JST za niespełna pół roku muszą być gotowe do korzystania z KSeF

Krzysztof Jaros: Powinny przede wszystkim przeprowadzić analizę obecnie stosowanych procesów w zakresie wystawiania i odbierania faktur i dostosować je do funkcjonowania z użyciem KSeF. Analizy te powinny również objąć zakres danych prezentowanych na fakturach i ich odpowiednie przeniesienie do schemy faktury ustrukturyzowanej.

Konieczne jest również opracowanie schematu zarządzania uprawnieniami i uzyskanie dostępu do KSeF. W tym celu najlepiej uzyskać pieczęć kwalifikowaną z NIP, która umożliwi również wygenerowanie certyfikatu KSeF właściwego dla danej JST, a nie tylko przypisanego do konkretnej osoby.

K.J.: Wydaje się, że w przypadku JST mogą one wystąpić w zakresie przypisywania faktur do właściwych jednostek organizacyjnych, gdyż wymaga to działania po stronie JST (w zakresie odpowiedniego wykorzystania identyfikatorów wewnętrznych), jak również po stronie kontrahentów, którzy powinni w odpowiedni sposób wypełniać węzeł Podmiot3.

KJ: W tym celu – w zależności od wybranego modelu działania – konieczne jest utworzenie identyfikatorów wewnętrznych oraz powołanie administratorów jednostek podrzędnych lub dokonanie zgłoszeń NIP-2 JST, w którym zostaną wskazane numery NIP podrzędnych jednostek organizacyjnych.

Dodatkowo dane jednostki organizacyjnej biorącej udział w konkretnej transakcji powinny znaleźć się w węźle Podmiot3.

J.F.: Wskazanie jednostki organizacyjnej w węźle Podmiot3 nie jest elementem obowiązkowym faktury ustrukturyzowanej, stąd konieczne będzie podjęcie odpowiednich działań w jednostkach, aby dostawcy wypełniali to pole. Jednostki samorządu terytorialnego powinny wprowadzić odpowiednie procedury wewnętrzne, aby już na etapie podpisywania umów z dostawcami zapewnić podawanie w fakturach ustrukturyzowanych odpowiednich danych jednostki organizacyjnej. Takie procedury powinny m.in. narzucić sposób zobowiązania dostawców do podawania odpowiednich danych np. poprzez ujmowanie w umowach z kontrahentami zapisów warunkujących płatność za fakturę od właściwego podania danych jednostki na fakturze. Należałoby również w tym zakresie aneksować obecnie funkcjonujące umowy z dostawcami.

J.F.: Tak, należy zobowiązać pracowników do podawania odpowiednich danych, które powinny znaleźć się na fakturze wystawionej w KSeF – oprócz danych gminy czy powiatu (czyli podatnika VAT) – będą musieli podać dane jednostki organizacyjnej, której wydatek dotyczy, a najlepiej również swoje dane (nazwisko lub numer identyfikujący pracownika). Pozwoli to z jednej strony odebrać fakturę konkretnej jednostce organizacyjnej, a z drugiej strony przypisać fakturę do rozliczenia konkretnego pracownika.

KJ: Model oparty na identyfikatorach wewnętrznych lub numerach NIP podrzędnych jednostek organizacyjnych daje możliwość delegowania czynności wysyłania i odbierania faktur związanych wyłącznie z daną jednostką. Dzięki temu JST zachowuje pełną kontrolę nad wszystkimi fakturami jej dotyczącymi, a poszczególne jednostki, które posługują się identyfikatorem wewnętrznym lub własnym NIP, mają wgląd jedynie do dotyczących nich dokumentów.

K.J.: W praktyce będzie sprowadzało się do uzupełnienia odpowiednich formularzy w aplikacji wykorzystywanej do obsługi KSeF. Może to być zrealizowane przez aplikacje komercyjne, jak również bezpłatną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

K.J.: Optymalnym rozwiązaniem w zakresie uprawnień jest oparcie uwierzytelniania w procesie wysyłki i odbioru faktur na środkach przypisanych do JST, a nie do konkretnych osób – chodzi np. o certyfikaty KSeF. Jeśli jednak model działania będzie oparty o nadanie konkretnym osobom uprawnień do działania w KSeF, warto zabezpieczyć możliwość przekazywania tych uprawnień poprzez wyznaczenie kilku osób, które w razie potrzeby mogą nadać uprawnienia dodatkowym osobom.

J.F.: Tryb offline24 z założenia miał stanowić ułatwienie przede wszystkim dla podmiotów dokonujących sprzedaży stacjonarnej, np. w sklepach, na stacjach paliw, w sytuacji, gdy fakturowanie dla klientów niebędących konsumentami będzie obowiązkowe w KSeF, zaś klient powinien otrzymać dokument potwierdzający dokonanie zakupu. W jednostkach, które dokonują tego rodzaju sprzedaży, tryb offline24 może być pomocny, choć przepisy w tym zakresie są niejasne.

J.F.: Główna dotyczy możliwości wydania faktury wystawionej w trybie offline24 na rzecz nabywcy, który jest polskim podatnikiem VAT. Same przepisy tego nie zabraniają, jedynie po stronie nabywcy taka faktura nie ma skutków podatkowych, ponieważ przepisy wyraźnie wskazują, że może być otrzymana jedynie poprzez KSeF. Jednak resort finansów prezentuje odmienne stanowisko, co znalazło wyraz w samym uzasadnieniu do projektu nowych przepisów. Wskazano tam, że udostępnienie faktury offline24 krajowym podatnikom możliwe jest tylko poprzez KSeF. W tym zakresie Ministerstwo Finansów powinno jak najszybciej wydać wytyczne, najlepiej w formie wiążących objaśnień podatkowych. Jeśli więc jednostka nie ma konieczności korzystania z trybu offline24, to bezpieczniej go nie używać.

J.F.: Tak, jednostka może również nieintencjonalnie skorzystać z faktury offline24, nawet jeśli co do zasady stosuje tryb online. Może to wystąpić w sytuacji, gdy faktura zostanie przesłana do KSeF w dacie późniejszej niż data wygenerowania faktury [wskazana w polu P_1 schemy FA(3)]. Wówczas taką fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24, co ma korzystny efekt w postaci przyjęcia za datę wystawienia faktury daty wskazanej w polu P_1. Jednak mogą być również skutki niekorzystne, jeśli przesłanie do KSeF takiej faktury uznanej za fakturę offline24 nastąpi później niż następnego dnia roboczego. Od 2027 r. mogą bowiem zostać za to nałożone kary.

K.J.: Co prawda obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r., jednak jest możliwe, że część podatników już od początku korzystania z systemu będzie stosować taką praktykę. Niemniej docelowo należy się przygotować na odpowiednie przekazywanie numerów KSeF przy dokonywaniu przelewów, a także na identyfikację otrzymywanych płatności – w szczególności w przypadku płatności opatrzonych identyfikatorem zbiorczym zamiast pojedynczym numerem KSeF. ©℗