Rady nadzorcze: zwrot kosztów indywidualnego nadzoru musi być oskładkowany

Zwrot kosztów przejazdów i zakwaterowania podczas posiedzeń rady nadzorczej nie podlega oskładkowaniu do limitu określonego w przepisach. Natomiast od kwoty stanowiącej zwrot kosztów indywidualnego nadzoru trzeba odprowadzić składki – uznał ZUS.

Obowiązek podlegania ubezpieczeniom emerytalno-rentowym przez członków rady nadzorczej, którzy są wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji, wynika z art. 6 ust. 1 pkt 22 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.). Podstawą wymiaru składek jest dla nich uzyskiwany przychód.

Oskładkowanie przychodów członków rady nadzorczej

Mogą jednak pojawić się wątpliwości, które przychody, osiągnięte przez członka rady nadzorczej, podlegają zwolnieniu z oskładkowania. Z tego rodzaju pytaniem zwróciła się do ZUS spółka, która wypłaca członkom rady zwrot kosztów przejazdów na posiedzenie rady, zakwaterowania oraz wykonywania indywidualnego nadzoru. Jako koszty indywidualnego nadzoru spółka wymieniła m.in. koszty biurowe, koszty internetu, przejazdu autostradami, biletów wstępu, biletów parkowania. Katalog przychodów, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, został zawarty w par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 315).

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia nie stanowią podstawy wymiaru składek: diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Chodzi o limity określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Podróż służbowa członka rady nadzorczej

Chociaż zgodnie z art. 77⁵ kodeksu pracy podróż służbową mogą odbywać tylko pracownicy, to jednak na mocy par. 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia składkowego wyłączenia z podstawy wymiaru składek stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji. Jeśli zatem spółka wypłaca członkowi rady nadzorczej zwrot kosztów zakwaterowania i przejazdów do kwoty limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie należności, nie będzie musiała odprowadzać od nich składek.

Inaczej ZUS ocenił zwrot kosztów indywidualnego nadzoru, jakie poniósł członek rady nadzorczej. Zwrócił uwagę, że spółka nie może jednoznacznie określić, że koszty indywidualnego nadzoru będą się mieścić w innych niezbędnych wydatkach związanych z podróżą, o których mowa w par. 4 rozporządzenia w sprawie należności. Zgodnie z ust. 1 pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej (ust. 2). ©℗