Jak uniknąć podważenia w sądzie zwolnienia dyscyplinarnego

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków, czyli tzw. dyscyplinarka, jest szczególnym sposobem zakończenia zatrudnienia, a zarazem najdotkliwszym dla pracownika. W jej wyniku traci on bowiem pracę z dnia na dzień, a dodatkowo jest wskazana w świadectwie pracy, co często utrudnia lub wręcz uniemożliwia pracownikowi podjęcie kolejnego zatrudnienia. Dlatego też częściej niż w przypadku wypowiedzeń umowy o pracę pracownicy odwołują się od dyscyplinarki do sądów pracy, podważając jej podstawy i zgodność z prawem, oraz domagają się odszkodowania lub przywrócenia do pracy. Jak zatem pracodawca może zminimalizować ryzyko przegrania takiego procesu?

Decydent musi się dowiedzieć

Zgodnie z art. 52 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę. Co istotne, wiadomość tę musi uzyskać osoba uprawniona do podjęcia decyzji o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę, czyli najczęściej członek zarządu lub osoba mająca pełnomocnictwo do reprezentowania pracodawcy w sprawach z zakresu prawa pracy. Nie wystarczy więc, że taka informacja dotrze do przełożonego pracownika, jeśli nie może on podjąć decyzji o jego zwolnieniu. W postanowieniu z 12 marca 2024 r., sygn. akt II PSK 36/23, Sąd Najwyższy wskazał, że momentem uzyskania wiadomości o zachowaniu wyrządzającym szkodę jest data, w której pracodawca uzyskał wiadomość o faktach, z których – przy prawidłowym rozumowaniu – można i należy wyprowadzić wniosek, że szkoda jest wynikiem zawinionego działania lub zaniechania pracownika. Nie wystarczy więc powzięcie jakiejkolwiek informacji, musi ona być sprawdzona.

Czasami konieczne wewnętrzne postępowanie wyjaśniające

Często zdarza się, że informacja o nagannym (uzasadniającym dyscyplinarkę) postępowaniu pracownika wymaga weryfikacji. Pracodawca musi być przekonany o tym, że to właśnie pracownik swoim bezprawnym zachowaniem poważnie naruszył swój podstawowy obowiązek pracowniczy i zrobił to z winy umyślnej lub na skutek rażącego niedbalstwa. Czasem wystarczy rozmowa z przełożonym lub współpracownikiem lub sprawdzenie korespondencji czy dokumentów, a w innych przypadkach potrzebne jest przeprowadzenie bardziej kompleksowego i rozbudowanego wewnętrznego postępowania, które te okoliczności wyjaśni. W wyroku z 22 marca 2016 r., sygn. akt II PK 37/15, Sąd Najwyższy podkreś lił, że bieg miesięcznego terminu z art. 52 par. 2 k.p. rozpoczyna się od zakończenia podjętego niezwłocznie i sprawnie przeprowadzonego wewnętrznego postępowania sprawdzającego uzyskane przez pracodawcę wiadomości o niewłaściwym zachowaniu pracownika. Najczęściej będzie to moment przekazania zarządowi lub innej osobie decyzyjnej końcowego raportu z takiego postępowania, zawierającego wniosek, że pracownik dopuścił się poważnego naruszenia swoich obowiązków pracowniczych z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa i że to naruszenie spowodowało lub naraziło pracodawcę na szkodę.

Ważne! Także w przypadku mniej sformalizowanych postępowań sprawdzających postępowanie pracownika warto zakończyć notatką, z której będzie wynikało, kiedy je przeprowadzono i zakończono oraz kiedy przekazano jego wyniki decydentowi.

Optymalny sposób doręczenia

Dyscyplinarka, podobnie jak wypowiedzenie, wymaga formy pisemnej. Dlatego też, by uniknąć zarzutów o brak jej zgodności z prawem, należy albo wręczyć pracownikowi jej oryginał podpisany odręcznie przez osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy, albo przesłać e-mailem pismo opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym tych osób. Istnieje także możliwość przesłania odręcznie podpisanego oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika pocztą. Ten sposób doręczenia może jednak okazać się w przypadku dyscyplinarki ryzykowny ze względu na konieczność zachowania miesięcznego terminu na jej wręczenie. Trzeba pamiętać, że w przypadku skorzystania z poczty przy ustaleniu tego terminu liczy się dzień, w którym pracownik otrzyma przesyłkę, a nie dzień jej wysłania. Często zdarza się, że pracownicy unikają odbioru takiego listu. Wprawdzie nie mogą w ten sposób, tj. nie odbierając go od listonosza i nie udając się na pocztę w celu jego odbioru, uniemożliwić doręczenia dyscyplinarki. Istnieje bowiem domniemanie uznania przesyłki za doręczoną po upływie 14 dni od pierwszego awiza. W ten sposób jednak miesięczny termin znacząco się skraca, bo w ciągu miesiąca trzeba sporządzić pismo, wysłać je i doliczyć jeszcze dwa–trzy dni na dotarcie listu lub awiza do skrzynki adresata i 14 dni na jego awizowanie na poczcie. Łatwo w takim przypadku miesięczny termin przekroczyć. Z poczty należy więc korzystać tylko w tych przypadkach, gdy nie ma możliwości doręczenia pisma osobiście lub e-mailem (np. nie dysponujemy adresem e-mailowym pracownika). Można rozważyć w takich przypadkach posłużenie się kurierem, jednak ten sposób doręczenia jest obarczony ryzykiem.

