Poradnia z prawa pracy

Prezydent miasta, jako organ prowadzący szkołę, chce powołać komisję egzaminacyjną dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego. Kto powinien zasiadać w tym gremium? Czy komisja jest administratorem danych osobowych nauczycieli? Czy jej członkowie powinni posiadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest wyłącznie organ prowadzący, który udziela upoważnień do przetwarzania danych osobowych członkom powołanej przez siebie komisji. Zgodnie z art. 9b ust. 4 pkt 2 i art. 9g ust. 2 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (dalej: KN) organ prowadzący nadaje stopień awansu zawodowego (stopień nauczyciela mianowanego) oraz powołuje komisję egzaminacyjną, w której skład wchodzą:

1) przedstawiciel organu prowadzącego szkołę, jako jej przewodniczący;

2) przedstawiciel organu sprawującego nadzór pedagogiczny;

3) dyrektor szkoły;

4) dwaj eksperci z listy ekspertów ustalonej przez ministra edukacji narodowej.

Z kolei zgodnie z art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

W sytuacji, gdy przetwarzania dokonuje administrator danych i czynności tych nie wykonuje osobiście, każda osoba działająca z upoważnienia administratora i mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora (art. 29 RODO). Komisja egzaminacyjna nie jest podmiotem samodzielnym od organu prowadzącego, który nadaje stopień awansu nauczyciela kontraktowego. Co ważne, członkowie komisji:

• mają dostęp do danych osobowych w miejscu i czasie wyznaczonym przez organ prowadzący;
• przetwarzają je w celu, którego nie ustala sama komisja.

Warunki techniczne i organizacyjne bezpieczeństwa ww. danych zapewnia również organ prowadzący. Robi to np. poprzez odpowiednie ich przechowywanie, udzielenie do nich dostępu tylko upoważnionym osobom, zobowiązanym do zachowania ich w tajemnicy.

W związku z tym komisja egzaminacyjna nie jest administratorem danych osobowych, ponieważ nie decyduje samodzielnie o celach i sposobach przetwarzania danych. Członkowie komisji egzaminacyjnej powinni zostać upoważnieni przez organ prowadzący jako administratora do przetwarzania danych osobowych w związku z pracami w tej komisji. ©℗

Nieobecność pracownika będącego krwiodawcą w związku z poddaniem się badaniom poprzedzającym ewentualne oddanie krwi jest nieobecnością usprawiedliwioną płatną. Kwestii tej nie reguluje jednak u.p.s. W tym wypadku zastosowanie będą miały przepisy ustawy o publicznej służbie krwi oraz kodeksu pracy (dalej: k.p.). I tak zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy o publicznej służbie krwi zasłużonemu honorowemu dawcy krwi i honorowemu dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew, oraz w dniu następnym, a także na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 298[2] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Ponadto zgodnie z par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: r.s.s.u.n.) pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest też obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy.

W myśl par. 16 r.s.s.u.n. za czas powyższego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 k.p. Dodatkowo trzeba też zwrócić uwagę na par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. Zgodnie z tym rozporządzeniem przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Podsumowując, wskazane w pytaniu dwie godziny nieobecności pracownika należy zakwalifikować jako nieobecność usprawiedliwioną płatną. ©℗

Wymiar etatu nie ma wpływu na obowiązek zaliczenia zakończonego okresu zatrudnienia do stażu pracy pracownika pomocy społecznej. Ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej w art. 123 przewiduje, że prawa i obowiązki pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej regulują przepisy o pracownikach samorządowych. W praktyce oznacza to, że pracownik miejskiego ośrodka pomocy społecznej (dalej: MOPS) nabędzie prawo do dodatku stażowego na zasadach wynikających z ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

I tak zgodnie z art. 38 ust. 1 u.p.s. pracownik samorządowy nabywa prawo do dodatku stażowego po pięciu latach pracy, w wysokości 5 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1 proc. po każdym kolejnym roku pracy, aż do osiągnięcia maksymalnego pułapu 20 proc. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Przepis ten nie rozróżnia przy tym stażu pracy uzyskanego w jednostkach samorządowych i urzędach od wypracowanego w prywatnych firmach i przedsiębiorstwach. Oznacza to, że do stażu pracy niezbędnego przy ustalaniu prawa do omawianego dodatku wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeśli podlegają wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, na mocy innego przepisu. Należą do nich m.in.:

• okresy pozostawania bez pracy przypadające przed przywróceniem do pracy na poprzednich warunkach wyrokiem sądu, za które pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia;
• niektóre okresy pracy w gospodarstwie rolnym;
• część urlopów bezpłatnych, np.:

– w celu wykonywania pracy w innym zakładzie,

– przysługujące pracownikowi młodocianemu uczącemu się w szkole dla pracujących,

– dla powołanego do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem,

• jeżeli z wyboru wynika obowiązek jej wykonywania w ramach stosunku pracy;
• okres odbytej czynnej służby wojskowej;
• okres zatrudnienia obywateli polskich za granicą u pracodawców zagranicznych czy
• pobierania zasiłku dla bezrobotnych.

