KSeF od strony technicznej. Wskazówki i wyjaśnienia [PORADNIK DGP]

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest jednocześnie administratorem danych w nim zawartych.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych i otrzymywania ich za pośrednictwem KSeF istnieje od 1 stycznia 2022 r. Rozwiązanie to w wersji fakultatywnej wprowadzono ustawą z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2076). Etap fakultatywny przyczynia się do nabrania doświadczenia przez podatników i administrację podatkową, a także przygotowuje ich do wprowadzenia powszechnego systemu e-fakturowania. Również z tego względu od 1 września 2023 r. wprowadzono docelową wersję struktury e-faktury FA(2).

Wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i art. 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE z 2022 r. L 168, s. 81).

Obligatoryjny KSeF będzie funkcjonował od 1 lipca 2024 r., z tym zastrzeżeniem, że podatnicy zwolnieni podmiotowo (drobni przedsiębiorcy) lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ustawa o VAT) lub przepisów wykonawczych będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r. schemat 1

Kto może skorzystać

Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT z KSeF mogą korzystać:

• podatnik (np. osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, spółka jawna, spółka z o.o.),
• podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe),
• komornik sądowy, organ egzekucyjny,
• osoby fizyczne wskazane przez komornika sądowego lub przez organ egzekucyjny,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA), którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne niż wymienione wyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Aby osoby/podmioty te mogły korzystać z KSeF, konieczne jest ich uwierzytelnienie się w systemie w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3 ustawy o VAT, tj. zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie korzystania z KSeF (projekt nr 827 w wykazie prac legislacyjnych). infografika

Metody uwierzytelnienia w ksef

Aby korzystać z KSeF, podatnik nie musi zakładać żadnego konta w systemie. Korzystanie z KSeF wymaga jedynie weryfikacji posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienia się w systemie, tj. potwierdzenia tożsamości danej osoby lub podmiotu.

Od 1 lipca 2024 r. uwierzytelnienie podmiotów korzystających z KSeF:

• będzie wymagało użycia środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1797; ost.zm. 2023 r. poz. 1234) – czyli podpisu zaufanego (dla osób fizycznych);

Uwaga! Profil zaufany jest usługą darmową, założyć go można pod adresem: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany.

• będzie wymagało użycia danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online (dla osób fizycznych);

Uwaga! Kwalifikowany podpis elektroniczny powinien być zgodny z wymaganiami Narodowego Centrum Certyfikacji Narodowego Banku Polskiego. (https://www.nccert.pl/).

• będzie wymagało użycia danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online (dla podatników/podmiotów niebędących osobami fizycznymi);

Uwaga! Kwalifikowana pieczęć elektroniczna powinna być zgodna z wymaganiami Narodowego Centrum Certyfikacji Narodowego Banku Polskiego (https://www.nccert.pl/).

• będzie wymagało użycia certyfikatu autoryzującego wytworzonego przez KSeF po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa wyżej;

Uwaga! Przez certyfikat autoryzujący rozumie się wytworzony przez KSeF certyfikat powiązany z parą kluczy szyfrujących, na którą składa się klucz prywatny i klucz publiczny, przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień, umożliwiający uwierzytelnienie w KSeF. Jest to metoda, która zastąpi docelowo jedną z dotychczasowych metod uwierzytelnienia, jaką jest token.

• w przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień będą możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu ZAW-FA;
• w przypadku kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień będą również możliwe po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących tę pieczęć, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu ZAW-FA;
• wystawienie faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, będzie wymagało uwierzytelnienia się przy użyciu certyfikatu wystawcy faktury wytworzonego przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w par. 6 ust. 1 pkt 1–3 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.

Uwaga! Przez certyfikat wystawcy faktury rozumie się wytworzony przez KSeF certyfikat powiązany z parą kluczy szyfrujących, na którą składa się klucz prywatny i klucz publiczny przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień, umożliwiający uwierzytelnienie się przy wystawianiu faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT.

Token jako metoda możliwa do wykorzystania w okresie przejściowym

Token to identyfikator wygenerowany w KSeF przez podmiot uwierzytelniony, zawierający podzbiór uprawnień tego podmiotu.

WAŻNE! Wygenerowany przez KSeF przed 1 lipca 2024 r. ciąg znaków alfanumerycznych, służący do uwierzytelniania się podmiotów korzystających z KSeF, o którym mowa w par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. poz. 2481; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1760), zachowuje ważność do 31 grudnia 2024 r.

Token może być wygenerowany zarówno na osobę fizyczną, jak i na podatnika/podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółkę). Jeśli np. spółka uwierzytelni się w systemie pieczęcią kwalifikowaną i wygeneruje token z posiadanymi przez nią uprawnieniami, to działając w systemie, po uwierzytelnieniu się tym tokenem będzie widoczna w systemie jako spółka, a nie konkretna osoba fizyczna. Jeżeli natomiast dana osoba fizyczna uwierzytelni się w systemie np. podpisem kwalifikowanym i wygeneruje token na swoje dane oraz posiadane uprawnienia, tj. na osobę fizyczną, to po uwierzytelnieniu się tym tokenem będzie widoczna w systemie jako konkretna osoba fizyczna.

WAŻNE! Token to bezpieczna metoda uwierzytelniania przy zachowaniu podstawowego warunku, że nie jest on ujawniany osobom postronnym. Niedopuszczalne jest np. generowanie tokenów przez użytkownika – osobę fizyczną, a następnie przekazywanie ich innym użytkownikom (np. innym osobom fizycznym) w celu wykorzystania ich przez te osoby podczas uwierzytelnienia w KSeF.

Użytkownik, który ma np. uprawnienie do wystawiania faktur, dostępu do faktur oraz do nadawania zmiany lub odbierania uprawnień, chcąc wygenerować sobie token:

• może wygenerować jeden token na wszystkie swoje uprawnienia,
• może wygenerować kilka tokenów, np. na każde uprawnienie inny token.

Wygenerowane tokeny nie podlegają aktualizacji. Jeśli token został wygenerowany np. na uprawnienie do wystawiania faktur, to nie można go zaktualizować i dodać do niego drugiego uprawnienia, np. do dostępu do faktury. Po utworzeniu tokenu możliwe jest wyłącznie jego unieważnienie.

Token może być wykorzystywany do przyspieszenia i ułatwienia procesu autoryzacji (logowania) do KSeF. Zamiast każdorazowego uwierzytelniania się w KSeF, np. podpisem kwalifikowanym, podatnik może wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania w aplikacjach komercyjnych zintegrowanych z API KSeF.

Model uprawnień w KSeF

KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane są uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby lub podmiotu w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Podatnik może również nadać uprawnienie do korzystania z KSeF konkretnej osobie fizycznej. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe.

Rodzaje uprawnień

Na podstawie projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF możemy wyróżnić następujące rodzaje uprawnień w tym systemie:

• do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
• do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• do wystawiania lub dostępu do faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF,
• do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (tj. w ramach samofakturowania),
• dla komornika sądowego oraz organu egzekucyjnego,
• dla przedstawiciela podatkowego.

WAŻNE! Uprawnienie do dostępu do faktur obejmuje dostęp do faktur sprzedażowych oraz dostęp do faktur zakupowych.

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień

Uprawnienia do korzystania z KSeF można nadać, zmienić lub odebrać:

• za pomocą oprogramowania interfejsowego (elektronicznie) – wskazując zakres danych wymaganych rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF,
• poprzez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z KSeF.

Elektronicznie

Na podstawie przepisów projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF dokonywane są za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT, w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego oraz po weryfikacji posiadanych uprawnień.

Uprawnienia można więc nadać, korzystając z komercyjnych programów finansowo-księgowych, które zostały zintegrowane z KSeF, jak również za pomocą bezpłatnego narzędzia oferowanego przez Ministerstwo Finansów – Aplikacji Podatnika KSeF.

Zawiadomienie ZAW-FA

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w par. 6 ust. 1 pkt 3 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (tj. z użyciem danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej), nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

WAŻNE! Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez złożenie ZAW-FA jest przewidziana dla podatników niebędących osobami fizycznymi i podmiotów niebędących osobami fizycznymi, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Poprzez ZAW-FA do korzystania z KSeF, może być uprawniona tylko jedna osoba fizyczna. Powyższa zasada wynika z założeń par. 5 ust. 2 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF. Dalsze uprawnienia osoba fizyczna wskazana w ZAW-FA może nadawać elektronicznie.

Osobą uprawnioną w ZAW-FA może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika niebędącego osobą fizyczną/podmiot niebędący osobą fizyczną. Nie musi być to osoba fizyczna reprezentująca dany podmiot (np. zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym).

Standardowy model uprawnień

Podatnik (sprzedawca) ma w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do nadawania uprawnień, wystawiania faktur oraz do dostępu do faktur.

Osoba fizyczna uprawniona przez podatnika może mieć w KSeF uprawnienia do:

• nadawania, zmiany i odbierania uprawnień (zwane również w dalszej części dokumentu „zarządzaniem uprawnieniami”),
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po numerze NIP lub numerze PESEL lub zarejestrowanych danych unikalnych podpisu kwalifikowanego. Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca ma takie uprawnienia.

Uprawnienie do samofakturowania

Zgodnie z art. 106d ustawy o VAT podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż, jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Jest to procedura tzw. samofakturowania, w którym to nie sprzedawca, lecz podmiot będący nabywcą wystawia fakturę. KSeF jako system służący do powszechnego e-fakturowania również umożliwia stosowanie tej procedury.

Jak wskazano wyżej, podstawą samofakturowania jest zawarta pomiędzy stronami umowa w sprawie wystawiania faktur. W rzeczywistości mogą wystąpić różne modele samofakturowania, które są zgodne z obowiązującymi przepisami, np.:

• z umowy wynika, że faktury pierwotne będą wystawiane przez nabywcę, a faktury korygujące będą wystawiane przez sprzedawcę,
• zarówno faktury pierwotne, jak i faktury korygujące będą wystawiane przez nabywcę.

Samo nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach procedury samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w tej procedurze wystawiane. KSeF nie przewiduje możliwości nadania uprawnienia do samofakturowania w ograniczonym zakresie, np. wyłącznie do wystawiania faktur pierwotnych. Takie ograniczenie może wynikać jedynie z postanowień umownych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.

Model uprawnień dla zakładu (oddziału) lub innej jednostki wewnętrznej podatnika

Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF przewiduje, że uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF ma także m.in. osoba fizyczna wskazana przez podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika (dalej: jednostka wewnętrzna).

Dzięki powyższym rozwiązaniom prawnym podatnik będzie miał, oprócz możliwości nadawania uprawnień do wystawiania faktur i dostępu do faktur według standardowego modelu uprawnień, możliwość nadawania uprawnień do dostępu do faktur i wystawiania faktur w zakresie ograniczonym, odnoszącym się do danego zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podmiotu, a nie do wszystkich faktur ustrukturyzowanych tego podatnika.

Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez wskazanie unikalnego identyfikatora.

WAŻNE! Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika rozumie się identyfikator wytworzony przez KSeF zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych wskazany przez tego podatnika.

Przedstawiciel jednostki wewnętrznej

Podatnik lub osoba fizyczna uprawniona przez podatnika może wskazać osobę fizyczną będącą przedstawicielem zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Osoba fizyczna będąca przedstawicielem jednostki wewnętrznej może:

• zarządzać uprawnieniami w ramach jednostki wewnętrznej,
• wystawiać faktury, w których w Podmiot1 znajdą się dane podatnika, a w Podmiot3 dane jednostki wewnętrznej (w tym jej unikalny identyfikator w polu IDWew),
• mieć dostęp do faktur dotyczących podatnika, w których dodatkowo w Podmiot3 znajdą się dane jednostki wewnętrznej (w tym jej unikalny identyfikator w polu IDWew).

Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po numerach NIP lub PESEL lub zarejestrowanych danych unikalnych podpisu kwalifikowanego.

