rozwiń ›

Stworzenie prawidłowego grafiku musi łączyć w sobie potrzeby pracodawcy związane z zapewnieniem możliwości świadczenia pracy odpowiadające zapotrzebowaniu na nią, z wymogami stawianymi przez przepisy dotyczące czasu pracy (zarówno regulacje powszechnie obowiązujące, jak i wewnętrzne). [ramka]

Podstawowe zasady tworzenia harmonogramów

  • Konieczność zgodności grafiku z regulaminem pracy lub obwieszczeniem o czasie pracy, co oznacza, że harmonogram pracownika musi mieścić się w granicach wyznaczonych w tych aktach (np. jeśli regulamin przewiduje pracę od poniedziałku do piątku, nie można zaplanować pracy na sobotę).
  • Obowiązek tworzenia harmonogramów na okres co najmniej jednego miesiąca, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w odrębnych ustawach (m.in. o czasie pracy kierowców oraz o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).
  • Dopuszczalność zaplanowania w grafiku obejmującym cały okres rozliczeniowy liczby godzin nieprzekraczającej wymiaru czasu pracy obowiązującego w tym okresie, a także konieczność zapewnienia minimalnej liczby dni wolnych przypadających na dany okres rozliczeniowy.
  • Obowiązek zapewnienia zgodności wymiaru czasu pracy oraz liczby dni wolnych łącznie w całym okresie rozliczeniowym, jeśli rozkłady czasu pracy sporządza się na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy (np. przy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym i miesięcznych grafikach).
  • Wskazanie dni pracy oraz godzin rozpoczynania i kończenia pracy, zarówno poprzez zapis „od … do …”, jak i oznaczenie zmian (np. I zmiana, II zmiana), jeżeli wewnętrzne przepisy jasno określają przypisane im stałe przedziały godzinowe.
  • Konieczność zgodności planowanej liczby godzin dobowych z systemem czasu pracy – w systemie równoważnym nie można planować więcej niż 12 godzin w dobie.
  • Możliwość rozpoczęcia pracy przed upływem 24 godzin od startu poprzedniej zmiany istnieje wyłącznie wtedy, gdy stosowane są wprowadzone zgodnie z procedurą ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy.
  • Brak obowiązku uwzględniania w grafiku przerw z prawa pracy (np. śniadaniowej), z wyjątkiem tej, która wynika ze stosowania systemu przerywanego czasu pracy – nie może on bowiem być łączony z równoważnym, poza przypadkami dotyczącymi kierowców i pracowników instytucji kultury.
  • Konieczność respektowania minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych przy planowaniu godzin pracy.
  • Obowiązek równoczesnego wskazywania w grafiku dni wolnych, udzielanych w zamian za pracę w niedziele i dni ustawowo wolne, wraz z oznaczeniem, za które konkretne dni wolne są one przyznawane.
  • Zapewnienie, aby co najmniej jedna niedziela w każdym czterotygodniowym okresie była dniem wolnym od pracy (z wyłączeniem pracowników instytucji kultury).
  • Prawidłowe oznaczenie dni wolnych w harmonogramie, z rozróżnieniem ich rodzaju (np. „wolne za niedzielę”, „wolne za święto”, „wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy”, „wolne harmonogramowo”), przy stosowaniu ustalonych skrótów. ©℗

Istotne znaczenie ma oparcie rozkładów czasu pracy na aktach obowiązujących u pracodawcy, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy – które określają zarówno dopuszczalne przedziały czasowe planowania pracy, jak i zasady konstruowania rozkładów.

PRZYKŁAD 1

Ograniczenia dotyczące pracy w niedzielę i 6 stycznia

W zakładzie pracy obowiązuje system zmianowy, a zgodnie z regulaminem praca jest wykonywana od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych, na dwóch zmianach (w godz. 6.00–14.00 i w godz.14.00–22.00). W związku z dużym zamówieniem pracodawca rozważa zaplanowanie pracy w styczniu 2026 r. również na niedzielę oraz na 6 stycznia, a także czasowe przesunięcie pracowników innych działów. W systemie zmianowym dozwolona jest praca w niedziele i dni wolne ustawowo, co mogłoby sugerować możliwość zaplanowania pracy również w te dni. Zakres dopuszczalnego planowania pracy wyznaczają jednak postanowienia regulaminu pracy. Jeżeli ten wskazuje, że praca odbywa się od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych, to zaplanowanie pracy w niedzielę lub 6 stycznia jest niedozwolone, niezależnie od ogólnej regulacji art. 151¹⁰ kodeksu pracy (dalej: k.p.) dotyczącej pracy w niedziele i święta przy pracy zmianowej. Rozpisanie pracy w sposób wyżej opisany byłoby możliwe dopiero po zmianie regulaminu i dopuszczeniu planowania pracy we wszystkie dni tygodnia.

