Od 25 września 2024 r. wszystkie firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą mieć już wdrożone przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych w ramach ochrony sygnalistów. Nowa ustawa nakłada na pracodawców obowiązek stworzenia bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości w firmach oraz ochrony osób ujawniających nadużycia. O tym, czy przepisy będą martwe i czy warto być sygnalistą, mówi dla GP Rafał Barański, ekspert od whistleblowingu, który na co dzień pomaga firmom wdrażać rozwiązania do przyjmowania takich zgłoszeń.

rozwiń ›

Z założenia, wprowadzenie nowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów w Polsce ma na celu umożliwienie składania zawiadomień o naruszeniach prawa i zapewnienie większego bezpieczeństwa osobom, które je zgłaszają w swoich miejscach pracy. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wprowadza istotne zmiany, które zobowiązują przedsiębiorców do wdrożenia odpowiednich procedur i gwarantuje ochronę przed działaniami odwetowymi wobec osób ujawniających nieprawidłowości.

Jakie konkretne obowiązki spoczywają na firmach i jakie sankcje mogą grozić za brak przestrzegania nowych regulacji?

Kim jest sygnalista?

Zacznijmy od definicji sygnalisty. Zgodnie z nową ustawą, sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która w kontekście swojej pracy, niezależnie od jej formy, uzyskała informacje o naruszeniu prawa. W tej grupie mogą znaleźć się nie tylko pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także:

  • pracownicy tymczasowi,
  • osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia),
  • przedsiębiorcy, prokurenci, akcjonariusze lub wspólnicy,
  • członkowie zarządów i innych organów spółek,
  • stażyści, wolontariusze i praktykanci.

Co ważne, ochrona sygnalistów dotyczy zarówno osób aktualnie zatrudnionych, jak i tych, których stosunek pracy lub inna forma współpracy zakończyła się, a także osób, które dopiero brały udział w procesie rekrutacji.

Ochrona będzie przysługiwała od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłasza lub publicznie ujawnia, jest:

  • prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia
  • informacją o naruszeniu prawa.

- Pamiętajmy, że sygnaliści to nie donosiciele, ale osoby, które mają odwagę walczyć o uczciwość i przejrzystość - mówi Rafał Barański, prezes spółki braf.tech - Ich działania mogą przyczynić się do poprawy sytuacji w wielu firmach i instytucjach. Nowe przepisy, w połączeniu z prostymi i dostępnymi procedurami zgłaszania naruszeń, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, tworzą środowisko, w którym pracownicy czują się bezpiecznie zgłaszając nieprawidłowości, a firmy mają narzędzia, aby skutecznie na nie reagować.

Jakie naruszenia prawa mogą być zgłaszane?

Jak twierdzi ekspert, ustawa obejmuje szeroki zakres naruszeń, które mogą zostać zgłoszone – od korupcji i oszustw finansowych po naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska. Choć dyskryminacja nie jest bezpośrednio wymieniona, niektóre jej formy mogą być objęte ochroną, jeśli naruszają przepisy prawa Unii Europejskiej.

Zgodnie z ustawą, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in. następujących dziedzin

  • właśnie korupcji,
  • zamówień publicznych,
  • bezpieczeństwa produktów, transportu i środowiska,
  • ochrony zdrowia publicznego i zwierząt,
  • ochrony danych osobowych i prywatności,
  • bezpieczeństwa sieci teleinformatycznych,
  • przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
  • zdrowia publicznego
  • ochrony konsumentów

Oprócz naruszeń prawa powszechnie obowiązującego, sygnaliści mogą zgłaszać także naruszenia regulacji wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy, pod warunkiem, że regulacje te są zgodne z przepisami. Przykładowo, mogą to być zgłoszenia dotyczące wspomnianej dyskryminacji w miejscu pracy lub naruszeń zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Procedury zgłaszania naruszeń prawa

Ustawa przewiduje trzy podstawowe procedury, które umożliwiają zgłaszanie naruszeń prawa. To:

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – jest to system zgłaszania nieprawidłowości w ramach firmy lub organizacji, przyjęty przez podmiot prawny, czyli pracodawcę. Procedura ta jest obowiązkowa dla przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 50 pracowników, a także dla podmiotów z wybranych branż, np. finansowej, niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych – w tej formie sygnalista zgłasza nieprawidłowości do odpowiednich instytucji, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich czy odpowiednie organy publiczne.

Ujawnienie publiczne – powinno być stosowane jedynie w wyjątkowych sytuacjach, gdy inne formy zgłaszania nie przynoszą rezultatów lub gdy istnieje realne zagrożenie dla interesu publicznego.

Sygnaliści mają możliwość wyboru, którą ścieżkę zgłoszenia wybiorą, przy czym zgłoszenie zewnętrzne może być złożone bez konieczności wcześniejszego zgłaszania wewnętrznego. Wprowadzanie przejrzystych procedur wewnętrznych jest kluczowe dla przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć potencjalnych konsekwencji wynikających z braku reakcji na zgłoszenia sygnalistów.