Osoba fizyczna wyznaczona przez przedstawiciela jednostki wewnętrznej

Osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną będącą przedstawicielem jednostki wewnętrznej podatnika może:

• wystawiać faktury, w których w Podmiot1 znajdą się dane podatnika, a w Podmiot3 dane jednostki wewnętrznej (w tym jej unikalny identyfikator w polu IDWew),
• mieć dostęp do faktur dotyczących podatnika, w których dodatkowo w Podmiot3 znajdą się dane jednostki wewnętrznej (w tym jej unikalny identyfikator w polu IDWew).

Warunkiem poprawnego działania opisanego modelu uprawnień jest każdorazowe wskazanie unikalnego identyfikatora zakładu/wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika w strukturze FA(2) w części Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne w polu IDWew. schemat 2, s. B3

Dzięki opisanemu rozwiązaniu, w przypadku gdy w strukturze FA(2) w części Podmiot2 zostaną wskazane dane nabywcy (spółki z o.o.), a w Podmiot3 zostaną wskazane dane oddziału, którego dotyczy dana faktura (w tym jego unikalny identyfikator), to m.in.:

• pracownik oddziału 1 nie będzie miał dostępu do faktur oddziału 2 i oddziału 3, pracownik oddziału 2 nie będzie miał dostępu do faktur oddziału 1 i oddziału 3, a pracownik oddziału 3 nie będzie miał dostępu do faktur oddziału 1 i oddziału 2,
• kierownik oddziału 1 nie będzie miał dostępu do faktur oddziału 2 i oddziału 3, kierownik oddziału 2 nie będzie miał dostępu do faktur oddziału 1 i oddziału 3, a kierownik oddziału 3 nie będzie miał dostępu do faktur oddziału 1 i oddziału 2,

W przypadku gdy w strukturze FA(2) w części Podmiot2 zostaną wskazane dane nabywcy (spółki z o.o.), ale część Podmiot3 (w tym pole IDWew) pozostanie pusta, osoby uprawnione do dostępu do faktur w poszczególnych oddziałach (pracownicy oddziałów 1‒3, kierownicy oddziałów 1‒3) nie będą miały dostępu do tych faktur zakupowych w ramach opisanego wyżej modelu uprawnień.

Komornik sądowy

Komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1550; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1860; dalej: k.p.c.) są płatnikami podatku od dostawy, dokonywanej w trybie egzekucji, towarów będących własnością dłużnika lub posiadanych przez niego z naruszeniem obowiązujących przepisów.

W związku z dokonaniem dostawy towarów, o której mowa wyżej, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, faktury wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów k.p.c.

W związku z powyższym obowiązkiem komornik sądowy ma w KSeF uprawnienia do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
• dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.

Nie można delegować uprawnień do nadawania uprawnień. Delegowanie uprawnień do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika w KSeF i dostępu do tych faktur następuje wyłącznie elektronicznie.

WAŻNE! Dane komornika sądowego, na którym ciąży obowiązek wystawienia faktury, należy uwzględnić w strukturze FA(2) w części PodmiotUpowazniony (wskazując m.in. w polu RolaPU – „2” – komornik sądowy, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy o VAT).

Komornik sądowy nie ma wglądu:

• w uprawnienia, które nadał dłużnik w KSeF,
• w faktury, które wystawił dłużnik lub osoby przez niego uprawnione.

Organ egzekucyjny

Organy egzekucyjne określone w ustawie z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2505) wykonujące czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów k.p.c. są płatnikami podatku od dostawy, dokonywanej w trybie egzekucji, towarów będących własnością dłużnika lub posiadanych przez niego z naruszeniem obowiązujących przepisów.

Organy egzekucyjne wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika faktury dokumentujące dostawę towarów, o której mowa wyżej, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy.

W związku z powyższym organ egzekucyjny ma w KSeF uprawnienia do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
• dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.

WAŻNE! Dane organu egzekucyjnego, na którym ciąży obowiązek wystawienia faktury należy uwzględnić w strukturze FA(2) w części PodmiotUpowazniony (wskazując m.in. w polu RolaPU – „1” – organ egzekucyjny, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy o VAT).

Przedstawiciel podatkowy

Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF nie przewiduje szczególnego rodzaju uprawnień w przypadku przedstawiciela podatkowego. Korzysta więc on z KSeF na zasadach ogólnych. Oznacza to, że w celu umożliwienia wystawiania faktur w KSeF swojemu przedstawicielowi podatkowemu podatnik powinien mu nadać uprawienie do wystawiania faktur i dostępu do faktur w ramach standardowego modelu uprawnień w KSeF.

Zakłada się wyłącznie oznaczenie w systemie, że podmiot jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF wymaga bowiem podania m.in. informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT. infografika

Funkcjonalności KSeF

Zgodnie z art. 106nd ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 r., KSeF będzie miał funkcjonalności, które można podzielić na kilka grup.

▶ Związane z obsługą e-faktur:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• powiadamianie podmiotów korzystających z KSeF o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
• powiadamianie podmiotów korzystających z KSeF o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej (niezgodność z wzorem jest przesłanką odrzucenia pliku przez KSeF),
• dostęp do faktur ustrukturyzowanych (podatnik ma m.in. dostęp do faktur sprzedażowych, zakupowych oraz faktur, w których występuje jako podmiot trzeci lub podmiot upoważniony),
• otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF i nadaniu fakturze numeru identyfikującego w KSeF będzie ona dostępna u nabywcy, którego identyfikator podatkowy NIP został wskazany w tej fakturze),
• weryfikacja danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF (w przypadku faktur wystawianych np. na rzecz podatników niemających siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce faktura będzie wystawiana w KSeF, ale dodatkowo powinna zostać udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony, np. przekazana w postaci papierowej, oraz powinna mieć kod QR, który umożliwi nabywcy weryfikację, czy dokument został wprowadzony do KSeF oraz czy dane wynikające z faktury otrzymanej poza KSeF są zbieżne z danymi przesłanymi do KSeF przez sprzedawcę),
• przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione).

▶ Związane z nadawaniem numerów KSeF i identyfikatorów płatności:

• oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym, przydzielonym w KSeF (przesłanka niezbędna dla uznania, że dany dokument stanowi fakturę ustrukturyzowaną),
• powiadamianie podmiotów korzystających z KSeF o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia (informacja istotna m.in. z punktu widzenia nabywcy, gdyż data przydzielenia numeru KSeF to co do zasady data otrzymania e-faktury),
• przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika (identyfikator będzie mógł zostać wykorzystany np. podczas płatności przelewem za kilka faktur, np. w ramach mechanizmu podzielonej płatności).

▶ Związane z uprawnieniami do korzystania z KSeF oraz uwierzytelnieniem w systemie:

• nadawanie uprawnień (podatnik może wyznaczyć osobę lub podmiot, który będzie w jego imieniu np. wystawiał faktury),
• zmiana uprawnień (podatnik może np. nadać uprawnienie do wystawiania faktur danej osobie, a następnie odebrać to uprawnienie i nadać innej osobie),
• odbieranie uprawnień (podatnik może np. odebrać uprawnienie do wystawiania faktur osobie lub podmiotowi, któremu wcześniej to uprawnienie nadał),
• weryfikacja uprawnień (system weryfikuje, czy osoba, która np. przesyła plik XML e-faktury do KSeF, ma uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu danego podatnika),
• uwierzytelnienie w systemie (to potwierdzenie swojej tożsamości w KSeF np. za pomocą podpisu kwalifikowanego),
• powiadamianie podmiotów korzystających z KSeF o:

– nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF,

– odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF,

• powiadamianie o braku uprawnień do korzystania z KSeF (brak uprawnienia np. do wystawiania faktur jest przesłanką odrzucenia faktury przez KSeF).

▶ Pozostałe:

• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych (w uzasadnionych przypadkach pracownicy administracji skarbowej będą mogli uzyskać dostęp do e-faktur w celu zweryfikowania wystawianych lub otrzymanych przez podatników faktur; będzie to jednak poprzedzone złożeniem stosownego wniosku o dostęp przez uprawnionego pracownika oraz akceptacją przełożonego wraz z podaniem celu; dostęp do danych nastąpi wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS),
• powiadamianie podmiotów korzystających z systemu o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii KSeF,
• przyjmowanie faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT (w tym przypadku również mają zastosowanie m.in. funkcjonalności dotyczące uwierzytelnienia się w systemie oraz weryfikacji uprawnień do dostępu do faktur, ich otrzymywania, przechowywania, oznaczania numerem KSeF oraz do informacji o nadanym numerze KSeF i dacie jego przydzielenia oraz dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej),
• wymienione we wcześniejszych punktach funkcjonalności dotyczą także faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej

Podstawową i kluczową funkcjonalnością KSeF jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 57; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1703).

Od 1 września 2023 r. faktury ustrukturyzowane wystawia się przy użyciu struktury logicznej FA(2). Wzór faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(2) jest dostępny pod adresem: http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/

WAŻNE! Do KSeF nie są przesyłane rachunki w rozumieniu art. 87 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383), faktury pro forma, noty obciążeniowe, noty uznaniowe, dowody wewnętrzne ani załączniki do faktur.

Data wystawienia faktury

KSeF powiadamia podmioty korzystające z systemu m.in. o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Określenie daty wystawienia faktury jest kluczowe m.in. dla weryfikacji, czy faktura została wystawiona terminowo.

▶ Zasada podstawowa. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia e-faktury jest dzień przesłania jej do KSeF. Datę przesłania faktury do KSeF zawiera w swej strukturze numer KSeF faktury. Jest ona widoczna również w urzędowym poświadczeniu odbioru dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO).

▶ Faktura wystawiona w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT). Za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazaną przez podatnika na tej fakturze ‒ jest to data uwzględniona przez podatnika w polu P_1 struktury (art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT).

Data wskazana przez podatnika w polu P_1 będzie również widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu po ustaniu awarii.

▶ Faktura wystawiona w okresie niedostępności KSeF oraz braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF (zgodnie z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT). Za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazaną przez podatnika na tej fakturze – jest to data uwzględniona przez podatnika w polu P_1 struktury (art. 106nf ust. 9 w zw. z art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT).

Data wskazana przez podatnika w polu P_1 będzie również widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu KSeF.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktura wystawiona w KSeF, która została przyjęta do systemu i której został nadany numer KSeF, jest automatycznie dostępna po stronie nabywcy, o ile w dokumencie został uwzględniony jego NIP (w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP).

WAŻNE! 1 lipca 2024 r. zostaje uchylony art. 106na ust. 2 ustawy o VAT, co oznacza, że otrzymywanie e-faktur nie będzie już wymagało akceptacji odbiorcy tej faktury.

Data otrzymania faktury

W przypadku daty otrzymania faktury również oprócz podstawowej zasady dotyczącej jej ustalania wprowadzono regulacje szczególne.

▶ Zasada podstawowa. Faktura ustrukturyzowana zostje uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Z tego względu jedną z funkcjonalności KSeF jest powiadamianie podmiotów korzystających z systemu m.in. o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia.

▶ Faktura wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony, jeżeli:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

▶ Faktura wystawiona w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT). Za datę otrzymania faktury wystawionej w trybie awaryjnym uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, gdy data ta jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru. W przypadku jednak, gdy data otrzymania takiej faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, a faktura została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

▶ Faktura wystawiona w okresie niedostępności KSeF oraz braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF (zgodnie z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT). Za datę otrzymania faktury wystawionej w tym trybie uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, gdy data otrzymania ww. faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru. W przypadku, gdy data otrzymania ww. faktury, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, a faktura została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Dostęp do faktur

Jak już wskazano, KSeF jest systemem teleinformatycznym umożliwiającym m.in. dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF, nadaniu numeru KSeF faktury nabywca, którego identyfikator podatkowy NIP podano w tej fakturze (w polu NIP w Podmiot2), otrzyma ją również w tym systemie. Nabywca (lub osoba fizyczna bądź podmiot uprawniony przez nabywcę do dostępu do faktur) po uwierzytelnieniu się w KSeF może zobaczyć faktury zakupowe. Sprzedawca (lub osoba fizyczna bądź podmiot uprawniony przez sprzedawcę do dostępu do faktur) również ma dostęp do wystawionych przez siebie faktur. By podsumować – dostęp do danej faktury ustrukturyzowanej w KSeF mają zarówno sprzedawca, jak i nabywca wskazani na tej fakturze.

