Zgoda na zmianę harmonogramu na prośbę pracownika zależy od okresu rozliczeniowego

Pracownik wystąpił o zmianę harmonogramu na ostatnie dni grudnia. Miał zaplanowaną pracę 30 i 31 grudnia, a chciał mieć w tych dniach wolne i w zamian więcej dni pracy w styczniu (soboty). Pracujemy siedem dni w tygodniu. Zgodziliśmy się na to, ale teraz mamy wątpliwości, czy nie naruszyliśmy przepisów.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zmianę harmonogramu na wniosek pracownika, ale tylko taką, która nie jest sprzeczna z przepisami o czasie pracy. Jeżeli grudzień i styczeń wchodzą do tego samego okresu rozliczeniowego oraz zmiana nie skutkowała np. naruszeniem przepisów o minimalnych odpoczynkach tygodniowych, to przychylenie się do prośby pracownika było możliwe. Jeśli jednak styczeń rozpoczyna nowy okres rozliczeniowy, to takie przeniesienie dni pracy i dni wolnych między tymi miesiącami nie mogło nastąpić.

Harmonogramu czasu pracy nie można dowolnie zmieniać

Harmonogramy czasu pracy mają chronić pracowników, informować ich z wyprzedzeniem o zapotrzebowaniu na ich pracę i ograniczać możliwość niespodziewanych zmian w tym zakresie. Pracodawca nie może dowolnie zmieniać rozkładów czasu pracy, gdyż wtedy obowiązek ich tworzenia byłby sztuczny. Z jednej strony pracownik musiałby otrzymywać miesięczny grafik, z drugiej – pracodawca mógłby go co chwilę zmieniać.

Wnioskując o zmianę harmonogramu, pracownik kieruje się własnymi potrzebami, w pełni świadomie uzgadniając inne godziny czy dni pracy z pracodawcą. Zgoda pracodawcy nie stanowi w takiej sytuacji jednostronnego polecenia służbowego narzucającego zmianę. W każdym jednak przypadku zmiana musi być dopuszczalna z uwzględnieniem przepisów dotyczących czasu pracy.

Wymiar czasu pracy oraz minimalną liczbę dni wolnych od pracy ustala się do przyjętego okresu rozliczeniowego. Jeżeli oba wskazane miesiące objęte są tym samym okresem rozliczeniowym, zgoda na wniosek pracownika była dopuszczalna.

To, że pracownik wypracowałby mniejszą liczbę godzin w grudniu, nie miałoby znaczenia, bo w okresie rozliczeniowym liczba ta wyrównałaby się przez zwiększenie liczby godzin pracy w styczniu. W kilkumiesięcznych okresach rozliczeniowych czas zaplanowanej pracy w poszczególnych miesiącach nie musi bowiem odpowiadać nominalnemu czasowi pracy dla tych miesięcy. Istotne jest jednak to, czy zmiana nie naruszała przepisów o minimalnych odpoczynkach (w tym przypadku szczególnie tygodniowych) w związku z dodatkowymi dniami pracy w styczniu.

Dwa różne okresy rozliczeniowe czasu pracy

Zupełnie inaczej byłoby wówczas, gdyby były to dwa różne okresy rozliczeniowe czasu pracy. Wówczas nie można, także na wniosek pracownika, dokonywać rozliczenia w zakresie zarówno wymiaru czasu pracy, jak i minimalnej liczby dni wolnych od pracy (zachowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) łącznie dwóch okresów rozliczeniowych. Jeśli pracodawca wyraziłby w takiej sytuacji zgodę, nastąpiłoby niedopracowanie w okresie obejmującym grudzień oraz przekroczenie norm średniotygodniowych czasu pracy w okresie rozliczeniowym obejmującym styczeń.

Podsumowanie

W pewnych warunkach można byłoby przyjąć wyrażenie zgody przez pracodawcę na zwolnienie w celu załatwienia spraw osobistych na dwa dni grudnia z odpracowaniem w kolejnym okresie rozliczeniowym. Termin odpracowania nie jest wprost zamknięty okresem rozliczeniowym i z reguły eksperci są zgodni, że może nastąpić w kolejnym okresie rozliczeniowym. Odpracowanie nie mogłoby jednak naruszać minimalnej liczby dni wolnych, a zatem nie mogłoby nastąpić poprzez pracę w dodatkowe wolne soboty w sytuacji, w której pracownik pracuje w pełnym wymiarze w systemie podstawowym. Mogłoby to mieć miejsce w systemie równoważnym albo przy niepełnym wymiarze i rozkładach pracy przewidujących większą niż minimalna liczbę dni wolnych. W opisanej sytuacji tak jednak nie było, gdyż pracownik wnioskował nie o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej, ale o zmianę grafiku. ©℗