Taka nowelizacja mogłaby jednak wejść w życie najwcześniej po upływie 14 dni od jej ogłoszenia pracownikom, a harmonogram na styczeń wymaga przekazania go z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem. W praktyce uniemożliwia to wprowadzenie nowych zasad w terminie pozwalającym na zastosowanie ich przy planowaniu pracy na styczeń 2026 r.

Miesięczny harmonogram

Harmonogramy mogą obejmować okresy krótsze niż cały okres rozliczeniowy, pod warunkiem, że nie są krótsze niż miesiąc. Z praktyki wynika, że pracodawcy najczęściej tworzą grafiki miesięczne, a nie obejmujące cały wielomiesięczny okres rozliczeniowy.

Pytanie 1: Pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe obejmujące miesiące kalendarzowe. Zatrudnia pracowników w systemie równoważnym, każdego dnia tygodnia, w tym również w święta. Co należy sprawdzić, zanim uzna się harmonogram na styczeń 2026 r. za prawidłowo sporządzony?

Pracodawca powinien zweryfikować, czy liczba zaplanowanych godzin mieści się w wymiarze na styczeń, czy zachowano minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz czy przewidziane są dni wolne za pracę w niedziele i dni ustawowo wolne. Dopiero po spełnieniu tych warunków harmonogram można uznać za prawidłowy. Przykładowo pracodawca przygotował następujący grafik. [tabela 1, s C2]

Tabela 1.Harmonogram na styczeń 2026 r.

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz
1 2 3 4
6.00–18.00 8.00–18.00 10.00–16.00 Wn
5 6 7 8 9 10 11
W5 6.00–18.00 8.00–18.00 Wś W5 6.00–16.00 6.00–18.00
12 13 14 15 16 17 18
8.00–18.00 8.00–16.00 Wn 6.00–18.00 8.00–18.00 W5 Wn
19 20 21 22 23 24 25
6.00–14.00 6.00–18.00 6.00–18.00 8.00–18.00 W5 10.00–16.00 Wn
26 27 28 29 30 31
Wh 6.00–18.00 8.00–18.00 Wh 6.00–18.00 W5

Oceniając ten harmonogram, należy wskazać, że w okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń 2026 r.:

  • wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin,
  • maksymalna liczba dni pracy to 20,
  • minimalna łączna liczba dni wolnych wynosi 11.

Pracodawca zaplanował na styczeń aż 194 godziny pracy, czyli o 34 więcej niż wymiar czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego. Równoznaczne jest to z planowaniem pracy w godzinach nadliczbowych. Konkretnie będziemy mieli do czynienia z przekroczeniem przeciętnej liczby godzin pracy na tydzień, a zatem z nadgodzinami średniotygodniowymi.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
  • szczególnych potrzeb pracodawcy.

Żadna z przesłanek dotyczących szczególnych potrzeb pracodawcy nie uzasadnia takiej organizacji pracy, która z góry zakłada konieczność świadczenia pracy nadliczbowej. Argumenty związane z wygodą, organizacją procesu pracy czy nieopłacalnością zatrudnienia dodatkowej osoby nie mogą być kwalifikowane jako szczególne potrzeby pracodawcy. Muszą to być sytuacje incydentalne, wyjątkowe, a nie stałe i powtarzalne elementy organizacji pracy. Chodzi o potrzeby o charakterze nadzwyczajnym, wykraczające poza zwykłe wymagania działalności – jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2000 r. (sygn. akt I PKN 667/99). Planowanie pracy w sposób prowadzący do systemowego generowania godzin nadliczbowych narusza przepisy o czasie pracy i stanowi wykroczenie zagrożone grzywną. Dodatkowe 34 godziny stanowią przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za które przysługuje wynagrodzenie wraz ze 100-procentowym dodatkiem. Mogą zostać zrekompensowane czasem wolnym, ale wyłącznie na wniosek pracownika, ponieważ gratyfikacja ta musiałaby przypadać już na kolejny okres rozliczeniowy.

