Pożegnanie z papierowymi pełnomocnictwami i ryzyko fałszerstw

• Zgody na e-doręczenia: dotychczasowy wymóg „pisemnej zgody” wspólnika na otrzymywanie zawiadomień o zgromadzeniach drogą elektroniczną miałby zostać zastąpiony zgodą w formie dokumentowej;
• Pełnomocnictw korporacyjnych: udział w zgromadzeniu wspólników będzie mógł się opierać na pełnomocnictwie udzielonym w formie dokumentowej, o ile umowa spółki nie wprowadzi surowszych wymogów.

W praktyce oznacza to, że wspólnik nie będzie już musiał przesyłać pocztą tradycyjną dokumentów z własnoręcznym podpisem. Wystarczy e-mail lub skan podpisanego dokumentu (np. w formacie PDF), co znacząco obniży koszty i przyspieszy obieg dokumentacji.

Ośrodek Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych (KIRP) w opinii do projektu ocenia go jako „wpisujący się w szerszy trend cyfryzacji” i zauważa, że podobne rozwiązania z powodzeniem funkcjonują już w prostej spółce akcyjnej. Autor opinii, radca prawny dr Robert Obrzud, adiunkt w Katedrze Prawa Handlowego Uniwersytetu Gdańskiego, podkreśla, że eliminacja archaicznych barier jest szczególnie cenna w dobie zgromadzeń zdalnych, które stały się standardem po pandemii.

Jednak prawnicy zgłaszają też istotne zastrzeżenia. Najpoważniejszym z nich jest bezpieczeństwo obrotu. W epoce zaawansowanych narzędzi graficznych spreparowanie wiarygodnego skanu podpisu nie jest bowiem trudne. „Sfałszowanie pełnomocnictwa w formie dokumentowej (...) może doprowadzić do podjęcia uchwał, które następnie będą kwestionowane w długotrwałych postępowaniach sądowych” – czytamy w opinii KIRP.

Spółka jak detektyw? Klauzula budzi wątpliwości

Aby zapobiec nadużyciom, projekt nakłada na spółki obowiązek podejmowania „odpowiednich, proporcjonalnych do celu działań służących identyfikacji” wspólnika lub pełnomocnika. Ministerstwo sugeruje w OSR (ocenie skutków regulacji), że spółki mogą np. żądać okazania oryginału dokumentu przy sporządzaniu listy obecności lub dołączenia kopii odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego.

KIRP punktuje jednak, że jest to klauzula generalna, która nie precyzuje, jakie konkretnie działania spółka powinna podjąć. W praktyce oznacza to, że spółki będą musiały same wypracować procedury weryfikacyjne, co może prowadzić do znacznych rozbieżności w standardach stosowanych przez różne podmioty. Dodatkowo eksperci wskazują na brak rygoru nieważności dla formy dokumentowej pełnomocnictwa, co może sprawić, że będzie ona traktowana jedynie dla celów dowodowych, co nie byłoby pożądane z perspektywy bezpieczeństwa obrotu.

Pułapka w uzasadnieniu i brak analizy z UE

Analiza KIRP ujawniła również niespójność między treścią projektu a jego uzasadnieniem. Z tekstu samej ustawy wynika, że forma dokumentowa pełnomocnictwa będzie obowiązywać z mocy prawa (chyba że umowa spółki ją zaostrzy). Tymczasem w uzasadnieniu i OSR ministerstwo twierdzi, że wprowadzenie tej formy będzie „uzależnione od woli samych wspólników, wyrażonej w umowie spółki”. Taki rozdźwięk może wprowadzać przedsiębiorców w błąd co do fakultatywności nowych przepisów.

Prawnicy wytykają projektodawcom także brak analizy prawnoporównawczej. Ministerstwo wprost przyznało, że nie sprawdzało, jak te kwestie regulują inne kraje UE, co zdaniem KIRP mogłoby dostarczyć cennych wskazówek w zakresie standardów weryfikacji tożsamości w cyfrowym świecie. ©℗