Już w przyszłym roku zasady obsługi cudzoziemców w Polsce radykalnie się zmienią. Składanie wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce będzie możliwe wyłącznie online, przez portal Moduł Obsługi Spraw (MOS). To narzędzie stanie się również bramą dla obywateli Ukrainy mających PESEL UKR, którzy za jego pomocą będą mogli ubiegać się o tzw. karty pobytu CUKR, ważne przez trzy lata. Prezydent podpisał bowiem w ubiegłym tygodniu ustawę z 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. Urzędy wojewódzkie, które dotychczas czekały na legislacyjny finał, muszą teraz w trybie pilnym dostosować się do nowej rzeczywistości. Wyzwaniem jest przede wszystkim otwarcie się na wykluczonych cyfrowo cudzoziemców. A tych, jak zauważa Karolina Schiffter, partner w kancelarii Fragomen, nie brakuje, zwłaszcza wśród pracowników prac prostych czy fizycznych.

Sprzęt jest, ale pieniędzy brak

Ustawa w sposób dość ogólny wskazuje, że wojewoda ma zapewnić cudzoziemcom pomoc przy zakładaniu konta w MOS oraz przy składaniu wniosku, pozostawiając dużą swobodę w praktycznej realizacji tego zadania. Ta swoboda dla wielu urzędów stała się pułapką, a strategia „czekania do ostatniej chwili” była widoczna w większości instytucji.

Głównym wyzwaniem, na które zgodnie wskazują urzędnicy z różnych części Polski, jest brak finansowania. Ocena skutków regulacji do ustawy nie przewiduje bowiem dodatkowych środków na etaty i inwestycje. Tymczasem projekt zakłada obowiązek udzielania cudzoziemcom realnej, technicznej pomocy. Przedstawiciel Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego zapowiada, że po wejściu w życie ustawy jest planowane utworzenie odpowiednich stanowisk jako ułatwienia dla cudzoziemców oraz prowadzenie działań informacyjnych. Podkreśla przy tym, że Polska ma już doświadczenie w usługach cyfrowych, przywołując przykład świadczeń wychowawczych 800+ dla obywateli Ukrainy, które również wymagają składania wniosków wyłącznie online.

Podobne kroki podejmuje Opolski Urząd Wojewódzki. Zaplanowano tam utworzenie stanowiska komputerowego, które spełni wymogi ustawowe i umożliwi cudzoziemcom skorzystanie ze wsparcia przy obsłudze systemu. Kierownictwo tamtejszego wydziału spraw obywatelskich i cudzoziemców analizuje również możliwość współpracy z Centrum Integracji Cudzoziemców w Opolu, aby wzmocnić dostępność pomocy. Kinga Tokarz, rzecznik prasowy Biura Wojewody Opolskiego, zaznacza, że opolski urząd musiał radzić sobie sam, pozyskując fundusze na zakup stanowiska komputerowego ze środków FAMI (Funduszu Azylu, Migracji i Integracji). Jak mówi, nie przewidziano żadnych środków na zwiększenie zatrudnienia pracowników merytorycznych, a urząd nie ma wolnych wakatów. Kinga Tokarz szacuje, że aby realnie usprawnić prowadzenie postępowań, niezbędne byłoby wzmocnienie kadrowe o co najmniej 20 nowych etatów. Zapotrzebowanie to wynika nie tylko z wdrażania MOS, ale z ogólnej, lawinowo rosnącej liczby postępowań.

Kliknięcie „wyślij” nie załatwia sprawy

Eksperci i cudzoziemcy liczyli, że cyfryzacja rozładuje gigantyczne zatory w urzędach wojewódzkich, jednak urzędnicy studzą entuzjazm.

Kamil Pacholczyk z oddziału mediów i komunikacji społecznej gabinetu wojewody wielkopolskiego zwraca uwagę, że elektronizacja dotyczyć będzie przede wszystkim czynności złożenia wniosku, a nie prowadzenia całego postępowania administracyjnego. Oznacza to, że choć dokument wpłynie do urzędu szybciej i w bardziej czytelnej formie, to jego dalsza obróbka, weryfikacja i wydanie decyzji wciąż spoczywają na barkach tych samych, często przeciążonych urzędników. Zaznacza również, że rozwiązania te nie wejdą w życie natychmiastowo, niezależnie od podpisu prezydenta. Zgodnie z ustawą nowelizującą, składanie wniosków elektronicznie ruszy dopiero po wdrożeniu odpowiednich rozwiązań technicznych, a data ta zostanie określona w komunikacie ministra.

Nieco bardziej optymistyczny głos płynie z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Inga Januszko-Manaches, rzecznik prasowy podlaskiego wojewody, informuje, że system MOS funkcjonuje tam już od kilku lat jako alternatywny tryb składania wniosków i jest traktowany priorytetowo. Dzięki skutecznej kampanii informacyjnej większość wniosków na Podlasiu już teraz wpływa drogą elektroniczną, co urzędnicy uznają za znaczne ułatwienie przyspieszające rejestrację spraw. Rzeczniczka podkreśla też, że przez cały okres działania systemu nie odnotowano sygnałów o wykluczeniu cyfrowym czy dyskryminacji. Urząd zapewnia stanowisko komputerowe w punkcie obsługi klienta oraz pomoc konsultantów na infolinii. Jest to jednak wyjątek potwierdzający regułę – w skali kraju obawy o to, że cyfryzacja jedynie przesunie kolejkę z okienka podawczego na biurko inspektora, są powszechne.

Kadrowa dziura, której system nie załata

Analiza przygotowań urzędów wojewódzkich obnaża jeszcze jeden, systemowy problem urzędów – uzależnienie od projektów i finansowania zewnętrznego. Wobec braku systemowych środków budżetowych urzędy ratują się funduszami unijnymi.

Widać to na przykładzie Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Doktor Joanna Paździo z biura wojewody małopolskiego, wyjaśnia, że planowane utworzenie dodatkowych stanowisk komputerowych do obsługi MOS odbędzie się w ramach działającej już informacji INFO.OPT, funkcjonującej dzięki projektowi unijnemu. Zespół konsultantów, finansowany z tych środków, odciąża etatowych pracowników, udzielając informacji telefonicznie i e-mailowo.

Podobną strategię przyjął Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach. W ramach projektu FAMI zatrudniono tam dodatkowo siedem osób i planowane jest przedłużenie ich zatrudnienia. Urząd zakupił również czytniki kart pobytu, linii papilarnych oraz zestawy komputerowe o wyższych parametrach. Jednak urzędnicy zaznaczają, że decyzje o kolejnych udogodnieniach będą podejmowane dopiero w 2026 r. w zależności od potrzeb. ©℗