Przesunięcie terminu urlopu na polecenie pracodawcy. Czy firma musi zwracać koszty odwołanej wycieczki?

W jakich przypadkach pracownik może zmienić termin urlopu?

Zgodnie z art. 164 kodeksu pracy przesunięcie terminu udzielonego urlopu może nastąpić na wniosek pracownika oraz na polecenie pracodawcy. Zgodnie z par. 1 tego artykułu przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Kodeks pracy nie definiuje, co oznaczają „ważne przyczyny”. Przede wszystkim może tu jednak chodzić o chorobę członka rodziny, która, w przeciwieństwie do choroby samego pracownika, nie przesuwa automatycznie urlopu na dalszy okres.

Z jakich przyczyn pracodawca może zmienić termin urlopu?

Z kolei zgodnie z art. 164 par. 2 k.p. przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Oceny tych okoliczności dokonuje pracodawca. Nie mogą to być jednak okoliczności, o których pracodawca wiedział wcześniej. Musi to być sytuacja stosunkowo nagła, której nie można było przewidzieć wcześniej.

Trzeba jednak zauważyć, że w przeciwieństwie do odwołania z już trwającego urlopu przepisy nie przewidują wprost, że pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty, które pracownik poniósł w związku z przesunięciem terminu rozpoczęcia urlopu. Kodeks pracy nie zawiera przepisu analogicznego do art. 167 par. 2, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. A koszty przesunięcia terminu rozpoczęcia urlopu mogą być przecież niemałe, gdy w grę w chodzi odwołanie wycieczki zagranicznej.

Jak jednak zauważają eksperci, przyjęcie, że pracodawca przesuwając termin urlopu, nie zwraca pracownikowi takich kosztów, prowadziłoby do przerzucenia ryzyka ekonomicznego funkcjonowania firmy na pracownika. A to byłoby sprzeczne z jedną z podstawowych zasad prawa pracy (G. Orłowski. Kodeks pracy. Komentarz. Red. dr hab. Krzysztof Walczak. 2025). Zdaniem autorów komentarza pracodawcy mają obowiązek zwrócić tego rodzaju koszty pracownikom, nawet jeśli zaszły szczególne potrzeby i pracodawca przesunął termin rozpoczęcia urlopu zgodnie z zasadami określonymi w art. 164 par. 2 k.p.

Jakie dodatkowe roszczenia mogą przysługiwać pracownikowi?

Jak zauważają autorzy innego komentarza do kodeksu pracy (Marcin Zieleniecki. Kodeks pracy. Komentarz. red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk. 2025), przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę mimo braku szczególnych potrzeb, pozwala pracownikowi wystąpić z żądaniem naprawienia szkody na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p. Zgodnie z art. 300 k.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Artykuł 471 k.c. stanowi, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

W tym przypadku zobowiązaniem, o którym mowa w przepisie, jest zobowiązanie do udzielenia urlopu w danym terminie. Skoro więc pracodawca wbrew przepisom zmienia termin rozpoczęcia urlopu, nie wykonuje swojego zobowiązania, a pracownik ponosi z tego tytułu szkodę.