Przedawnienie roszczenia o wypoczynek: kiedy pracownik traci prawo do wykorzystania urlopu

Ostatni dzień września

Oznacza to, że urlop zaległy powinien rozpocząć się nie później niż w ostatnim dniu września, przy czym chodzi o dzień, w którym pracownik miał wykonywać pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego (np. wyrok z 9 maja 2013 r., sygn. akt II PK 199/12) podkreślono, że urlop zaległy powinien być udzielany przed bieżącym. Obowiązek jego udzielenia do końca września nie dotyczy jedynie niewykorzystanych dni urlopu na żądanie.

Co istotne, nierozpoczęcie zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku nie powoduje automatycznej utraty prawa do niego. Do roszczeń urlopowych stosuje się bowiem trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 par. 1 k.p.).

Rozpoczęcie biegu przedawnienia

W uchwale składu siedmiu sędziów SN z 20 lutego 1980 r. (sygn. akt V PZP 6/79) przyjęto, że początek biegu terminu przedawnienia roszczenia pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Zastrzeżono jednak, że reguła ta znajduje zastosowanie tylko wtedy, gdy przepisy kodeksu pracy lub inne szczególne regulacje nie przewidują obowiązku udzielania przez pracodawcę urlopu w odmiennym terminie.

W uzasadnieniu tej uchwały Sąd Najwyższy wyjaśnił, że data wymagalności roszczenia o urlop wypoczynkowy może kształtować się odmiennie w sytuacji przesunięcia terminu urlopu na inny okres, niż wynikałoby to z planu urlopów, a przyczyną takiego przesunięcia są okoliczności leżące zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy, skutkujące wyjściem poza ramy danego roku kalendarzowego. W takich okolicznościach bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się z nadejściem nowego, ustalonego terminu urlopu. Należy przy tym pamiętać, że przepisy kodeksu pracy wyznaczają granice czasowe dla przesuwania terminu wykorzystania urlopu.

W konsekwencji należy przyjąć, że termin przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy rozpoczyna swój bieg z końcem okresu, w którym zgodnie z art. 168 k.p. urlop powinien zostać wykorzystany, a więc obecnie z 30 września roku następującego po roku, w którym zostało nabyte prawo do urlopu. Taka sytuacja wystąpi wówczas, gdy termin wykorzystania przesuniętego urlopu nie został określony albo gdy został wyznaczony z naruszeniem ograniczeń wynikających z art. 168 k.p. Stanowisko to znajduje potwierdzenie również w późniejszym orzecznictwie, w tym w wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 367/00).

Państwowa Inspekcja Pracy w wyjaśnieniach z 2 września 2024 r. (https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/prawo-do-wypoczynku-ma-byc-realizowane-w-naturze) potwierdziła, że termin przedawnienia urlopu wypoczynkowego biegnie od 30 września następnego roku kalendarzowego. Przykładowo urlop z 2021 r. przedawni się 30 września 2025 r. Analogicznie urlop zaległy z 2024 r. przedawni się 30 września 2028 r.