W takiej samej postaci potwierdzenie może złożyć również kierownik, dokumentując przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie pracownika do pracy.

Nowelizacja została wprowadzona w ramach działań deregulacyjnych, których celem jest uproszczenie zbędnych formalności w prawie pracy. Ma ułatwić obieg dokumentów i dostosować przepisy do realiów dzisiejszej komunikacji cyfrowej.

Potwierdzenie w postaci papierowej lub elektronicznej

Dotychczas potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego musiało być dokonane „na piśmie”, co w praktyce oznaczało złożenie podpisu własnoręcznego na papierze albo użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nowelizacja odchodzi od tego wymogu i wskazuje, że odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy mogą być potwierdzane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Użycie pojęcia „postać”, a nie „forma”, jest celowe. „Postać elektroniczna” obejmuje zarówno dokument podpisany kwalifikowanym podpisem, jak i inne elektroniczne środki potwierdzenia, które pozwalają ustalić osobę składającą oświadczenie – na przykład wiadomość e-mail. Dzięki temu potwierdzenie może być dokonane zdalnie i bez dodatkowych kosztów.

Jednocześnie zachowano dotychczasowy sposób potwierdzania szkolenia w postaci papierowej. W tym przypadku pracownik lub kierownik składa podpis na karcie szkolenia wstępnego, tak jak odbywało się to do tej pory.

Obowiązki pracodawcy przy potwierdzeniu w postaci elektronicznej

Wprowadzenie potwierdzenia elektronicznego wiąże się z nowymi obowiązkami dokumentacyjnymi. Pracodawca jest zobowiązany wprowadzić do karty szkolenia adnotację w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika, że odbycia szkolenia zostało potwierdzone w postaci elektronicznej.

Dodatkowo do karty szkolenia wstępnego należy dołączyć dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej potwierdzające odbycie szkolenia, albo ich odwzorowanie, czyli najczęściej wydruk dokumentu elektronicznego. Taka kompletna dokumentacja – karta szkolenia wraz z dołączonymi dokumentami musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Zakres szkoleń zdalnych pozostaje bez zmian

Warto zaznaczyć, że dopuszczenie potwierdzenia w postaci elektronicznej nie oznacza rozszerzenia możliwości prowadzenia szkoleń wstępnych w formie zdalnej. Nadal tylko pracownicy administracyjno-biurowi, wykonujący pracę w całości zdalnie, mogą odbywać instruktaż ogólny i stanowiskowy na odległość, zgodnie z art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy. Zmiana dotyczy więc wyłącznie sposobu potwierdzania szkolenia, a nie sposobu jego realizacji.

Etap legislacyjny: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) wchodzi w życie 12 grudnia 2025 r.