Wartości niematerialne i prawne – KSR porządkuje zasady

• nie dopuszcza modelu przeszacowania (wyceny w wartości przeszacowanej),
• nie wyłącza z kategorii WNiP aktywów przeznaczonych do sprzedaży lub do zwrotu właścicielom,
• włącza do wartości początkowej różnice kursowe (dodatnie lub ujemne) od zobowiązań w walutach obcych zaciągniętych na finansowanie WNiP (szersze podejście niż w MSR 23),
• stosuje odmienny – z reguły węższy – zakres ujawnień.

Na tym tle projekt porządkuje obszary, w których dotąd panowała największa dowolność, a zarazem odpowiada na realia polskich jednostek. Warto o nim pisać właśnie teraz, bo znaczenie aktywów niematerialnych w gospodarce stale rośnie – w wielu firmach to one, a nie majątek rzeczowy, decydują o przewadze konkurencyjnej.

Tło i cel standardu o wartościach niematerialnych i prawnych

Prace nad projektem trwały kilka lat i wynikały z sygnałów z praktyki: rozbieżnej kwalifikacji wydatków na prace B+R, różnic w ewidencji kosztów oprogramowania oraz niejednolitej prezentacji WNiP w sprawozdaniach. Celem jest:

• ujednolicenie praktyki księgowej i ograniczenie rozbieżności interpretacyjnych ustawy o rachunkowości,
• wsparcie dla biegłych rewidentów i audytorów (łatwiejsza weryfikacja),
• zbieżność z MSR 38 przy zachowaniu realiów polskich jednostek, zwłaszcza MSP,
• zwiększenie przejrzystości i porównywalności informacji o WNiP.

Projekt porządkuje obecne zagadnienia, ale – zgodnie z akcentem z wywiadu – nie rozstrzyga jeszcze wielu problemów przyszłościowych (dane, AI, ekosystemy cyfrowe).

Zakres standardu o wartościach niematerialnych i prawnych

Projekt obejmuje wszystkie kluczowe zagadnienia związane z wartościami niematerialnymi i prawnymi. W szczególności reguluje:

• definicję i kryteria rozpoznania aktywów – wskazuje, że muszą być identyfikowalne, kontrolowane przez jednostkę i przynosić przyszłe korzyści ekonomiczne,
• początkową wycenę – rozróżnia koszty, które mogą zostać zakwalifikowane jako WNiP (np. licencja na oprogramowanie), od tych, które należy odnieść do kosztów okresu (np. abonament za dostęp do aplikacji),
• prace rozwojowe – określa warunki, które muszą być spełnione, by możliwe było ich ujęcie w aktywach,
• amortyzację i utratę wartości – WNiP amortyzuje się przez okres ich ekonomicznej użyteczności; gdy okresu nie da się wiarygodnie określić, stosuje się okres nie dłuższy niż 5 lat (obowiązkowo dla wartości firmy i zakończonych prac rozwojowych; dla innych WNiP – wyjątkowo, z odpowiednim uzasadnieniem). Testy na utratę wartości przeprowadza się w razie przesłanek zgodnie z KSR 4,
• okresy użytkowania – omawia różnice w traktowaniu aktywów o krótkim czasie używania (np. aplikacje mobilne) i takich, które mogą być wykorzystywane latami (np. patenty),
• ujawnienia w sprawozdaniu finansowym – nakazuje prezentację szczegółowych informacji w notach, w tym okresów amortyzacji, wartości brutto i umorzenia, odpisów aktualizujących oraz ewentualnych ograniczeń w korzystaniu z aktywów (np. zastawy).

W projekcie podano także przykłady aktywów, które mieszczą się w kategorii WNiP: licencje, prawa autorskie, patenty, programy komputerowe, koszty zakończonych prac rozwojowych czy koncesje.

Rozliczanie kosztów prac rozwojowych

Najwięcej wątpliwości w praktyce budzi granica między badaniami a rozwojem. Projekt standardu stawia sprawę jasno: koszty badań obciążają wynik okresu, bo na tym etapie efekty są niepewne. Koszty rozwoju można aktywować wyłącznie wtedy, gdy jednostka udokumentuje łączne spełnienie warunków:

• wykonalność techniczna projektu,
• zamiar i zdolność jego ukończenia (kadrowa i finansowa),
• możliwość wykorzystania lub sprzedaży efektów,
• przewidywane korzyści ekonomiczne (pokrywające co najmniej wartość aktywowanych nakładów),
• dostępność zasobów,
• wiarygodna wycena kosztów.

