Od 11 października br. zmieniły się zasady funkcjonowania KZP. Działają one teraz na podstawie własnej ustawy. Konieczne jest więc wprowadzenie zmian w przepisach wewnętrznych, w tym w polityce rachunkowości.
Dotychczas pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe działały na podstawie art. 39 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Ich rachunkowość była zaś prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz.U. nr 100, poz. 502; dalej: rozporządzenie KZP). Przepisy te były uzupełniane przez statuty (lub regulaminy) obowiązujące u pracodawcy, zawierające szczegółowe warunki działalności. Regulacje nowej ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666; dalej: nowa ustawa) w znacznej części są zgodne z rozporządzeniem KZP. Jednak nowa ustawa przewiduje pewne zmiany. [ramka]
Główne różnice między ustawą a rozporządzeniem w sprawie KZP
• Rozszerzenie definicji pracownika (zgodnie z nowelizacją ustawy o związkach zawodowych z 2018 r.) – do KZP może wstąpić osoba wykonująca pracę zarobkową u danego pracodawcy, np. osoby związane umowami cywilnoprawnymi (umowy zlecenia, umowy o dzieło itp.).
• Wskazanie przypadków obligatoryjnego i fakultatywnego skreślenia z listy członków KZP.
• Określenie zasad udzielania pożyczki bądź zapomogi (np. szczegółowe określenie zasad poręczenia pożyczki).
• Wskazanie sytuacji, w których walne zebranie członków może odwołać członka zarządu lub komisji rewizyjnej przed upływem jego kadencji, oraz sytuacji, w których przeprowadza się wybory uzupełniające do tych organów KZP.
• Określenie zasad pokrywania kosztów działania międzyzakładowej KZP.
• Omówienie kwestii wypłaty wkładu członkowskiego na wypadek śmierci członka KZP.
• Wskazanie możliwości podjęcia uchwały o likwidacji KZP z własnej inicjatywy walnego zebrania członków.
• Wskazanie zasad postępowania KZP w zakresie przetwarzania danych osobowych w zgodzie z RODO.
• Wskazanie zasad dokonywania rozliczeń kwestii majątkowych w razie likwidacji KZP. ©℗
Czasu na dostosowanie statutów kas zapomogowo-pożyczkowych (KZP) jest sporo, bo 18 miesięcy. Jednak jeśli chodzi o rachunkowość, to regulacje wewnętrzne w tym w zakresie trzeba zaktualizować szybciej. Już wkrótce bowiem przypada koniec roku i zacząć trzeba myśleć o przygotowaniu sprawozdania finansowego już zgodnie z nowymi zasadami. Przy okazji warto też zweryfikować pozostałe zapisy.
Przypomnijmy, że podstawowym wewnętrznym aktem prawnym regulującym rachunkowość jest polityka rachunkowości. Ta zasada dotyczy także KZP. Oczywiście ze względu na zakres funkcjonowania kasy polityka rachunkowości nie jest tak rozbudowana, jak jednostek np. produkcyjnych. Jej dokumentacja do tej pory wynikała z przepisów rozporządzenia KZP. Teraz trzeba będzie w polityce przede wszystkim zaktualizować podstawę prawną jej wydania. Ponadto aktualizując politykę rachunkowości KZP, warto także odnieść się do kwestii dokumentowania zdarzeń. Wskazać m.in., jakie dokumenty są podstawą do ujmowania operacji gospodarczych w księgach.
Przykład 1
Dokumenty
Ust. 1. Dowodami księgowymi są w szczególności:
1) polecenie księgowania,
2) wyciąg bankowy,
3) dowód wpłaty KP (kasa przyjmie),
4) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci),
5) raport kasowy,
6) deklaracja przystąpienia do KZP,
7) wniosek o udzielenie pożyczki,
8) wniosek o skreślenie z listy członków KZP i przekazanie lub zwrot wkładów.
Ust. 2. Dowody księgowe wymienione w ust. 1 pkt 3‒5 są generowane przez system informatyczny.
Ust. 3. Polecenie księgowania jest dowodem księgowym wewnętrznym, sporządzonym w celu ujęcia zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych KZP, wystawianym w szczególności dla:
1) udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają zdarzenia gospodarczego i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym ani wewnętrznym, a także dla zachowania czystości zapisów oraz poprawiania błędów w księgowaniu;
2) udokumentowania księgowego uproszczenia, w szczególności zbiorczego księgowania potrąceń składek z listy płac.
Plan kont
Następnym ważnym elementem, jaki trzeba określić w polityce rachunkowości, jest plan kont. Aktualizacja dokumentu w związku z nową ustawą może być okazją do zrewidowania także opisu kont wykorzystywanych w KZP.
