Jeśli pracownik miał usprawiedliwione nieobecności, to trzeba przeliczyć dodatkowe wynagrodzenie roczne. Zdaniem ZUS również zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej należy traktować jak taką nieobecność

Podstawę wymiaru zasiłków dla pracowników stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia.

Nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik nie przepracował z przyczyn usprawiedliwionych co najmniej połowy obowiązującego go czasu pracy. Natomiast jeśli przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, wynagrodzenie wlicza się do podstawy, ale trzeba je najpierw uzupełnić.

Zasada ogólna. Sposób ustalania wynagrodzenia

Jeżeli wynagrodzenie pracownika zostało pomniejszone z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. choroby, opieki, macierzyństwa, urlopu bezpłatnego), podstawę wymiaru zasiłków stanowi wynagrodzenie uzupełnione, tj. w kwocie, którą pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Według ZUS nieobecność w pracy spowodowana siłą wyższą, o której mowa w art. 1481 kodeksu pracy, jest nieobecnością usprawiedliwioną, a pomniejszone do połowy wynagrodzenie z tego tytułu jest uzupełniane przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków. Zasady te stosuje się również do obliczania wynagrodzenia chorobowego.

Sposób uzupełniania wynagrodzenia zależy od tego, czy pracownik otrzymuje je w stałej miesięcznej wysokości, czy w wysokości zmiennej(np. z tytułu pracy na akord).

Uzupełnienie wynagrodzenia otrzymywanego w stałej miesięcznej wysokości polega na przyjęciu do podstawy wymiaru zasiłku kwoty przychodu określonego w umowie o pracę lub innym akcie nawiązującym stosunek pracy, po pomniejszeniu o pełne miesięczne składki, które zostałyby potrącone, gdyby pracownik przepracował wszystkie dni w miesiącu, które był obowiązany przepracować. [przykład 1]

Przykład 1

Pensja stała…

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymujący stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 8000 zł, zachorował w lutym 2025 r. Podstawę wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia za czas choroby stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego 2024 r. do stycznia 2025 r. W listopadzie 2024 r. pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z powodu nieobecności spowodowanej koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorą żoną. W tym miesiącu miał przepracować 20 dni, a przepracował 15 dni roboczych. Za 5 dni opieki otrzymał zasiłek opiekuńczy. Wynagrodzenie za listopad, które należy przyjąć do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, wynosi po uzupełnieniu 6903,20 zł (8000 zł x 13,71 proc. = 1096,80 zł; 8000 zł -1096,80 zł = 6903,20 zł).

Uzupełnienie wynagrodzenia otrzymywanego w zmiennej wysokości polega na podzieleniu wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu. Uzupełnione wynagrodzenie zmienne w razie nieobecności w pracy w związku z działaniem siły wyższej należy pomniejszyć o wynagrodzenie uzyskane z tego tytułu. [przykłady 2 i 3]

Przykład 2

…i zmienna

Pracownica zatrudniona od 1 listopada 2024 r. opiekuje się chorym dzieckiem w lutym 2025 r. Otrzymuje ona zmienne wynagrodzenie. Do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego należy przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownicy za okres od listopada 2024 r. do stycznia 2025 r. W grudniu 2024 r. pracownica była nieobecna w pracy z powodu urlopu bezpłatnego w wymiarze pięciu dni, zatem wynagrodzenie za ten miesiąc należy uzupełnić. Za przepracowane 15 dni z 20 obowiązujących jej przychód wyniósł 5860 zł. Uzupełnione wynagrodzenie wynosi 6742,20 zł i zostało obliczone w następujący sposób:

  • 5860 zł x 13,71 proc. = 803,41 zł;
  • 5860 zł – 803,41 zł = 5056,59 zł;
  • 5056,59 zł : 15 dni x 20 dni = 6742,20 zł.

Przykład 3

Trzeba pomniejszyć

Pracownik otrzymujący zmienne wynagrodzenie, zatrudniony od 1 października 2024 r., choruje w lutym 2025 r. i ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby. Do podstawy wymiaru tego wynagrodzenia należy przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od października 2024 r. do stycznia 2025 r. W listopadzie 2024 r. pracownik był nieobecny w pracy przez 2 dni z powodu działania siły wyższej, zatem wynagrodzenie za ten miesiąc należy uzupełnić. Za przepracowane 18 dni z 20 obowiązujących przychód pracownika wyniósł 7640 zł. Uzupełnione wynagrodzenie wynosi 6742,20 zł i zostało obliczone tak:

  • 7640 zł x 13,71 proc. = 1047,45 zł;
  • 7640 zł – 1047,45 zł = 6592,55;
  • 6592,55 : 18 dni = 366,26 zł (stawka dzienna);
  • 366,26 zł x 20 dni = 7325,20 zł.