Co istotne, w przypadku gdy na fakturze, poza danymi sprzedawcy (Podmiot1) oraz nabywcy (Podmiot2), zostaną wskazane dane podmiotu trzeciego (Podmiot3) związanego z fakturą, np. płatnika czy faktora, wraz z jego identyfikatorem podatkowym NIP, podmiot ten po uwierzytelnieniu się w systemie także będzie miał dostęp do tej faktury.

W określonych ustawowo przypadkach faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty, tj. komornika sądowego, organ egzekucyjny i przedstawiciela podatkowego (wypełniony element PodmiotUpowazniony w strukturze FA[2]). W takich sytuacjach dostęp do faktury, poza sprzedawcą i nabywcą (oraz ewentualnie podmiotem trzecim, jeśli występuje w fakturze), po uwierzytelnieniu w systemie będą mieć również ww. podmioty upoważnione.

Przekazanie faktury w postaci uzgodnionej

Wziąwszy pod uwagę, że:

• z obowiązkowego KSeF nie będą wyłączone faktury dokumentujące takie transakcje jak np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport towarów niepodlegające opodatkowaniu na terytorium kraju, świadczenie usług na rzecz podatników z krajów UE oraz podatników z krajów trzecich

oraz, że

• nabywcy tych towarów lub usług w większości przypadków nie mają identyfikatora podatkowego NIP (przez co nie mają dostępu do swoich faktur zakupowych przewidzianego dla użytkowników uwierzytelnionych w systemie)

‒ w ustawie o VAT wprowadzono odpowiednie regulacje odnoszące się do tych sytuacji.

Jak już wspomniano, zgodnie z dodawanym od 1 lipca 2024 r. art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana powinna zostać udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. przesłana w postaci pliku PDF w wiadomości e-mail lub przekazana papierowo) w przypadku, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot niemający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Zatem we wskazanych wyżej przypadkach podatnik nadal będzie zobowiązany wystawić fakturę w KSeF, a dodatkowo przekaże ją swojemu kontrahentowi poza KSeF w postaci uzgodnionej, wraz z odpowiednim kodem QR.

Oznaczenie faktury kodem weryfikującym QR

Kody weryfikujące QR zostaną szczegółowo omówione w części dotyczącej ich generowania. W tym miejscu należy natomiast wyjaśnić, że podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w przypadku:

• udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub
• użycia tej faktury poza KSeF.

Opatrzenie faktur kodem QR dotyczy również:

• faktur, o których mowa w art. 106nf ustawy ust. 1 ustawy o VAT, oraz faktur, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku udostępnienia ich nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
• użycia faktur wystawianych w trybie art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT oraz faktur, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, po przesłaniu ich do KSeF, poza KSeF.

Rozwiązanie dotyczące kodów QR opiera się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę, w momencie jej wizualizacji (np. w formacie PDF lub w postaci papierowej), oznaczać kodem weryfikującym. Nabywca, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane z faktury są zgodne z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Kod QR umieszczony na fakturze umożliwi dostęp do tej faktury. Należy jednak zaznaczyć, że KSeF, w celu udostępnienia faktury użytkownikowi niezalogowanemu, poza kodem QR będzie wymagał podania określonych danych z faktury (dostęp dwuetapowy do faktury).

WAŻNE! Jeśli faktura ustrukturyzowana używana poza KSeF nie zostanie oznaczona kodem QR, to istnieje prawdopodobieństwo, że została wystawiona poza KSeF lub że wystawił ją podmiot nieuprawniony. Dlatego wypełnienie tego obowiązku jest istotne w relacjach między podmiotami biorącymi udział w obrocie gospodarczym.

Kody QR będą mogły być wykorzystywane również np. w sytuacji, gdy nabywcą będzie podmiot korzystający ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT, prowadzący tzw. działalność nierejestrowaną, który nie zarejestrował się jako podatnik zwolniony. W okresie przejściowym (pomiędzy 1 lipca 2024 r. a 31 grudnia 2024 r.) podatnik wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jednocześnie sprzedawcy (podatnicy VAT czynni), wystawiając po 1 lipca 2024 r. fakturę na rzecz podatnika zwolnionego, powinni ją wystawić za pośrednictwem KSeF. Taki podatnik zwolniony w związku z tym, że może nie mieć identyfikatora podatkowego NIP, nie mógłby uzyskać dostępu do faktury jako użytkownik zalogowany do systemu. Między innymi z myślą o tego typu sytuacjach został dodany art. 106gb ust. 6 w ustawie o VAT. Zgodnie z powołanym przepisem od 1 styczna 2024 r. w przypadku, gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, przez:

• podanie kodu weryfikującego QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
• oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF w przypadku, gdy faktura jest używana poza tym systemem.

Oznacza to, że sprzedawca po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej na rzecz ww. podatnika zwolnionego zwizualizuje ją i przekaże nabywcy, np. w postaci papierowej wraz z naniesionym na wizualizacji kodem QR, bądź przekaże nabywcy sam kod weryfikujący oraz dane identyfikujące fakturę (niezbędne do tzw. dostępu dwuetapowego), o ile nabywca nie zwolni go z tego obowiązku.

Generowanie kodów weryfikujących qr

Kod weryfikujący QR jest to unikalny ciąg znaków do oznaczania:

• faktur ustrukturyzowanych, faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawianych przy użyciu KSeF wraz ze wskazaniem numeru identyfikującego te faktury w KSeF,
• faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, przesłanych do KSeF, wraz z oznaczeniem „OFFLINE”

– umożliwiający dostęp do tych faktur w tym systemie oraz weryfikację danych zawartych na tych fakturach.

Kody weryfikujące są przedstawione w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015 wraz z podaniem w przypadku faktury ustrukturyzowanej numeru identyfikującego te faktury w KSeF, a w przypadku faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i 106nh ust. 1 ustawy o VAT – oznaczenia „OFFLINE”.

Szczegółowy opis wymagań technicznych dla kodów weryfikujących zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT. infografika

Co zawiera się w kodzie

Zgodnie z par. 8 ust. 1 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF faktura ustrukturyzowana udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub używana poza KSeF, jest oznaczana kodem weryfikującym, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
• numer identyfikujący fakturę w KSeF,
• wyróżnik faktury (unikalny ciąg znaków obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2 opisanego w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 2 ustawy o VAT, umieszczany na wystawianych przy użyciu KSeF lub przesyłanych do tego systemu fakturach jako składnik kodu weryfikacyjnego).

Przykładowy link weryfikacyjny prezentowany w formie kodu QR ma następującą postać:

https://ksef.mf.gov.pl/web/common/verification/4904089735-20220125-48BA3C65D074-93/YwucKLcs88uk6ivN00%2FC%2FNRYAKH2FduOb0v%2FccwpjTI%3D. Powyższy przepis stosuje się odpowiednio:

• do faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT używanych poza KSeF oraz
• do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF.

Elementy QR kodu dla faktury wystawianej w okresie awarii lub niedostępności systemu

Faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, jest oznaczana kodem weryfikującym, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 2 ustawy, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) wystawcy faktury,
• identyfikator certyfikatu wystawcy faktury,
• wyróżnik faktury,
• podpisany certyfikatem wystawcy wyróżnik faktury.

Przykładowy link weryfikacyjny dla faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, prezentowany w formie kodu QR ma następującą postać:

https://ksef.mf.gov.pl/web/common/Offline/4564564567/3b0d8537-256d-4271-8374-f4b12b22d5ad/YwucKLcs88uk6ivN00%2FC%2FNRYAKH2FduOb0v%2FccwpjTI%3D/RBzXfEuA%2F0n1WjAF6ERXE0Bm%2FPO0Xp4A1f9uyZSS9Wlig7LZm3gOC4uQk8CKaM0WOLHIu6R5OixJKgwouAznHg%3D%3D.

Dostęp dwuetapowy

Jak już wcześniej wskazano, od 1 lipca 2024 r. zostanie wprowadzone nowe rozwiązanie dotyczące dostępu do faktury bez konieczności uprzedniego uwierzytelnienia się i autoryzacji w systemie. Użytkownik, posiadając np. wydruk faktury z kodem weryfikującym QR, będzie mógł ten kod zeskanować. System zweryfikuje, czy dokument, którego kod zeskanowano, rzeczywiście znajduje się w KSeF. W przypadku pozytywnej weryfikacji użytkownik zostanie poproszony o wskazanie danych dostępowych faktury.

Zgodnie z projektem rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF dostęp w KSeF do faktury ustrukturyzowanej, faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, przesłanej do KSeF, oraz faktury VAT RR wystawionej przy użyciu KSeF będzie możliwy poprzez kod weryfikujący QR po podaniu:

• numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, a w przypadku faktury VAT RR – numeru kolejnego faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, oraz
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora oraz
• kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy o VAT, a w przypadku faktury VAT RR – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy o VAT.

Dostęp w KSeF do faktury korygującej oraz faktury VAT RR KOREKTA wystawionej przy użyciu KSeF będzie możliwy poprzez kod weryfikujący QR po podaniu:

• numeru faktury korygującej, o którym mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA – numeru faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy o VAT, oraz
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora, oraz
• kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy o VAT, zawartej na fakturze korygującej, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA – kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy o VAT, zawartej na fakturze VAT RR KOREKTA.

Brak możliwości odrzucenia faktury przez podmiot wskazany jako nabywca

Mogą zdarzyć się sytuacje, w których sprzedawca sprzeda towar podatnikowi A, ale omyłkowo wystawi fakturę ustrukturyzowaną na podmiot B – czyli w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP struktury FA(2) sprzedawca wskaże NIP podmiotu B zamiast podmiotu A.

W takim przypadku fakturę w KSeF otrzyma podmiot B, który nie był faktycznym nabywcą towaru. KSeF nie przewiduje funkcjonalności odrzucenia nieprawidłowo wystawionej faktury przez podmiot B wskazany na tej fakturze.

Jeżeli sprzedawca przesłał do KSeF fakturę z błędnym NIP nabywcy, to zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy. Następnie jest obowiązany przesłać do KSeF poprawną fakturę (pierwotną) z prawidłowymi danymi nabywcy A (w tym w szczególności z jego prawidłowym numerem NIP).

W opisanej sytuacji nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie jego numer NIP podany w tej fakturze był błędny. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (mimo że to nie on jest faktycznym nabywcą towaru).

Anulowanie faktury

W KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Jeśli plik XML został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, to faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli wystawiony dokument zawiera błędy, to sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów.

Anulowanie faktury nie jest możliwe również w przypadku, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (błędny NIP w polu Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP). Jak już zostało wyjaśnione, w tej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą „do zera” i nową fakturę pierwotną zawierającą poprawne dane nabywcy.

Odrzucenie faktury

Co istotne, odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Przesyłana faktura (plik XML) musi być zgodna ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej ‒ od 1 września 2023 r. jest to struktura FA(2). W przypadku gdy faktura będzie zawierała błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, plik zostanie odrzucony. Oznacza to, że faktura nie została wystawiona. Należy więc zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

Ministerstwo Finansów rekomenduje implementację w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce pozwoli wyeliminować opisaną sytuacji.

Wystawianie faktur VAT RR

Od 1 lipca 2024 r. faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA będą mogły być, za zgodą dostawcy, wystawiane przy użyciu KSeF (art. 116 ust. 3b ustawy o VAT). W takim przypadku faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA będą wystawiane i otrzymywane przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Wzór dokumentu – struktura FA_RR zostanie udostępniony w I kwartale 2024 r. schemat 3

Złożenie oświadczenia przez rolnika oraz nadanie uprawnień nabywcy

Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF przez rolnika ryczałtowego wymagają uwierzytelnienia się rolnika ryczałtowego w systemie oraz złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 116 ust. 3 ustawy o VAT (tj. oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT).

Nadanie lub zmiana uprawnień do wystawiania faktur przez podatnika wskazanego przez rolnika ryczałtowego, będącego nabywcą produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego, wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy wystawiającego fakturę oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego.

Oświadczenie takie będzie składane przez rolnika w ramach procedury wskazania przez niego danego nabywcy produktów rolnych i usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF (art. 116 ust. 3c ustawy o VAT). Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF ma bowiem podatnik wskazany przez rolnika ryczałtowego, będący nabywcą produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego.

