Ponowne zatrudnienie byłego pracownika powoduje wiele pytań. Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w przypadku ponownego zatrudnienia? Co z limitem umów? Czy kierować ponownie zatrudnionego pracownika na badania lekarskie? Jaki okres wypowiedzenia będzie obowiązywał w przypadku ponownego zatrudnienia?

Ponowne zatrudnienie byłego pracownika

Ponowne zatrudnienie byłego pracownika to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości. Decyzja o zatrudnieniu byłego pracownika może przynieść wiele korzyści dla obu stron, jednak zanim dojdzie do ponownego nawiązania stosunku pracy, pracodawcy muszą się zmierzyć z szeregiem procedur oraz formalności, aby ponowne zatrudnienie przebiegało sprawnie i zgodnie z przepisami prawa pracy. W niniejszym artykule przyjrzymy się szczegółowo, jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w przypadku ponownego zatrudnienia, na jaki okres można zawrzeć umowę z byłym pracownikiem, kiedy należy skierować pracownika na badania medycyny pracy oraz jaki okres wypowiedzenie będzie obowiązywał w przypadku ponownego zatrudnienia.

Ponowne zatrudnienie pracownika a dokumentacja

Zasady prowadzenia i kontynuowania akt osobowych, zwłaszcza w kontekście zmian prawnych obowiązujących od 1 stycznia 2019 roku, mogą być skomplikowane. Jeśli do ponownego nawiązania stosunku pracy dochodzi w ciągu 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracownika na podstawie art. 945 Kodeksu pracy
Jednak ta zasada ma zastosowanie jedynie do stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 r . W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika, którego stosunek pracy trwał w dniu wejścia przepisów sposób prowadzenia dokumentacji uzależnione jest od tego, czy pracodawca złożył raport informacyjny. Złożenie raportu informacyjnego za ubezpieczonych pracowników oznacza skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony zgodnie z art. 41 f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przykład

Umowa o pracę z Justyną K. została rozwiązana 31 października 2017 r. Pracodawca ponownie zatrudnił Justyną K. 15 lipca 2024 r. Pomimo, że do ponownego nawiązania stosunku pracy doszło przed upływem 10 lat należy założyć nową dokumentację pracowniczą.

Przykład

Michał Z rozwiązał umowę o pracę 29.02.2020 r. Pracodawca ponownie zatrudnił Michała Z. 01 grudnia 2023 r. W związku z tym, że obydwa stosunki pracy zostały zawarte po 1 stycznia 2019 r. Pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Ponowne zatrudnienie pracownika a limit umów

Długość okresu na jaki można zawrzeć umowę o pracę została uregulowana w art. 251 § 1 Kodeku pracy i jest limitowana. Oznacza to, że łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Nie ma tu znaczenia, czy pomiędzy jednym, a drugim zatrudnieniem doszło do przerwy trwającej kilka dni, tygodni, bądź miesięcy.

Zgodnie z powyższym, okres na jaki można zawrzeć umowę z byłym pracownikiem jest zależne od tego, czy przy poprzednim zatrudnieniu wyczerpano limit 3 umów lub 33 miesięcy.

Przykład

Anna M. była zatrudniona w okresie od 01 marzec 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. Z powodu sytuacji ekonomicznej w której znalazł się pracodawca umowa nie została przedłużona. Anna M. została ponownie zatrudniona u tego samego pracodawcy na podstawie umowy na czas określony od dnia 01 wrzesień 2023 do 31 grudzień 2024 r. i była to jej druga umowa na czas określony u tego pracodawcy. Mając na uwadze art. 25 § 1 Kodeksu pracy doszło do przekroczenia 33-miesięcznego limitu, zatem od dnia 01 sierpnia 2024 r. Anna M. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Ważne

Po przekroczeniu limitu 33 miesięcy, bądź po zawarciu 4 umowy pracownik co do zasady przechodzi na umowę na czas nieokreślony, od dnia następującego po upływnie 33 miesięcy bądź od dnia zawarcia 4 umowy o pracę na czas określony.