Plan kont nie jest rozbudowany. Najważniejsze informacje dotyczą rozrachunków z członkami, środków pieniężnych i wymaganych funduszy. Warto się teraz zastanowić, czy prowadzić w KZP obrót gotówkowy. Bo wbrew nazwie tej jednostki wcale nie jest on obowiązkowy. Wszelkie rozrachunki i rozliczenia mogą być prowadzone bezgotówkowo. Jest to rozwiązanie tańsze (nie trzeba angażować kasjera) i bezpieczniejsze (brak ryzyk dotyczących gotówki w kasie).
Nie ma jednak przeszkód, aby kasa funkcjonowała. Wtedy w zakładowym planie kont muszą być wskazania zasad ujmowania operacji na koncie „Kasa”.
Przykład 2
Kasa
Konto 101 „Kasa” służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasie.
Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma – rozchody gotówki.
Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.
Na koncie księguje się operacje na podstawie raportu kasowego.
Do ewidencji księgowej wpłat i wypłat dokonywanych za pośrednictwem rachunków bankowych służy konto syntetyczne 13 „Rachunki bankowe”. Konieczne jest też posiadanie konta – „Środki pieniężne w drodze” (np. numer 141).
Przykład 3
Rachunek bankowy i lokaty
Konto 131 „Rachunek bankowy” (bieżący) służy do ewidencji stanu środków KZP oraz obrotów na rachunku bankowym. Na stronie Wn konta 131 ujmuje się: wpłaty z tytułu spłat pożyczek, składek KZP i wpisowego członków i zakładów pracy, odsetki naliczone przez bank, wpływy rozwiązanej lokaty. Na stronie Ma konta 131 ujmuje się:
• przelewy pożyczek i zwrotów wkładów członków,
• przelewy środków na lokatę.
Konto 131 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan środków na rachunku bieżącym.
Konto 132 „Lokaty terminowe” służy do ewidencji stanu środków przekazanych na rachunek lokat bankowych. Na stronie Wn konta 131 ujmuje się wpływy z rachunku bieżącego, na stronie Ma konta 131 wypłatę rozwiązanej lokaty wraz z odsetkami na rachunek bieżący. Konto 132 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan środków na rachunku lokat.
Nie ma przeszkód, aby środki pieniężne dotyczące poszczególnych funduszy specjalnych gromadzić odrębnie dla każdego funduszu na osobnym rachunku bankowym i ujmować w księgach rachunkowych w podziale na konta analityczne, np. w następujący sposób:
- konto „Rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego”,
- konto „Rachunek funduszu rezerwowego”,
- konto „Rachunek funduszu zapomogowego”.
Na środki finansowe KZP składają się następujące fundusze:
1. Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy ‒ powstaje on z wkładów członkowskich. Jest przeznaczony na udzielanie pożyczek. Wkłady członkowskie wnoszone są w wysokości i terminach ustalonych w statucie. Zapisuje się je na imiennym rachunku członka KZP. Wkłady członków KZP będących pracownikami mogą być za ich zgodą potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego.
2. Fundusz rezerwowy ‒ powstaje on z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do KZP, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn i jest przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy.
3. Fundusz zapomogowy i inne fundusze, przewidziane w statucie – w szczególności fundusz zapomogowy powstaje z odpisów funduszu rezerwowego, dobrowolnych wpłat członków oraz innych wpływów określonych w statucie. Przeznaczony jest na udzielanie zapomóg członkom KZP w razie szczególnych wypadków losowych.
Warto też zauważy, że księgach można prowadzić jedno konto syntetyczne dla funduszu KZP, a uszczegóławiać zapisy poprzez analitykę.
Przykład 4
Konto 800
Fundusz KZP to konto 800 – służy do ewidencji równowartości majątku obrotowego KZP i jego zmian. Na stronie Wn konta 800 ewidencjonuje się saldo konta „Przychody KZP” pod datą ostatniego dnia roku oraz inne zmniejszenia funduszu, m.in. umorzone pożyczki. Na stronie Ma konta 800 ewidencjonuje się saldo konta „Koszty KZP” pod datą ostatniego dnia roku oraz inne zwiększenia funduszu, m.in. niepodjęte w terminie wkłady. Do konta 800 prowadzi się następujące konta analityczne:
• 800-01 „Fundusz zapomogowy”,
• 800-02 „Fundusz rezerwowy”.
Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.
