Procedury dla sygnalistów w firmach dopiero od 1 stycznia

Od kiedy podmioty prawne muszą wdrożyć u siebie procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Od kiedy podmioty prawne muszą wdrożyć u siebie procedury zgłoszeń wewnętrznych, z których będą mogli korzystać sygnaliści? To jedna z kwestii z ustawy o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928), która budzi poważne wątpliwości nie tylko firm, lecz także prawników.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku przesłanym DGP (patrz: ramka) wskazuje, że podmioty zobowiązane do ustalenia u siebie systemu zgłoszeń sygnalistów powinny to zrobić najpóźniej 1 stycznia 2025 r. Mimo że ustawa w części dotyczącej tych zgłoszeń wchodzi w życie już 25 września br.

– Jeszcze niedawno ministerstwo podawało dość enigmatycznie, że przed 25 września zobowiązane podmioty powinny już wykonać pewne czynności zmierzające do ustanowienia procedury. Teraz de facto odsuwa się wejście w życie ustawy do 1 stycznia w stosunku do podmiotów prawnych i zgłoszeń wewnętrznych – komentuje dr Damian Tokarczyk, adwokat, of counsel kancelarii Raczkowski.

Resort zapewnia też, że dopiero od 1 stycznia 2025 r. będzie obowiązywała sankcja karna za brak ustanowienia procedury.

Głos w dyskusji

Termin, w którym podmioty prawne muszą wdrożyć u siebie procedury zgłoszeń wewnętrznych, to jedna z podstawowych i fundamentalnych kwestii z ustawy o sygnalistach. W dyskusji publicznej ścierają się różne poglądy na ten temat. Problem wynika głównie z tego, że ustawa wskazuje tylko dzień wejścia w życie przepisów, ale nie wskazuje terminu na dostosowanie się do nowych regulacji, zwłaszcza przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Takie rozwiązanie przewijało się natomiast w kolejnych projektach ustawy na etapie prac legislacyjnych.

Część prawników uważa, że skoro ustawa zasadniczo wchodzi w życie 25 września 2024 r., to procedury muszą być gotowe już tego dnia. Inni uważają, że w dopiero od tego dnia można uruchomić w firmie konsultacje z reprezentantami zatrudnionych co do kształtu tej procedury. Wreszcie są i tacy, zdaniem których procedura zgłoszeń wewnętrznych może działać w firmie dopiero 1 stycznia 2025 r., bo to pierwszy dzień, w którym pracodawca może zweryfikować swój stan zatrudnienia, a procedurę powinien wdrożyć, jeśli zatrudnia co najmniej 50 osób.

Ten ostatni pogląd prezentuje MRPiPS. Stanowisko to z aprobatą przyjmuje prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk z Uniwersytetu Jagiellońskiego, partner zarządzający w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. Ale ma też do niego zastrzeżenia.

– Resort, jak rozumiem, twierdzi, że 1 stycznia 2025 r. procedury powinny być ustanowione. A to nie jest oczywiste. Skoro bowiem ustawa obowiązuje podmioty zatrudniające 50 osób na dzień 1 stycznia i 1 lipca, to nie ma powodu, aby twierdzić, że obowiązki prawne powstają przed tym terminem i że należy podejmować jakiekolwiek czynności wcześniej. Zwłaszcza że 1 stycznia lub 1 lipca zatrudnienie może spaść do 49, czego pracodawca w chwili wejścia ustawy w życie jeszcze nie wie – zauważa prof. Arkadiusz Sobczyk. Przypomina on przy tym, że nakaz wdrożenia procedur i obsługi zadań w zakresie przyjmowania zgłoszeń oznacza nałożenie na przedsiębiorców obowiązków publicznych i związanych z tym kosztów. – Jest to ingerencja zarówno w wolność, jak i w prawo do własności. A w przypadkach nakładania ciężarów publicznych nie można dokonywać rozszerzającej wykładni ustawy – podkreśla.

Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”

Liczne problemy

Z kolei pogląd resortu pracy krytycznie ocenia dr Damian Tokarczyk. Podkreśla przy tym, że wykładnia prawa dokonana przez ministerstwo nie ma charakteru wiążącego. – Co więcej, ani resort pracy, ani Państwowa Inspekcja Pracy nie mają żadnych właściwie uprawnień opisanych w ustawie. Nawet przepis wykroczeniowy przewidujący grzywnę za niewdrożenie procedury nie przewiduje jurysdykcji PIP, co oznacza, że oskarżycielem w tych sprawach będzie policja. A wykładnia policji może być odmienna od tej ministerialnej – zauważa ekspert kancelarii Raczkowski.

Zwraca uwagę, że odsunięcie w czasie momentu wdrożenia procedury nie zmienia tego, że regulacje ustawy w większości będą już obowiązywały od 25 września.