Nadanie lub zmiana uprawnień do wystawiania faktur przez podatnika wskazanego przez rolnika ryczałtowego, będącego nabywcą produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego, wymaga podania:

• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy wystawiającego fakturę oraz
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego.

Aby rolnik ryczałtowy mógł wykonać powyższe czynności, konieczne będzie posiadanie przez niego identyfikatora podatkowego NIP (posiadanie wyłącznie numeru PESEL nie jest wystarczające).

W przypadku wskazania przez rolnika ryczałtowego w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF, do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie miał możliwość wystawiania faktur VAT RR przy użyciu KSeF.

Wystawianie faktur, o których mowa wyżej, nie dotyczy wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w przypadkach:

• zamieszczenia komunikatów o awarii KSeF w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym lub w środkach społecznego przekazu,
• zamieszczenia informacji o niedostępności KSeF,
• gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia tych faktur z innego powodu niż awaria KSeF określona w komunikatach o awarii zamieszczonych w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym lub w środkach społecznego przekazu.

Kody QR i dostęp do faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA

W przypadku użycia poza KSeF faktury VAT RR lub faktury VAT RR KOREKTA wystawionej przy użyciu KSeF należy oznaczyć taką fakturę kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych w tej fakturze.

Dostęp do faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF, bez konieczności uwierzytelniania, będzie możliwy za pośrednictwem kodu weryfikującego, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury (tzw. dostęp dwuetapowy).

Faktury korygujące VAT RR KOREKTA

Fakturę korygującą fakturę VAT RR wystawioną przy użyciu KSeF wystawia się wyłącznie przy użyciu tego systemu. Obowiązek ten nie dotyczy wystawiania korekt faktur VAT RR w przypadku:

• gdy rolnik ryczałtowy odwołał wskazanie danego nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF lub
• rezygnacji ze zwolnienia od podatku określonego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT lub utraty prawa do tego zwolnienia,
• zamieszczenia komunikatów o awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej MF oraz oprogramowaniu interfejsowym lub w środkach społecznego przekazu, albo informacji o niedostępności KSeF, albo gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia korekty tej faktury z innego powodu niż awaria KSeF określona w komunikatach o awarii zamieszczonych w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym lub w środkach społecznego przekazu.

W przypadku rezygnacji ze zwolnienia od podatku określonego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT lub utraty prawa do tego zwolnienia składający oświadczenie informuje o tym niezwłocznie nabywcę.

Elementy faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA

W przypadku wystawienia przy użyciu KSeF faktury VAT RR lub faktury VAT RR KOREKTA dokument ten:

• w zakresie danych określonych w art. 116 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT powinien zawierać numer identyfikacji podatkowej dostawcy i nabywcy (nie wystarczy numer PESEL),
• nie musi zawierać czytelnych podpisów osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisów oraz imion i nazwisk tych osób,
• powinien zawierać m.in. numer identyfikujący w KSeF fakturę VAT RR, której dotyczy faktura VAT RR KOREKTA – w przypadku faktury korygującej fakturę VAT RR wystawioną przy użyciu tego systemu.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 (wystawione m.in. w trybie awaryjnym), po przesłaniu ich do KSeF są przechowywane w tym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W tym przypadku nie stosuje się art. 112 i 112a ustawy o VAT (które dotyczą przechowywania faktur przez podatników).

Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawione przy użyciu KSeF są również przechowywane w tym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli okres przechowywania faktur, o którym mowa wyżej, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury, o których mowa wyżej, poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tutaj art. 112 i 112a ustawy o VAT stosuje się odpowiednio. schemat 4

Faktury „scamowe”

W celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury „scamowej” (w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jest ona np. wynikiem oszustwa) w API (interfejsie programowania aplikacji) zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji.

Aby zgłosić tego typu fakturę do organu, konieczne jest wpisanie uzasadnienia zgłoszenia (maksymalnie 1024 znaków). Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie, tj. jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury.

Podatnik po przesłaniu zgłoszenia nie będzie informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację ani jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Po zgłoszeniu przez podatnika faktury „scamowej” np. w wyniku błędu podatnika będzie mógł on odwołać dokonane wcześniej zgłoszenie. W tym przypadku również konieczne będzie uzasadnienie odwołania.

Możliwość ukrycia faktury zakupowej

Wprowadzona zostanie techniczna funkcjonalność „ukrywania” przez nabywcę w wynikach wyszukiwania oznaczonych e-faktur. Aby ukryć fakturę, konieczne jest wpisanie uzasadnienia (maksymalnie 256 znaków).

Należy podkreślić, że ukrycie faktur przez nabywcę nie będzie w żaden sposób komunikowane sprzedawcy w KSeF. Ukrycie faktur nie oznacza ich usunięcia z KSeF. Faktury ukryte nadal będą dostępne u danego podatnika, lecz będą znajdować się na osobnej liście lub w osobnej zakładce.

Funkcjonalność ta może być przydatna np. w przypadku, gdy sprzedawca wystawił fakturę z błędnym NIP nabywcy, wskutek czego w KSeF fakturę otrzymał podmiot, którego NIP wskazano na fakturze, a który nie nabył żadnego towaru ani usługi od wystawcy faktury. Podmiot, który otrzymał taką fakturę, a któremu nie przysługuje na jej podstawie prawo do odliczenia podatku naliczonego, może w związku z powyższym taką fakturę ukryć.

Proces ten jest odwracalny, ponieważ podatnik może zdecydować, że przywraca daną fakturę. W tym celu wskaże uzasadnienie tego przywrócenia i faktury znowu będą dostępne i widoczne na standardowej liście faktur.

Przyjmowanie faktur wystawionych w okresie niedostępności systemu

Wchodzący w życie 1 lipca 2024 r. art. 106nh ustawy o VAT zawiera rozwiązania stosowane przez podatników w okresie trwania niedostępności KSeF oraz w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF. Okres trwania niedostępności KSeF wskazywany jest w informacji zamieszczonej w BIP MF oraz dostępny z poziomu oprogramowania interfejsowego. schemat 5

Wystawienie faktury w postaci elektronicznej oraz udostępnienie jej nabywcy

We wskazanych wyżej sytuacjach podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej FA(2). Faktury udostępnia w sposób uzgodniony z nabywcą (np. wysyła w wiadomości e-mail w postaci pliku PDF) oraz oznacza je kodem weryfikującym QR.

Wysyłka do KSeF

Podatnik jest obowiązany przesłać ww. faktury do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego te faktury w KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym:

• po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF,
• po dniu ich wystawienia – w przypadkach, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF określona w komunikatach o awarii, o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT.

Jeżeli w tym terminie zostanie zamieszczony komunikat o awarii, o którym mowa w:

• art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT (awaria komunikowana w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym) – termin na przesłanie wynosi siedem dni roboczych od zakończenia awarii,
• art. 106ne ust. 3 ustawy o VAT (awaria komunikowana w środkach społecznego przekazu) – faktur nie przesyła się do KSeF.

Numer KSeF

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje e-fakturę w KSeF, składa się z 35 znaków. schemat 6

Struktura FA(2) nie jest uzupełniana o nadany numer KSeF. Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). Struktura faktury ustrukturyzowanej zawiera natomiast kolejny numer nadany (przez podatnika) w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (pole P_2), o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

WAŻNE! W przypadku faktury wystawianej w procedurze samofakturowania w numerze KSeF znajdzie się NIP wystawcy, tj. nabywcy towaru lub usługi.

Numer KSeF będzie jednak niezbędny w sytuacjach, w których przepisy ustawy o VAT lub rozporządzenia wykonawcze wymagają wskazania numerów KSeF wcześniej wystawionych faktur ustrukturyzowanych. schemat 7

W fakturze rozliczeniowej

W myśl art. 106f ust. 3 ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności nie obejmuje całej zapłaty, na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy zawrzeć numery KSeF faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, natomiast w przypadku faktur innych niż e-faktury powinna ona zawierać numery tych faktur.

W fakturze zaliczkowej

Zgodnie z art. 106f ust. 4 ustawy o VAT w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF, a w przypadku faktur innych niż e-faktury – numery poprzednich faktur.

Numery KSeF faktur zaliczkowych (zarówno w przypadku wystawienia faktury rozliczeniowej, jak i ostatniej z faktur zaliczkowych) podaje się w części FakturaZaliczkowa struktury FA(2). schemat 8 Jest to element typu „choice” (wybór) co oznacza, że:

• podatnik wypełni pole NrKSeFZN (podaje się „1” w przypadku, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona poza KSeF) oraz NrFaZaliczkowej lub
• podatnik wypełni pole NrKSeFFaZaliczkowej w przypadku, gdy faktura zaliczkowa była wystawiona w KSeF.

W fakturze korygującej

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSeF;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

– określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5 ustawy o VAT,

– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• w przypadkach innych niż wyżej wskazane – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca powinna zawierać zatem m.in. numer KSeF faktury, której dotyczy faktura korygująca. Wymóg ten nie dotyczy przypadków, gdy fakturze korygowanej nie został nadany ten numer.

Numer KSeF powinna zawierać także faktura korygująca wystawiona do faktury, wystawionej zgodnie z art. 106nf ust. 1 oraz zgodnie z art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT. Wymóg taki podyktowany jest dbałością o zachowanie ciągłości systemu wystawiania faktur oraz jednoznacznego powiązania z fakturami poprzedzającymi.

Numery KSeF faktur pierwotnych podaje się w części DaneFaKorygowanej struktury FA(2). schemat 9

We wskazanym wyżej elemencie podatnik, wystawiając fakturę korygującą:

• wskazuje datę wystawienia faktury korygowanej (pierwotnej) w polu DataWystFaKorygowanej,
• wskazuje numer faktury korygowanej w polu NrFaKorygowanej,
• wskazuje „1” w polu NrKSeF oraz podaje numer KSeF faktury korygowanej (jeśli został jej nadany numer identyfikujący w KSeF) lub wskazuje „1” w polu NrKSeFN (jeśli fakturze pierwotnej nie został nadany numer KSeF).

Numer KSeF wskazywany w komunikacie przelewu mpp

W art. 108a ustawy o VAT zostały wprowadzone zmiany mające na celu dostosowanie płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności do wdrażanego obowiązku e-fakturowania.

Do komunikatu przelewu dedykowanego dla płatności w ramach mechanizmu podzielonej płatności wprowadzona została dodatkowa informacja – numer identyfikujący e-fakturę w KSeF. Obowiązek zamieszczania tej informacji dotyczy wyłącznie sytuacji, w której dostawca lub usługodawca jest obowiązany do wystawiania e-faktur w KSeF. schemat 10

W związku z powyższym, dokonując płatności za daną fakturę ustrukturyzowaną w mechanizmie podzielonej płatności, podatnik wskazuje:

• kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności,
• kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto,
• numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w KSeF,
• numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby po datku.

numer ksef wskazywany podczas dokonywania płatności

Z 1 lipca 2024 r. w dziale XI rozdziale 1b dodany zostaje art. 108g ustawy, z tym że przepis ten stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2025 r.

Zgodnie z powyższym przepisem nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz za faktury, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 4 ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2360; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1723), lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF.

Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Powyższych przepisów nie stosuje się w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, niewprowadzone do KSeF w związku z zamieszczonymi komunikatami, o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT.

numer ksef w pliku jpk_vat z deklaracją

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024 r. zostanie również znowelizowane rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 794). Na podstawie rozporządzenia zmieniającego (projekt nr 757 w wykazie prac legislacyjnych) zmodyfikowana zostanie struktura JPK_V7M oraz struktura JPK_V7K. W części ewidencyjnej pliku:

• w węźle ZakupWiersz zostanie dodane m.in. pole NrKSeF (numer identyfikujący fakturę w KSeF),
• w węźle SprzedazWiersz zostanie dodane m.in. pole NrKSeF (numer identyfikujący fakturę w KSeF).

W ww. polach podatnik będzie podawał numer identyfikujący fakturę (zakupową/sprzedażową) w KSeF, jeżeli taki numer został jej nadany.

