Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Firmy stawiają na współpracę z partnerami
Ponad 42% przedsiębiorstw twierdzi, że już dziś jest w pełni gotowych na obsługę faktur w KSeF, podczas gdy 30% wciąż jest w trakcie procesu wdrożenia. Co istotne, niemal co druga firma skorzystała ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. To wyraźny sygnał, że biznes poważnie traktuje nadchodzące zmiany.
„Deklaracje gotowości to jedno, a codzienna praktyka – drugie. Im większa firma, tym bardziej złożone procesy i więcej wyjątków do obsłużenia. Dlatego ważną rolę we wdrożeniu KSeF pełnią testy, które pozwalają sprawdzić w praktyce działanie poszczególnych mechanizmów. Warto podkreślić, że Asseco Business Solutions już od 2023 roku korzysta z KSeF. To pozwoliło nie tylko przygotować naszą organizację, ale również sprawdzić systemy, które oferujemy klientom” – mówi Dawid Baranowski, Zastępca Dyrektora Pionu Sprzedaży i Wdrożeń Systemów ERP w Asseco Business Solutions.
Jak wynika z badania Asseco „Gotowość polskich firm na KSeF”, aż 69% respondentów korzysta ze wsparcia dostawców ERP lub integratorów. Jednocześnie 39% przyznaje, że pomoc ta ma charakter częściowy, a 18% nie ma jeszcze wiedzy o pełnym wachlarzu dostępnych możliwości. To dowód na to, jak istotna jest rola partnerów technologicznych i jak duże znaczenie ma dziś edukacja w tym obszarze.
Biznes wybiera sprawdzone sposoby autoryzacji
Ważnym elementem przygotowania organizacji na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są te dobrze znane: podpis kwalifikowany (42%) oraz profil zaufany (33%). Na dalszych miejscach znalazły się pieczęć kwalifikowana (9%) i token autoryzacyjny (4%). Co niepokojące, aż 12% firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji.
„Na szczególną uwagę zasługuje pieczęć kwalifikowana, która pomimo niezbyt wysokiego udziału w zestawieniu, jest najbardziej uniwersalnym narzędziem autoryzacji w KSeF. Pieczęć może być przypisana do podmiotu, a nie do konkretnej osoby, co czyni ją idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zautomatyzować procesy poprzez integrację swoich systemów z użytkowanym oprogramowaniem, a także ograniczyć zależność od indywidualnych użytkowników” – tłumaczy Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco Data Systems.
Największe bariery: ludzie i systemy
Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48% przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych. Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się również kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji.
Z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53%). Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi zaadresowania są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami.
Korzyści ważniejsze niż obawy
Przedsiębiorstwa, które wzięły udział w badaniu Asseco, były zgodne i wysoko oceniły potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF. Najważniejszą z nich jest redukcja kosztów wynikająca z braku konieczności przechowywania faktur w formie papierowej.
Kolejno respondenci wymienili korzyści, które przyczynią się do optymalizacji codzienniej pracy: łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami oraz przyspieszenie wymiany dokumentów księgowych. Niewiele mniej istotne okazały się bezpieczeństwo transakcji oraz eliminacja błędów. Mniej oczywistymi atutami, które respondenci wskazali jako ważne, są ochrona środowiska i bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej. Krajowy biznes w umiarkowanym stopniu wierzy natomiast, że wdrożenie KSeF przyczyni się do cyfryzacji obiegu dokumentów czy ograniczenia opóźnień w płatnościach faktur.
Choć wiele firm jest już dobrze przygotowanych na zmiany regulacyjne, przed polskim biznesem pozostaje kilka miesięcy intensywnej pracy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0, które wymaga sprawdzenia i zapewniania zgodności z wykorzystywanymi do tej pory systemami. Wyniki badania Asseco wskazują, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF bardzo pragmatycznie, dostrzegają zarówno ryzyka, jak i szanse. Jak wskazują eksperci Asseco, o sukcesie KSeF będzie można mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwa nie tylko spełnią założenia regulatora, ale również usprawnią codzienne procesy wymiany dokumentów.
Pełny raport „Gotowość polskich firm na KSeF” prezentuje aktualny obraz przygotowań biznesu w Polsce i wskazuje, jakie korzyści mogą płynąć z cyfrowych faktur.