Pamiętać też należy, że w zakresie należności i zobowiązań wobec członków kasy ewidencję analityczną prowadzić należy w podziale na konta imienne członków KZP. Na koncie „Rozrachunków z członkami” ujmuje się wkłady członkowskie poszczególnych członków KZP w wysokości i terminach ustalonych w statucie oraz udzielone członkom KZP pożyczki na warunkach określonych w statucie bądź regulaminie. Zapisy na tym koncie muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi.
Bardzo istotne jest sprawdzanie, czy podpisy na dokumentach potwierdzających przepływy pieniężne są oryginalne i czy wszystkie operacie rozchodów z kasy zostały udokumentowane.
Przykład 5
Rozrachunki
Konto 240 „Rozrachunki z członkami kasy” służy do ewidencji należności oraz zobowiązań wobec członków KZP. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się wypłaty pożyczek i zwroty wkładów, na stronie Ma konta 240 ujmuje się spłaty pożyczek oraz wpłaty z tytułu wkładów członkowskich. Do konta 240 prowadzi się następujące konta analityczne:
• 240-01 „Rozrachunki z członkami KZP – udzielone pożyczki”,
• 240-02 „Rozrachunki z członkami KZP – wkłady członkowskie”,
• 240-3 „Rozrachunki z członkami KZP – pozostałe”.
Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu niespłaconych pożyczek, saldo Ma oznacza stan zobowiązań z tytułu wkładów członków KZP.
Do kont 240-1 i 240-2 prowadzi się konta analityczne II stopnia z podziałem według nazwisk poszczególnych dłużników i wierzycieli, czyli imienne karty analityczne poszczególnych członków oraz byłych członków KZP, na których ewidencjonuje się pobrane i spłacone przez członków oraz byłych członków KZP pożyczki oraz wkłady. Do konta 240-3 nie prowadzi się kont analitycznych.
Przykład 6
Opis konta 204-3
Konto 240-3 „Rozrachunki z członkami KZP – pozostałe” służy do ewidencji należności i zobowiązań bezspornych członków KZP.
Na koncie 240-3 księguje się operacje na podstawie:
1) potrąceń z listy płac:
a) miesięcznych wkładów członkowskich,
b) spłat pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych,
c) wpisowego nowych członków KZP
‒ wygenerowanych przez system informatyczny;
2) wyciągu bankowego.
Na stronach konta 240-3 ujmuje się:
1) na stronie Wn ‒ potrącenia z listy płac miesięcznych wkładów członkowskich, spłat pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych oraz wpisowego nowych członków KZP;
2) na stronie Ma ‒ wpływy (przelewy) stanowiące łączną wartość potrąconych z wynagrodzeń pracowników miesięcznych wkładów członkowskich, spłat pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych oraz wpisowego nowych członków KZP.
Koszty funkcjonowania KZP zasadniczo powinien pokrywać pracodawca, a w przypadku działania międzyzakładowej KZP koszty wynikające ze świadczonej przez pracodawcę pomocy określonej w art. 6 ust. 1 nowej ustawy, ponoszą pracodawcy, u których ona działa, proporcjonalnie do liczby członków międzyzakładowej KZP u każdego z tych pracodawców. Zatem ujmowanie kosztów funkcjonowania kasy powinno mieć charakter przejściowy. Są one zwykle ujmowane na koncie 400 i dotyczą prowizji bankowych.
Przykład 7
Konto 400
Na koncie 400 ujmuje się koszty z tytułu prowizji potrącanej przez bank za prowadzenie rachunku. Konto 400 w trakcie roku obrotowego może wykazywać saldo Wn, które wyraża wysokość potrąconych prowizji.
KZP nie prowadzi działalności gospodarczej, ale może uzyskiwać przychody z odsetek. Na tym koncie 750 „Przychody funduszu” ujmowany jest też zwrot kosztów funkcjonowania kasy otrzymywany od pracodawcy, ponieważ zwiększa on fundusz KZP. Wpłaty te mogą też być od razu księgowane na konto 800.
Przykład 8
Konto 750
Na koncie 750 „Przychody funduszu” ujmuje się przychody z tytułu odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bieżącym i rachunkach lokat oraz wpisowe nowych członków KZP. Konto 750 w trakcie roku obrotowego może wykazywać saldo Ma, które wyraża wysokość zgromadzonych odsetek i wpisowego. Do konta 750 prowadzi się następujące konta analityczne: 750-01 „Przychody funduszu – wpisowe”, 750-02 „Przychody funduszu ‒ odsetki od lokat i rachunku bieżącego”. Saldo konta 750 przenosi się pod datą ostatniego dnia roku na konto 800-02.
