Możliwe elektroniczne potwierdzanie instruktażu

Zgodnie z art. 237³ par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) niedopuszczalne jest powierzenie pracownikowi wykonywania czynności, do których realizacji nie legitymuje się on wymaganymi kwalifikacjami, nie dysponuje niezbędnymi umiejętnościami bądź nie posiada wystarczającej znajomości regulacji oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Na pracodawcy natomiast, stosownie do art. 237³ par. 2 k.p., ciąży obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiedniego przygotowania w zakresie bhp przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków służbowych, jak również organizowania i realizowania szkoleń okresowych w tym obszarze.

Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania powyższych szkoleń określone zostały w przepisach rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.b.h.p.).

Forma pisemna

W myśl dotychczasowego brzmienia par. 12 ust. 1 r.s.b.h.p. odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, które wchodzą w skład szkolenia wstępnego, pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika. Z treści tego przepisu wynika, że obowiązkowe jest zachowanie formy pisemnej (nowelizacja dodała w tym przepisie, że dopuszczalnym formatem jest również postać elektroniczna). Zgodnie z art. 300 k.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Na podstawie art. 78 par. 1 k.c. (w związku z art. 300 k.p.) do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Równoważne (pod względem skutków prawnych) z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest, w świetle art. 78[1] par. 2 k.c., oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej. Do zachowania tej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ par. 1 k.c.).

Kwalifikowany podpis elektroniczny to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, jeśli został złożony w okresie ważności certyfikatu.

Zachowanie postaci elektronicznej zachodzi np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisaniem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. W pojęciu postaci elektronicznej mieści się także forma elektroniczna w rozumieniu k.c. Ta postać obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy. Wymóg (wyłącznie) pisemnego potwierdzenia odbycia szkolenia wstępnego w ocenie autorów nowelizacji odbiega znacząco od realiów współczesnego świata cyfrowego i zdaje się niedostosowany do zmieniającego się środowiska pracy. Utrudnia ponadto efektywny proces wdrażania nowego pracownika w nowym miejscu pracy.

Korzyści nowelizacji

Dotychczasowe rozwiązanie było czasochłonne w przypadku konieczności gromadzenia podpisów własnoręcznych. Natomiast podpis kwalifikowany to koszt ponad 200 zł za rok. Stąd w nowelizacji omawianego rozporządzenia przewidziano poza postacią pisemną (która obejmuje formę papierową oraz kwalifikowany podpis elektroniczny) potwierdzanie odbycia przez pracownika szkolenia wstępnego również w postaci elektronicznej.

Uwaga! Jeśli zatrudniony skorzysta z tej metody poświadczenia realizacji instruktażu, to pracodawca musi zamieścić stosowną wzmiankę w karcie szkolenia wstępnego oraz załączyć do niej materiał utrwalony w postaci elektronicznej, obejmujący dowód przeprowadzenia wymaganych zajęć bądź jego wierne odwzorowanie. Może przykładowo dołączyć korespondencję elektroniczną potwierdzającą wykonanie tych czynności przez uczestnika lub osobę prowadzącą szkolenie.

Tak sporządzona karta szkolenia wstępnego wraz z dołączonym do niej dokumentem lub dokumentami albo ich odwzorowaniem powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Tylko dla niektórych pracowników

Omawiana modyfikacja nie oznacza wprowadzenia powszechnej dopuszczalności realizowania szkoleń wstępnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość wobec wszystkich kategorii zatrudnionych. Aktualnie obowiązujące regulacje przewidują bowiem taką możliwość wyłącznie w odniesieniu do osób wykonujących obowiązki na stanowiskach administracyjno-biurowych, świadczących pracę całkowicie w trybie zdalnym, zgodnie z art. 67³¹ par. 2 k.p. ©℗