Prawo pracy: odpowiedzi na pytania z poradni kadrowej

Odpowiedź: Nie, gdyż pracownica nie ma odpowiednich kwalifikacji, by objąć stanowisko księgowej.

Uzasadnienie: Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że w przypadku stanowiska księgowego wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie, przy czym powinno ono zapewniać przygotowanie do realizacji zadań związanych z prowadzeniem rachunkowości i rozliczeń finansowych. Jeśli pracownica, o której mowa w pytaniu, posiada wykształcenie wyższe na kierunku zarządzanie, ale w specjalności niezwiązanej z finansami (np. zarządzanie personelem), i nie ukończyła żadnych dodatkowych form kształcenia w zakresie rachunkowości, finansów publicznych czy podatków (np. kursów lub studiów podyplomowych), to oznacza, że nie dysponuje ona kompetencjami niezbędnymi do pełnienia funkcji księgowej w jednostce pomocy społecznej. W takiej sytuacji brak odpowiednich kwalifikacji może prowadzić do ryzyka nienależytego wykonywania obowiązków służbowych. Stanowisko księgowego wiąże się bowiem z odpowiedzialnością za ewidencję finansową, rozliczenia, kontrolowanie wydatków publicznych oraz inne zadania wymagające specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości.

Ponadto wskazać należy, że zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r., w tabeli II załącznika nr 3 określono wymagania dotyczące kwalifikacji na stanowiska w administracji samorządowej, w tym na stanowisko księgowego. Dlatego stanowiska, wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie, ale preferowane wykształcenie wyższe, w tym w szczególności kierunki związane z rachunkowością, finansami, podatkami, finansami publicznymi lub rachunkowością budżetową.

Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych (w szczególności art. 44–47), księgowy w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w gminnych ośrodkach pomocy społecznej, powinien mieć odpowiednie kwalifikacje z zakresu rachunkowości budżetowej oraz przepisów finansów publicznych. Wynika to z odpowiedzialności za ewidencjonowanie operacji finansowych i sporządzanie sprawozdań finansowych. ©℗

Kto ogłasza konkurs na główną księgową przedszkola

Pytanie: Rada gminy podjęła uchwałę o utworzeniu – od 1 września 2025 r. – przedszkola samorządowego jako jednostki budżetowej. W jego strukturze przewidziane zostało stanowisko głównego księgowego. Czy burmistrz może ogłosić konkurs na to stanowisko?

Odpowiedź: Nie, gdyż ogłoszenie konkursu na stanowisko głównego księgowego należy do kompetencji dyrektora tego przedszkola, który pełni rolę kierownika jednostki budżetowej, a nie do burmistrza. Ten może pełnić funkcję nadzorczą i kontrolującą, ale to dyrektor przedszkola będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie konkursu na to stanowisko.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej u.p.s.), do pracodawców samorządowych zalicza się m.in. gminne jednostki budżetowe. Z kolei art. 7 pkt 4 u.p.s. stanowi, że czynności pracodawcy samorządowego w jednostkach budżetowych wykonuje kierownik tej jednostki, czyli w tym przypadku dyrektor przedszkola. ©℗

Czy zatrudnienie na stanowisko młodszego bibliotekarza musi być poprzedzone konkursem

Pytanie: Dyrektor gminnej biblioteki publicznej zamierza zatrudnić pracownika na stanowisko młodszego bibliotekarza. Czy wymagane jest uprzednie przeprowadzenie konkursu?

Odpowiedź: Nie, na stanowisko młodszego bibliotekarza w gminnej bibliotece publicznej nie trzeba przeprowadzać konkursu.

Uzasadnienie: Gminna biblioteka publiczna jest instytucją kultury, a nie pracodawcą samorządowym, a ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie nakłada obowiązku przeprowadzania konkursu na stanowiska inne niż dyrektorów instytucji kultury. W związku z tym, do jej pracowników nie stosuje się przepisów o pracownikach samorządowych, które obowiązują w przypadku zatrudniania osób w jednostkach administracji samorządowej. Z tego powodu nie ma wymogu przeprowadzania konkursów na stanowiska, takie jak młodszy bibliotekarz, które są niższymi stanowiskami w hierarchii organizacyjnej instytucji kultury. ©℗

Jak zagwarantować pracownikowi zatrudnienie po zakończeniu kadencji skarbnika

Pytanie: Dotychczasowy skarbnik gminy został odwołany. Radni zamierzają powołać na to stanowisko zatrudnionego w urzędzie miejskim zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego. Czy burmistrz może udzielić mu urlopu bezpłatnego, a rada miasta powołać na stanowisko skarbnika?