Ważne! Jeśli kurier doręczy przesyłkę domownikowi pracownika lub nie będziemy dysponować potwierdzeniem otrzymania przesyłki przez pracownika, doręczenie dyscyplinarki będzie nieskuteczne.

Właściwie skonstruowane pismo

W piśmie rozwiązującym umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika należy wyraźnie wskazać ten sposób rozwiązania umowy o pracę, najlepiej z powołaniem się na art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. oraz wskazać przyczynę. Przyczyna rozwiązania umowy o pracę musi być prawdziwa i co ważne, konkretna. Dlatego też nie należy jej formułować w sposób lakoniczny lub ogólny. Dobrze jest szczegółowo wskazać:

• na czym polegało działanie lub zaniechanie pracownika, w miarę możliwości jego datę, miejsce i okoliczności oraz
• jakie podstawowe obowiązki pracownik naruszył przez swoje zachowanie.

Ważne! Choć przepisy tego nie wymagają, nie zaszkodzi wskazać, w jakiej dacie pracodawca (osoba uprawniona do jego reprezentowania) powzięła dostatecznie sprawdzoną i wiarygodną informację o okolicznościach stanowiących przyczynę dyscyplinarki.

W ten sposób zarówno pracownik, jak i sąd będą od razu wiedzieć, od jakiej daty pracodawca liczył miesięczny termin na wręczenie dyscyplinarki. Nie oznacza to, że pracownik nie będzie próbować go kwestionować, ale w ten sposób ograniczamy to ryzyko.

W piśmie musimy ponadto zawrzeć informację o prawie pracownika do odwołania się od dyscyplinarki do właściwego sądu pracy w terminie 21 dni.

Nie pomoże zrzucanie winy na innych…

Pracownicy kwestionują termin do złożenia dyscyplinarki oraz jej przyczynę, ale także to, że to z winy innych osób (przełożonych, współpracowników) doszło do wyrządzenia pracodawcy szkody lub narażenia na nią lub też że było to skutkiem niewłaściwej organizacji pracy lub nadzoru nad nią. Tego rodzaju argumenty nie będą na ogół pracownikowi pomocne. W wyroku z 12 marca 2024 r., sygn. akt II PSK 36/23, Sąd Najwyższy stwierdził, że art. 52 par. 2 pkt 1 k.p. odwzorowuje zachowanie pracownika, nie nawiązuje natomiast do roli pracodawcy bądź osób go reprezentujących w naruszeniu obowiązków pracowniczych, co oznacza, że punktem odniesienia pozostaje zachowanie zatrudnionego, a ewentualne nieprawidłowości po stronie pracodawcy co do zasady nie rzutują na przesłanki rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przykładowo, jeśli nadzór był wadliwie zorganizowany lub niewłaściwie wykonywany przez innych pracowników, to wada ta nie może wpływać na ocenę rażącego naruszenia obowiązków przez zatrudnionego.

…ani powoływanie się na tolerowanie uchybień

Inną formą obrony jest powoływanie się na to, że pracodawca lub przełożony tolerował wcześniejsze uchybienia pracownika tożsame z tymi, które były przyczyną dyscyplinarki lub też nie wyciągał konsekwencji albo stosował mniej dotkliwe sankcje w stosunku do innych pracowników dopuszczających się takich samych lub podobnych naruszeń.

W cytowanym wyżej wyroku Sąd Najwyższy przesądził, że dojdzie do wypełnienia art. 52 par. 1 pkt 1 k.p., gdy pracownik ciężko naruszył podstawowe obowiązki, nawet gdy inni pracownicy też im uchybili. Nie ma również dla tej oceny znaczenia to, że z innym pracownikiem rozwiązano umowę za porozumieniem stron. Sąd Najwyższy stwierdził także, że ewentualne naruszenie przez pracodawcę spoczywających na nim obowiązków jest co do zasady neutralne przy ocenie trafności rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.

Ważne! Warto pamiętać, że o ile niezastosowanie lub zastosowanie mniej dotkliwych sankcji wobec innych pracowników nie spowoduje na ogół samo przez się podważenia dyscyplinarki, o tyle może zostać uznane za dyskryminację lub nierówne traktowanie. W takim przypadku pracownik może żądać odszkodowania z tego tytułu. ©℗