pracodawcy, ten będzie mógł mu zaliczyć dany okres działalności gospodarczej do stażu.

- W mojej ocenie takie działanie ZUS jest utrudnianiem pracownikom możliwości zaliczenia tych okresów do stażu pracy. Jeżeli ZUS na koncie ubezpieczonego widzi, że nie ma zaległości, a wie, że składka emerytalno-rentowana była opłacana, tylko z innego tytułu, to dlaczego nie wydaje zaświadczenia, tylko decyzję odmowną z pouczeniem, że pracownik może odwołać się do sądu. Moim zdaniem zakład powinien wydać zaświadczenie, że co prawda składki emerytalno-rentowe nie były w takim okresie opłacane, ale pracownik podlegał zwolnieniu z ich opłacania z mocy prawa i na koncie ubezpieczonego nie ma zaległości, a więc okresy te mogą być zaliczone do stażu pracy. Byłoby to o wiele prostsze dla wszystkich i pracodawców i dla pracowników – dodaje Aleksander Kuźniar.

Z odmową spotykają się też zleceniobiorcy, np. jeden z nich otrzymał decyzję, w której uzasadnieniu napisano, że z tytułu umów zlecenia był nieprawidłowo zgłoszony do ubezpieczenia i że może się odwołać do sądu. - Ale skąd ten pracownik miał o tym wiedzieć, przecież tych umów zleceń mógł mieć kilka, a której decyzja dotyczy nie wiadomo? Uważam, że taka instytucja jak ZUS powinna bardziej przyjaźnie podchodzić do ubezpieczonych i nie utrudniać możliwości zaliczenia tych okresów do stażu, tylko jeśli są jakieś nieprawidłowości, to próbować je wraz z ubezpieczonym wyjaśnić – podkreśla Aleksander Kuźniar. Dodaje, że pracownicy będą musieli teraz wyjaśniać z ZUS te wszystkie nieprawidłowości, co może trwać nawet kilka miesięcy.

Zleceniobiorcy nie mają łatwiej

Duże problemy wiążą się także z udokumentowaniem okresów pracy jako uczeń albo student. Pracodawcy nie muszą zgłaszać do ubezpieczeń społecznych zatrudnionych uczniów i studentów, którzy nie ukończyli 26 lat. Teraz jednak osobom, które mają w swojej karierze takie okresy zatrudnienia, bardzo trudno jest to udowodnić. ZUS nie wydaje im zaświadczeń, więc po taki dokument powinni się zwrócić do byłego zleceniodawcy. Jednak przedsiębiorca nie zawsze będzie chciał takie zaświadczenie wydać.

- Przedłożenie umowy zlecenia obecnemu pracodawcy jest niewystarczająca, bo zleceniodawca mógł ją podpisać na rok, ale np. po miesiącu rozwiązał ją, bo nie był zadowolony z tego, jak zleceniobiorca wykonywał swoje obowiązki. Może być konieczne przedstawienie innych dowodów, np. przelewów z rachunku bankowego potwierdzających, że pracownik na podstawie danej umowy zlecenia otrzymywał wynagrodzenie.

- To jest ogromna odpowiedzialność służb kadrowo-płacowych, bo muszą zdecydować, czy na podstawie dokumentów, które zostaną im przedłożone, mają zaliczyć dany okres stażowy. W wielu jednostkach budżetowych działy kadr obawiają się o odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wprawdzie pracodawca patrząc na przepisy Kodeksu pracy może się posłużyć wyłącznie oświadczeniem pracownika, że był on zatrudniony w pewnym okresie na umowę zlecenia i na tej podstawie zaliczyć nowy okres do stażu pracy oraz naliczyć np. wyższe stawki dodatku stażowego. Tyle, że jednostki publiczne i kadrowcy boją się brać na siebie takiej odpowiedzialności i wcale im się nie dziwię, gdyż RIO lub inna instytucja kontrolna może mieć wątpliwości, dlaczego nie zażądali dodatkowego dowodu. W niektórych przypadkach pracownicy będą więc musieli się zwrócić o uznanie danego okresu stażowego do sądu, co potrwa wiele miesięcy – podkreśla Aleksander Kuźniar

Ważny termin dostarczenia dokumentów

Czas dostarczenia dokumentów jest w tym przypadku bardzo istotny, zwłaszcza w przypadku pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej, a więc uprawnionych do dodatków stażowych i nagród jubileuszowych. Nowe okresy stażowe mają bowiem wpływ na wysokość tych świadczeń. Gdy po kilku miesiącach pracownicy uzyskają wreszcie zaświadczenie z ZUS lub wyrok sądu i przedłożą je swoim pracodawcom, ci będą zobowiązany do naliczenia i wypłaty wyrównania tych dodatków stażowych od dnia nabycia tych uprawnień czyli w przypadku instytucji publicznych najwcześniej od 1 stycznia. Pracownikom trzeba więc będzie uregulować wielomiesięczne zaległości.

To oznacza ogromne koszty. Nowe przepisy spędzają sen z powiek oczy działom kadrowym w jednostkach publicznych czyli wszędzie tam, gdzie są wypłacane dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe. - Znam sytuację, że pracownik miał 5 proc. dodatek stażowy i po zaliczeniu nowych okresów stażowych prowadzonej działalności gospodarczej jego staż wzrósł do 25 lat, a dodatek stażowy z 5 proc. zwiększył się do 20 proc. Może się okazać, że powstanie również konieczność wypłacenia mu nagrody jubileuszowej. Jednostki samorządowe, z którymi mam kontakt skarżą się, że oni nie przewidzieli tego w budżecie i nie mają środków finansowych, żeby wypłacić te wyższe dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe – dodaje Aleksander Kuźniar.