– Przepisy o ochronie sygnalistów, o zakazie działań odwetowych, o samym prawie do dokonania zgłoszeń i ujawnień publicznych będą skuteczne od tego dnia. Jak zatem firmy mają chronić sygnalistów, przyjmować zgłoszenia i przetwarzać dane bez procedury? – zauważa. Jego zdaniem interpretacja resortu może być nawet źródłem sporów sądowych.

– Uważam więc, że nawet jeśli ktoś się zastosuje do stanowiska ministerstwa i nie wdroży procedury jesienią, to nie zwalnia go z obowiązku stosowania przepisów ustawy, które obowiązują od 25 września, w tym objęcia sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi – stwierdza. Dr Tokarczyk nie wyklucza też, że jeśli dojdzie np. do nieuprawnionego ujawnienia tożsamości sygnalisty, bo nie zadziała procedura, której jeszcze nie ma, to rodzi to ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej przez osobę, która niezgodnie z prawem ujawni tożsamość sygnalisty.

– Będzie problem, jeśli np. 26 września przyjdzie do zarządu sygnalista i powie, że chce zgłosić naruszenie, a procedury wewnętrznej nie będzie. Nie będzie też jeszcze wówczas działać system zgłoszeń zewnętrznych. Taki sygnalista może mieć poczucie, że został złapany w pułapkę przez ustawodawcę – wskazuje ekspert kancelarii Raczkowski.

Taki sygnalista jak w opisanym przykładzie nie będzie mógł liczyć na odszkodowanie czy inną rekompensatę w związku z niewdrożeniem procedury na czas. Ustawa przewiduje bowiem odszkodowanie tylko w razie działania odwetowego albo innej krzywdy. A za niewdrożenie procedury w terminie grozi tylko grzywna wobec państwa.

Otwarte pozostaje natomiast pytanie, czy w sytuacji, gdy firma nie stworzy procedury na czas, działania osób odpowiedzialnych za to mogłyby zostać uznane – w szczególnych przypadkach – za przestępstwo uniemożliwiania lub utrudniania dokonania zgłoszenia. Grozi za nie grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (a w kwalifikowanej postaci – do trzech lat).

Wybór reprezentantów i konsultacje

Pojawia się pytanie, czy konsultacje z przedstawicielami zatrudnionych – które są wymogiem wprowadzenia procedury zgłoszeń w firmie – mogą być przeprowadzone przed 25 września? A także czy przed tą datą może nastąpić samo wyłonienie przedstawicieli osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy?

– Z jednej strony, przed dniem wejścia w życie ustawy nie ma jeszcze podstawy prawnej do przeprowadzenia konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób zatrudnionych. O ile nie ma potrzeby poszukiwania szczególnej podstawy do przeprowadzenia konsultacji ze związkiem, o tyle wyłonienie nowego przedstawicielstwa może wymagać takiej podstawy – chociażby na potrzeby przetwarzania danych osobowych kandydatów – zauważa dr Tokarczyk. Podkreśla on jednak brak okresu dostosowawczego w ustawie i to, że przepis wykroczeniowy przewidujący karę za nieustanowienie procedury wchodzi w życie 25 września.

– Przyjmuję więc, że w przypadku podmiotów przeprowadzających konsultacje z organizacją związkową powinny one 25 września ogłosić procedurę. Podmioty konsultujące jej treść z przedstawicielami pracowników mogą przystąpić do działań po wejściu w życie ustawy – wskazuje dr Tokarczyk. I dodaje, że uzasadnienie stanowiska MRPiPS jest sprzeczne z tezą, bo skoro ustawa obowiązuje już w okresie vacatio legis, tylko nie jest skuteczna, to istnieje podstawa do podjęcia przed 25 września wszystkich kroków.

Z kolei zdaniem prof. Sobczyka można twierdzić, że pracodawcy nie mają obowiązku robić nic przed 1 stycznia 2025 r. A wyłonienie przedstawicieli zatrudnionych i przeprowadzenie konsultacji przed 25 września formalnie będzie nieważne. Zwraca też uwagę, że według ministerstwa powyższe czynności można wykonywać przed 25 września. – Powyższe sprowadza się jednak do dość karkołomnego stwierdzenia, że ustawa już obowiązuje, choć nie obowiązuje – zauważa prof. Sobczyk.

Ekspert wskazuje jednak, że jeśli przed 25 września zostaną wyłonieni przedstawiciele, przeprowadzone konsultacje i będzie przyjęta procedura, a następnie pracodawcy, organy organizacji zakładowych albo przedstawiciele nie będą tych czynności kwestionowali, to wszystkie te czynności po wejściu w życie ustawy będą skuteczne na zasadzie zwyczaju.

– Co więcej, mogą być skuteczne nawet od 25 września, na zasadzie dobrowolnego stosowania ustawy. Ale też nie można wykluczyć, że w dniu 26 września w zakładzie pracy powstanie nowa zakładowa organizacja związkowa, która słusznie w moim przekonaniu może zażądać ponowienia procesu stanowienia procedury – zauważa. ©℗