Następnie uzupełnione wynagrodzenie należy pomniejszyć o wynagrodzenie z tytułu działania siły wyższej, tj. 2 dni po 50 proc. wynagrodzenia. Jest to kwota 6958,94 zł, a obliczono ją następująco:

  • 7325,20 zł – 2 (366,26 zł – 50 proc. x 366,26 zł) = 6958,94 zł.
  • Jest to kwota uzupełnionego wynagrodzenia za listopad 2024 r., którą należy przyjąć do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby w lutym 2025 r.

Usprawiedliwiona nieobecność a wynagrodzenie

Ze względu na nieobecność w pracy z przyczyn usprawiedliwionych uzupełnia się również te składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi, do których nie zachowuje on prawa za okresy pobierania zasiłków i wynagrodzenia za czas choroby, a które są pomniejszane w sposób proporcjonalny. Nie uzupełnia się składników wynagrodzenia pomniejszanych nieproporcjonalnie do okresów pobierania zasiłków – uwzględnia się je w podstawie wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej. Przedstawione zasady stosuje się zarówno do składników przysługujących za okresy miesięczne, kwartalne, roczne i za inne okresy.

Uzupełnienie składników wynagrodzenia z uwagi na nieobecność w pracy z powodu działania siły wyższej jest analogiczne jak w przypadku obliczania uzupełnienia wynagrodzenia zmiennego.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne a zasiłek

Trzynasta pensja przysługuje pracownikom sfery budżetowej w wysokości 8,5 proc. przychodu za czas przepracowany w danym roku kalendarzowym. Jest to zatem roczny składnik wynagrodzenia pomniejszany proporcjonalnie za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy i jako taki jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłków. Odbywa się to poprzez doliczenie 1/12 jego kwoty do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za stosowny okres (12 miesięcy lub pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia) przed powstaniem niezdolności do pracy. Jeżeli zatem trzynasta pensja została pomniejszona ze względu na nieprzepracowanie pełnego roku kalendarzowego z przyczyn usprawiedliwionych, jej kwotę trzeba uzupełnić przed przyjęciem do podstawy wymiaru zasiłków. [przykład 4]

Przykład 4

Różne usprawiedliwione nieobecności

Pracownik sfery budżetowej choruje w lutym 2025 r. i ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby, którego podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego 2024 r. do stycznia 2025 r. Oprócz wynagrodzenia za pracę pracownikowi została wypłacona trzynasta pensja za 2024 r. Przychód z tego tytułu wyniósł 5260 zł i jest to kwota pomniejszona z następujących przyczyn:

Wariant 1 – pracownik korzystał przez 5 dni ze zwolnienia lekarskiego z powodu choroby.

Kwota po uzupełnieniu wynosi 4630,42 zł.

Obliczenie:

  • 5260 zł x 13,71 proc. = 721,15 zł
  • 5260 zł – 721,15 zł = 4538,85 zł
  • 4538,85 zł : 249 dni przepracowanych w 2024 r. = 18,23 zł (stawka dzienna)
  • 18,23 zł x 254 dni robocze, które miał w 2024 r. obowiązek przepracować = 4630,42 zł

Wariant 2 – pracownik korzystał z jednego dnia zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, ale nie miał innych nieobecności.

Uzupełniona kwota wynosi 4621,30 zł.

Obliczenie:

  • 5260 zł – 13,71 proc. = 4538,85 zł
  • 4538,85 zł : 249 dni przepracowanych w 2024 r. x 254 dni robocze, które miał w 2024 r. obowiązek przepracować = 4630,42 zł

Pomniejszenie o wynagrodzenie z tytułu działania siły wyższej, tj. 50 proc. za 1 dzień:

  • 4630,42 zł – 1 x (18,23 zł – 50 proc.) = 4621,30 zł.

Wariant 3 – pracownik korzystał z 2 dni zwolnienia z powodu siły wyższej i przez 5 dni z opieki nad dzieckiem.

Kwota po uzupełnieniu wynosi 4650,14 zł.

Obliczenie:

  • 5260 zł – 13,71proc. = 4538,85 zł
  • 4538,85 zł : 247 dni przepracowanych w 2024 r. = 18,38 zł (stawka dzienna)
  • 18,38 zł x 254 dni robocze, które miał w 2024 r. obowiązek przepracować = 4668,52 zł

Pomniejszenie o wynagrodzenie z tytułu działania siły wyższej, tj. 50 proc. za 1 dzień:

  • 4668,52 zł – 2 (18,38 zł – 50 proc.) = 4650,14 zł. ©℗

!Uzupełnione wynagrodzenie zmienne w razie nieobecności w pracy, np. w związku z działaniem siły wyższej, należy pomniejszyć o wynagrodzenie uzyskane z tego tytułu.