Dni wolne w harmonogramie

Pracodawca zaplanował 19 dni pracy oraz 12 dni wolnych. Pracownik ma przewidzianą pracę w dwa dni ustawowo wolne od pracy (1 i 6 stycznia), co samo w sobie nie narusza przepisów – jeśli pracodawca zapewni prawidłową rekompensatę. W prawie pracy istnieje obowiązek zapewnienia co najmniej jednej niedzieli wolnej na cztery tygodnie (wyjątkiem są m.in. pracownicy zatrudnieni w weekendowym czasie pracy), ale nie ma analogicznej zasady dotyczącej dni ustawowo wolnych.

W przedstawionym rozkładzie w zamian za pracę w dwa dni wolne ustawowo pracodawca wyznaczył jednak tylko jeden dzień wolny. Mimo że ogólna liczba dni wolnych w miesiącu została zachowana, harmonogram powinien zostać sporządzony w innej kolejności: najpierw należy wyznaczyć dni wolne za pracę w niedziele, następnie za pracę w dni ustawowo wolne, potem dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a dopiero na końcu wolne harmonogramowo (stanowiące nadwyżkę ponad minimum). W analizowanym rozkładzie prawidłowo oznaczono liczbę wolnych niedziel oraz dni wolnych za niedzielę, a także dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

W przypadku zaplanowania pracy w niedziele lub dni ustawowo wolne należy jednocześnie wskazać w harmonogramie konkretne dni wolne udzielane w zamian, z wyraźnym oznaczeniem, za którą niedzielę lub który dzień wolny są one przyznawane. W ocenianym harmonogramie takiego oznaczenia brakuje.

Pytanie 2: Jak należy zweryfikować prawidłowość harmonogramu pracy na czerwiec 2026 r., jeżeli pracodawca stosuje system równoważny, planuje pracę od poniedziałku do soboty (w tym również w niektóre dni ustawowo wolne), a regulamin pracy dopuszcza wykonywanie pracy w godzinach 8.00–18.00?

Przy ocenie harmonogramu należy sprawdzić, czy zaplanowane doby pracownicze nie nakładają się na siebie, czy liczba godzin przepracowanych w poszczególnych dniach mieści się w granicach dopuszczalnych dla systemu równoważnego oraz czy każdemu pracownikowi zapewniono minimalny odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Niezbędne jest również ustalenie, czy liczba zaplanowanych godzin w czerwcu nie przekracza wymiaru czasu pracy dla tego miesiąca oraz czy przy pracy w święta wskazano odpowiednie dni wolne w zamian w ramach tego samego okresu rozliczeniowego. Oceniając grafik przygotowany przez pracodawcę [tabela 2], należy wskazać, że pracodawca ustalając go przyjął następujące założenia:

  • stosowany jest system równoważnego czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym,
  • praca jest wykonywana od poniedziałku do soboty, a w niektóre dni ustawowo wolne również planuje się pracę,
  • firma funkcjonuje w godzinach 8.00–18.00, co wyznacza graniczne przedziały planowania czasu pracy zgodnie z regulaminem,
  • pracodawca rozkłada godziny pracy w zróżnicowany sposób, dążąc do zapewnienia obecności każdego pracownika w każdym dniu roboczym,
  • harmonogram dotyczy czerwca 2026 r.

Tabela 2.Harmonogram na czerwiec 2026 r.

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz
1 2 3 4 5 6 7
108.00–18.00 810.00–18.00 108.00–18.00 116.00–18.00 108.00–18.00 610.00–16.00 Wn
8 9 10 11 12 13 14
W5 126.00–18.00 1010.00–20.00 106.00–16.00 610.00–16.00 W5 Wn
15 16 17 18 19 20 21
98.00–17.00 98.00–17.00 88.00–16.00 88.00–16.00 W5 88.00–16.00 Wn
22 23 24 25 26 27 28
810.00–18.00 710.00–17.00 710.00–17.00 810.00–18.00 611.00–17.00 W5 Wn
29 30
108.00–18.00 Wśza 4.6

W harmonogramach (tabela 1 i 2) zasosowane są następujące skróty:

Wn – wolna niedziela lub dzień wolny za pracę w niedzielę,

Wś – wolny dzień świąteczny lub wolne za pracę w święto,

W5 – dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

Wh – dzień wolny harmonogramowo.