Sposób prowadzenia ksiąg
Warto też sprawdzić, czy prawidłowe są zapisy odnoszące się do ksiąg rachunkowych. To właśnie w polityce rachunkowości muszą być określone zasady ich prowadzenia. Zgodnie z art. 13 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; dalej: u.r.) księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1) dziennik,
2) księgę główną,
3) księgi pomocnicze,
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.
Przypomnieć należy, iż księgi rachunkowe muszą być:
1) trwale oznaczone nazwą KZP,
2) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego,
3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Przykład 9
Zapis o księgach
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej przy Urzędzie Miejskim XXX wykorzystywany jest program finansowo-księgowy Finanse RXX (wersja 2.3. ze zmianami) firmy RXX Systemy Informatyczne sp. z o.o. System RXX zapewnia pełną zgodność z zasadami określonymi przez ustawę o rachunkowości. Imienne kartoteki członków PKZP prowadzone są w programie PKZP (wersja 1.3.2 ze zmianami) firmy RXX. W kartotekach imiennych nanoszone są poszczególne operacje dotyczące rozrachunków PKZP z członkami PKZP, a następnie operacje te nanoszone są w kwotach zbiorczych na odpowiednie konta księgowe w programie Finanse. Salda kont księgowych uzgadniane są ze stanem rozrachunków w programie PKZP na koniec każdego miesiąca kalendarzowego.
Zdarzały się kiedyś w praktyce sytuacje, że niektórym pracownikom wyznaczonym do prowadzenia kasy zapomogowo-pożyczkowej wydawało się, że wystarczy tylko prowadzenie tabelki w Excelu. Nic bardziej mylnego. Takie prowadzenie ksiąg w arkuszu kalkulacyjnym nie spełnia wymogów ustawy o rachunkowości w zakresie m.in. bezpieczeństwa i integralności danych. Problemem jest m.in. zapewnienie warunków z art. 24 ust. 4 u.r. Przepis ten mówi, że księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:
1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także, jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Ponadto Excel nie pozwoli na zapewnienie automatycznej kontroli ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Problemem jest też spełnienie wymogów z art. 20 ust. 5 u.r., mówiących, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
W tej sytuacji można prowadzić księgi w każdym innym też ogólnym spełniającym wymogi oprogramowaniu, odpowiednio dostosowując plan kont.
Zmiana w zakresie sprawozdań
Jak wskazuje art. 51 nowej ustawy, sprawozdanie finansowe, o którym mowa w art. 45 ust. 1 u.r., podpisują:
- zarząd – wszyscy jego członkowie z uwzględnieniem zasad art. 52 u.r.,
- komisja rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli działalności KZP, z której protokół dołącza się do sprawozdania finansowego,
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Dotychczas przepisy o KZP nie wskazywały obowiązku podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Podpisywała je ona, ale realizując przepisy u.r. Protokół kontroli komisji rewizyjnej dołącza się do rocznego sprawozdania finansowego. Ponadto roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków.
Do sprawozdania należy przygotować się według nowych zasad. Obowiązek sporządzania sprawozdania oznacza bowiem konieczność przeprowadzenia wszystkich prac związanych zamknięciem roku. Prace te przeprowadzane są przez pracowników zakładu pracy, przy którym kasa działa. Nad terminowym prowadzeniem przez zakład pracy ksiąg rachunkowych i obsługi kasowej KZP czuwa komisja rewizyjna, do której obowiązków należy kontrola działalności KZP, co najmniej raz na kwartał i sporządzenie protokołu z tych czynności.
Ponieważ KZP jako aktywa posiada w zasadzie tylko środki pieniężne i należności z tytułu udzielonych pożyczek oraz jako pasywa fundusze, szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji tych zasobów. Weryfikacja stanu środków pieniężnych w kasie odbywa się w drodze spisu z natury na 31 grudnia, środki zgromadzone na rachunku bankowym są potwierdzane saldem z bankiem. Pozostałe aktywa i pasywa inwentaryzuje się poprzez analizę zapisów w księgach rachunkowych kasy. Dokładnie przeanalizować należy, czy zapisy na kontach wynikają z prawidłowo sporządzonych dokumentów. Wydaje się oczywiste, że wszystkie dowody przyjęcia i wypłaty środków pieniężnych powinny być opatrzone zarówno podpisami pracowników – członków kasy, jak i osoby prowadzącej ewidencję kasy. Weryfikacja taka jest bardzo ważna, ponieważ kasy operują często znacznymi kwotami pieniędzy, posiadane przez nie aktywa są zasobami podatnymi na malwersacje. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinny być także ujęte w dokumentacji polityki rachunkowości.
