W jego wdrożeniu kluczowy będzie sposób komunikacji z KSeF. Można wybrać centralny lub indywidualny dla każdej jednostki. Przy tym istotne jest też nadawanie uprawnień - piszą Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP i Krzysztof Jaros, radca prawny, menedżer w MDDP.
Ustawa wprowadzająca obowiązkowe faktury ustrukturyzowane, czyli ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw została już podpisana przez prezydenta i pozostała tylko jej publikacja w Dzienniku Ustaw (w dniu zamykania tego numeru KB tej publikacji jeszcze nie było). Oznacza to, że w przewidywanym terminie od 1 lipca 2024 r. wszyscy podatnicy krajowi będą zobowiązani do wystawiania i odbioru faktur wyłącznie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dotyczy to również jednostek samorządu terytorialnego w zakresie, w jakim działają jako podatnicy VAT i wystawiają faktury.
Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KseF wszystkie faktury na rzecz podatników VAT powinny być wystawiane poprzez KseF w zdefiniowanym formacie XML. Jedynie mali podatnicy (o rocznych obrotach nieprzekraczających 200 tys. zł oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione) będą mieli dodatkowy półroczny okres na przygotowanie się do tego obowiązku.
Dostosowanie organizacji do KseF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, lecz także wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach wewnętrznych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach. Dużej uwagi wymaga już samo zmapowanie danych źródłowych z systemu do odpowiednich pól schemy FA(2). Jest to o tyle istotne, że KseF będzie walidował poprawność semantyczną e-faktury, tj. jej zgodność ze schemą, i w razie błędu system odrzuci fakturę, co oznacza, że nie zostanie ona wystawiona. Co więcej, w przypadku tzw. wysyłki wsadowej faktur (w paczkach) informacja zwrotna nie będzie wskazywać błędu, który należy poprawić. Z kolei pozytywna weryfikacja faktury przez system pod kątem technicznym oraz z punktu widzenia uprawnień podmiotu wystawiającego fakturę będzie skutkować jej wystawieniem w KseF, potwierdzonym nadaniem numeru identyfikującego e-fakturę w systemie (tzw. numeru KseF).
Mniejsze podmioty będą mogły korzystać z aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów – Aplikacji Podatnika KseF czy e-mikrofirma – za których pomocą możliwe będzie „ręczne” wystawienie pojedynczych ustrukturyzowanych faktur, ich odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Nie jest to jednak rozwiązanie dla JST, które wystawiają dużą liczbę faktur. Będą one musiały dostosować swoje systemy w taki sposób, aby komunikacja z KSeF odbywała się w sposób zautomatyzowany za pomocą oprogramowania interfejsowego API. W tym aspekcie istotną kwestią jest ustalenie sposobu komunikacji z KSeF, tj. czy będzie się on odbywał centralnie – na poziomie urzędu gminy, czy starostwa, czy też poszczególne jednostki organizacyjne JST będą miały odrębne kanały komunikacji z KSeF.
Warto zwrócić uwagę na konieczność przygotowania i weryfikacji faktury przed jej wysyłką do KSeF, gdyż każda faktura wystawiona w KSeF będzie dostępna dla organów administracji skarbowej w czasie rzeczywistym i nie będzie mogła zostać wycofana ani anulowana. Jedynym sposobem jej poprawienia będzie wystawienie faktury korygującej.
Poniżej przedstawiono kilka przykładowych zagadnień praktycznych, na które warto zwrócić uwagę w procesie przygotowania do wdrożenia KSeF.
Zarządzanie uprawnieniami dostępu
Wystawienie i odbiór faktur w KSeF, a także zarządzanie dostępem do KSeF, wymaga posiadania odpowiednich uprawnień. Z perspektywy JST to zagadnienie jest istotne, gdyż w wyniku centralizacji JST jednostki podrzędne JST, które nierzadko cechują się dużą samodzielnością z perspektywy VAT, nie są odrębnymi podatnikami, gdyż taki status ma wyłącznie JST. Kwestia ta nabiera szczególnego znaczenia w przypadku JST posiadających rozbudowane struktury w postaci co najmniej kilkudziesięciu zakładów lub jednostek budżetowych. W takich sytuacjach poszczególne jednostki samodzielnie prowadzą swoje rozliczenia, w tym wystawiają i odbierają faktury. Z kolei z perspektywy KSeF JST wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi stanowią jednego podatnika posługującego się jednym numerem NIP.