Przepisy u.p.s. nie odwołują się do minimalnego wymiaru etatu, którego wypracowanie w ramach zatrudnienia warunkowałoby zaliczenie danego okresu do stażu pracy. Tym samym należy przyjąć, że wolą ustawodawcy było zaliczanie pracownikom samorządowym do stażu pracy, od którego zależą prawo i wysokość dodatku, wszystkich zakończonych okresów zatrudnienia, niezależnie od wymiaru etatu, jaki obejmowały. W przeciwnym razie w u.p.s. znalazłby się zapis analogiczny do funkcjonującego w Karcie nauczyciela, zgodnie z którym do stażu pracy wlicza się wyłącznie okresy zatrudnienia nauczyciela w przedszkolach, szkołach i placówkach oraz innych jednostkach organizacyjnych, w wymiarze co najmniej 1/2 obowiązkowego wymiaru zajęć. To, że u.p.s. nie zawiera podobnych ograniczeń, jednoznacznie wskazuje, że zaliczeniu do stażu pracy tych pracowników podlegają wszystkie zakończone okresy zatrudnienia (również poza sektorem publicznym), co więcej – bez względu na wypracowany wymiar etatu. ©℗

Zgodnie z art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: u.z.f.ś.s.) administrowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy do obowiązków pracodawcy. W jego ramach m.in. przyznaje on uprawnionym osobom świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Przy czym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu muszą być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Powyższa zasada powinna znaleźć odzwierciedlenie w zapisach ustalanego przez pracodawcę regulaminu ZFŚS (art. 8 ust. 1 i 2 u.z.f.ś.s.). Pamiętać przy tym należy, że uprawnienie do korzystania ze świadczeń funduszu nie oznacza, że każda osoba uprawniona musi otrzymać świadczenia lub że każdemu uprawnionemu przysługują świadczenia w równej wysokości. Przyznanie świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS zależy bowiem w zasadzie jedynie od sytuacji materialnej uprawnionego i ma charakter uznaniowy. Żądanie wypłacania świadczeń z ZFŚS w określonej wysokości mogłoby być zasadne wówczas, gdyby świadczenie zostało danej osobie przyznane w określonej wysokości, ale niewypłacone. Ponadto należy pamiętać, że niektóre świadczenia mogą mieć charakter roszczeniowy – tak jest w przypadku wypłacanego nauczycielom corocznie świadczenia urlopowego (art. 53 ust. 1 KN). Jego wypłata ma charakter obligatoryjny. W odróżnieniu od tego świadczenia pozostałe świadczenia finansowane z ZFŚS z reguły mają charakter fakultatywny i uznaniowy.

Powyższe kwestie wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 4 lipca 2007 r. (sygn. akt II PK 25/07). Wskazał on, że ustawa o funduszu świadczeń socjalnych zasadniczo nie kreuje świadczeń o charakterze roszczeniowym (o takim charakterze jak wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia pracownicze wynikające z prawa płacowego). Wynika to ze specyfiki tych świadczeń, które stają się wymagalne dopiero po ich przyznaniu lub – rzadziej – po spełnieniu warunków do ich otrzymania. Ich rozdział zachodzi według określonej, ocennej kwalifikacji, która bierze pod uwagę szereg elementów (przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s.).

Gospodarowanie funduszem jest też związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym także ich udostępnianiem. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych są zaś określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Podstawy legalnego przetwarzania danych zwykłych określone zostały w art. 6 ust. 1 RODO. Zgodnie z nim „przetwarzanie danych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

a) osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;

b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem. Z art. 6 ust. 1 RODO wynika więc, że poza zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), możliwe jest także przetwarzanie danych osobowych na innych podstawach, wymienionych w art. 6 ust. 1 lit. b–f RODO (tj. bez potrzeby uzyskiwania zgody osoby, której dane dotyczą). Uwzględniając ten przepis, należy stwierdzić, że w przedstawionym stanie faktycznym dane osobowe pracowników udostępnić można wyłącznie za zgodą osób, których te dane dotyczą. Nie zachodzi tu bowiem żadna inna okoliczność, która w świetle ww. przepisu stanowiłaby podstawę do udostępnienia pracownikowi danych osobowych innych osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W szczególności brak jest przepisu, który zobowiązywałby pracodawcę do udostępnienia takich danych.

Podsumowując, w podanym stanie faktycznym udostępnienie pracownikowi informacji o kwotach zapomóg przyznanych innym pracownikom mogłoby nastąpić tylko po uzyskaniu na to ich uprzedniej zgody. ©℗