Przy wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur są konieczne zmiany w polityce rachunkowości. Chodzi też o odpowiednie zapisy w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.

rozwiń ›

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzany do porządku prawnego, aby umożliwić wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Jego prawidłowe wdrożenie będzie możliwe przy odpowiednim przygotowaniu jednostki. Sęk w tym, że jednostki sektora finansów publicznych na tym etapie mogą napotkać dodatkowe trudności wynikające z konieczności stosowania zapisów np. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295; dalej: u.r.) oraz ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz.1872; dalej: u.f.p.).

Przechowywanie

I tak w świetle np. art. 40 ust. 1 u.f.p. jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w u.f.p. Każda jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana też do uregulowania wewnętrznych zasad (polityki) rachunkowości. I właśnie w nich do 1 lipca br. powinny być już zapisy dotyczące zasad przechowywania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek ten ciąży na kierownikach jednostek i to oni muszą dopilnować, aby odpowiednio zmienić zapisy polityki rachunkowości w tym zakresie. Data ta nie bez powodu została wskazana, bo właśnie wtedy zaczną też obowiązywać przepisy dotyczące zasad archiwizacji faktur. Chodzi tu o dodany do u.r. art. 73a, który odnosi się do sposobu i okresu przechowywania e-faktur. Ma on charakter dostosowujący obowiązujące przepisy do zmian związanych z wdrożeniem KSeF. Przypomnijmy, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym dokument został wystawiony.

Dlatego wdrożenie KSeF będzie wiązało się z koniecznością weryfikacji terminu przechowywania dokumentów księgowych w jednostce, a w szczególności dokumentujących wartość początkową środków trwałych, które często powinny być przechowywane przez okres dłuższy niż gwarantowany przez KSeF, np. do momentu likwidacji środka trwałego. Wtedy jednostka powinna zastanowić się nad archiwizowaniem e-faktur wewnętrznie w formie elektronicznej – niezależnie od ich przechowywania w KSeF. Ale chodzi tu tylko o wybrane zarchiwizowanie e-faktur, np. na potrzeby inwentaryzacji lub amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wtedy nawet po upływie 10 lat podczas ewentualnej kontroli będzie można przedstawić dowody księgowe.

Zapisy o systemie do e-fakturowania

Kolejnym elementem, który warto uwzględnić w polityce rachunkowości, są aktualne zapisy na temat systemu finansowo-księgowego służącego do e-fakturowania. Przypomnijmy, że jednostka w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości powinna również określić zasady systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – zawrzeć opis systemu informatycznego. Opis ten powinien zawierać wykaz programów, procedur lub funkcji – w zależności od struktury oprogramowania – wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto należy określić wersję oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji. Dlatego trzeba zastanowić się nad wprowadzeniem zmian w tym zakresie i będą to bardzo indywidualne kwestie, które wskazują na przyjęte w danej jednostce rozwiązania. Można więc wpisać np. wersję oprogramowania dostosowującego używane wcześniej systemy finansowo-księgowe do e-fakturowania, a być może wystarczy dodać do opisu systemu informatycznego nazwę oprogramowania do automatycznego fakturowania i opis jego funkcji w procesie przetwarzania danych. Zawsze warto wpisać jeszcze datę rozpoczęcia ich eksploatacji. Opisuje się też zasady przechowywania oraz ochrony wystawionych faktur elektronicznych, a tu trzeba uwzględnić przepisy o przechowywaniu danych przez KSeF.

Obieg dokumentów

Do części nieobowiązkowej wspomnianej wcześniej polityki rachunkowości zalicza się np. instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych. Jest ona potrzebna, aby zapewnić efektywny i skuteczny obieg dokumentów. Ta instrukcja określa sposób sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych. Ma ona sprostać przepisom kontroli zarządczej określonej np. w art. 68 u.f.p.

Przypomnijmy, że w sprawdzaniu dowodów księgowych biorą udział pracownicy zatrudnieni we właściwych komórkach i na stanowiskach pracy w jednostkach, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. I tu warto zauważyć, że po wdrożeniu KSeF powstanie też tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Co ważne, może być on realizowany w inny sposób niż w przypadku wcześniejszego systemu, bo przecież poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Warto zawsze pamiętać, że bez względu na rodzaj dokumentów należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z danych zawartych w tych dokumentach i które są kompetentne do ich sprawdzenia, oraz ograniczyć do minimum czas pozostawania dokumentu w danej komórce. To się łączy z zasadami ogólnymi związanymi z dowodami księgowymi, a trzeba jeszcze uwzględnić specyfikę KSeF. Otóż w przypadku faktur ustrukturyzowanych nie jest możliwe dołączanie do nich załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści e-faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Dlatego sposób przekazywania dodatkowych uzupełniających dokumentów do faktury powinien zostać również uwzględniony w dokumentacji obiegu dokumentów po wdrożeniu KSeF.