- Wiem, że zgłaszanie nieprawidłowości wiąże się z pewnym ryzykiem. Ale może przynieść również korzyści zarówno dla sygnalisty, jak i dla firmy – mówi ekspert. - Sygnalista może przyczynić się do poprawy sytuacji w firmie oraz może zapobiec poważnym stratom finansowym lub wizerunkowym. W niektórych przypadkach sygnaliści mogą liczyć nawet na nagrodę finansową. – twierdzi Barański.

Powstaje pytanie czy sygnaliści są dostatecznie chronieni?

Ochrona sygnalistów. Jak wygląda?

Według ustawy, najważniejszym jej elementem jest właśnie ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. W szczególności, przedsiębiorcy nie będą mogli stosować wobec sygnalistów działań takich jak:

  • wypowiedzenie lub nieodnowienie umowy o pracę,
  • obniżenie wynagrodzenia,
  • przeniesienie na niższe stanowisko,
  • pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych korzyści pracowniczych,
  • stosowanie mobbingu, dyskryminacji, zastraszania czy wykluczenia,
  • wstrzymanie udziału w szkoleniach lub utrudnianie możliwości podnoszenia kwalifikacji.

Przepisy zakładają, że pracodawca będzie musiał udowodnić, iż jego działania nie mają charakteru odwetowego, co ma chronić sygnalistów przed ewentualnymi represjami. Ochrona ta obejmuje również osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych oraz osoby pomagające sygnaliście w zgłoszeniu naruszeń.

Co grozi za represje wobec sygnalistów?

W razie złamania zakazu odwetu sygnalista będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie. Minimalna wartość odszkodowania została ustalona na poziomie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego roku. Ponadto sygnaliści nie będą ponosili odpowiedzialności dyscyplinarnej ani finansowej, jeżeli ich zgłoszenie będzie uzasadnione i niezbędne do ujawnienia naruszeń prawa.

Warto podkreślić, że działania odwetowe mogą dotknąć nie tylko samego sygnalistę, ale także osoby z nim związane, jak również podmioty prawne, które wspierają go w ujawnianiu nieprawidłowości. Każda próba represji, także w formie nieformalnych działań utrudniających przyszłe zatrudnienie sygnalisty, będzie uznawana za naruszenie ustawy.

Procedury wewnętrzne. Nowy obowiązek dla przedsiębiorców od 25 września

Czasu jest naprawdę mało. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników będą zobowiązani do wprowadzenia procedur zgłaszania naruszeń prawa wewnątrz firmy. Procedura taka musi być skonsultowana z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Czas konsultacji nie może być krótszy niż 5 dni ani dłuższy niż 10 dni. Po przyjęciu procedury przedsiębiorca ma obowiązek poinformować o niej swoich pracowników, a sama procedura wejdzie w życie po upływie 7 dni od momentu jej ogłoszenia.

- Firmy, które zignorują nowe przepisy, narażają się na kary finansowe, a nawet zawieszenie działalności. Warto więc potraktować te przepisy poważnie i zadbać o ich prawidłowe wdrożenie – zawraca uwagę prezes braf.tech. - Z mojego doświadczenia wynika, że kluczowe znaczenie ma stworzenie atmosfery zaufania w firmie, w której pracownicy będą czuli się swobodnie zgłaszając nieprawidłowości. Ważne jest również zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia zarówno dla sygnalistów, jak i dla osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń. Oczywiście, zawsze istnieje ryzyko, że niektóre rozwiązania okażą się nie do końca trafione i będą wymagały korekty w przyszłości. Ale to naturalny proces doskonalenia prawa.

UOKiK jako wzór

Chociaż Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów skupia się na naruszeniach prawa konkurencji, jego system zgłaszania nieprawidłowości może służyć jako inspiracja dla firm wdrażających własne procedury whistleblowingu. UOKiK oferuje prosty i dostępny formularz online, umożliwiający anonimowe zgłaszanie naruszeń.

Martwe przepisy?

Wiele firm obawia się kosztów i skomplikowanych procedur związanych z wdrożeniem nowych regulacji. Według Barańskiego to zrozumiałe, jednak warto spojrzeć z szerszej perspektywy.

- Przepisy mają na celu przede wszystkim zwiększenie przejrzystości i etyki w biznesie, co w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści również samym firmom. Kultura organizacyjna oparta na zaufaniu i otwartości może przyciągnąć najlepszych pracowników, zwiększyć lojalność klientów i poprawić wizerunek firmy – mówi prezes. - Czy okażą się martwe? To zależy od nas wszystkich. Wiele zależy od tego, jak zostaną one wdrożone w praktyce oraz jak będą interpretowane przez sądy. Wierzę jednak, że ustawa przyczyni się do realnej zmiany kultury organizacyjnej w Polsce, zachęcając pracowników do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy o represje. To może być początek nowej ery, w której pracownicy czują się współodpowiedzialni za losy firmy i mają narzędzia, aby działać, gdy coś idzie nie tak. Widzę w tych przepisach szansę na realną zmianę.

Zapraszamy też do publikacji:Wszystko, co trzeba wiedzieć o sygnalistach