Przedsiębiorca spóźnia się z płatnością kilka dni? UOKiK zainterweniuje

Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów przypomniał niedawno, jakie zagrożenie dla biznesu stanowią zatory płatnicze oraz że za tego typu praktyki prawo przewiduje surowe sankcje. Organ w ramach prowadzonych ostatnio postępowań administracyjnych dopatrzył się nieprawidłowości w postaci generowania zatorów płatniczych przez 20 podmiotów - pisze Jakub Sadurski z Kancelarii Affre i Wspólnicy.

W przypadku 10 z nich odstąpiono od nałożenia kar. Wobec pozostałych, w tym trzech spółek giełdowych, organ zastosował sankcje finansowe. I choć prezes UOKiK wskazywał na zmianę swojego podejścia dotyczącego zwalczania zatorów płatniczych z represyjnej na tzw. działania miękkie, które skupiają się nie tyle na penalizacji, ile na wyjaśnianiu problemów, to jednak przedsiębiorcy nie mogą sobie pozwalać na spóźnienia w rozliczeniach transakcji ze swoimi kontrahentami. Ostatecznie bowiem za zaniedbania w tej kwestii grożą wysokie kary.

Wyjaśnijmy na początku, czym jest wystąpienie miękkie i jak na nie zareagować. To nic innego niż pismo od UOKiK, w którym organ sygnalizuje przedsiębiorcy dostrzeżone wątpliwości co do praktyk płatniczych w transakcjach handlowych. W tym dokumencie mogą się również znaleźć pytania mające na celu wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy. Co ważne, odpowiedź na pismo nie jest obowiązkowa. Jej brak nie wiąże się z żadnymi bezpośrednimi konsekwencjami.

Możliwość kierowania do przedsiębiorców wystąpień w sprawach z zakresu przeciwdziałania nadmiernemu opóźnianiu się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych wynika z art. 13ca ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej: ustawa).

Ważny początek

Przedsiębiorcy w miarę możliwości powinni dążyć do współpracy z UOKiK na etapie interwencji miękkiej. Wyjaśnienie sprawy bez wszczynania postępowania angażuje znacznie mniej zasobów po stronie przedsiębiorcy i może pozwolić uniknąć dotkliwych kar pieniężnych. Analiza pisma z UOKiK i przygotowanie danych do odpowiedzi to zadanie przede wszystkim dla osób odpowiedzialnych za finanse i księgowość firmy po stronie zobowiązań przy wsparciu pracowników merytorycznych (np. działu zakupów).

Zagadnienia opóźnień w płatnościach są związane z transakcjami, w których przedsiębiorca występuje jako dłużnik. W zależności od sektora, w jakim funkcjonuje firma, będą to m.in. zakupy środków produkcji, towaru do odsprzedaży czy usług od podwykonawców. Ustalenie poziomu zaległości to zadanie dla księgowości, natomiast ustalenie ich przyczyn często wymaga wsparcia ze strony biznesu. Dla sprawnego przygotowania odpowiedzi istotne są również dobrze funkcjonujące systemy informatyczne do obsługi zamówień i finansów przedsiębiorstwa. Firmy korzystające z outsourcingu w zakresie księgowości powinny zadbać o sprawne przekazanie niezbędnych danych przez zewnętrznego dostawcę usług na wypadek interwencji organu.

Gdy to za mało

Prezes UOKiK jest uprawniony do wszczęcia postępowania antyzatorowego wobec przedsiębiorcy, który wygenerował zaległości płatnicze w wysokości co najmniej 2 mln zł i gdy ten stan utrzymuje się przez trzy kolejne miesiące.

Do ustalenia wielkości zatoru płatniczego bierze się sumę świadczeń pieniężnych niespełnionych lub spełnionych po terminie, przy czym termin zapłaty musi przypadać nie później niż dwa lata przed dniem wszczęcia postępowania. Ustawa obejmuje transakcje handlowe z kontrahentami w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. Oznacza to, że np. wielomilionowe zaległości na rzecz kontrahentów amerykańskich nie będą podstawą do interwencji UOKiK. Ponadto prezes urzędu pomija opóźnienia w transakcjach w ramach grupy kapitałowej. Z obowiązującej regulacji wynikają dwie istotne kwestie.

▶ Po pierwsze, nawet kilkudniowe opóźnienia w płatnościach mogą spowodować, że prezes UOKiK będzie miał prawo interweniować wobec przedsiębiorcy.

▶ Po drugie, dla ustalenia, czy doszło do przekroczenia progu 2 mln zł, znaczenie ma wartość brutto niezapłaconej faktury, a nie kwota odsetek z tytułu opóźnienia w płatności tej kwoty.

