Prowadzenie biznesu wiąże się z licznymi obowiązkami prawnymi, regulacyjnymi i organizacyjnymi. Ich skala jest tak duża, że ich wykonanie wymaga nie tylko wiedzy i nakładów finansowych, ale przede wszystkim świadomego i konsekwentnego zarządzania odpowiedzialnością w organizacji oraz determinacji osób odpowiedzialnych za prowadzenie biznesu.

Nie ma również wątpliwości, że w ślad za obowiązkami najczęściej idą sankcje. Kary administracyjne, odpowiedzialność podatkowa, wykroczeniowa, karna i karnoskarbowa są realnym ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli dojdzie do nieprawidłowości, pojawia się jednak kluczowe pytanie: kto za to odpowie?

Niska świadomość zakresu osobistej odpowiedzialności

Praktyka pokazuje, że wśród menedżerów, dyrektorów i członków zarządów wciąż jest niska świadomość zakresu osobistej odpowiedzialności. Osoby zarządzające biznesem często nie wiedzą:

  • jakie obowiązki na nich ciążą;
  • czy odpowiadają za poszczególne obszary, czy za wszystko;
  • czy i w jakim zakresie mogą się uwolnić od odpowiedzialności w sytuacji kryzysowej.

Trzeba pamiętać, że odpowiedzialność karna i karnoskarbowa, to nie tylko problem spółki – zwykle jest ona osobista.

Kodeks karny skarbowy przewiduje tzw. odpowiedzialność zastępczą – za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe odpowiada także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby prawnej.

Dodatkowo, kodeks karny przewiduje odpowiedzialność karną osób zobowiązanych do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą spółki, jeśli poprzez nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków wyrządzą one spółce znaczną szkodę majątkową (powyżej 200 tys. zł).

Podział zadań w spółce ma znaczenie?

Zarówno z perspektywy samej spółki, jak i top managementu, fundamentalne znaczenie mają świadomość obowiązków, które spoczywają na spółce (w szczególności w obszarach generujących największe ryzyka), i jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za ich realizację.

Brak formalnego przyporządkowania zadań do poszczególnych stanowisk pracy i osób może prowadzić do sytuacji, w których:

  • obowiązki nie są realizowane, ponieważ nikt nie jest odpowiedzialny lub nie czuje się odpowiedzialny za ich realizację;
  • kilka osób odpowiada za realizację tych samych obowiązków, co często sprawia, że nikt nie wie, czy określony obowiązek został zrealizowany;
  • odpowiedzialność w przypadku kontroli lub postępowania przypisywana jest niejako automatycznie do osób z najwyższego szczebla.

Jasny podział ról jest więc niezwykle istotny, ponieważ:

  • zwiększa świadomość top managementu co do obowiązków spółki i obowiązków ich samych;
  • daje poczucie bezpieczeństwa z uwagi na jasno określone granice odpowiedzialności;
  • ogranicza ryzyko przypadkowej odpowiedzialności lub “odpowiedzialności zbiorowej” w zarządzie.

Pomocne rozwiązanie, które porządkuje obowiązki w spółce

Skutecznym narzędziem, które porządkuje odpowiedzialność i obowiązki w spółce, jest mapa odpowiedzialności. Jest to praktyczne rozwiązanie, które pozwala:

  • zidentyfikować obowiązki spoczywające na spółce (i wskazać, które z nich z perspektywy możliwej odpowiedzialności są dla spółki kluczowe);
  • określić, kto odpowiada za realizację poszczególnych obowiązków i czy są one odpowiednio przyporządkowane do stanowisk pracy;
  • zweryfikować, jak wygląda rzeczywisty podział zadań w organizacji i czy pracownicy oraz współpracownicy wiedzą, jakie obowiązki powinni wypełniać.

Z uwagi na ogrom regulacji i obowiązków narzuconych przez ustawodawcę, mapa odpowiedzialności często ogranicza się do kluczowych dla spółki obszarów. Jeśli weźmiemy pod uwagę np. spółkę produkcyjną, kluczowe mogą być dla niej obszary, takie jak: BHP, prawo pracy, ochrona środowiska i podatki.

Analiza dokonywana na potrzeby przygotowania mapy odpowiedzialności jest w rzeczywistości formą interdyscyplinarnego audytu. Dotyczy bezpieczeństwa prawnego i wymogów wynikających z przepisów prawa, ale także tego, jak przebiegają procesy decyzyjne czy nadzór nad realizacją obowiązków w spółce.

Dlatego też w projekt tworzenia mapy odpowiedzialności zaangażowani są pracownicy, menedżerowie działów czy np. specjaliści ds. compliance. Mapa może być przygotowana wewnętrznymi mocami lub z pomocą specjalistów z zewnątrz – przy czym korzystanie wyłącznie z zasobów wewnętrznych niesie za sobą ryzyko braku obiektywizmu wynikającego z relacji służbowych (np. w przypadku zmiany obowiązków pracownik może nam zarzucić, że nastąpiła wyłącznie z przyczyn osobistych).

Ochrona ludzi i biznesu

Efektem prac jest mapa odpowiedzialności, czyli czytelna matryca, która wskazuje:

  • konkretne obowiązki spółki,
  • potencjalne konsekwencje niewykonania obowiązków,
  • wagę danego ryzyka z perspektywy działalności spółki,
  • potencjalne konsekwencje wynikające z niewykonania obowiązków,
  • stanowiska i osoby odpowiedzialne za ich realizację.

Uwaga! Taka mapa wskazuje nie tylko obszary odpowiedzialności czy obowiązki oraz przypisane im stanowiska, ale pozwala również wyłuskać tzw. białe plamy, czyli te zadania, które nie zostały formalnie przyporządkowane do nikogo. Jest więc doskonałą podstawą do zmian organizacyjnych i uzupełnień zakresów zadań.

Należyta staranność

Mapa odpowiedzialności to nie tylko narzędzie porządkujące strukturę organizacyjną, ale również istotny element wykazania należytej staranności w zarządzaniu spółką. W praktyce jest to szczególnie istotne z perspektywy organów kontrolnych i ścigania, które weryfikują nie tylko, czy doszło do naruszenia / popełnienia czynu zabronionego, ale również, czy osoby zarządzające podjęły odpowiednie działania, aby zapobiec powstaniu nieprawidłowości.

W efekcie mapa odpowiedzialności może stanowić dowód należytej staranności pokazujący, że określona osoba działała w ramach jasno określonego zakresu obowiązków, miała prawo polegać na realizacji prawidłowo przypisanych obowiązków przez inne osoby i wdrożyła systemowe i realne rozwiązania ograniczające ryzyka. ©℗