Jak ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych do odpisu na ZFŚS i jego korekty na 31 grudnia?

Jaką metodą należy ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych do naliczenia i korekty odpisu na ZFŚS? Czy jednostka może wybrać dowolną metodę statystyczną, a jeżeli tak – jakie warunki musi spełnić, aby sposób obliczeń był uznany za prawidłowy przy korekcie odpisu na 31 grudnia?

Przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się na podstawie przepisów rozporządzenia z 9 marca 2009 r., z zastosowaniem jednej wybranej metody statystycznej, stosowanej konsekwentnie przez cały rok. Do przeciętnego zatrudnienia wlicza się pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełne etaty. Ustalona w ten sposób liczba stanowi podstawę zarówno naliczenia odpisu, jak i jego korekty na 31 grudnia.

Podstawą naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Zasady jej ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS.

Jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych na potrzeby ZFŚS

Przeciętną liczbę zatrudnionych oblicza się poprzez zsumowanie przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego, a następnie podzielenie uzyskanej sumy przez 12. Do przeciętnego zatrudnienia wlicza się pracowników zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy, po ich przeliczeniu na pełne etaty.

Przeliczenia pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy dokonuje się według liczby godzin określonej w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy. Wyniki przeliczeń mogą prowadzić do wartości ułamkowych, które następnie uwzględnia się przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia.

Metody ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych

Przepisy rozporządzenia dopuszczają stosowanie metod statystycznych wykorzystywanych przez GUS.

1. Metoda średniej arytmetycznej

Polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca i podzieleniu tej sumy przez liczbę dni miesiąca. Metoda ta jest najbardziej dokładna i stosowana w jednostkach, w których w ciągu miesiąca występują częste zmiany kadrowe.

2. Metoda średniej chronologicznej

Polega na ustaleniu liczby zatrudnionych na początek i koniec miesiąca oraz na uśrednieniu tych wartości (z uwzględnieniem stanów pośrednich). Metoda ta sprawdza się w jednostkach o stabilnym zatrudnieniu, które dysponują danymi miesięcznymi z systemów kadrowo-płacowych.

3. Metoda uproszczona

Polega na przyjęciu stanu zatrudnienia z jednego, wybranego dnia miesiąca (np. pierwszego, ostatniego lub 15. dnia). Może być stosowana wyłącznie wtedy, gdy zmiany kadrowe w jednostce są niewielkie i nie wpływają na rzetelność wyniku. Metoda ta powinna być opisana w polityce rachunkowości.

Stosowanie danej metody przez cały rok

Jednostka może wybrać jedną z dopuszczalnych metod, pod warunkiem że:

– jest ona stosowana konsekwentnie przez cały rok kalendarzowy,

– sposób jej zastosowania jest możliwy do odtworzenia,

– metoda została przyjęta i udokumentowana w jednostce (najlepiej w polityce rachunkowości).

Przeciętna liczba zatrudnionych ustalona według jednej z dopuszczalnych metod stanowi podstawę:

– naliczenia odpisu na początku roku,

– weryfikacji i korekty odpisu na 31 grudnia,

– oceny prawidłowości rozliczenia funduszu w trakcie kontroli RIO lub audytu.

Uwaga! Zmiana metody ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych wyłącznie na potrzeby korekty odpisu na koniec roku jest niedopuszczalna. Przyjęta metoda powinna być stosowana w sposób ciągły od początku roku, a jej zmiana może zostać zakwestionowana w toku kontroli jako naruszająca zasadę rzetelności ustaleń.

Stanowisko MRPiPS o korekcie przeciętnego zatrudnienia

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku dla DGP z 9 grudnia 2019 r. wskazało, że przeciętna planowana liczba zatrudnionych, stanowiąca podstawę naliczania odpisu na ZFŚS, musi zostać na koniec roku skorygowana do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Korekta ta obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełne etaty.

Resort podkreślił, że korekta przeciętnego zatrudnienia powoduje również konieczność odpowiedniego skorygowania środków zgromadzonych na rachunku funduszu, ponieważ odpis podstawowy oznacza równowartość środków faktycznie przekazanych na rachunek ZFŚS.