Odpowiedź: Tak, jest to możliwe, pod warunkiem że pracownik najpierw złoży pisemny wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego, a następnie zostanie powołany na stanowisko skarbnika. Powinno to się odbyć zgodnie z procedurą określoną w art. 174 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.).

Uzasadnienie: Jeśli pracownik jest już zatrudniony na stanowisku, takim jak zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego (dalej: USC), to aby mógł przyjąć stanowisko skarbnika, konieczne jest formalne powołanie. Ważne jest jeszcze to, by dotychczasowy zastępca kierownika USC spełniał warunki kwalifikacyjne dotyczące stanowiska skarbnika jako głównego księgowego budżetu gminy.

Wyjaśnić należy, że zatrudnienie na stanowisku skarbnika najczęściej jest czasowe, np. na okres kadencji, co wiąże się z końcem stosunku pracy po upływie tego terminu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 12 maja 2010 r. (sygn. akt I PK 10/10), aby zachować ciągłość zatrudnienia i zapewnić powrotną możliwość objęcia stanowiska zastępcy kierownika USC, pracownik musi najpierw złożyć wniosek o urlop bezpłatny na okres pełnienia funkcji skarbnika. Urlop bezpłatny umożliwia mu pozostanie w stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą (gminą) na czas kadencji skarbnika, bez konieczności rozwiązania umowy o pracę. Złożenie wniosku jest konieczne, ponieważ udzielany jest on na wyraźną prośbę pracownika, a nie z inicjatywy pracodawcy (art. 174 par. 1 k.p.). Jeśli pracownik go nie złoży, a zostanie powołany na stanowisko skarbnika, to nie będzie już możliwe „powrócenie” do pierwotnego stanowiska zastępcy kierownika USC. Zgodnie z przywołanym wyżej wyrokiem SN, po zakończeniu kadencji skarbnika nie następuje „powrót” do poprzedniego stanowiska, lecz rozwiązanie stosunku pracy. ©℗

Czy miejsce zamieszkania może być uznane za element wymagań kwalifikacyjnych

Pytanie: Kierownik jednostki budżetowej zamierza zatrudnić pracownika na stanowisku urzędniczym. Czy w ogłoszeniu o naborze można napisać, że pracodawca chce zatrudniać pracownika, który mieszka w konkretnej miejscowości?

Odpowiedź: Nie, miejsce zamieszkania nie może być traktowane jako kryterium kwalifikacyjne w naborze na stanowisko urzędnicze. Taki zapis mógłby zostać uznany za przejaw dyskryminacji.

Uzasadnienie: Artykuł 13 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych (u.p.s.) określa elementy, które musi zawierać ogłoszenie o naborze na stanowisko urzędnicze w jednostkach budżetowych. Wśród nich nie ma miejsca zamieszkania kandydata. Z kolei w art. 13 ust. 2a u.p.s. wskazuje, że wymagania związane ze stanowiskiem muszą być precyzyjnie określone w sposób, który jasno rozróżnia wymagania:

• niezbędne – tj. te, które są absolutnie konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku, oraz
• dodatkowe – które stanowią preferencje, ale nie są niezbędne do wykonania obowiązków służbowych.

W związku z powyższym, miejsce zamieszkania kandydata (ani miejsce jego stałego pobytu) nie może być uznane za element kwalifikacji zawodowych wymaganych do pracy na stanowisku urzędniczym. Nie ma ono wpływu na wykonywanie obowiązków zawodowych, dlatego nie można traktować go jako kryterium przy ocenie kandydatów. Jego określenie jako dodatkowe kryterium jest sprzeczne z przepisami prawa.

Dodatkowo, wskazanie miejsca zamieszkania jako wymogu formalnego w ogłoszeniu o naborze może naruszać zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, o której mowa w art. 18^3a kodeksu pracy. Zgodnie z tym artykułem, pracodawca nie może dyskryminować kandydatów ze względu na takie cechy jak miejsce zamieszkania, co mogłoby prowadzić do naruszenia równości szans przy zatrudnieniu. ©℗

Jak związek międzygminny powinien prawidłowo nawiązać stosunek pracy z głównym księgowym

Pytanie: Gmina należy do związku międzygminnego. Czy jego głównego księgowego musi powołać przez zgromadzenie związku uchwałą (podobnie jak skarbnika gminy), a dopiero później trzeba zawrzeć z nim umowę o pracę?

