Jak skutecznie zrezygnować z funkcji w zarządzie

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych oraz ugruntowanym orzecznictwem Sądu Najwyższego członek zarządu może w każdej chwili zrezygnować ze swojej funkcji. Kluczowe znaczenie ma jednak sposób złożenia rezygnacji – oświadczenie to powinno być skierowane do spółki i doręczone w sposób skuteczny. Nie wystarczy więc, że członek zarządu sporządzi dokument – konieczne jest jeszcze jego przekazanie w taki sposób, by spółka mogła się z nim zapoznać.

W sytuacji gdy w spółce funkcjonuje zarząd wieloosobowy, a członek zarządu nie działa samodzielnie, rezygnację musi złożyć innemu członkowi zarządu – w tym przypadku prezesowi. Nie ma wymogu, aby rezygnacja została przyjęta – wystarczy jej skuteczne doręczenie.

Czy e-mail z kwalifikowanym podpisem wystarczy?

W praktyce najskuteczniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie sporządzenie pisemnego oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu, podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. ePUAP również jest dopuszczalny, choć wciąż nieco rzadziej stosowany w obrocie spółek handlowych, bo ta forma podpisu jest zarezerwowana dla kontaktu z organami administracji publicznej. Oświadczenie można przesłać na adres e-mailowy prezesa zarządu.

Jak udokumentować rezygnację i doręczenie?

Jeżeli nie ma pewności, że wiadomość została odczytana, warto zadbać o tzw. dowody staranności – czyli wysłać oświadczenie także listem poleconym na adres spółki widniejący w KRS. Nawet jeśli fizycznie siedziby nie ma, obowiązuje tzw. fikcja doręczenia. Trzeba jednak wykazać, że został dopełniony obowiązku skutecznego doręczenia – czyli druga strona miała możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia.

Warto także – o ile to możliwe – przesłać dokument na inne znane adresy drugiego wspólnika: korespondencyjny, domowy lub firmowy. Każde działanie zmierzające do doręczenia dokumentu może mieć później znaczenie dowodowe w postępowaniu przed sądem rejestrowym.

• pisemne oświadczenie o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu,
• dowody skutecznego doręczenia oświadczenia do spółki (np. potwierdzenia nadania przesyłki, dowody awizacji, screeny wiadomości e-mail podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, inne dowody prób doręczenia).

• skuteczność złożenia rezygnacji (doręczenie),
• obowiązek sądu rejestrowego dokonania zmiany w KRS,
• brak potrzeby przyjęcia rezygnacji przez spółkę – wystarcza skuteczne doręczenie.

Z chwilą gdy oświadczenie o rezygnacji dotrze do spółki w sposób umożliwiający jej zapoznanie się z jego treścią, rezygnacja staje się skuteczna. Od tego momentu były członek zarządu nie ponosi już odpowiedzialności za działania lub zaniechania spółki, choć formalnie może nadal widnieć w KRS. Brak aktualizacji danych w rejestrze nie wpływa na skuteczność rezygnacji. Może jednak rodzić praktyczne trudności, np. w kontaktach z urzędami czy kontrahentami.

Kto może złożyć wniosek do KRS, gdy spółka milczy?

Były członek zarządu ma wręcz obowiązek, aby zadbać o formalne wykreślenie swojego nazwiska z rejestru. Może to zrobić samodzielnie, składając do sądu rejestrowego pismo z opisem sytuacji, kopią rezygnacji oraz dowodami jej doręczenia (wydruki e-maili, potwierdzenia nadania listów, screeny). W piśmie należy wskazać, że drugi członek zarządu nie realizuje obowiązku zgłoszenia zmian.

Sąd – zgodnie z art. 25 ust. 6 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym; dalej: u.k.r.s. – powinien zarejestrować zmianę z urzędu lub zobowiązać spółkę do dokonania zgłoszenia. Sąd rejestrowy może nałożyć na spółkę lub jej zarząd grzywnę za niezrealizowanie obowiązków wynikających z u.k.r.s., choć zazwyczaj kara ta nie jest zbyt dotkliwa.

W skrajnych przypadkach, jeśli sytuacja spółki budzi obawy co do zgodności działania z przepisami prawa, można rozważyć złożenie do sądu wniosku o wszczęcie postępowania przymuszającego lub nawet wniosku o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego – choć ten ostatni krok jest zarezerwowany raczej dla poważniejszych nadużyć.

Odpowiedzialność za zaniechania po rezygnacji – jak się zabezpieczyć?

Warto podkreślić, że skuteczne złożenie rezygnacji z funkcji członka zarządu to nie tylko kwestia formalna – to również zabezpieczenie własnych interesów. Osoba zarejestrowana w KRS jako członek zarządu może bowiem ponosić odpowiedzialność za zaniechania spółki, takie jak niezłożenie sprawozdań finansowych czy brak reakcji na wezwania organów skarbowych lub ZUS. Rezygnacja – skutecznie złożona i udokumentowana – jest pierwszym krokiem do uniknięcia tej odpowiedzialności.

A zatem nawet jeśli spółka nie działa, a drugi członek zarządu zniknął, można skutecznie złożyć rezygnację. Dzięki elektronicznym środkom komunikacji, kwalifikowanemu podpisowi i dobrze udokumentowanym działaniom – można przeprowadzić całą procedurę zgodnie z prawem. A jeśli spółka nie dokonuje zmian w KRS, były członek zarządu może samodzielnie wystąpić do sądu i złożyć wniosek o wykreślenie swojego nazwiska z rejestru. ©℗