Przykład 10
Inwentaryzacja
Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 u.r. Wyróżnia się następujące formy inwentaryzacji:
a) uzgodnienie z bankami należności aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach KZP oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,
b) porównanie danych zapisanych w księgach KZP z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników.
Ustala się następujące terminy inwentaryzacji na dzień bilansowy każdego roku:
a) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunku bankowym ‒ drogą potwierdzenia salda,
b) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych ‒ drogą potwierdzenia danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Fundusze PKZP inwentaryzuje się, weryfikując zmiany ich stanu (zwiększenia albo zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów.
Organy
Nowa ustawa nie zmieniła zasad funkcjonowania organów kasy i tak jak dotychczas są nimi: walne zebranie członków, zarząd, komisja rewizyjna.
A zatem w świetle art. 3 ust. 1 pkt 6 u.r. zarząd jest uważany za kierownika jednostki. Kierownik zakładu pracy nie jest automatycznie członkiem zarządu kasy. Z kolei główny księgowy czy księgowy odpowiada z tytułu wykonywania obowiązków pracowniczych. Zatem jeśli nieprawidłowo wykonywał powierzone mu przez pracodawcę zadania, to odpowiada zgodnie z kodeksem pracy za nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych.
Rachunkowość KZP jest prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości ‒ wskazuje na to art. 49 nowej ustawy. Rokiem obrotowym (wcześniej określanym jako obrachunkowy) jest rok kalendarzowy, a więc jest on niezależny od roku obrotowego spółki, który nie musi przecież pokrywać się z rokiem kalendarzowym.
W art. 50 nowej ustawy podkreślono, że rachunkowości KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej, członek komisji likwidacyjnej ani osoba prowadząca obrót gotówkowy w KZP. Z kolei obrotu gotówkowego w KZP nie może prowadzić członek zarządu, członek komisji rewizyjnej ani osoba prowadząca rachunkowość KZP. Jest to analogiczne rozwiązanie jak poprzednio z par. 44 rozporządzenia. Oznacza to, że techniczne czynności w zakresie księgowości muszą być prowadzone przez inną osobę niż członkowie zarządu i komisji rewizyjnej. Chodzi o to, aby zapewnić właściwą kontrolę wewnętrzną.
Warto też przypomnieć, że kontrolę nad KZP sprawuje działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa. A jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, kontrolę sprawują wspólnie te organizacje, tworząc wspólną reprezentację związkową. W przypadku nieutworzenia wspólnej reprezentacji związkowej kontrolę nad KZP sprawuje zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową u pracodawcy, u którego działa ta organizacja. Natomiast gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, kontrolę nad KZP sprawuje rada pracowników, Jeśli tej rady nie ma, to kontrolę nad KZP sprawuje reprezentacja osób wykonujących pracę zarobkową wyłoniona w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
KZP przekazuje podmiotowi sprawującemu nad nią kontrolę:
- protokoły z posiedzeń organów KZP oraz protokoły z kontroli działalności KZP sporządzone przez komisję rewizyjną,
- sprawozdania z bieżącej działalności organów KZP oraz sprawozdania finansowe,
- statut KZP i jego zmiany.
Bez zmian
Podkreślić należy, że tak jak dotychczas zakład pracy świadczy pomoc KZP w szczególności w zakresie m.in. zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy oraz prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej. Zakład pracy powinien też:
- dokonywać na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków, a w przypadku braku możliwości dokonania takiego potrącenia – informuje o tym zarząd;
- niezwłocznie odprowadzać wpłaty wpisowego, miesięczne wkłady członkowskie i raty pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
- przekazywać za pośrednictwem zarządu członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.
Do obowiązków zakładu pracy należy też udzielanie informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba spełnia warunki, wymagane do bycia członkiem kasy lub pełnienia w niej określonych funkcji, tj. czy ta osoba wykonuje pracę zarobkowa (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej). Jest obowiązany także do potwierdzania, czy osoba, która ma być poręczycielem, wykonuje pracę zarobkową u pracodawcy, u którego działa KZP, i czy:
- świadczy tę pracę przez okres nie krótszy niż sześć miesięcy,
- umowa lub inny akt, na podstawie, których osoba wykonująca pracę zarobkową świadczy pracę, zostały zawarte co najmniej na okres spłaty pożyczki przez członka KZP,
- stosunek prawny łączący ją z pracodawcą nie został wypowiedziany,
- nie jest małżonkiem pożyczkobiorcy, chyba że między małżonkami została ustanowiona rozdzielność majątkowa.
Szczegółowe warunki świadczenia pomocy określa umowa zawarta między zakładem pracy a KZP. ©℗