Zatem w celu zachowania dotychczasowej samodzielności w zakresie wystawiania i odbierania faktur konieczne będzie odpowiednie zarządzanie uprawnieniami. Kwestię tę można rozwiązać dwojako. Z jednej strony możliwe jest rozwiązanie „wewnętrzne”, polegające na nadaniu odpowiednich dostępów do wewnętrznych systemów finansowo-księgowych wszystkich jednostek organizacyjnych JST, które to systemy będą uwierzytelniać się w KSeF bezpośrednio jako JST, np. tokenem autoryzacyjnym. Przy takim rozwiązaniu z perspektywy KSeF wystawcą faktury będzie sama JST, a zarządzenie uprawnieniami będzie się odbywać wewnątrz JST. Jednak w praktyce oznaczałoby to dostęp dla każdej jednostki do wszystkich faktur całej JST.
Drugim rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcjonalności KSeF dedykowanej JST. KSeF zawiera bowiem szczególny model uprawnień przewidziany dla JST, w którym można nadawać uprawnienia poszczególnym jednostkom podrzędnym oraz ich przedstawicielom. Takie rozwiązanie pozwala na segregację faktur na poziomie KSeF i przyporządkowanie ich do poszczególnych jednostek. Rozwiązanie to wymaga jednak odpowiedniego dostosowania określenia podmiotów w fakturach, gdzie w węźle Podmiot3 powinny być wskazane dane jednostki podrzędnej z odpowiednim opisem roli. Ponadto rozwiązanie to wymaga, aby numer NIP jednostki organizacyjnej był zgłoszony przez JST na formularzu NIP-2 jako NIP jednostki podrzędnej.
Identyfikacja faktur zakupu
Przejście z obecnego modelu fakturowania na model uwzględniający KSeF będzie wymagało dostosowania pod kątem odbierania faktur i przydzielenia ich do właściwej osoby lub jednostki. Wynika to z tego, że do KSeF trafią wszystkie faktury od polskich podatników VAT i utworzą jeden zbiór faktur przypisany do numeru NIP JST. Dotychczas przydział faktur do odpowiednich jednostek odbywał się często poprzez wskazanie odrębnych adresów dla poszczególnych jednostek czy określonych typów faktur.
Z perspektywy JST, zwłaszcza w przypadku dużej liczby jednostek podrzędnych, kwestia ta nabiera istotnego znaczenia. Rozwiązaniem w tym zakresie może być skorzystanie z dedykowanego modelu uprawnień dla JST, opisanego powyżej, tj. wskazanie danej jednostki w węźle Podmiot3. Rozwiązanie to pozwala bowiem na segregację faktur na poziomie KSeF według numerów NIP jednostek, a tym samym umożliwia jednostkom pobranie wyłącznie tych faktur, które ich dotyczą. W celu wdrożenia tego rozwiązania oprócz modyfikacji od strony technicznej konieczne będzie wprowadzenie odpowiednich zmian w procedurach wewnętrznych i umowach, aby dostawcy wpisywali odpowiednie dane w fakturach ustrukturyzowanych.
Brak obsługi załączników
KSeF nie będzie posiadać funkcjonalności umożliwiającej przesyłanie załączników. To spory problem dla wielu JST, ponieważ dołączanie załączników do faktur zawierających szczegółowe informacje o transakcjach jest powszechną praktyką na rynku. Dotyczy to np. specyfikacji godzin wykonanych usług, rozliczeń rozmów telefonicznych czy kart paliwowych. W związku z tym podatnicy mogą rozważyć kilka opcji: (i) o ile technicznie jest to możliwe, mogą przenieść dane z załączników do odpowiednich pól w fakturze ustrukturyzowanej, (ii) zamieścić załączniki w dedykowanym miejscu, do którego będzie odnosić link zamieszczony w fakturze ustrukturyzowanej, lub (iii) zastosować rozwiązanie, które umożliwi łatwe połączenie oddzielnie przesłanych załączników (np. drogą e-mailową) z fakturami z KSeF.