Ponadto w instrukcji obiegu dowodów księgowych trzeba uwzględnić, że od 1 lipca br. nie będzie już not korygujących – błąd na fakturze wysłanej do KSeF będzie poprawiany przy użyciu ustrukturyzowanej faktury korygującej. To oznacza, że nawet najdrobniejsza zmiana w fakturze będzie musiała być dokonana za pomocą faktury korygującej. Chodzi tu np. o poprawki dotyczące pól o charakterze fakultatywnym, i to nawet tych informacyjnych. Jest to bardzo ważne i trzeba tego dopilnować, bo obecnie dokumentacja wewnętrzna najczęściej nie przewiduje w takich przypadkach zastosowania faktur korygujących.

Kolejną kwestią, jaką trzeba uwzględnić w instrukcji obiegu dowodów księgowych, jest ustalenie zasad obiegu i kontroli dla faktur wystawianych w KSeF. I tu ważne jest np. wskazanie osób uprawnionych do wystawiania faktur elektronicznych i wysyłania ich do KseF.

Przy czym w instrukcji trzeba też opisać przypadki, w których jednostka nie ma obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF, i jakie są wtedy zasady obiegu dokumentów stosowanych dla tych dowodów księgowych. Ponadto trzeba też opisać schemat obiegu i kontroli faktur obcych pobieranych z KSeF.

Warto też wprowadzić ogólny zapis, że np. przed zamknięciem miesiąca jest sprawdzane, czy wszystkie wystawione faktury, które podlegają zamieszczeniu w KSeF, zostały rzeczywiście przesłane i przyjęte przez KSeF. Ponadto trzeba opisać przebieg kontroli prawidłowości faktur w zakresie, w jakim KSeF ich nie weryfikuje. Chodzi tu m.in. o weryfikację: prawidłowości wyliczeń pod względem rachunkowym, danych kontrahenta, stawki podatkowej, kodu GTU.

Procedura weryfikacji – korekty

Istotnym elementem wymagającym zmiany w obiegu dokumentów księgowych będzie uwzględnienie wykonywania korekt tych dokumentów. Faktura, która została odrzucona przez KSeF, nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. I tak np. wystawienie dokumentu na niewłaściwego nabywcę nie będzie wiązało się z odrzuceniem tej faktury – w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury. W przypadku przesłania do KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą (zerującą) z tym błędnym numerem NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy po przetworzeniu zostanie udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP. Co ważne, KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

W dokumencie regulującym obieg dokumentów księgowych należy również uwzględnić różne warianty skutkujące koniecznością korygowania faktur wystawianych w KSeF. W obowiązujących obecnie instrukcjach obiegu dokumentów księgowych w odniesieniu do korygowania błędów można spotkać zapis w postaci: „Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu, wraz ze stosownym uzasadnieniem”. Po wprowadzeniu zmian wynikających z KSeF należy dostosować ten element instrukcji, uwzględniając jedynie możliwość korygowania faktur w systemie tzw. do zera, czyli poprzez skorygowanie faktury błędnie wystawionej fakturą tzw. zerującą.

Faktury za zakupy realizowane przez pracowników

Faktury za zakupy pracownicze są często otrzymywane przez pracownika i rozliczane w mniej lub bardziej sformalizowanym procesie w jednostce. Inicjatorem rozliczenia jest zazwyczaj pracownik, który przekazuje obraz faktury pracodawcy wraz z informacją pozwalającą na jej prawidłowe ujęcie. Wiele faktur za zakupy pracownicze trafi do jednostki wyłącznie poprzez KSeF, w jedno miejsce z innymi rodzajami faktur (np. za zakupy towarowe). Konieczna będzie procedura alokacji takich dokumentów, pozwalająca na ich identyfikację, a następnie przypisanie do właściwego pracownika w celu opisania i akceptacji.

Pracownik dokonujący jednorazowego zakupu (np. paliwa, drobnego wyposażenia) może również podać swoje nazwisko (adres e-mail) i poprosić o wpisanie tych danych w pole fakultatywne opisu na fakturze ustrukturyzowanej. Faktura zostanie odebrana w KSeF, a nie zostanie przyniesiona przez pracownika i w celu rozliczenia wydatku trzeba będzie ją przyporządkować do rozliczenia danego pracownika.

Element kontroli zarządczej

Na koniec warto przypomnieć, dlaczego kwestia obiegu dokumentów jest tak istotna. Zgodnie bowiem z zapisami pkt 10 załącznika do komunikatu nr 23 ministra finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Ponadto w świetle zapisów pkt 14 ww. przepisów w jednostce powinny istnieć przynajmniej mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych pozwalające na: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, podział kluczowych obowiązków oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Dlatego właśnie należy bardzo dokładnie przemyśleć zmiany w dokumentacji wewnętrznej danej jednostki. ©℗

Współpraca Magdalena Sobczak