Zmiany w zasadach rekrutacji pracowników: na co i jak się przygotować

Ustawodawca postanowił podarować polskim pracodawcom świąteczny prezent w postaci kolejnej – i niejedynej w najbliższym czasie – nowelizacji kodeksu pracy. Nowe przepisy (które wchodzą w życie 24 grudnia br.), chociaż jedynie częściowo implementują unijną dyrektywę o transparentności wynagrodzeń, wprowadzają konkretne obowiązki, które wymagają przeglądu procedur wewnętrznych w każdej organizacji jeszcze w tym roku.

Informacje o wynagrodzeniu przekazane z wyprzedzeniem

Nowelizacja wprowadza do kodeksu pracy nowy przepis – art. 18^3ca, zgodnie z którym osoba, która ubiega się o zatrudnienie na danym stanowisku, ma otrzymać od pracodawcy informację o:

• wynagrodzeniu, które obejmuje wszystkie składniki bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie,
• początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
• postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – jeśli któryś z tych dokumentów obowiązuje w organizacji.

Wszystkie te informacje pracodawca będzie musiał przekazać z wyprzedzeniem (ustawodawca nie precyzuje jednak jakim), co ma umożliwić kandydatowi lub kandydatce zapoznanie się z nimi oraz świadome i przejrzyste negocjacje. Ma to zrobić w postaci papierowej lub elektronicznej:

• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko lub
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, lub
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji na wcześniejszym etapie.

Rekrutacje mają być przejrzyste

Celem noweli jest zwiększenie przejrzystości i równości wynagrodzeń oraz wzmocnienie zasady równego traktowania i przeciwdziałanie dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym. Przepisy mają również poprawić ochronę prywatności kandydatów do pracy.

Nowelizacja koncentruje się na dwóch głównych obszarach: jawności informacji o wynagrodzeniu i jego kryteriach oraz wprowadzeniu wymogu neutralności płciowej ogłoszeń i nazw stanowisk. Choć celem zmian jest przejrzystość, pracodawca nadal nie będzie musiał podać wysokości wynagrodzenia w samym ogłoszeniu o pracę. Może to zrobić najpóźniej na etapie składania oferty, tuż przed podpisaniem umowy.

Pytania zakazane podczas rekrutacji

Istotną zmianą w zakresie ochrony prywatności kandydata i przeciwdziałania utrwalaniu nierówności płacowych jest zakaz pytania kandydata o wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego w poprzednich lub obecnym stosunku pracy. Dopuszczalne będzie natomiast pytanie o oczekiwania finansowe kandydata.

Nazwy stanowisk neutralne pod względem płci

Pracodawca będzie musiał zapewnić, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Przy czym ostatnią część tego przepisu można ocenić jako zbędne powielenie obowiązujących już w k.p. od ponad 20 lat przepisów antydyskryminacyjnych.

Przepisy nie definiują precyzyjnie pojęcia „neutralności płciowej”, co generuje pewne wątpliwości interpretacyjne. Intencją ustawodawcy jest jednak, aby odbiorca ogłoszenia nie miał poczucia, że pracodawca faworyzuje konkretną płeć. Jak osiągnąć neutralność płciową? Należy stosować formy:

• męską i żeńską – np. księgowy/księgowa, specjalista/specjalistka;
• opisowe – np. osoba do wykonywania czynności krawieckich, osoba ds. sprzedaży, osoba zarządzająca zespołem;
• bezosobowe lub angielskie nazwy neutralne płciowo (np. Project Manager).

Ważna jest otwartość na każdą osobę, która obiektywnie spełnia racjonalne kryteria pracodawcy.

Uwaga! Choć nowe regulacje zakazują dyskryminacyjnego prowadzenia rekrutacji, przepisy zezwalają i po 24 grudnia 2025 r. będą zezwalały na odmienne traktowanie kandydatów, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej warunkami. Wyjątki od zasady neutralności będą możliwe w określonych, zindywidualizowanych przypadkach, gdzie płeć jest obiektywnym i decydującym wymogiem zawodowym.

Co na to Sąd Najwyższy?

Ciekawym przykładem jest orzeczenie Sądu Najwyższego, który stwierdził, że „nie jest uważana za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu odmowa pracodawcy nawiązania stosunku pracy z osobą o określonej płci w sytuacji gdy istnieje uzasadniona potrzeba świadczenia pracy wyłącznie przez osoby innej płci. O tym, czy występuje taka potrzeba decyduje pracodawca upoważniony do podjęcia takiej decyzji na podstawie rodzaju pracy do wykonania”. (postanowienie SN z 11 kwietnia 2012 r. I PK 224/11).

Sprawa dotyczyła odmowy zatrudnienia mężczyzny jako ekspedienta w salonie sukien ślubnych, gdzie do jego zadań należałaby m.in. pomoc kobietom przy ich przymiarce i dopasowywaniu (łącznie z bielizną). Inny przykład to np. opiekun dla osoby starszej, który pomaga przy ubieraniu lub załatwianiu potrzeb fizjologicznych klienta. Płeć jest jak najbardziej uzasadnioną okolicznością, która może decydować zarówno o samej treści ogłoszenia o pracę, jak i wyborze konkretnego kandydata do tej pracy.

Inne przykłady to np. brafitterka, pielęgniarka na oddziale położniczym, ale również np. urolog/psycholog/psychoterapeuta w miejscach, w których zatrudnione są tylko kobiety, a przyjęcie do pracy mężczyzny ma na celu zachęcić pacjentów do wizyt u tych specjalistów.

Odszkodowanie i grzywna za rekrutację niezgodną z prawem

Rekrutacja prowadzona w sposób dyskryminacyjny może prowadzić do roszczeń o odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie, jeśli odrzucony kandydat stwierdzi, że właśnie okoliczność osobista, która go dotyczy, była przyczyną jego gorszej oceny jako potencjalnego pracownika.

Jeśli kandydat podniesie przed sądem pracy zarzut dyskryminacji, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że różnice w traktowaniu wynikały z obiektywnych powodów, a nie z płci.

Niezależnie od roszczeń odszkodowawczych naruszenie nowych przepisów o transparentności wynagrodzeń (np. brak informacji o wynagrodzeniu lub odmowa udostępnienia kryteriów płacowych) może się spotkać z zastrzeżeniami inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, a w skrajnych wypadkach grozić grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Im szybciej, tym lepiej

Biorąc pod uwagę zbliżający się termin wejścia w życie przepisów i potencjalną konieczność prowadzenia negocjacji ze związkami zawodowymi w celu dostosowania dokumentów wewnątrzzakładowych, pracodawcy nie powinni zwlekać z działaniami w tym zakresie.

Przygotowanie firmy do nadchodzących zmian to pierwszy krok do budowy nowej, bardziej przejrzystej struktury wynagrodzeń. Im wcześniej pracodawca uporządkuje wewnętrzne regulacje i procedury, tym mniejsze ryzyko napotkania na problemy prawne i roszczenia w przyszłości. A te mogą nabrać szczególnego znaczenia w perspektywie kolejnych zmian przepisów wymuszonych przez dyrektywę o transparentności wynagrodzeń.

Ważne! Nie warto więc czekać na ostateczny kształt przepisów, które będą w pełni implementować dyrektywę – podstawy prawne do działania w zakresie rekrutacji mamy już dziś. ©℗