Data wystawienia i data otrzymania
Bardzo ważnym elementem założeń systemu KSeF, który ma wpływ na sposób ewidencjonowania faktur, jest zdefiniowanie w przepisach daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej jako momentu jej przesłania do KSeF. W praktyce może się okazać, że faktura wygenerowana w systemie firmy w danym dniu nie zostanie przesłana tego samego dnia, lecz już po północy dnia następnego. Wówczas data wskazana na fakturze przez JST w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF. Ważne będzie zapewnienie takiej funkcjonalności systemu, aby w ewidencji jako data wystawienia faktury była uwzględniana data przesłania do KSeF. Będzie miało to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy data wystawienia determinuje moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, lea singu czy dostawy mediów. Z kolei data otrzymania faktury została zdefiniowana w przepisach jako moment nadania przez system numeru KSeF. Oznacza to, że faktury ustrukturyzowane są uznawane za otrzymane, nawet jeśli jeszcze nie zostały pobrane z systemu. Ta data powinna być wpisywana jako data otrzymania faktury w ewidencji.
W kontekście powyższego trzeba również uwzględnić fakt, że od daty wystawienia czy otrzymania faktury najczęściej są uzależnione terminy płatności.
Faktury wystawione w czasie awarii
Przepisy przewidują kilka trybów dotyczących wystawiania faktur „zwykłych” (nie w KSeF) w związku z niedostępnością systemu po stronie podatnika (tzw. tryb offline, np. z powodu braku połączenia internetowego) bądź w związku z awarią po stronie KSeF. Wówczas faktury należy wystawić w postaci elektronicznej zgodnie z powszechnie obowiązującym wzorem i w takiej formie mogą zostać przesłane nabywcy (np. e-mailem w formie pliku PDF z kodem QR). Jednocześnie po ustaniu awarii podatnik ma obowiązek przesłania e-faktury do systemu w celu nadania jej numeru KSeF. W przypadku awarii występującej u podatnika fakturę trzeba przesłać nie później niż następnego dnia roboczego, zaś w przypadku awarii po stronie KSeF – w ciągu siedmiu dni od zakończenia awarii. W takiej sytuacji ważną i prawidłową fakturą jest dokument wystawiony w wewnętrznym systemie JST, który to dokument może zostać przesłany w dowolny sposób (np. e-mailem jako plik PDF).
Przy ustawianiu procesów i założeń systemowych trzeba wprowadzić specjalne procedury awaryjne. Bowiem w przypadku faktur wystawionych w czasie awarii (niezależnie, czy po stronie podatnika, czy systemu) za datę wystawienia faktury uznaje się datę wskazaną w polu P_1, czyli datę, którą system JST nadał fakturze w momencie jej wygenerowania. Jest to więc wyjątek od powszechnie obowiązującej reguły, według której za datę wystawienia uznaje się datę przesłania faktury do systemu.
Natomiast za datę otrzymania faktury wystawionej w trybie awaryjnym uznaje się wcześniejszy z dwóch momentów: (i) moment otrzymania faktury poza systemem, bądź (ii) moment nadania numeru KSeF po przesłaniu faktury do systemu. Szczególnie istotne jest zatem weryfikowanie faktur zakupowych, aby przede wszystkim nie wprowadzić do ewidencji dwukrotnie faktury wystawionej w czasie awarii i otrzymanej poza KSeF, która jednocześnie zostanie odebrana z KSeF. Ponadto trzeba będzie ustalać, jaką datę otrzymania faktury przyjąć w ewidencji.
Jeszcze bardziej problematyczne będzie wykazywanie faktur korygujących in minus wystawionych w czasie awarii.
Specyficznych aspektów związanych z wdrożeniem KSeF jest wiele i wszystkie trzeba uwzględnić w procesie przygotowania i wdrożenia nowego modelu fakturowania. Inne istotne kwestie dotyczą rozliczania wydatków pracowniczych w sytuacji, gdy faktura będzie odbierana w KSeF, a nie na miejscu przez pracownika, czy całkowita likwidacji not korygujących.
Proces przygotowania do obsługi faktur ustrukturyzowanych to na pewno duże wyzwanie dla JST, ale oprócz zapewnienia zgodności z prawem warto wykorzystać tę okazję do usprawnienia wykonywanych procesów w związku z ujednoliceniem formatu faktur zakupowych. ©℗