Kiedy będzie można się domagać dostarczenia faktury poza KSeF

Często podatnicy zakładają, że bardziej efektywne będzie przekazywanie dokumentów w dotychczasowy sposób, a nie przez elektroniczny system administracji skarbowej. Aby to sobie zapewnić, muszą jednak podjąć określone działania z odpowiednim wyprzedzeniem.

Przygotowując się do wdrożenia procesów, dzięki którym od lipca 2024 r. rozpoczną stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur, czy implementując już odpowiednie rozwiązania, podatnicy zastanawiają się niekiedy nad tym, jak od drugiego półrocza przyszłego roku będzie wyglądać doręczanie faktur ustrukturyzowanych. Nie chodzi przy tym wyłącznie o techniczne aspekty pobierania dokumentów zakupowych z systemu (gdyż z tymi zagadnieniami mierzą się programiści przygotowujący oprogramowanie lokalne i implementujący je wdrożeniowcy), lecz o formalne i praktyczne skutki w relacjach z kontrahentami.

W rozmowach z przedsiębiorcami niejednokrotnie spotykałem się z pytaniem dotyczącym tego, czy na żądane kontrahenta konieczne będzie dostarczenie faktury ustrukturyzowanej w formie elektronicznej poza KSeF (np. przesłanie jej e-mailem) albo wręcz w formie papierowej. Nabywcy z kolei pytają, czy możliwe będzie skuteczne wyegzekwowanie od sprzedawcy takiego doręczenia faktury.

Oczywiście należy przypomnieć o tym, że prawodawca podatkowy przewidział normatywny skutek doręczenia faktury ustrukturyzowanej. W zdecydowanej większości przypadków faktura taka będzie doręczona do odbiorcy poprzez KSeF niezależnie od tego, czy sobie on tego życzy, czy nie. Sposób identyfikacji daty doręczenia jest zaś wprost zapisany w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT). Chodzi oczywiście o moment nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru systemowego w KSeF. Niejednokrotnie zwracałem już uwagę na konsekwencje takiego doręczenia (patrz np. „KSeF: przy automatycznym doręczeniu e-faktur uwaga na terminy” – dodatek Podatki i Księgowość z 11 września 2023 r., DGP nr 175). Chociaż prawodawca wypowiedział się w kwestii doręczenia faktury ustrukturyzowanej wyraźnie i jednoznacznie, kwestia ta cały czas budzi niepokój przedsiębiorców.

Co można zapisać w umowie

Kierując się cywilnoprawną zasadą, według której czynności prawne niezgodne z ustawą są z mocy prawa nieważne, moim zdaniem należy stwierdzić ponad wszelką wątpliwość, że nieskuteczne prawnie będzie ustalenie umowne, w ramach którego strony postanowią nie uznawać za doręczoną faktury, która została przekazana nabywcy wyłącznie za pośrednictwem KSeF. W efekcie dokument taki wywoła skutki jako doręczony i np. rozpocznie bieg terminu do rozliczenia VAT naliczonego w nim zawartego. Więcej na ten temat było w powołanej już powyżej publikacji z 11 września 2023 r.

Nie stanowi to jednak odpowiedzi na pytanie dotyczące ewentualnej skuteczności żądania dostarczenia faktury ustrukturyzowanej dodatkowo w inny sposób niż za pośrednictwem systemu administracji skarbowej.

Jeżeli strony nie umówią się w żaden szczególny sposób co do dodatkowej metody doręczenia, to moim zdaniem nie może być mowy o skutecznie wiążącym drugą stronę żądaniu, lecz co najwyżej o wniosku czy prośbie nabywcy skierowanej do wystawcy faktury. W takim przypadku dostarczenie faktury w inny sposób, niż to przewidział prawodawca, czyli np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, w procesie EDI (ang. Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych), w formie papierowej czy jeszcze inną drogą, to kwestia decyzji wystawcy. Oczywiście można się spodziewać, że niejednokrotnie tak właśnie będzie i wystawca przekaże nabywcy obraz faktury, chociażby po to, aby bezpośrednio po sprzedaży potwierdzić jej dokonanie lub wskazać termin płatności w ramach udzielonego kredytu kupieckiego – ale czy na pewno tak będzie, to się okaże dopiero w praktyce.

Niewątpliwie brak zmaterializowanej faktury przynajmniej w pierwszym okresie funkcjonowania obowiązkowego KSeF może się okazać przyczyną pewnych wątpliwości nabywcy co do poprawności działania sprzedawcy. Wystarczy bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik dokonuje zakupu na potrzeby pracodawcy (w jego imieniu i na jego rzecz), płacąc środkami z otrzymanej od pracodawcy zaliczki, z której musi się rozliczyć, albo wręcz regulując płatność własnymi pieniędzmi. Jeśli nie otrzyma wtedy od sprzedawcy do ręki żadnego dokumentu, to będzie się takiego usilnie domagał. Biorąc pod uwagę, że takich zakupów nie musi przecież dokonywać osoba, która zgłębiła tajniki stosowania faktur ustrukturyzowanych, nieskuteczne może się okazać tłumaczenie sprzedawcy, że od lipca 2024 r. nie musi wydawać faktury, gdyż ta właśnie przed chwilą znalazła się na koncie nabywcy w KSeF albo znajdzie się niebawem (może dzisiaj, może jutro albo za dwa dni, gdy przejdzie pozytywnie weryfikację). Nawet pokładając dużą ufność w działania edukacyjne resortu finansów oraz prywatnych mediów, a za ich pośrednictwem doradców podatkowych, zaryzykowałbym stwierdzenie, że rozsądne i dalece pożądane byłoby stosowanie w takich okolicznościach zasady, w ramach której nabywca otrzyma obraz faktury (tutaj oczywiście pojawia się kwestia stosowania kodu QR) albo chociaż inną formę namacalnego potwierdzenia dokonania zakupu, a przede wszystkim zapłaty za świadczenie.