Dla okresu rozliczeniowego obejmującego czerwiec 2026 r. wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Maksymalna liczba dni pracy to 21, natomiast minimalna liczba dni wolnych – 9 (wynikająca z jednego dnia ustawowo wolnego, czterech niedziel oraz czterech dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy).

Dzień ustawowo wolny

Pracownik ma zaplanowaną pracę w dzień ustawowo wolny, oraz inny dzień wolny – 30 czerwca – oznaczając go prawidłowo.

Jednocześnie harmonogram przewiduje 182 godziny pracy, czyli o 14 godzin więcej niż dopuszczalny wymiar. Stanowi to naruszenie polegające na zaplanowaniu pracy nadliczbowej wynikającej z błędnie sporządzonego rozkładu, a nie ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Nadwyżka ta powinna zostać rozliczona poprzez wypłatę wynagrodzenia wraz ze 100-procentowym dodatkiem.

Kilka razy ma zaplanowaną pracę od godziny 6.00 (4, 9 i 11 czerwca) oraz raz do godziny 20.00 (10 czerwca), co jest sprzeczne z regulaminem pracy, który dopuszcza planowanie pracy wyłącznie w przedziale 8.00–18.00. Pracodawca nie może ustalać godzin wykraczających poza te granice.

Dodatkowo trzykrotnie ma zaplanowane rozpoczęcie pracy w niezakończonej dobie pracowniczej (3, 4 i 11 czerwca). Zgodnie z art. 128 par. 3 pkt 1 k.p., dobę pracowniczą stanowi 24-godzinny okres liczony od momentu rozpoczęcia pracy według obowiązującego rozkładu. Ma on istotne znaczenie dla oceny:

  • przestrzegania dobowej normy czasu pracy,
  • dopuszczalnych przedłużeń dobowego wymiaru w systemie równoważnym,
  • minimalnego odpoczynku dobowego wynoszącego 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, który musi w całości przypadać w ramach tej samej doby.

Doba pracownicza wpływa również pośrednio na maksymalną liczbę godzin nadliczbowych możliwych do zlecenia z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy – nie mogą one naruszać minimalnego odpoczynku – oraz na dopuszczalną długość dyżuru, który także nie może ograniczać prawa pracownika do odpoczynku. Doba pracownicza rozpoczyna się z chwilą wskazaną w harmonogramie jako godzina rozpoczęcia pracy. To rozkład czasu pracy, a nie faktyczne wejście pracownika do pracy, wyznacza moment jej początku.

Zmienne rozkłady

Możliwość planowania początku pracy przed upływem 24 godzin od poprzedniej godziny rozpoczęcia istnieje wyłącznie wtedy, gdy u pracodawcy obowiązują zmienne rozkłady czasu pracy w rozumieniu art. 140¹ k.p. W takim przypadku ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie powoduje powstania godzin nadliczbowych. Zmienne rozkłady występują w dwóch wariantach:

  • określają różne godziny rozpoczęcia pracy ustalane przez pracodawcę albo
  • wyznaczają przedział czasu, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy (najczęściej to właśnie ten model określa się mianem „ruchomego rozkładu”).

Zmienne rozkłady mogą zostać wprowadzone:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu zawieranym z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści ze wszystkimi – z organizacjami reprezentatywnymi, lub
  • w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa.

Niezależnie od porozumienia ogólnego, rozkład z art. 1401 k.p. może być stosowany także na indywidualny wniosek pracownika. Dopiero przy zachowaniu tej procedury dopuszczalne jest planowanie pracy w sposób umożliwiający rozpoczynanie jej w nieukończonej dobie (abstrahując od opisanych wcześniej naruszeń regulaminowego przedziału godzin 8.00–18.00).

W przeciwnym razie – przy braku porozumienia lub braku wniosku pracownika – każde rozpoczęcie pracy przed upływem 24 godzin od poprzedniego początku pracy stanowi naruszenie przepisów i prowadzi do powstania nadgodzin dobowych.

Odpoczynek dobowy…

Dodatkowo w harmonogramie przewidziano na 11 czerwca rozpoczęcie pracy o godz. 6.00, podczas gdy 10 czerwca praca kończy się o godz. 20.00. Taki rozkład nie zapewnia minimalnego 11-godzinnego odpoczynku dobowego – zamiast wymaganych 11 godzin pracownik otrzymuje jedynie 10.