Urzędowe poświadczenie odbioru

W przypadku przesłania do KSeF pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną e-faktury przez osobę uprawnioną/podmiot uprawniony fakturze zostanie nadany numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. Potwierdzeniem prawidłowej wysyłki pliku e-faktury do KSeF jest UPO. Jest to odrębny od e-faktury dokument w formacie XML, możliwy do pobrania przez API po skutecznej wysyłce faktury do KSeF i nadaniu numeru KSeF.

Pobranie UPO możliwe jest wykorzystaniem API, po ukończeniu sesji, w ramach której został przesłany plik e-faktury do KSeF. W przypadku sesji aktualnej/trwającej pobranie UPO jest niemożliwe.

W przypadku wysyłki interaktywnej w UPO zawarte będą dane dotyczące pojedynczej e-faktury. W przypadku wysyłki wsadowej w UPO znajdą się dane wszystkich e-faktur wchodzących w skład danej paczki, która została skutecznie wysłana do KSeF.

W UPO zawarty jest m.in.:

• numer referencyjny wysłanego zbioru dokumentów (w przypadku wysyłki interaktywnej jest to numer referencyjny sesji, w przypadku wysyłki wsadowej jest to numer referencyjny paczki). Identyfikator dokumentu przesłanego do KSeF nie jest numerem KSeF przesłanej faktury,
• numer KSeF e-faktury,
• numer faktury nadany przez podatnika, o którym mowa w art. 106 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (wartość z pola P_2 e-faktury przesłanej do KSeF),
• data przesłania dokumentu do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów stanowiąca jednocześnie datę wystawienia e-faktury (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT),
• data przyjęcia (tj. data nadania numeru KSeF) stanowiąca jednocześnie datę otrzymania e-faktury przez nabywcę (zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

Struktura dokumentu UPO została opublikowana pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef. Należy podkreślić, że nie ma określonego, obowiązującego wzoru graficznego UPO KSeF. Ważne jest, aby wizualizacja zawierała informacje, zawarte w UPO otrzymanym w formie XML.

Przykładowa wizualizacja UPO wraz z opisem najważniejszych pól dostępna jest także pod adresem: Wideo i animacje (podatki.gov.pl) w zakładce Animacje/plik „Opis elementów UPO_KSeF”).

Zbiorczy identyfikator płatności

Jedną z funkcjonalności KSeF jest przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy (znowelizowany art. 106nd ust. 2 pkt 8a ustawy o VAT).

Identyfikator zbiorczy będzie złożony z 35 znaków. ramka Będzie można go wygenerować wyłącznie dla faktur, którym został przydzielony numer identyfikujący fakturę w KSeF, pod warunkiem że na wszystkich fakturach jest ten sam sprzedawca (Podmiot1). Identyfikator zbiorczy będzie mógł wygenerować nie tylko nabywca w stosunku do swoich faktur zakupowych, lecz np. podmiot związany z danymi fakturami oraz znający ich numery KSeF.

Jeden identyfikator zbiorczy będzie mógł obejmować maksymalnie 10 000 faktur. W przypadku przekroczenia maksymalnej liczby faktur identyfikator nie zostanie wygenerowany, a system zwróci odpowiedni komunikat z opisem błędu.

Możliwe będzie także rozkodowanie zbiorczego identyfikatora płatności, w celu zidentyfikowania numerów KSeF faktur, dla których ten identyfikator zbiorczy wygenerowano jak również sprawdzenie, w jakich identyfikatorach zbiorczych dana faktura ustrukturyzowana już została uwzględniona. Jedna faktura ustrukturyzowana będzie mogła znaleźć się bowiem w więcej niż jednym identyfikatorze zbiorczym (nie ma w tym zakresie ograniczenia). schematy 11, 12, 13

Opisane wyżej funkcjonalności dotyczące zbiorczego identyfikatora płatności będą dostępne w narzędziu oferowanym przez MF – bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.

Do powyższych wymogów dostosowane jest również API KSeF, zatem komercyjne programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF także będą mogły taką usługę udostępniać.

Identyfikator płatności wskazywany w komunikacie przelewu MPP

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. dokonano również odpowiednich zmian w przepisach regulujących dokonywanie płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w sytuacji gdy zapłata dotyczy więcej niż jednej faktury.

W przypadku wystawienia na rzecz podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc więcej niż jednej faktury zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż jednej faktury.

Od 1 lipca 2024 r. w przypadku, gdy płatność dotyczy e-faktur, komunikat przelewu będzie obejmował dowolne faktury wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę, w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc (a nie jak dotychczas wszystkie faktury wystawione dla niego przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie).

W takiej sytuacji w komunikacie przelewu podatnik zamiast wpisywania okresu, za który dokonywana jest płatność, będzie podawał identyfikator zbiorczy generowany przez KSeF.

Identyfikator płatności wskazywany podczas dokonywania płatności

Jak już wspomniano, nowy obowiązek będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 stycznia 2025 r. Należy podkreślić, że obowiązek wynikający z dodawanego od 1 lipca 2024 r. art. 108g ustawy o VAT dotyczy również sytuacji, gdy nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał płatności za kilka faktur ustrukturyzowanych, oraz faktur, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 4 ustawy o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Jeśli nabywca będzie np. realizował jeden przelew dotyczący należności wynikającej z pięciu e-faktur, to wskaże w tytule przelewu identyfikator zbiorczy płatności nadany przez KSeF dla ww. pięciu faktur. schemat 14

KSeF w pytaniach i odpowiedziach

• Czy zamieszczanie numeru KSeF w przelewie, zgodnie z ustawą VAT, będzie obowiązkowe dopiero od 1 stycznia 2025 r.?

Nie. Zamieszczenie numeru KSeF w przelewie będzie obowiązkowe już od 1 lipca 2024 r., ale wyłącznie dla faktur, których płatność jest regulowana w mechanizmie podzielonej płatności (kwoty VAT wpłacane na odrębny rachunek techniczny podatnika). Wynika to z art. 108a ust. 3 pkt 3 znowelizowanej ustawy o VAT.

Od 1 stycznia 2025 r. będzie to obowiązkowe dla wszystkich faktur. Regulacje w tym zakresie umieszczono w art. 108g ustawy o VAT. Przepis ten stosuje się bowiem do płatności dokonanych od 1 stycznia 2025 r. (zgodnie z art. 17 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw).

• Czy fakturę musimy wysyłać w tym samym dniu, w którym ją wystawiliśmy? Co w sytuacji, gdy faktura zostanie wysłana przed północą, ale data jej przyjęcia przez KSeF będzie już z następnego dnia?

KSeF nie jest systemem do raportowania, lecz do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Podatnik po uwierzytelnieniu się w KSeF ma możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym.

Należy podkreślić, że datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF, a nie data wskazana w polu P_1. Zatem jeśli w polu P_1 została wskazana inna data niż data przesłania, np. podatnik wskaże 2024-07-01, ale do KSeF plik XML wyśle dopiero 2 lipca 2024 r., to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony przez KSeF, ale faktura będzie wystawiona 2 lipca 2024 r.

Natomiast jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF przed północą, to datą wystawienia faktury w KSeF jest data rozpoczęcia przesyłania pliku (2024-07-01), nawet jeśli numer zostanie efektywnie nadany po północy (2024-07-02).

• Czy w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF (ZAW-FA) mogę upoważnić dwóch członków zarządu?

Nie. W zawiadomieniu ZAW-FA można upoważnić tylko jedną osobę. Może, ale nie musi to być członek zarządu. Osoba wyznaczona w ZAW-FA może elektronicznie nadać uprawnienia kolejnym osobom.

• Czy będzie możliwość edytowania wystawionej faktury w razie jakiegoś błędu?

Nie. Jeżeli faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF, to jedyną formą poprawienia danych w tej fakturze jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Edycja faktury jest możliwa w programie księgowym przed wysyłką jej do KSeF i nadaniem jej numeru KSeF.

• Czy wspólnik spółki jawnej może się uwierzytelnić poprzez profil zaufany, czy poprzez druk ZAW-FA?

Spółka jawna (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, to może złożyć zawiadomienie ZAW-FA. Jeśli wspólnik spółki jawnej zostanie wyznaczony w ZAW-FA, to będzie mógł się uwierzytelnić w kontekście spółki np. swoim profilem zaufanym.

• Jeśli jako przedsiębiorca zatankuję na stacji paliw służbowy samochód, zapłacę gotówką i poproszę o fakturę na firmę, to czy wystawią mi ją w czasie rzeczywistym?

Tak. Faktury w KSeF są wystawiane w czasie rzeczywistym, to znaczy, że niemal natychmiast po wystawieniu pojawią się w KSeF. Nabywca otrzyma fakturę (plik XML) w KSeF. Nie ma przeszkód, aby sprzedawca na prośbę nabywcy wydał dodatkowo wizualizację (w formie papierowej lub w pliku PDF) faktury wystawionej w KSeF.

• Czy osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest czynnym podatnikiem VAT, a wynajmuje lokal firmie, będzie musiała wystawiać faktury w KSeF od 1 lipca 2024 r.?

Nie. W przypadku gdy podatnik korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 113 ustawy o VAT lub wykonuje wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, to obowiązkowo będzie wystawiał faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r.

• Prowadzę wynajem lokalu jako osoba prywatna. Jestem podatnikiem VAT i wystawiam faktury dla firmy. Czy takie faktury też muszę wystawić w KSeF?

Tak, jeżeli sprzedawcą usługi najmu jest czynny podatnik VAT, to od 1 lipca 2024 r. będzie wystawiał faktury w KSeF na rzecz innych podatników.

• Osoba prowadząca gospodarstwo rolne rozlicza VAT i wystawia faktury za sprzedaż swoich plonów. Niekiedy jej kontrahentem jest firma. Czy taka osoba będzie musiała wystawiać fakturę w KSeF?

Tak. Rolnik, który jest czynnym podatnikiem VAT, gdy sprzedaje plony innemu podatnikowi, będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od 1 lipca 2024 r.

• Czy wizualizacja faktury może być w języku obcym lub dwujęzyczna?

Tak. Wizualizacja faktury (pliku XML) może być w języku obcym, może być też dwujęzyczna. Kluczowe jest, aby treść faktury pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) odpowiadała zawartości pliku XML przesłanego do KSeF.

• Co to jest kod QR i co on zawiera? Czy jest obowiązkowe umieszczanie go na fakturze KSeF?

Kod QR jest to kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę. Będzie on nadawany każdej fakturze automatycznie w oprogramowaniu do wystawiania faktur, z którego korzysta przedsiębiorca. Oznaczanie wizualizacji faktury kodem QR jest obowiązkowe. Szczegóły techniczne dotyczące kodów weryfikacyjnych zawiera projekt rozporządzenia ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dostępny na stronie RCL: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12379252

Przypadki, w których dokonuje się wizualizacji faktury, są wskazane w art. 106gb ust. 5 i 6, art. 106nf ust. 3, ust. 8 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT, które wchodzą w życie 1 lipca 2024 r.

• Co z nadawaniem uprawnień w przypadku spółek z o.o.? Czy wystarczy, że w przypadku jednoosobowego zarządu prezes przez zawiadomienie ZAW-FA nada wszelkie uprawnienia do KSeF dyrektorowi finansowemu, a potem dyrektor już w samym systemie KSeF może nadawać dalsze uprawnienia, np. księgowym do wystawiania faktur, czy sam prezes musi nadać przez ZAW-FA uprawnienia księgowym?

Spółka z o.o. (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może się uwierzytelnić w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli spółka nie ma pieczęci kwalifikowanej, to będzie mogła złożyć zawiadomienie ZAW-FA do swojego urzędu skarbowego. W zawiadomieniu wskazuje się osobę uprawnioną do pracy w KSeF w imieniu spółki, np. dyrektora finansowego. ZAW-FA podpisuje osoba reprezentująca spółkę.

Osoba wyznaczona w ZAW-FA będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie w systemie (np. do wystawiania faktur) kolejnym osobom fizycznym, np. księgowym.

• Jeżeli podatnik wystawia faktury za wykonane usługi specjalistyczne i będzie chciał, aby obszerny opis docierał do odbiorcy, to czy będzie mógł wystawić fakturę w formie papierowej? Czy będzie to np. forma załącznika do faktury?

Wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. KSeF nie przewiduje dodawania załączników. W celu ujęcia dodatkowych informacji na fakturze można wykorzystać pola DodatkowyOpis lub StopkaFaktury (zawiera maksymalnie 3500 znaków).

• Czy faktura wystawiona w KSeF będzie widoczna dla osoby uprawnionej/biura rachunkowego od razu, czy dopiero po zatwierdzeniu jej przez nabywcę?

Faktura jest widoczna dla osoby uprawnionej w momencie jej przetworzenia przez system KSeF. Dzieje się to automatycznie, bez opóźnień.

• Czy gdy nabywca dostanie od nas fakturę w KSeF, to i tak musimy mu przesłać fakturę e-mailowo lub papierowo?

W okresie fakultatywnego KSeF – do końca czerwca 2024 r. ‒ jeżeli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF, to należy mu taką fakturę udostępnić w uzgodniony z nim sposób (w formie papierowej lub w pliku PDF na adres e-mail). Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, w przypadku faktur wystawionych od 1 lipca 2024 r., nie ma obowiązku dodatkowego przekazywania nabywcy wizualizacji takiej faktury. Wyjątkiem jest sytuacja obowiązkowego przekazania faktury kontrahentowi zagranicznemu w sposób z nim uzgodniony, z tym że podatnik może uzgodnić z takim kontrahentem zagranicznym, że przekazanie mu faktury nastąpi w KSeF. Wówczas zapewnia jedynie dane niezbędne do dostępu nabywcy do faktury w KSeF. Szczegóły zaproponowano w projekcie rozporządzenia ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dostępnym na stronie RCL: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12379252

• W jakim terminie należy przekazać fakturę do KSeF?

KSeF nie jest systemem do raportowania, lecz do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Podatnik po uwierzytelnieniu się w KSeF ma możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym.

KSeF nie wprowadził zmian w terminach wystawiania faktur. Terminy wystawiania faktur reguluje ustawa o VAT. Za fakturę będzie uznawany dokument elektroniczny wystawiony w KSeF z nadanym numerem KSeF.

Jedynie w sytuacji awarii KSeF lub niedostępności systemu ustawa o VAT reguluje terminy przekazania do KSeF faktur wystawionych w tym okresie.

• Czy JPK_FA będzie dalej obowiązywać?

W przypadku faktur wystawionych w KSeF i przesłanych do KSeF po awarii lub niedostępności nie obowiązuje przekazywanie pliku JPK_FA na żądanie. Wyjątkiem są faktury wystawione poza KSeF, np. faktury konsumenckie, wobec których JPK_FA nadal będzie obowiązywać. Natomiast z żądania przekazania faktur wyłączone będą faktury wystawione w KSeF.

• Czy, jeśli powiążę konto z KSeF i wystawię dwie, trzy faktury już dziś, ale potem stwierdzę, że jednak nie chcę wystawiać faktur w KSeF, i zacznę od 1 lipca 2024 r. (gdy będzie taki obowiązek), to mogę jeszcze wrócić do trybu wystawiania faktur bez powiązania z KSeF?

W okresie fakultatywnym KSeF jest to możliwe. Należy jednak pamiętać, że faktury wystawione w KSeF trafią do obiegu prawnego. Natomiast od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe będzie wystawianie faktur w KSeF.

• Czy spółki cywilne będą mogły zarejestrować się w systemie KSeF i wystawiać faktury w KSeF?

Tak. Jeżeli mają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, to za pomocą tej pieczęci. Jeżeli takiej pieczęci nie mają, to po zalogowaniu się przez uprawnioną osobę wskazaną w złożonym do swojego urzędu skarbowego zawiadomieniu ZAW-FA.

• Czy do wystawiania faktur konieczne jest posiadanie jakiegoś programu do faktur z płatną subskrypcją, czy można to robić poprzez KSeF?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, które pozwalają na korzystanie z KSeF. Prosimy o zapoznanie się z materiałami na stronie: https://www.podatki.gov.pl/KSeF/aplikacja-podatnika-KSeF-i-inne-narzedzia/. Więcej informacji także w artykule: https://www.gov.pl/web/finanse/do-wystawiania-e-faktur-w-ksef-wystarcza-bezplatne-narzedzia.

• Jak będą mogły wystawić faktury osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, ale nie mają dostępu do internetu, profilu zaufanego, nie obsługują komputera etc.?

Jeśli podatnik nie ma możliwości samodzielnej pracy w KSeF, to możliwe jest uprawnienie innej osoby do wystawiania faktur w KSeF. Korzystanie z profilu zaufanego, który służy do autoryzacji w KSeF, jest bezpłatne.

Ministerstwo Finansów udostępnia również bezpłatne narzędzia pozwalające na korzystanie z KSeF na stronie: https://www.podatki.gov.pl/KSeF/aplikacja-podatnika-KSeF-i-inne-narzedzia/.

• Która z aplikacji (Aplikacja Podatnika/e-Mikrofirma) ma więcej funkcjonalności? Która z nich powinna być aplikacją pierwszego wyboru?

Są to dwie różne aplikacje, mające odrębne funkcjonalności. Wybór zależy od zidentyfikowanych potrzeb użytkownika. E-mikrofirma służy do wystawiania faktur i księgowania faktur, prowadzenia ewidencji i generowania oraz przesyłania JPK_VAT z deklaracją. Aplikacja Podatnika służy natomiast do wystawiania i odbierania faktur w KSeF oraz nadawania uprawnień w KSeF. Za pomocą Aplikacji Podatnika nie ma możliwości wygenerowania i przesłania JPK_VAT z deklaracją.

• W jaki sposób odbywa się procedura generowania tokenu w aplikacji Ministerstwa Finansów? Dla ilu osób może być wygenerowany token?

W Aplikacji Podatnika w celu wygenerowania tokenu użytkownik klika w zakładkę Tokeny, następnie Generuj token. Musi określić nazwę własną tokena, która umożliwia później identyfikację tokena na liście tokenów. Ponadto należy wybrać rolę, do której jest przypisany token, czyli określić spośród posiadanych w danym kontekście uprawnień co najmniej jedno, z którym będzie związany token. Użytkownik mający uprawnienie do wystawiania faktur i uprawnienie dostępu do faktur może np. wygenerować token związany z oboma uprawnieniami lub z jednym z nich w zależności od indywidualnych potrzeb. Token może być wygenerowany dla każdego użytkownika, który dokonał autoryzacji w danym kontekście.

• Generujemy token i wgrywamy go do programu komercyjnego. Czy możemy wysyłać i pobierać faktury z KSeF bez dodatkowych podpisów (profil zaufany)?

Tak. Pod warunkiem, że generując token, mamy właściwe uprawnienia, np. do wystawiania lub dostępu do faktur w KSeF, i w ramach tych uprawnień ten token wygenerujemy.

• Czy wizualizacja faktur może być dowolna, skonfigurowana we własnym systemie finansowo-księgowym? Czy powinna zawierać wszystkie dane z faktury i czy kod QR będzie obligatoryjny na wizualizacji?

Tak. Faktury w API KSeF są dostępne wyłącznie w postaci XML. Wizualizacja może być dowolna. Kwestia ta leży w gestii integratorów. Istotne, aby wizualizacja zawierała dane przesłane do KSeF w pliku XML. Wizualizacja powinna zawierać także kod QR.

• Czy jeśli spółka z o.o. ma firmowe oprogramowanie księgowe i tam jest możliwość wysyłki faktur do KSeF, to mimo tego trzeba się gdzieś logować?

Autoryzacja będzie w takim przypadku odbywać się wewnątrz wykorzystywanej aplikacji zintegrowanej z KSeF. Reguły autoryzacji są takie same niezależnie od tego, z jakiego programu się korzysta.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, niemających elektronicznej pieczęci kwalifikowanej, w celu dokonania pierwszej autoryzacji w systemie koniecznie jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA do swojego urzędu skarbowego.

• Czy wersja KSeF przedprodukcyjna (demo) jest wersją testową i nie wysyła faktur do KSeF?

Faktury wysyłane w wersji przedprodukcyjnej (demo) trafiają do środowiska testowego, które z założenia nie jest środowiskiem wywołującym skutki prawne. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podawania w takich fakturach numerów NIP, nawet losowo generowanych, podmioty o tych NIP mają potencjalny dostęp do danych zawartych w takich fakturach.

Przypominamy, że w środowisku przedprodukcyjnym API oraz przedprodukcyjnej (demo) wersji Aplikacji Podatnika nie należy używać rzeczywistych danych firmy.

• Czym różnią się wersje KSeF: testowa, przedprodukcyjna (demo) od wersji produkcyjnej?

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy o VAT.

W wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo) faktury nie wywołują skutków prawnych. W wersji testowej możliwa jest symulacja poświadczeń, co oznacza możliwość autoryzacji w kontekście dowolnego NIP. W wersji przedprodukcyjnej (demo) poświadczenia działają tak samo jak w środowisku produkcyjnym, czyli oparte są na rzeczywistych narzędziach autoryzacyjnych.

• Co w przypadku wystawienia faktury dla klienta spoza UE? Czy będzie akceptowana wersja papierowa?

Faktury dla podmiotu gospodarczego spoza UE będą wystawiane za pośrednictwem KSeF i przekazywane nabywcy w sposób z nim uzgodniony, np. e-mailem w formie PDF, lub po wydrukowaniu wysłane pocztą. Faktura taka będzie opatrywana kodem QR.

• Co w przypadku najmu prywatnego hali magazynowej dla firmy? Czy taka faktura będzie musiała przejść przez KSeF?

Osoba wynajmująca na gruncie ustawy VAT jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. Jeżeli jej sprzedaż jest zwolniona na podstawie art. 113 ustawy o VAT lub wykonuje ona wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT – to obowiązkowo będzie wystawiała faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r.

• „KSeF powiadamia sprzedawcę o nadaniu numeru” – czy należy przez to rozumieć informację wysłaną w formie e-maila?

KSeF nie wprowadza takiej funkcjonalności. Nie jest jednak wykluczone, że taka funkcjonalność może zostać wprowadzona w oprogramowaniu komercyjnym dostępnym na rynku.

• Czy odbiorca faktury w KSeF dostanie informację, że została wystawiona dla niego faktura?

Nie są planowane tego typu rozwiązania w ramach API. Ewentualne rozwiązania w tym zakresie mogą być wprowadzane przez dostawców programów księgowych zintegrowanych z KSeF.

• Czy w przypadku wysyłki interaktywnej, jeśli jedna faktura nie przejdzie, a przejdą kolejne, z kolejnymi numerami faktur, to będzie zachowany warunek nadania numeru w ramach serii? Czy ma znaczenie, czy faktura zostanie wysłana tego samego dnia (po przesłaniu uprzednich), czy następnego dnia (a faktury z kolejnymi numerami wysłane poprzedniego)?

Wysyłka interaktywna umożliwia bezpośrednie i pojedyncze wysyłanie faktur do KSeF. Każda faktura ma odrębny numer KSeF niezależnie od tego, czy wysyłka odbywa się w paczkach, czy pojedynczo. Błędna faktura nie powoduje odrzucenia pozostałych faktur.

• Czym różni się wysyłka interaktywna od wsadowej?

Podstawową różnicą jest to, że wysyłka interaktywna służy do wysyłki pojedynczych faktur (faktura po fakturze). Każda faktura jest przyjmowana przez system niezależnie od innych faktur wysyłanych w ramach tej samej sesji. Wysyłka wsadowa służy do wysyłki paczek faktur, które są przyjmowane lub odrzucane jako całość.

• Czy data wystawienia e-faktury (P_1) musi być tożsama z datą wysłania do KSeF?

Data wystawienia faktury, wskazana w polu P_1, może być inna niż data przesłania jej do KSeF. Za datę wystawienia zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT uznaje się datę przesłania faktury do KSeF.

• Jak będzie wyglądało wystawianie faktur VAT RR?

Obecnie nie jest możliwe wystawianie w KSeF faktur VAT RR. Natomiast zgodnie z ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw od 1 lipca 2024 r. będzie możliwe wystawianie faktur VAT RR przy użyciu KSeF za zgodą dostawcy.