Dodatkowo projekt wymaga odrębnej ewidencji każdego projektu prac rozwojowych (bez „grupowania” inicjatyw pod jedną pozycją) oraz rzetelnej dokumentacji spełnienia przesłanek – tak, aby biegły rewident mógł potwierdzić zasadność ujęcia w aktywach. Jeżeli projekt zakończy się niepowodzeniem lub przesłanki przestaną być spełnione, nakłady trzeba odnieść w koszty (odpis aktualizujący). W praktyce aktywowanie kosztów rozwoju jest prawem, nie obowiązkiem – jeśli jednostka nie chce lub nie może wykazać przyszłych korzyści, może ujmować wydatki w wyniku bieżącym.

Uwaga! Sam dostęp do usługi (np. abonament/SaaS) nie oznacza kontroli nad składnikiem – z reguły to koszt okresu (ew. RMK czynne, jeśli obejmuje kilka okresów). Wyodrębnione, kontrolowane elementy wytworzone w toku projektu (np. własne komponenty/konfiguracje) mogą stanowić WNiP – o ile spełniają wszystkie warunki rozpoznania.

Ujawnienia w sprawozdaniu finansowym

Zakres prezentacji i ujawnień dotyczących WNiP wynika z załączników do ustawy o rachunkowości. W rachunku zysków i strat (załącznik nr 1) „Zysk/strata z tytułu rozchodu niefinansowych aktywów trwałych” pokazuje różnicę między przychodami z rozchodu składnika WNiP a jego wartością księgową (powiększoną o koszty rozchodu). We wprowadzeniu do sprawozdania należy opisać przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w odniesieniu do WNiP, w tym m.in. metody i zasady amortyzacji.

Projekt zaleca wyodrębnienie w bilansie pozycji „Wartości niematerialne i prawne w realizacji, w tym: koszty realizowanych prac rozwojowych” – tak, aby nakłady w toku nie myliły się z RMK czy ze środkami trwałymi w budowie.

Dodatkowe, przydatne ujawnienia (zalecane przez projekt):

• wartość rynkowa / godziwa składników WNiP – o ile istotnie różni się od wykazanej wartości bilansowej netto,
• wartość początkowa w pełni zamortyzowanych WNiP, które nadal są używane (w tym WNiP niskocenne, jednorazowo odpisane),
• wartość księgowa netto WNiP czasowo nieużywanych,
• przyczyny zmian stawek lub metod amortyzacji w okresie sprawozdawczym,
• czynniki wpływające na trwałą utratę wartości WNiP (z odniesieniem do KSR 4),
• uzasadnienie przyjętego okresu amortyzacji (w tym wskazanie, że dla wartości firmy i zakończonych prac rozwojowych okres co do zasady nie przekracza 5 lat) oraz uzasadnienie zmian stawek/metod,
• wartość WNiP w realizacji (jeśli nie są prezentowane w odrębnej pozycji bilansu).

Wyzwania praktyczne dla jednostek

Wprowadzenie nowego standardu to wyzwanie dla działów księgowych.Największe problemy mogą dotyczyć:

• oceny, które koszty spełniają kryteria aktywowania,
• dokumentowania przesłanek uzasadniających ujęcie w aktywach,
• wyceny bilansowej i amortyzacji,
• ujawnień w sprawozdaniu finansowym – konieczne może być przygotowanie nowych tabel i informacji dodatkowych.

W wielu firmach trzeba będzie zmienić procedury wewnętrzne i zasady dokumentowania projektów, aby spełniać wymagania nowego KSR.

Podsumowanie

Projekt KSR dotyczący wartości niematerialnych i prawnych to krok w stronę większej przejrzystości i ujednolicenia praktyki rachunkowej. Wprowadza rozwiązania znane z MSSF, ale dostosowane do polskich warunków.

Wdrożenie standardu wymaga zmian w polityce rachunkowości i dopracowania procedur dokumentowania kosztów. To zadanie dla księgowych, ale także dla zarządów, które muszą zapewnić odpowiednie dowody na spełnienie warunków aktywacji.

Polecamy rozmowę z ekspertem, który odpowiada na praktyczne pytania i wskazuje, jak przygotować jednostkę do nowych zasad.