Odpoczynek dobowy może zostać skrócony jedynie w wyjątkowych przypadkach. Dotyczy to:

  • pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz
  • sytuacji wymagających prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Jeżeli osoba objęta harmonogramem nie pełni funkcji zarządzającej, jedyną możliwą przesłanką skrócenia odpoczynku pozostaje konieczność podjęcia działań o charakterze nagłym. Są to jednak sytuacje incydentalne, których nie można z góry planować w grafiku – tym bardziej z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Planowe „wpisanie” takiego zdarzenia do harmonogramu jest naruszeniem przepisów.

Pracownikowi przysługuje ponadto w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, w ramach którego musi zawierać się co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy. Kodeks pracy dopuszcza skrócenie odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 24 godzin, lecz wyłącznie:

  • wobec pracowników zarządzających zakładem pracy,
  • w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub usuwania awarii,
  • w związku ze zmianą zmiany roboczej zgodnie z przyjętym rozkładem.

Pojęcie tygodnia w rozumieniu k.p. oznacza siedem kolejnych dni kalendarzowych liczonych od początku okresu rozliczeniowego. Tydzień rozpoczyna się więc o północy pierwszego dnia i kończy o północy dnia siódmego, niezależnie od godzin rozpoczynania pracy przez poszczególnych pracowników.

Przyjęcie odmiennego sposobu liczenia prowadziłoby do sytuacji, w której poszczególne osoby miałyby inaczej ustalane tygodnie pracy, co pozostawałoby w sprzeczności z ustawową definicją.

…i tygodniowy

Odpoczynek tygodniowy musi być zapewniony w każdym tygodniu, co oznacza, że jego pełny wymiar powinien zakończyć się najpóźniej wraz z jego upływem. Nie wystarcza jedynie rozpoczęcie odpoczynku przed jego końcem – cały okres odpoczynku musi się w nim zawierać. Z odpoczynkiem tygodniowym wiążą się następujące zasady:

  • powinien wystąpić w każdym tygodniu,
  • musi w pełni mieścić się w granicach danego tygodnia,
  • nie istnieje wymóg, aby następował po określonej liczbie dni pracy – może przypadać na początek pierwszego tygodnia i dopiero koniec drugiego,
  • co do zasady powinien wypadać w niedzielę (rozumianą jako 24 godziny od 6.00 tego dnia, o ile regulamin nie stanowi inaczej), jednak przy pracy dozwolonej w niedzielę nie ma obowiązku zapewnienia go właśnie wtedy.

W przedstawionym rozkładzie nie zapewniono minimalnego 35-godzinnego odpoczynku w tygodniu od 1 do 7 czerwca.

Pracownik kończy pracę w sobotę o 16.00, co daje do północy w niedzielę jedynie 32 godziny przerwy. Następny dzień wolny (8 czerwca) nie ma znaczenia, ponieważ odpoczynek powinien mieścić się w tygodniu kończącym się w niedzielę. Natomiast w tygodniu od 15 do 21 czerwca odpoczynek został już zapewniony prawidłowo.

Pracownik kończy pracę w czwartek 18 czerwca o 16.00, a kolejne rozpoczęcie pracy następuje w sobotę 20 czerwca o 8.00, co daje 40 godzin nieprzerwanego odpoczynku – a więc więcej niż wymagane minimum.

Kilkumiesięczne okresy rozliczeniowe

Przy stosowaniu dłuższych okresów rozliczeniowych, np. trzymiesięcznych, pracodawca może planować bardzo nierównomierne rozkłady czasu pracy w poszczególnych miesiącach zarówno pod względem liczby godzin, jak i dni pracy.

Przy sporządzaniu miesięcznych harmonogramów w takich okresach konieczne jest jednak uwzględnianie nie tylko bieżących potrzeb organizacyjnych, lecz także czasu już przepracowanego w danym okresie rozliczeniowym oraz liczby godzin pozostających do zaplanowania do jego końca. W systemach równoważnych ma to szczególnie istotne znaczenie z uwagi na możliwość znacznego zróżnicowania dobowych wymiarów pracy.

