ZFŚS w grudniu: co trzeba sprawdzić, przeliczyć i jak udokumentować

• do 31 maja jednostka przekazuje co najmniej 75 proc. odpisów podstawowych,
• do 30 września – pozostałą część odpisów oraz ewentualne zwiększenia.

Są to jednak kwoty ustalone w oparciu o dane planowane, które w trakcie roku mogą się zmienić. Dlatego do 31 grudnia jednostki sektora finansów publicznych muszą obowiązkowo skorygować odpis na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis trzeba ustalić na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia, obejmującego pracowników zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy – po przeliczeniu na pełne etaty.

Podstawa naliczania odpisu na ZFŚS

Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2025 r. ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej ogłoszonego przez Prezesa GUS. Zgodnie z obwieszczeniem z 19 lutego 2025 r. przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2024 r. wyniosło 7262,39 zł i ta kwota stanowi podstawę naliczania odpisów w 2025 r. (była wyższa niż przeciętne wynagrodzenie z całego 2024 r.).

Na tej podstawie odpisy podstawowe wynoszą:

• 2723,40 zł – na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5 proc. podstawy),
• 3631,20 zł – na pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (50 proc. podstawy),
• na pracownika młodocianego:

– 363,12 zł – w pierwszym roku nauki (5 proc.),

– 435,74 zł – w drugim roku nauki (6 proc.),

– 508,37 zł – w trzecim roku nauki (7 proc.).

Oprócz odpisów podstawowych jednostka może stosować zwiększenia przewidziane w art. 5 ust. 4 ustawy o ZFŚS. Wysokość każdego zwiększenia wynosi 453,90 zł (6,25 proc. podstawy) i przysługuje:

• na każdą osobę z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
• na każdego emeryta lub rencistę objętego opieką socjalną pracodawcy.

Dodatkowo możliwe jest zwiększenie odpisu o 544,68 zł (7,5 proc. podstawy) na każdą zatrudnioną osobę, jeżeli jednostka prowadzi żłobek lub klub dziecięcy, a środki ze zwiększenia przeznacza wyłącznie na jego działalność.

Kwoty odpisów podstawowych i zwiększeń stanowią punkt wyjścia do naliczenia odpisu na początku roku oraz późniejszej korekty na 31 grudnia, dokonywanej na podstawie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych.

Korekta odpisu na 31 grudnia

Odpis na ZFŚS ustala się na podstawie przewidywanej przeciętnej liczby zatrudnionych. Z tego powodu na początku roku jednostka opiera się na planie zatrudnienia i na tej podstawie nalicza roczny odpis oraz przekazuje środki na rachunek ZFŚS w dwóch częściach: do 31 maja i do 30 września. Są to jednak wartości szacunkowe.

Dopiero pod koniec roku znana jest faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych. W tym momencie jednostka musi dokonać ostatecznej, obowiązkowej korekty odpisu, czyli ponownie obliczyć odpis według rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia i porównać go z odpisem naliczonym na podstawie planu. W efekcie jednostka ustala:

• niedopłatę – jeśli faktyczna liczba zatrudnionych była wyższa niż planowana,
• nadpłatę – jeśli rzeczywista liczba zatrudnionych była niższa od przyjętej na początku roku.

Uwaga! Korekta dotyczy odpisów podstawowych oraz wszystkich zwiększeń przewidzianych w ustawie o ZFŚS. Jej wykonanie wymaga odtworzenia w dokumentacji sposobu liczenia przeciętnego zatrudnienia, wskazania metody oraz przedstawienia obliczeń dla każdego miesiąca roku. Wynik tych ustaleń stanowi podstawę do korekty odpisu na 31 grudnia.

Zamknięcie roku

Korekta odpisu jest obowiązkiem ustawowym i elementem niezbędnym do domknięcia roku finansowego jednostki. Prawidłowe ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych oraz właściwe obliczenie odpisu mają wpływ na:

• rzetelność zapisów na koncie „851” – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• zgodność stanu środków na rachunku ZFŚS z ewidencją księgową,
• poprawność dokumentacji funduszu i preliminarza na nowy rok.

W razie kontroli RIO lub audytu kluczowe znaczenie mają: przejrzystość obliczeń, wskazanie stosowanej metody i spójność zapisów księgowych z faktycznymi przepływami środków.

Ewidencja księgowa ZFŚS

Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą ewidencję ZFŚS przede wszystkim na dwóch kontach:

• „851” – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• „135” – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia.

Środki funduszu muszą znajdować się na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ewidencja księgowa powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu, w tym ZFŚS, oraz dokumentować wszystkie wpływy i wypłaty. Dane z ksiąg muszą być spójne z wyciągami bankowymi.

W trakcie roku odpisy na ZFŚS przekazuje się w dwóch ratach:

• do 31 maja – minimum 75 proc. odpisów podstawowych,
• do 30 września – pozostałą część odpisu podstawowego i wszystkie zwiększenia fakultatywne.

Na koniec roku jednostka dokonuje korekty odpisu. Jest to korekta „in plus” albo „in minus”, zależnie od różnicy między odpisem naliczonym na podstawie faktycznego zatrudnienia a odpisem przekazanym na rachunek funduszu.

Poniżej typowy przebieg ewidencji odpisów i korekty:

1. Zaksięgowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

2. Przekazanie z rachunku bieżącego – subkonto wydatków I raty odpisu (75 proc. wartości odpisu) na rachunek ZFŚS: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

3. Przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano I ratę (75 proc.) na rachunek ZFŚS: Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

4. Wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu: Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

5. Przekazanie z rachunku II raty (25 proc.) wartości odpisu na ZFŚS: Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

6. Przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS w części, w jakiej przekazano środki na rachunek ZFŚS (II rata 25 proc.): Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

7. Wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu II raty odpisu (25 proc.): Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

8. Korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in minus) – zmniejszenie zobowiązania: Wn 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”, Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

9. Zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku na ZFŚS: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS) , Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS).

10. Zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek wydatków z tytułu korekty na ZFŚS (in minus): Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

11. Wpływ na rachunek wydatków bieżących środków zwróconych z rachunku ZFŚS, w związku z korektą odpisu na ZFŚS: Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440), Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

11a. Techniczny zapis ujemny (do pkt 11) dla zachowania czystości zapisów na rachunku bankowym: Wn/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

12. Korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus) – zwiększenie zobowiązania: Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS), Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

13. Obciążenie kosztów w związku z korektą odpisów na ZFŚS (in plus): Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS), Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

14. Przekazanie z rachunku bieżącego środków na rachunek bankowy ZFŚS (w związku z dokonaniem korekty odpisu na ZFŚS in plus): Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

15. Wpływ na rachunek bankowy ZFŚS środków (w związku z korektą odpisu na ZFŚS in plus): Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.