Odpowiedź: Tak, zgromadzenie związku międzygminnego podejmuje uchwałę w sprawie powołania głównego księgowego, a po jej podjęciu można zawrzeć z tą osobą umowę o pracę, która stanowi właściwą podstawę stosunku pracy.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.), tylko niektóre osoby mogą być zatrudnione w samorządzie na podstawie powołania. Przepis ten wskazuje, że do grupy pracowników zatrudnianych na tej podstawie należą: zastępca wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i skarbnik gminy, skarbnik powiatu, województwa.

W przypadku związku międzygminnego, główny księgowy, podobnie jak skarbnik gminy, powinien być powołany uchwałą przez zgromadzenie związku. Ma ona na celu formalne powierzenie obowiązków głównego księgowego. Po podjęciu uchwały, zgromadzenie związku może zawrzeć z osobą, która została powołana na to stanowisko, umowę o pracę. To właśnie przez nią faktycznie nawiązuje stosunek pracy, ponieważ reguluje ona obowiązki stron, wynagrodzenie i inne warunki zatrudnienia. Sama uchwała, choć stanowi formalne powołanie, nie jest wystarczająca do nawiązania stosunku pracy. ©℗

Czy można zatrudnić na zastępstwo dyrektora instytucji kultury

Pytanie: Instytucja kultury ani w statucie, ani w regulaminie organizacyjnym nie ma zapisów o powołaniu zastępcy dyrektora. Z jednego postanowienia statutu jedynie wynika, że podczas nieobecności dyrektora jednostką kieruje wyznaczony pracownik. Czy z uwagi, że nieobecność dyrektora będzie długotrwała można w tej sytuacji zawrzeć umowę na zastępstwo dyrektora instytucji kultury?

Odpowiedź: Nie, w przedstawionej sytuacji zatrudnienie osoby na stanowisko pełniącego obowiązki dyrektora instytucji kultury na podstawie umowy o pracę na zastępstwo nie jest dopuszczalne. W przypadku nieobecności dyrektora organizator instytucji powinien wyznaczyć innego pracownika do pełnienia obowiązków w tym okresie, a także rozważyć udzielenie pełnomocnictw w zakresie zarządzania instytucją. Takie rozwiązania są zgodne z przepisami prawa pracy oraz kodeksu cywilnego.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 16a ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: u.d.k.), powierzenie obowiązków dyrektora instytucji kultury może mieć miejsce wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli stanowisko dyrektora instytucji kultury pozostaje nieobsadzone (np. po jego odwołaniu lub wygaśnięciu aktu powołania), organizator instytucji (np. gmina) może powierzyć pełnienie obowiązków dyrektora wyznaczonej osobie. Okres pełnienia obowiązków dyrektora nie może jednak być dłuższy niż do:

• końca sezonu artystycznego, który następuje po sezonie, w którym dyrektor został odwołany lub wygasł jego mandat – w przypadku instytucji artystycznej,
• roku – w przypadku instytucji kultury innej niż instytucja artystyczna.

Powierzenie obowiązków dyrektora w tym trybie może nastąpić wyłącznie w sytuacji, gdy stanowisko to zostało zwolnione, a proces wyłaniania nowego dyrektora jeszcze trwa. W związku z tym, zatrudnienie osoby na stanowisko pełniącego obowiązki dyrektora instytucji kultury jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy dyrektor instytucji został odwołany lub jego powołanie wygasło.

Natomiast, jeśli dyrektor instytucji kultury jest jedynie tymczasowo nieobecny (np. z powodu choroby lub innych przyczyn), nie można powierzyć obowiązków dyrektora na podstawie umowy o pracę na zastępstwo. W takim przypadku, nawet jeżeli statut instytucji nie przewiduje stanowiska zastępcy dyrektora, możliwe jest wyznaczenie innego pracownika instytucji do pełnienia obowiązków zarządzających na czas nieobecności dyrektora. Zgodnie z art. 3¹ par. 1 kodeksu pracy, pracodawca może wyznaczyć pracownika do wykonywania określonych obowiązków w czasie, gdy jego bezpośredni przełożony nie może wykonywać swoich funkcji, w ramach obowiązków wynikających z prawa pracy.

W przedstawionej sytuacji, jeśli chodzi o sprawy związane z zarządzaniem instytucją kultury, pracodawca (dyrektor) mógłby udzielić pełnomocnictwa innemu pracownikowi do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem działalności instytucji, na podstawie art. 98 kodeksu cywilnego. ©℗