Nawet w przypadku transakcji, w których strony umówiły się co do stosowania kredytu kupieckiego, można dzisiaj zaobserwować jakąś formę oczekiwania, że doręczenie poprzez KSeF nie wyeliminuje praktyki dostarczenia faktur w inny, dotychczas stosowany sposób.

Moim zdaniem nic nie stoi na przeszkodzie, aby w dalszym ciągu tak było. Jednak aby odbiorca mógł domagać się takiego dostarczenia dokumentu faktury, konieczne jest, by takie uprawnienie zapisał sobie w umowie łączącej go ze świadczącym. Jeżeli umowa nie będzie zawierała stosownych zapisów albo nie będzie sporządzona w formie pisemnej, przez co nabywca nie zdoła udowodnić porozumienia w takiej sprawie, to wystawca będzie mógł skutecznie obronić się przed żądaniami nabywcy dotyczącymi dodatkowego dostarczenia obrazu faktury.

Rzecz jasna, można się zastanawiać nad tym, czym miałaby być powodowana odmowa wystawcy faktury przesłania jej obrazu poza KSeF. Tutaj odpowiedzi może być wiele, poczynając od zwykłej złej woli, poprzez obawy związane np. ze stosowaniem kodu QR, aż po brak możliwości technicznej do spełnienia życzenia nabywcy. Tak więc, jeżeli nabywca świadczenia chciałby mieć pewność co do tego, że jego kontrahent – niezależnie od ścieżki przewidzianej w przepisach ustawy o VAT – dostarczy mu fakturę, czy raczej jej obraz, w inny sposób, powinien zagwarantować to sobie poprzez stosowne zapisy umowne. Oczywiście, nie może tutaj być mowy o eliminacji skutku doręczenia przewidzianego w prawie podatkowym, ale jedynie o uprawnieniu do żądania dostarczenia faktury np. w postaci wydrukowanego i podpisanego dokumentu.

Można by było taką kwestię odnieść np. do podpisów pod dokumentem faktury. O ile od lat nie istnieje obowiązek podpisywania faktury, ze względu na ich dodatkowe (poza VAT) funkcje, strony niejednokrotnie umawiają się, że faktury jednak będą podpisywane, wiążąc skutki prawne nie z takim działaniem, lecz z zaniechaniem prowadzącym do braku podpisu pod fakturą. Tak samo można się umawiać w sprawie doręczenia.

Z innej strony, chociaż przy braku generalnego obowiązku przesyłania obrazu faktur ustrukturyzowanych sprzedawca ma prawo odmówić nabywcy dodatkowego doręczenia, jeżeli nie dokonali żadnych szczególnych ustaleń w tym zakresie, to nic nie stoi na przeszkodzie, by w umowie było, niejako informacyjnie, zapisane wyraźnie, że sprzedawca nie będzie dostarczał faktur ustrukturyzowanych inaczej niż poprzez KSeF. Należy się spodziewać, że tego rodzaju zapisy znajdą się w różnego rodzaju regulaminach kreujących stosunki prawne – ale zważywszy na to, że wiele osób standardowo nie czyta regulaminów, zapewne konflikty są nieuniknione.

Kiedy jest obowiązek

Oczywiście taka swoboda działania sprzedawcy nie dotyczy tych przypadków, dla których prawodawca przewidział inny sposób doręczenia faktur ustrukturyzowanych niż poprzez KSeF, jak również w których faktury ustrukturyzowane nie mają zastosowania, względnie „przejściowo” ich się nie stosuje (awarie, niedostępność systemu).

Przypomnieć trzeba, że prawodawca stworzył zamknięty katalog przypadków, w których zasadą jest, iż wystawca ma obowiązek dostarczenia w inny sposób niż poprzez system faktur ustrukturyzowanych. Tak jest, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

W innych okolicznościach wystawca faktury ustrukturyzowanej może ją dostarczyć (dodatkowo) w inny sposób niż poprzez KSeF, ale – o ile nie zobowiązał się do tego poprzez zapisy umowne – nie ciąży na nim taki obowiązek.

Wnioski

Aby zapewnić sobie, że sprzedawca dostarczy mu obraz faktury poza KSeF, nabywca powinien zadbać o to, aby odpowiedni zapis znalazł się w umowie. Z kolei jeżeli sprzedawca w celu doręczenia faktury ustrukturyzowanej krajowemu kontrahentowi nie zamierza robić nic ponad to, co wynika z przepisów, w zasadzie nie musi oświadczać tego takiemu nabywcy (musi jedynie zadbać, by w umowie nie znalazły się zapisy o obowiązku doręczenia obrazu faktury), lecz dla zachowania dobrych relacji rozsądnie byłoby uprzedzić o tym partnera gospodarczego. ©℗