Przedsiębiorcy, wobec których prezes UOKiK prowadzi postępowania antyzatorowe, są wybierani w wyniku działań analitycznych prowadzonych w urzędzie. Pomocnym instrumentem w ustalaniu kierunków interwencji organu są sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych składane co roku do Ministerstwa Rozwoju i Technologii przez największych przedsiębiorców. Ustawa przewiduje też możliwość składania zawiadomień do UOKiK. Z tej możliwości korzystają zapewne niezadowoleni kontrahenci, zwłaszcza że ich dane nie są ujawniane w razie ewentualnej interwencji UOKiK. Należy jednak pamiętać, że prezes UOKiK wykonuje swoje kompetencje w interesie publicznym, dlatego skargi pojedynczych przedsiębiorców mogą nie być wystarczającą podstawą do rozpoczęcia kontroli. Samo postępowanie antyzatorowe nie doprowadzi do wyegzekwowania długu od nierzetelnego dłużnika, chociaż nowe przepisy premiują szybkie uregulowanie zaległości przez stronę postępowania. Przed skierowaniem zarzutów do konkretnego przedsiębiorcy organ dokonuje analizy prawdopodobieństwa występowania nadmiernych opóźnień w płatnościach. O tym etapie sprawy przedsiębiorca nie jest informowany i w nim nie uczestniczy.

Konieczna współpraca

Przedsiębiorca, który otrzymał od prezesa UOKiK postanowienie o wszczęciu wobec niego postępowania w sprawie nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych, musi się liczyć z koniecznością dostarczania organowi wielu dokumentów i informacji niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego sprawy. Na tym etapie jest konieczne zaangażowanie osób odpowiedzialnych w firmie za finanse, księgowość i ewentualnie za zakupy.

Ramka 1

Aby wydać decyzję w sprawie zatorowej, prezes UOKiK musi ustalić wiele okoliczności. Przede wszystkim tworzy pełne zestawienie transakcji handlowych przedsiębiorcy w okresie objętym postępowaniem. Przypomnijmy, że w ramach postępowań wszczynanych w latach 2020‒2021, czyli na mocy starych przepisów, przedsiębiorcy otrzymywali do wypełnienia obszerne tabele Excel, w których musieli wprowadzić szczegółowe dane dotyczące poszczególnych transakcji. Były to przede wszystkim dane wierzyciela, dane faktury, daty wystawienia faktury, termin płatności wynikający z umowy z kontrahentem, termin faktycznej zapłaty za fakturę, opis transakcji.

Postępowania prowadzone według nowego stanu prawnego wymagają od prezesa UOKiK pozyskania wielu danych i informacji od przedsiębiorcy. Otrzymane od niego informacje są weryfikowane przez przedstawicieli UOKiK, m.in. z przekazywanymi do administracji skarbowej plikami JPK_VAT i JPK_WB. Organ może też kierować zapytania do kontrahentów przedsiębiorcy, wobec którego toczy się postępowanie.

Kary odstraszą spóźnialskich i zachęcą do spłaty zaległości

Na podstawie materiałów postępowania dowodowego prezes UOKiK ustala, czy badany przedsiębiorca wygenerował zatory płatnicze przekraczające próg ustawowy oraz ile wynosiły opóźnienia w płatnościach wynikających z poszczególnych transakcji.

W przypadku stwierdzenia, że przedsiębiorca złamał ustawowy zakaz nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych, prezes UOKiK może (ale nie musi) nałożyć administracyjną karę pieniężną. To zmiana w stosunku do poprzedniego stanu prawnego, w którym organ obligatoryjnie nakładał karę pieniężną, o ile nie wystąpiły przesłanki odstąpienia od kary. Zmienił się też sposób wyliczania kary. [ramka 2] Wcześniej dokładną wysokość kary wyznaczał wzór matematyczny. Obecnie, zgodnie z art. 13v ust. 2 ustawy, wzór matematyczny służy do ustalenia maksymalnej wysokości kary pieniężnej. Zmieniły się również elementy tego wzoru. Zamiast sumowania kar jednostkowych za każdą transakcję objętą postępowaniem transakcje podlegające karze łączy się w grupy – w zależności od długości opóźnienia. Grupy obejmują odpowiednio: zobowiązania przeterminowane do 30 dni, między 31 a 60 dni, między 61 a 120 dni, między 121 a 365 dni i powyżej 365. W przypadku faktur niezapłaconych długość opóźnienia liczy się do ostatniego dnia okresu objętego postępowaniem.

Ramka 2

Przykład

Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy, którzy w terminie 60 dni od wszczęcia postępowania zapłacili wraz z odsetkami ustawowymi przeterminowane należności, mogą liczyć na złagodzenie kary. Z tego powodu w toku postępowania powinni dążyć do wyjaśnienia przyczyn, dla których dopuścili się opóźnień w płatnościach, i przedstawić dowody działań, które podjęli w celu zmniejszenia poziomu zaległości lub uregulowania przeterminowanych zobowiązań. Warto również wskazać, które z transakcji są przedmiotem sporu sądowego, i przekazać dokumenty, które dowodzą spornego charakteru transakcji. ©℗