Mamy nietypową transakcję. Nasza firma kupuje olej rzepakowy w butelkach trzylitrowych i przekazuje go właścicielowi baru, od którego w zamian otrzymuje olej po smażeniu frytek. Jedynymi dokumentami, które posiadamy, są faktury zakupu oleju rzepakowego i karty przekazania odpadu otrzymane od baru. Jak taką transakcję ująć w naszych księgach rachunkowych?
Każda operacja gospodarcza, która dotyczy jednostki, powinna być ujęta w jej księgach rachunkowych zgodnie z treścią ekonomiczną. Zapis ma odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji.
W procesach gospodarczych zdarza się, że zapasy przed przekazaniem ich do wykorzystania, np. zużycia w produkcji wyrobów (materiały, półprodukty) lub do sprzedaży (towary), wymagają uprzedniego przetworzenia. Wówczas przedsiębiorstwo może poddać je odpowiedniej obróbce we własnym zakresie (przerób własny) lub w drodze zlecenia firmom zewnętrznym (przerób obcy). Przerób materiałów i półproduktów ma na celu dostosowanie ich do potrzeb produkcji. Poddane przerobowi nabierają nowych cech użytkowych niezbędnych w poszczególnych fazach produkcji.
W sytuacji opisanej w pytaniu możemy wskazać, że mamy do czynienia z przerobem materiału na potrzeby jednostki. Jest to wykonywane przez zewnętrzny podmiot, zatem materiał będzie ujmowany jako materiał w przerobie obcym. Warto prowadzić ewidencję tego procesu, tak aby uzyskać niezbędne dane do gospodarowania tym zapasem.
Olej pozostały po smażeniu zapewne jest potrzebny do celów opałowych, czyli celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Usmażenie na nabytym oleju rzepakowym frytek jest dostosowaniem go do właściwości paliwa grzewczego. Z punktu widzenia procesów produkcyjnych jest więc przerobem obcym.
Ujęcie ewidencyjne zależy od przyjętego sposobu ewidencji zapasów, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.).
Magazyn
Jeśli jednostka prowadzi ewidencję magazynową, to ewidencję takich materiałów w przerobie wskazane jest prowadzić na wyodrębnionym koncie „Materiały w przerobie”. Konto to obciąża wartość materiałów wydanych do przerobu z magazynu lub bezpośrednio z zakupu oraz koszty poniesione w związku z przerobem (w tym również koszty transportu oraz załadunku i wyładunku materiałów). W ciężar ww. konta zapisywane są także nadwyżki ujawnione w przerobie oraz różnica między wartością materiałów otrzymanych z przerobu a wartością materiałów wydanych do przerobu i kosztami przerobu. Z kolei na uznanie konta „Materiały w przerobie” księguje się wartość otrzymanych z przerobu materiałów, określoną w nowych cenach ewidencyjnych. Na dobro tego konta zapisywane są również niedobory i szkody ujawnione w przerobie, powstałe przy przerobie odpady, zwroty niezużytych materiałów oraz różnica między wartością materiałów wydanych do przerobu i kosztami przerobu a wartością materiałów otrzymanych z przerobu. Konto „Materiały w przerobie” powinno wykazywać saldo debetowe oznaczające wartość materiałów znajdujących się w przerobie oraz ewentualne koszty przerobu przypadające na nierozliczone jeszcze materiały. Najlepiej, aby ewidencja materiałów w przerobie była prowadzona w ujęciu ilościowo-wartościowym według miejsc przerobu asortymentów i poszczególnych partii przerabianych materiałów, w sposób umożliwiający prawidłowe ich rozliczenie.
Warto dodać, że przekazanie materiałów do przerobu jest przekazaniem w istocie na wewnętrzne potrzeby, zatem powinno być udokumentowane „Przesunięciem międzymagazynowym” (MM) lub „Rozchodem wewnętrznym” (RW). Potem przyjęcie z powrotem tego przerobionego oleju będzie następowało na podstawie też MM, a jeśli zastosowany był wcześniej dokument RW, to PW (przyjęcie wewnętrzne). Zastosowanie dokumentu MM jest możliwe tylko wtedy, gdy nie zmienia się wartość otrzymywanego oleju.
Zatem w takim wypadku księgowania będą następujące:
1. Zakup na podstawie faktury (pomijam konto rozliczenie zakupu):
- Wn „Materiały”,
- Wn „VAT podlegający odliczeniu”,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Wydanie do przerobu (smażenie):
- Wn „Materiały w przerobie”,
- Ma „Materiały”.
3. Zwrot z przerobu:
- Wn „Materiały”,
- Ma „Materiały w przerobie”.
4. Wydanie na cele opałowe:
- Wn „Zużycie materiałów”,
- Ma „Materiały”.
W chwili zakupu
Prowadzenie ewidencji nie jest jednak obowiązkiem. Kierownik jednostki może podjąć decyzję o odpisywaniu materiałów w koszty w chwili zakupu, o którym mowa w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r. W takim wypadku zakup oleju (pomijam konto „Rozliczenie zakupu”) ujmujemy w księgach:
- Wn „Zużycie materiałów”,
- Wn „VAT naliczony”,
- Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
Nie ma wtedy odrębnej ewidencji przyjętych odpadów ani wydawania do przerobu.
Należy również pamiętać, że materiały w przerobie obcym stanowią zapas podmiotu. Stanowią one składniki aktywów obrotowych znajdujących się poza przedsiębiorstwem. Powinny być zatem na dzień bilansowy ujęte w sprawozdaniu finansowym jako zapasy w pozycji „Materiały”. Warto dodać, że podlegają one inwentaryzacji drogą uzyskania potwierdzenia od kontrahenta stanu takich materiałów.
Pozabilansowo u zleceniobiorcy
U zleceniobiorcy, któremu zlecono wykonanie przerobu, materiały te podlegają natomiast jedynie ewidencji pozabilansowej. Reguły oraz sposób rozliczania zapasów oddanych do przerobu powinna regulować polityka rachunkowości danego podmiotu. ©℗
Podstawa prawna
art. 17 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