Przykład

Marta K. była zatrudniona w okresie od 03 luty 2022 r. do 31 marzec 2024 r. na czas określony łącznie na podstawie 2 umów o pracę. Następnie została ponownie zatrudniona na podstawie umowy na czas określony w okresie od 03 czerwiec 2024 do 31 grudzień 2024 r. Pracodawca chce nadal kontynuować zatrudnienie. W takiej sytuacji najkorzystniej dla pracodawcy będzie zawrzeć kolejną umowę na czas nieokreślony, ponieważ zgodnie z limitem 33 miesięcy pracodawca zawarł wcześniejsze dwie umowy na łączny okres 32 miesięcy i 29 dni. Pomimo, że teoretycznie jest możliwość zawarcia umowy na czas określony wynikająca z możliwości zawarcia 3 umów, to należy pamiętać, że nadal musi być zachowany limit 33 miesięcy.

Ważne

Do limitu umów o którym mowa w art. 25 Kodeksu pracy nie wlicza się umów zawartych na okres próbny.

Ważne

Do limitu 33 miesięcy okresu zatrudnienia na czas określony nie należy wliczać umów na czas określony zawartych przed 22 lutego 2016 r.

Ponowne zatrudnienie pracownika a badania lekarskie

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy każdy pracownik przed przystąpieniem do pracy musi przejść wstępne badania lekarskie które mają na celu potwierdzenie braku przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku. Przepis ten został uregulowany w art. 229 § 1 Kodeksu pracy.

Wyjątkiem od tej reguły są:

  • pracownik przyjmowany ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą.
  • pracownik wykonywujący pracę na takim samym stanowisku u innego pracodawcy i posiadający aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do wykonywania pracy, a okres pomiędzy zakończonym stosunkiem pracy, a nawiązaniem nowej umowy o pracę umowy o pracę nie przekracza 30 dni. W takiej sytuacji pracodawca musi zażądać od pracownika aktualnego orzeczenia lekarskiego wraz ze skierowaniem na badania na podstawie którego wydano orzeczenie o zdolności do pracy.

Oznacza to, że jeśli do ponownego zatrudniania dochodzi w ciągu 30 dni od zakończenia wcześniejszego zatrudnienia, a orzeczenie lekarskie jest ważne pracownik nie musi wykonywać ponownych badań lekarskich.

Natomiast przy ponownym zatrudnieniu byłego pracownika zawsze należy wykonać obowiązkowe przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Kategorycznie zabronione jest dopuszczanie do pracy pracownika bez odpowiedniego przeszkolenia, a obowiązek jego wykonania został uregulowany w art. 2373 § 1 Kodeksu pracy.

Ponowne zatrudnienie pracownika a okres wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umowy o pracę przy ponownym zatrudnieniu byłego pracownika może budzić wiele wątpliwości, ponieważ w Kodeksie pracy nie została uregulowana taka sytuacja. Możemy się tu jednak posiłkować Uchwałą Sądu Najwyższego z 15-01-2003 r. – III PZP 20/02 wd. której: ,,Przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony (art. 36 § 1 k.p.) uwzględnia się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego (danego) pracodawcy”.

Oznacza to, że okres wypowiedzenia jest zależy od stażu pracy u danego pracodawcy na podstawie sumowania wszystkich okresów zatrudnienia, a więc należy go ustalić na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy i wynosi odpowiednio:

  • 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
  • 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
  • 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Podstawa prawna

art. 945 Kodeksu pracy,

Dz.U.2018.357 z dnia 2018.02.13 Art. 7. Zmiana niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

art. 41 f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

art. 251 § 1 Kodeku pracy,

art. 229. § 1 Kodeksu pracy,

art. 2373 § 1 Kodeksu pracy,

Uchwała Sądu Najwyższego z 15-01-2003 r. – III PZP 20/02,

art. 36 § 1 Kodeksu pracy.