Możliwość wystawienia takiego dokumentu będzie dostępna dla podatnika VAT po uprzednim uwierzytelnieniu się rolnika w KSeF oraz złożeniu przez tego rolnika w KSeF oświadczenia, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Oświadczenie takie będzie składane przez rolnika w ramach procedury wskazania przez niego danego nabywcy produktów rolnych i usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF. Faktury VAT RR nie będą wystawiane przy użyciu struktury FA(2), lecz przy użyciu struktury FA_RR. Obecnie jest opublikowana wyłącznie robocza wersja struktury FA_RR: Konsultacje podatkowe struktur logicznych FA(2) i FA_RR – Ministerstwo Finansów – Portal Gov.pl (www.gov.pl).

• Czy prawidłowym działaniem będzie wystawienie faktury w KSeF, następnie jej zwizualizowanie kodem QR i przesłanie jej polskiemu kontrahentowi?

W przypadku wystawienia faktury w KSeF dla innego podmiotu nie ma konieczności wizualizowania, bo kontrahent pobierze taką fakturę z KSeF.

• Czy faktury wysyłane do kontrahentów zagranicznych też powinny być wystawiane w systemie KSeF?

Tak, natomiast przekazanie takiej faktury powinno nastąpić w uzgodniony z nimi sposób.

• Czy będzie możliwość wystawienia dokumentu w walucie obcej?

Struktura logiczna faktury KSeF przewiduje wystawianie faktur w walutach obcych.

• Czy będzie możliwość wystawienia dokumentu dla kontrahenta zagranicznego w innym języku niż polski, np. angielskim?

Nie są przewidywane ograniczenia językowe. Jedynym ograniczeniem jest zgodność semantyczna ze strukturą logiczną faktury KSeF.

• Czy można kilka razy pobrać fakturę wystawioną w KSeF?

Tak, KSeF pozwala na pobranie wielokrotnie tej samej faktury.

• Jak będą się logować do systemu wspólnoty mieszkaniowe?

Wspólnoty mieszkaniowe mogą uwierzytelnić się do KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli nie mają takiej pieczęci, to muszą złożyć ZAW-FA w urzędzie skarbowym i wskazać osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania.

• Jeżeli zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest wieloosobowy, to jak złożyć ZAW-FA? Czy muszą się podpisać wszyscy członkowie zarządu?

ZAW-FA powinien zostać podpisany zgodnie z właściwą reprezentacją.

• Jeśli biuro rachunkowe pobierze fakturę z KSeF, to czy i tak musi przesłać do klienta pytanie, w jakim celu dokonał zakupu, np. aby ująć to w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, czy będzie możliwość dodania celu zakupu do takiej faktury?

Nie ma możliwości modyfikowania dokumentów wysłanych do KSeF. Na prośbę klienta sprzedawca może podczas wystawiania e-faktury ująć dodatkowe informacje. W innym przypadku należy ustalić z klientem, które faktury zakupu są kosztowe.

• Czy będzie można wycofać fakturę?

Nie, faktury wystawione w KSeF trafiają do obiegu prawnego, więc jedyną możliwością w przypadku pomyłki jest skorygowanie faktury do zera.

• Czy „faktury wewnętrzne” korygujące dla sprzedaży w eksporcie i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (naliczenie podatku w związku z brakiem udokumentowania eksportu i WDT w kolejnym okresie rozliczeniowym), które nie wychodzą do odbiorcy, muszą być wystawione w KSeF, jeśli faktura pierwotna z zerowym VAT była w KSeF?

Nie.

• Czy w sytuacji, gdy płatności za faktury dokonuje zamiast odbiorcy spedytor, to w poleceniu takiej płatności musi być przez spedytora umieszony nr KSeF ID/identyfikator zbiorczy?

Tak, spedytor będzie zobowiązany do podania numeru identyfikującego fakturę w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF (art. 108g ustawy o VAT).

• Czy w spółce cywilnej uprawnienia ZAW-FA (do nadawania uprawnień) może uzyskać każdy ze wspólników?

Nie, uprawnienie takie może być nadane wyłącznie jednej osobie. Dalsze uprawnienia kolejnym osobom są nadawane drogą elektroniczną.

• Co to są indywidualne cechy faktury, które dają anonimowy dostęp do faktury wystawionej w KSeF?

Reguluje to par. 6 rozporządzenia ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z którym dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

1) numeru identyfikującego daną fakturę w KSeF, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy o VAT;

2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT;

3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;

4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;

5) kwoty należności ogółem.

• Czy rejestrując się do KSeF, musimy od razu zacząć wystawiać faktury przez ten system? Czy możemy tylko dokonać pełnomocnictw dla biura, a zacząć wystawiać faktury w późniejszym terminie?

Obecnie w okresie fakultatywnego KSeF podatnik ma wybór w zakresie wystawiania faktur w KSeF. W tym okresie przystąpienie do KSeF nie wiąże się automatycznie z koniecznością pełnego przejścia na fakturowanie w KSeF. Podatnik może sam zdecydować, które faktury wystawić w KSeF, a które w sposób dotychczasowy.

• W przypadku trybu offline podatnika na przełomie miesiąca, jaka będzie data wystawienia faktury, do którego miesiąca w JPK będzie trafiała ta faktura?

W przypadku trybu offline faktura będzie przyjmowała datę wystawienia wskazaną w polu P_1. KSeF nie wprowadza żadnych zmian, jeżeli chodzi o moment powstawania obowiązku podatkowego.

• Jeśli faktura wystawiona w systemie księgowym ma inną datę niż data wysyłki do KSeF, to którą datę należy wykazać w JPK?

Datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF. Data ta jest podawana w UPO. Tę datę należy wykazać w JPK_VAT.

• Czy będzie możliwość odrzucenia faktury przez nabywcę jako niedotyczącej go lub z innych powodów?

KSeF nie przewiduje możliwości odrzucenia faktury przez nabywcę.

• Ile mamy czasu na wysyłkę dokumentów do KSeF?

Zasady i terminy wystawiania faktur są uregulowane w obowiązujących przepisach. KSeF nie zmienia terminów wystawiania faktur.

• Czy więcej osób może mieć najwyższe uprawnienia do korzystania z KSeF?

Tak, zależy to wyłącznie od rozwiązań przyjętych w danym przedsiębiorstwie.

• Jakie są konsekwencje niewpisania w tytule przelewu numeru faktur KSeF?

Obecnie żadne sankcje nie są przewidziane.

• Czy płatności za faktury proforma będą objęte obowiązkiem podawania numeru KSeF w tytule przelewu?

Faktury proforma nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Obowiązek podawania numeru KSeF, o którym mowa w dodawanym art. 108g ustawy o VAT, nie dotyczy płatności wynikających z tego typu dokumentu (przy założeniu, że nie została wystawiona w pierwszej kolejności faktura ustrukturyzowana).

• Jeżeli płacimy zaliczkę i nie mamy jeszcze wystawionej faktury, to w podzielonej płatności w komunikacie przelewu wpisujemy teraz słowo „zaliczka”. Jak będzie to przeprowadzane w przypadku, gdy nie mamy numeru KSeF? Czy tutaj nic się nie zmieni i nadal będziemy wpisywać słowo „zaliczka”? Czy może jednak nie będzie można dokonać wpłaty przed wystawieniem faktury zaliczkowej?

Przepisy w tym zakresie nie ulegają zmianie. Jeśli płatność zaliczki w ramach mechanizmu podzielonej płatności jest dokonywana przed wystawieniem faktury zaliczkowej w KSeF, to w tytule płatności wskazuje się „zaliczka”.

• Czy jest obowiązek przekazania wizualizacji faktury klientowi prowadzącemu działalność gospodarczą w momencie zakupu, np. w sklepie?

Co do zasady nie ma obowiązku przekazywania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej nabywcy. Jednak zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego UE inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

• Jaki kurs waluty należy przyjąć do ksiąg rachunkowych, jeśli faktura zostanie przygotowana w systemie finansowo-księgowym, a dosłana do KSeF dzień później, i otrzyma inną datę wystawienia niż ta pierwotna w naszym systemie? Kurs z dnia poprzedzającego pierwotne wystawienie czy z dnia poprzedzającego datę wystawienia w KSeF? Podobnie ‒ jaki kurs przyjąć do ksiąg w przypadku dosłania do KSeF danych z opóźnieniem wynikającym z awarii?

Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może też wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.

Zgodnie z art. 31a ust. 1a ustawy o VAT, dodawanym z 1 lipca 2024 r., w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik może dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 (tj. dzień wskazany w polu P_1), pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1. Zdanie drugie art. 31a ust. 1 ustawy o VAT stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z art. 31a ust. 2 ustawy o VAT, znowelizowanym z 1 lipca 2024 r., w przypadku gdy podatnik wystawił fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze wvwalucie obcej, przeliczenia na złote podatnik dokonuje według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dacie przesłania jej do KSeF.

Podatnik może jednak dokonać tego przeliczenia również według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (tj. dzień wskazany w polu P_1), pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Natomiast w przypadku awarii i zastosowania trybu z art. 106nf ustawy o VAT uznaje się, że faktura została wystawiona w dacie wskazanej w polu P_1 struktury FA(2). Kurs dla celów VAT przyjmuje się z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 (o ile faktura jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego).

• Czy będzie możliwość ograniczenia dostępu do otrzymanych faktur ustrukturyzowanych według oddziału nabywcy lub według kontrahenta? Chodzi mi o to, czy po nadaniu uprawnień do odbierania faktur w KSeF automatycznie dana osoba będzie widzieć 100 proc. faktur?

W KSeF przewidziano specjalny model uprawnień z wykorzystaniem unikalnego identyfikatora wewnętrznego. Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika rozumie się identyfikator wygenerowany przez KSeF zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

Możliwe jest, aby spółka wygenerowała w KSeF identyfikatory dla poszczególnych oddziałów/jednostek wewnętrznych i wyznaczyła osoby fizyczne – przedstawicieli poszczególnych oddziałów/jednostek wewnętrznych. Przedstawiciel danej jednostki wewnętrznej/oddziału po zalogowaniu się w kontekście danego oddziału/jednostki wewnętrznej będzie miał dostęp do faktur, w których nabywcą będzie spółka (Podmiot2), a odbiorcą będzie oddział (Podmiot3), którego unikalny identyfikator zostanie wskazany w fakturze. Korzystanie z tego rozwiązania jest fakultatywne.

• Czy spółka posiadająca trzy lokalizacje w Polsce (trzy fabryki, z których wysyła towar) powinna wystawiać faktury z oznaczeniem każdej z tych trzech jednostek, czy może wystawiać faktury jako główna spółka bez podziału na oddziały/lokalizacje?

Sprzedawcą i podatnikiem na gruncie VAT jest spółka. Zatem dane sprzedawcy to dane spółki. Na fakturze można podać dane oddziału, ale jest to dobrowolne.

Możliwe jest także, aby przedstawiciele poszczególnych oddziałów wystawiali faktury w KSeF, w których sprzedawcą będzie spółka (Podmiot1), a wystawcą oddział (Podmiot3). Jest to specjalny model uprawnień wykorzystujący unikalny identyfikator wewnętrzny oddziału/jednostki wewnętrznej. Korzystanie z tego rozwiązania jest fakultatywne.

• Czy mój kontrahent może skorygować/zaproponować zmianę np. kwoty? Czy też, jeśli się z czymś nie zgadza, to musi fakturę po prostu skorygować do zera? (bo usunąć jej, jak rozumiem, nie może?)

Od 1 lipca 2024 r. zostają uchylone przepisy dotyczące not korygujących. Bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na fakturze będzie wystawiana faktura korygująca przez sprzedawcę.

• Czy tryb offline dotyczy problemów zarówno po stronie KSeF, jak i podatnika?

Tak, tzw. tryb offline dotyczy zarówno niedostępności oraz awarii KSeF, jak i przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

• Firma ma kilkanaście oddziałów przypisanych do jednego numeru NIP. Każdy oddział opisuje i akceptuje dotyczące go faktury kosztowe. W jaki sposób/według jakich danych rozróżniać te faktury, aby móc je przydzielać do konkretnego oddziału (np. faktury za energię elektryczną, gaz itp.)?

