ZFŚS: co sprawdzić na początku roku przed wydatkowaniem środków

KROK 1. Aktualizacja regulaminu ZFŚS

To podstawowy dokument określający zasady gospodarowania środkami funduszu – wszystkie decyzje socjalne muszą mieć w nim wyraźne oparcie.

Na początku roku trzeba się upewnić, że regulamin:

• jest aktualny i zgodny z obowiązującymi przepisami,
• odpowiada faktycznej praktyce jednostki,
• zawiera możliwe do zastosowania zasady przyznawania świadczeń.

Świadczenia nie mogą być przyznawane na podstawie zwyczaju lub wieloletniej praktyki, jeżeli nie wynika ona wprost z regulaminu. Szczególnej uwagi wymaga sposób opisania kryterium socjalnego. Regulamin powinien wskazywać, w jaki sposób w praktyce badana jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osób uprawnionych. Zbyt ogólne zapisy w tym zakresie są jedną z najczęstszych przyczyn nieprawidłowości ujawnianych podczas kontroli ZFŚS.

Należy również uwzględnić zmianę przepisów obowiązującą od 27 stycznia 2026 r., dotyczącą uzgadniania spraw ZFŚS u pracodawców, u których nie działa organizacja związkowa. Obecnie uzgodnienia regulaminu ZFŚS oraz jego zmian wymagają współdziałania z co najmniej dwoma pracownikami wybranymi przez załogę. Uzgodnienia z jedną osobą po tej dacie nie wywołują skutków prawnych. Dlatego przy zmianach regulaminu w 2026 r. należy się upewnić, że procedura uzgodnienia została przeprowadzona zgodnie z nowymi zasadami reprezentacji pracowników.

KROK 2. Przegląd katalogu świadczeń

Należy przeanalizować, czy świadczenia, które mają być finansowane z ZFŚS, mieszczą się w ustawowej definicji działalności socjalnej. W praktyce kontrole wykazują wiele nieprawidłowości w tym zakresie.

Trzeba porównać:

• katalog świadczeń wskazanych w regulaminie,
• świadczenia planowane do realizacji,
• dotychczasową praktykę jednostki.

W regulaminie najczęściej przewiduje się finansowanie m.in. dopłat do wypoczynku, zapomóg, świadczeń dla dzieci, działalności sportowej i kulturalnej oraz pożyczek mieszkaniowych. Każde z tych świadczeń musi być przyznawane z uwzględnieniem kryterium socjalnego.

Szczególną uwagę należy zwrócić na świadczenia przyznawane wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości. Brak powiązania świadczenia z sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracowników oznacza naruszenie zasad gospodarowania środkami ZFŚS i może prowadzić do zakwestionowania wydatków z funduszu.

KROK 3. Ustalenie kręgu osób uprawnionych

Do korzystania z funduszu mogą być uprawnieni w szczególności:

• pracownicy bez względu na wymiar czasu pracy,
• pracownicy przebywający na urlopach (np. macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych),
• emeryci i renciści – byli pracownicy objęci opieką socjalną,
• członkowie rodzin osób uprawnionych,
• inne osoby wskazane w regulaminie.

Należy sprawdzić, czy regulamin:

• nie zawęża niezgodnie z ustawą o ZFŚS kręgu osób uprawnionych,
• określa zasady korzystania z funduszu przez emerytów i rencistów,
• definiuje członków rodzin,
• reguluje sytuację osób przebywających na urlopach.

Nieprawidłowe określenie kręgu osób uprawnionych może skutkować zarzutem nieprawidłowego gospodarowania środkami funduszu.

KROK 4. Sprawdzenie zasad stosowania kryterium socjalnego

Najczęstsze nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami ZFŚS dotyczą sposobu stosowania kryterium socjalnego. Wysokość świadczeń musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Dlatego należy zebrać aktualne oświadczenia o sytuacji socjalnej pracowników. Posługiwanie się nieaktualnymi oświadczeniami może utrudnić wykazanie prawidłowego stosowania kryterium socjalnego podczas kontroli. Jednostka powinna sprawdzić, czy regulamin określa:

• sposób ustalania dochodu na osobę w rodzinie,
• zakres dochodów uwzględnianych przy ocenie sytuacji,
• dokumenty potwierdzające dane z oświadczeń.

Należy się upewnić, że w regulaminie i praktyce funkcjonuje realny mechanizm różnicowania świadczeń, obejmujący w szczególności:

• progi dochodowe lub inne mierzalne kryteria,
• tabele dopłat lub przedziały kwot świadczeń,
• zasady uzasadniania decyzji o przyznaniu lub odmowie świadczenia.

Brak rzeczywistego różnicowania świadczeń jest jedną z najczęściej stwierdzanych nieprawidłowości podczas kontroli ZFŚS.

KROK 5. Aktualizacja dokumentacji

W szczególności należy sprawdzić:

• wzory wniosków o świadczenia,
• wzory oświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
• wzory umów pożyczek mieszkaniowych,
• formularze decyzji o przyznaniu lub odmowie świadczenia,
• procedury i terminy rozpatrywania wniosków.

Dokumentacja powinna być spójna z regulaminem i stosowana jednolicie w całej jednostce. Warto się upewnić, że wszystkie świadczenia są przyznawane na podstawie wniosku pracownika lub udokumentowanej decyzji pracodawcy. Przypomnijmy bowiem, że nie wszystkie świadczenia z ZFŚS muszą być na wniosek. Są dwa modele przyznawania świadczeń:

• na wniosek pracownika – np. zapomogi, dopłaty do wypoczynku, pożyczki mieszkaniowe,
• z inicjatywy pracodawcy (np. paczki dla dzieci, bilety) – wtedy kluczowa jest udokumentowana decyzja i zastosowanie kryterium socjalnego.

KROK 6. Weryfikacja preliminarza wydatków

Choć przepisy nie nakazują sporządzania preliminarza wprost, w praktyce jest on podstawowym narzędziem racjonalnego gospodarowania środkami funduszu. Warto też ustalić:

• jakie kwoty zostaną przeznaczone na poszczególne cele socjalne,
• czy plan jest realny w stosunku do środków funduszu,
• czy przewidziano środki na zapomogi losowe,
• czy plan uwzględnia potrzeby wszystkich grup uprawnionych.

Brak planowania może prowadzić do nierównomiernego wydatkowania środków w ciągu roku oraz do sytuacji, w której pod koniec roku zabraknie środków na pomoc dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej.

KROK 7. Przygotowanie procedur przyznawania świadczeń

Przed rozpoczęciem wydatkowania środków warto uporządkować:

• tryb składania wniosków,
• harmonogram rozpatrywania,
• sposób dokumentowania decyzji,
• zasady archiwizacji dokumentów.

Przejrzyste procedury ograniczają ryzyko sporów i błędów.

KROK 8. Weryfikacja zasad kontroli wydatkowania środków

Pracodawca jako administrator funduszu odpowiada za prawidłowe gospodarowanie środkami. Dlatego należy sprawdzić:

• czy wymagane są dokumenty potwierdzające wydatkowanie świadczeń,
• czy istnieją procedury kontroli i windykacji,
• czy określono sposób postępowania w przypadku nienależnie pobranych świadczeń.

KROK 9. Sprawdzenie zasad przyznawania pożyczek mieszkaniowych

Na początku roku warto zweryfikować:

• maksymalne kwoty pożyczek,
• okres spłaty,
• oprocentowanie,
• wymagane zabezpieczenia,
• procedury windykacyjne.

Pożyczki mieszkaniowe są jedną z najbardziej ryzykownych form pomocy, dlatego wymagają szczególnie precyzyjnych zapisów.