PRZYKŁAD 2

Rozłożenie godzin pracy na trzy miesiące

Pracodawca zastosował trzymiesięczny okres rozliczeniowy obejmujący okres od stycznia do marca oraz zaplanował w styczniu rozkład przedstawiony w tabeli 1. Należy więc uznać, że styczeń jest pierwszym miesiącem okresu rozliczeniowego, w którym wymiar czasu pracy wynosi 496 godzin. Zaplanowanie 194 godzin jest w pełni dopuszczalne, a na pozostałe dwa miesiące można rozłożyć łącznie 302 godziny. Brak wyznaczenia dnia wolnego za jedno ze świąt nie byłby błędem, ponieważ dzień wolny za pracę w święto powinien być ustalony w ramach całego okresu rozliczeniowego, a niekoniecznie w jego bezpośrednim sąsiedztwie. Pozostaje natomiast kwestia prawidłowego oznaczenia dni wolnych udzielanych w zamian za pracę w niedziele i dni ustawowo wolne, z wyraźnym wskazaniem dat, których dotyczą.

Uwaga! W sytuacji gdy z góry wiadomo, że umowa o pracę zakończy się w trakcie okresu rozliczeniowego – czy to z powodu upływu czasu, na jaki została zawarta, biegnącego okresu wypowiedzenia, czy też ustalonej daty rozwiązania umowy za porozumieniem stron – przy sporządzaniu harmonogramów należy uwzględnić wymiar czasu pracy odpowiadający okresowi faktycznego zatrudnienia. Zgodnie z art. 151⁶ k.p., jeżeli stosunek pracy wygaśnie przed końcem okresu rozliczeniowego, pracownik zachowuje prawo do dodatku za godziny przekraczające normy czasu pracy określone w art. 129 k.p., wypracowane od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania zatrudnienia.

PRZYKŁAD 3

Zakaz przenoszenia nadgodzin na kolejną umowę

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym z trzymiesięcznymi okresami rozliczeniowymi. Obowiązująca umowa o pracę wygasa 15 maja 2026 r., a strony planują zawarcie nowej umowy od 19 maja. Na kwiecień 2026 r. pracodawca zaplanował 194 godziny pracy. W przypadku zakończenia zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego wymiar czasu pracy ustala się na okres od początku tego okresu do dnia ustania stosunku pracy. W analizowanej sytuacji należy zatem obliczyć wymiar dla okresu od 1 kwietnia do 15 maja. Obejmuje on sześć pełnych tygodni (środa-wtorek), trzy dodatkowe dni robocze (13–15 maja, od poniedziałku do środy) oraz dwa dni ustawowo wolne (Poniedziałek Wielkanocny i Święto Pracy – Święto Konstytucji 3 Maja przypada w niedzielę i nie obniża wymiaru). Obliczenie przedstawia się następująco:

6 × 40 godzin + 3 × 8 godzin – 2 × 8 godzin = 248 godzin.

Najbardziej prawidłowym działaniem przy planowaniu pracy na okres 1–15 maja jest więc zaplanowanie 54 godzin, czyli różnicy między wymiarem 248 godzin a 194 godzinami przewidzianymi na kwiecień. Przekroczenie tej wartości skutkowałoby koniecznością wypłaty wynagrodzenia wraz ze 100-procentowym dodatkiem za nadgodziny średniotygodniowe. Przy tworzeniu grafiku na maj należy mieć na uwadze wyłącznie okres zatrudnienia kończący się 15 maja. Sam fakt planowanego nawiązania kolejnej umowy od 19 maja nie uprawnia do rozpisania pracy po tej dacie ani do przenoszenia nadwyżki godzin na kolejny stosunek pracy.

Nadgodziny muszą zostać rozliczone w ramach okresu zatrudnienia, w którym powstały.

Dla okresu od 19 maja do 30 czerwca wymiar czasu pracy ustala się odrębnie, zgodnie z zasadą dotyczącą pracownika zatrudnionego w trakcie okresu rozliczeniowego (art. 151⁶ par. 2 k.p.). W tym przedziale przypada sześć pełnych tygodni oraz jeden dodatkowy dzień roboczy, a wymiar obniża jeden dzień ustawowo wolny (Boże Ciało).

Obliczenie wygląda następująco:

6 × 40 godzin + 1 × 8 godzin – 1 × 8 godzin = 240 godzin.

Taki wymiar należy zaplanować łącznie na okres od 19 do 31 maja oraz na czerwiec. ©℗

Podstawa prawna

art. 128 par. 3 pkt 1, art. 129, art. 1401, art. 1516, art. 15110 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)