Przepisy wprowadzające KSeF nie wprowadzają zmian w zakresie danych możliwych do wykazania w fakturach. Struktura logiczna faktury KSeF oprócz danych wymaganych przepisami ustawy o VAT pozwala umieszczać w fakturach inne dane stosowane w praktyce biznesowej. W szczególności są to dane tzw. Podmiotów3 wraz z ich danymi adresowymi. Czyli dane innych niż podatnik sprzedawca i podatnik nabywca podmiotów biorących udział w transakcji. Ponadto możliwe jest wykazywanie innych danych, takich jak adresy punktów poboru, korzystając z elementu DodatkowyOpis. Udostępniono również możliwość wprowadzenia w danych Podmiotu3 możliwości stosowania identyfikatorów wewnętrznych. Będą one nadawane samodzielnie w ramach organizacji podatnika. Umożliwi to wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności, przewidzianych dla jednostek wewnętrznych, związanych z ograniczonym dla danej jednostki dostępem do faktur zakupowych. Warunkiem wykorzystania tej funkcjonalności będzie stosowanie identyfikatora wewnętrznego przez wystawcę faktury.

• Czy dla faktur zapłaconych kartą bankową/gotówką jest przewidywane pole obligatoryjne dla wystawcy do oznaczenia pracownika nabywcy, który dokonał płatności? Czy będzie to tylko dobra wola wystawcy? Chodzi tutaj np. o rozliczanie delegacji, zakupy opłacane kartą/gotówką.

Jeśli faktura będzie wystawiana na podmiot gospodarczy, czyli będzie podlegała wystawianiu za pośrednictwem KSeF, to umieszczanie takich danych będzie uzależnione od woli i możliwości wystawcy – tak jak jest to obecnie. Przepisy ustawy o VAT nie zwierają regulacji w tym zakresie i nie są planowane takie zmiany.

• Czy będzie możliwość wystawienia faktury zbiorczej?

Struktura logiczna KSeF umożliwia wystawianie faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Jeśli przez fakturę zbiorczą rozumieć fakturę dokumentującą wiele dostaw dokonanych w różnych dniach danego okresu, to istnieje możliwość wystawienia jej w KSeF.

• Czy będzie możliwość wysłania paczki faktur sprzedażowych np. na koniec dnia roboczego, czy trzeba wysyłać każdą fakturę oddzielnie?

API KSeF przewiduje funkcjonalność wysyłki paczek faktur. Należy mieć jednak na uwadze, że w okresie dobrowolnego stosowania KSeF fakturę uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF. Wcześniejsze wydanie faktury kontrahentowi oznacza wprowadzenie jej do obiegu prawnego z pominięciem KSeF. Faktura taka nie powinna być już raportowana do KSeF.

• Czy KSeF będzie sprawdzać wartości faktury, czy będzie tylko weryfikował, czy są uzupełnione pola obowiązkowe?

KSeF nie będzie walidował faktury pod względem merytorycznym, w tym pod względem prawidłowości obliczeń matematycznych.

• Czy KSeF będzie weryfikować poprawność NIP wpisanego na dokumencie?

Nie. Walidacja NIP dokonywana przez KSeF ogranicza się wyłącznie do zgodności numeru NIP z patternem przewidzianym dla tego pola, czyli weryfikacja pod względem zgodności ze strukturą logiczną. Dodatkowe walidacje w tym zakresie, w szczególności pod względem zgodności sumy kontrolnej NIP, mogą być wprowadzanie w programach służących do fakturowania.

• Czy będzie można korygować NIP? W jaki sposób?

Jeśli w fakturze wystawionej w KSeF zostanie zastosowany błędny numer NIP nabywcy, tzn. niezgodny z jego rzeczywistym numerem, ale prawidłowy pod względem technicznym (10-cyfrowy), będzie to oznaczać, że faktura została potencjalnie wystawiona i dostarczona podatnikowi o tym błędnym numerze NIP, który nie jest rzeczywistą stroną transakcji. W procesie udostępniania faktury w KSeF nie są brane pod uwagę pozostałe dane kontrahenta występujące w fakturze. Klient będący rzeczywistą stroną transakcji nie otrzyma w tym przypadku faktury. Zatem w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera dla kontrahenta o wcześniej wskazanym błędnym numerze NIP, a dla kontrahenta będącego rzeczywistą stroną transakcji wystawić fakturę pierwotną.

• Czy faktura zostanie uznana za wystawioną w terminie, jeżeli zostanie odrzucona przez KSeF?

Odrzucenie faktury może być spowodowane jedynie jej niezgodnością ze strukturą logiczną lub próbą wystawienia przez osobę nieuprawnioną. Jeśli system odrzuci fakturę, nie można uznać jej za wystawioną dopóty, dopóki nie dojdzie do ponownej skutecznej wysyłki po poprawieniu błędu. Może to z oczywistych względów skutkować niezachowaniem terminu przewidzianego na wystawienie faktury.

• Która data wystawienia będzie faktyczną datą wystawienia dokumentu, jeżeli data z pola P_1 będzie się różnić np. o siedem dni od daty w polu DataWytworzeniaFa?

Datą wystawienia faktury w KSeF jest zgodnie z ustawą o VAT data przesłania faktury do KSeF. Data ta będzie zawarta w numerze KSeF oraz w UPO. Data zawarta w polu DataWytworzeniaFa ma charakter techniczny.

Ewentualne odstępstwa od tej reguły skutkujące uznaniem faktury za wystawioną w dacie zawartej w P_1 niezależnie od daty przesłania są związane z trybem offline i trybem awaryjnym.

• Ile faktur korygujących będzie można wystawić do jednego dokumentu?

Nie są przewidywane ograniczenia w tym zakresie.

• Czy w przypadku obowiązkowego KSeF będzie potrzebna akceptacja nabywcy (np. konsumenta) otrzymywania faktur? W jakiej formie?

W okresie obowiązkowego stosowania KSeF nie będzie obowiązywała procedura akceptacji otrzymywania faktur w KSeF przez nabywcę.

Faktury dla konsumentów nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

• W jaki sposób i jak długo będą archiwizowane faktury w systemie KSeF? Czy należy prowadzić wewnętrzną archiwizację?

Zakładane jest przechowywanie faktur w KSeF i stały do nich dostęp przez 10 lat. Zatem w związku z okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych zasadniczo podatnik nie będzie musiał faktur archiwizować. Należy przy tym mieć na uwadze przypadki szczególne, dla których okres przechowywania może być dłuższy. W szczególności chodzi o faktury służące do wyceny wartości początkowej środków trwałych amortyzowanych na potrzeby podatków dochodowych w dłuższym okresie czasu. W takich przypadkach podatnik będzie musiał przechowywać faktury przez dłuższy czas we własnym zakresie.

• Co z przechowywaniem faktur zakupu środków trwałych amortyzowanych dłużej niż założone 10 lat?

W szczególnych przypadkach podatnik powinien przed upływem 10 lat zaimportować lokalnie do swojego systemu wystawione lub otrzymane e-faktury i tam je przechowywać przez dłuższy czas.

• Jak będzie wyglądała sytuacja z chronologią wystawionych faktur, jeżeli KSeF odrzuci przesłany dokument?

Wystawianie faktur w KSeF o niższych numerach w ramach serii po wystawieniu faktury o wyższym numerze nie będzie traktowane jako naruszenie zasady chronologii, jeśli sytuacja będzie spowodowana odrzuceniem wysyłki.

• Czy będzie można sprawdzić, czy faktura została odebrana przez kontrahenta? Otrzymać potwierdzenie?

Nie. Faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF jest uznawana za odebraną w momencie jej udostępnienia kontrahentowi. Momentem tym jest moment nadania numeru KSeF.

• Czy w przypadku dużej spółki można zgłosić więcej niż jedną osobę o najszerszym zakresie uprawnień umożliwiającym nadawanie dalszych uprawnień np. w trakcie okresu urlopowego?

Tak. Jedynym ograniczeniem jest możliwość wskazywania jednej osoby w danym czasie za pośrednictwem ZAW-FA. Kolejne osoby o najszerszych uprawnieniach (analogicznych jak uprawnienia osoby wskazane w ZAW-FA) są wskazywane elektronicznie.

• Czy konieczna jest aktualizacja danych zgłoszonych w ZAW-FA w przypadku ich zmiany (np. zmiana nazwiska)?

Nie jest przewidziana procedura aktualizacji danych zawartych w ZAW-FA. Uprawnienia nadane za pośrednictwem ZAW-FA osobie o wskazanym NIP lub PESEL będą ważne niezależnie od późniejszej zmiany nazwiska tej osoby. Wyjątkiem jest przypadek nadawania uprawnień po odcisku palca podpisu. Procedura ta jest przewidziana dla podpisów niezawierających identyfikatora podatkowego. W takim przypadku uprawnienie jest przypisane do konkretnego podpisu i należy je nadawać ponownie przy każdorazowej zmianie podpisu lub przedłużeniu jego ważności.

• W jaki sposób podmioty będą powiadamiane o niedostępności KSeF? Czy są przewidywane jakieś specjalne rodzaje komunikatów interfejsowych niezależnie od komunikatu zamieszczonego w BIP MF?

Tak. Planowane jest udostępnienie API niezależnego od API KSeF, które będzie informować o awarii KSeF. Natomiast w przypadku planowanej niedostępności standardowe API będzie miało funkcjonalność „zapytania” o harmonogram prac serwisowych.

• Czy powinny/mogą być wysyłane do KSeF faktury końcowe do faktur zaliczkowych, które obejmują 100 proc. zaliczki? Jeżeli nie powinny, to czy powinniśmy w inny sposób przekazać informację do klienta o dostarczeniu towaru? Pytanie dotyczy sytuacji, kiedy np. faktura zaliczkowa jest wystawiona w marcu, a dostawa towaru ma miejsce w kwietniu.

Przepisy ustawy o VAT nie wymagają wystawiania takich faktur. Nie zakazują także ich wystawiania. Przepisy wprowadzające KSeF nie wprowadzają żadnych zmian w tym zakresie. Struktura logiczna faktury KSeF umożliwia wystawianie takich faktur. Zatem to, czy taka faktura zostanie wystawiona, zależy od woli sprzedawcy.

• Jeżeli faktury zaliczkowe są wystawione na pokrycie części zamówienia, to czy kwota linii zamówienia powinna być zgodna z kwotą faktury zaliczkowej? Co w przypadku potrzeby wystawienia korekty do faktury zaliczkowej – czy korekta również powinna się odwoływać do linii i wartości zamówienia?

Pozycje zamówienia, czyli wiersze faktury zaliczkowej, dotyczą pełnej wartości zamówienia, mimo że faktura (podsumowanie podstawy opodatkowania i kwoty podatku) odnoszą się do częściowej płatności (zaliczki, przedpłaty itp.). Zawartość faktury korygującej będzie uzależniona od przyczyny korekty. Jeśli korekcie podlega błędnie zafakturowana wartość zaliczki, to zmiana przez różnicę będzie dotyczyć wysokości podstawy opodatkowania, podatku, zaliczki. Wartość zamówienia w takiej fakturze nie ulega zmianie, jednak zgodnie z opisem zawartym w strukturze logicznej należy wówczas na potwierdzenie braku zmiany wartości zamówienia wystornować pierwotne wartości zamówienia i powtórzyć je, czyli dla każdego wiersza faktury korygowanej zawrzeć dwa wiersze w fakturze korygującej o przeciwnych wartościach. Jeśli korekcie ulega błędnie zafakturowana wartość zamówienia, to w fakturze korygującej należy dokonać stosownej korekty wierszy zamówienia. Można to robić pojedynczym zapisem dla każdego wiersza przez różnice lub dwoma zapisami dla każdego wiersza faktury korygowanej. Pierwszy z wierszy stornuje wartość wykazaną pierwotnie. Drugi wprowadza prawidłową wartość po korekcie.

• Czy w przypadku usunięcia użytkownika, który nadawał uprawnienia w KSeF, konieczne jest powtórzenie nadania uprawnień dla wszystkich użytkowników, których on upoważnił?

Nie. Odebranie uprawnień osobie, która nadała dalsze uprawnienia innym użytkownikom, nie spowoduje odwołania uprawnień dalszych użytkowników. ©℗