Sygnalista zgłosi naruszenie prawa 
także na WhatsAppie

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.) precyzuje, co musi się znaleźć w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, a więc tych dotyczących danej organizacji. Do podstawowych elementów każdej procedury należy określenie, w jaki sposób sygnalista może przekazać zgłoszenie wewnętrzne do danego przedsiębiorcy, innymi słowy, z jakich kanałów zgłoszeń może skorzystać.

Nowoczesny przedsiębiorca musi wykazać się dużą elastycznością, jeśli chce przekonać sygnalistów, że zgłaszanie jest proste. Przedstawiciele młodszego pokolenia oczekują, że będą mogli komunikować swoje spostrzeżenia pracodawcy za pomocą WhatsAppa, Messengera lub innych komunikatorów używanych w kontaktach ze swoimi znajomymi.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 u.o.s. sygnalista – o ile nie działa anonimowo – powinien jednak pozostawić przedsiębiorcy swój adres korespondencyjny lub e-mail, aby można było się z nim kontaktować. Czy jeśli sygnalista nie przekaże takich danych, to zgłoszenie ma pozostać nierozpatrzone?

Papierowo lub elektronicznie

Sygnalista zgłasza naruszenie prawa zgodnie z u.o.s. ustnie lub pisemnie. Kanały zgłoszeń muszą obejmować zatem możliwość zgłoszenia co najmniej w jednej z tych form, przy czym zgodnie z art. 26 ust. 8 u.o.s. przez pisemne rozumie się zgłoszenie nie tylko w postaci papierowej, lecz także elektroniczne.

Pracodawcy mają zatem pełen wachlarz możliwości ustanowienia odpowiedniego kanału. Pozwala to na dostosowanie wewnętrznych procedur do trybu pracy danego podmiotu i powiązania procedury zgłoszeń wewnętrznych ze zwyczajami panującymi w firmie.

W praktyce popularnymi kanałami zgłoszeń są przeznaczony do tego e-mail albo skrzynka korespondencyjna, do której sygnalista może wrzucić opatrzony odpowiednim dopiskiem list.

Okazuje się jednak, że wielu nowoczesnych pracodawców decyduje się wyjść naprzeciw oczekiwaniom zatrudnionych i wprowadza kanały zgłoszeń w formie najpopularniejszych komunikatorów. Pozwala to na osiągnięcie niespotykanej dotychczas w procedurach wewnętrznych szybkości i łatwości kontaktu z osobami zatrudnionymi, z których każda ma własny kanał zgłoszeń i może w każdym momencie z niego skorzystać. Szczególnie najmłodsze pokolenie na rynku pracy zdecydowanie będzie przedkładać takie podejście ponad tradycyjne e-maile, nie wspominając już o listach papierowych.

Takie rozwiązanie z pewnością będzie sprzyjać ujawnianiu nieprawidłowości i eliminowaniu ich, co przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie organizacji.

Przewagą kanałów elektronicznych nad analogowymi lub ustnymi jest nie tylko szybkość ich działania, lecz także możliwość udostępnienia oprócz tekstu również zdjęć, nagrań, a także innych plików. Zgłoszenia zawierające takie dane mogą być cennymi źródłami informacji dla pracodawcy, który mając lepszy obraz sytuacji, może podjąć skuteczniejsze działania.

W przypadku komunikatorów, w przeciwieństwie do maila, nie ma domyślnego adresu korespondencyjnego sygnalisty. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna dobrze opisywać to zagadnienie i może traktować wiadomość przekazaną bez tej informacji jako zgłoszenie anonimowe. Alternatywnie można uznać, że adresem korespondencyjnym na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych jest właśnie sam komunikator, z którego pisze sygnalista.

Także anonimowo

Większość organizacji decyduje się na przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych. Decyzja taka pozwala na znaczne zwiększenie liczby informacji o naruszeniach, co jest oczywiście korzystne, bo pozwala skuteczniej eliminować nieprawidłowości. Zgłoszenie w formie wiadomości na czacie pozwala zachować poufność, podobnie jak napisanie wiadomości e-mail. Sygnalista, który chce, żeby jego tożsamość nie była jawna, może kupić kartę z nowym numerem, za pomocą którego dokona zgłoszenia, lub stworzyć fikcyjne konto, które pozwoli mu na zgłoszenie nieprawidłowości. W tym zakresie podejście do anonimowości jest takie samo, jak w przypadku zgłoszeń za pomocą wiadomości e-mail.

Przedsiębiorca musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych, a zatem również kanał zgłoszeń wewnętrznych, uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Dodatkowo należy zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. W przypadku komunikatorów warto zadbać, żeby były to aplikacje sprawdzone, które zapewniają szyfrowanie wiadomości i są dostępne jedynie dla odpowiednio upoważnionych osób w organizacji. Środki ostrożności w tym zakresie będą podobne do tych podejmowanych przy weryfikacji kanału wykorzystującego e-maile.

Przyjęcie wiadomości i przekazanie informacji zwrotnej

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń musi w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdzić sygnaliście jego przyjęcie. W przypadku zgłoszenia przez komunikator można przyjąć, że jest to kanał, którym sygnalista chce się porozumiewać i za jego pośrednictwem możliwe jest takie potwierdzenie. Ustawa nie przesądza, w jaki sposób wykonać tę czynność, ani nie wskazuje żadnego sposobu ani formy potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia. Oznacza to, że nawet emotikon „kciuk w górę” pod wiadomością mógłby wystarczyć do przyjęcia, że potwierdzenie zostało wysłane, a sygnalista mógł się z nim zapoznać. Przyjęcie zgłoszenia w ten sposób znacznie ułatwia cały proces i nie wymaga dużego nakładu pracy, co może być istotne w przypadku pojawienia się dużej liczby zgłoszeń jednocześnie. Sygnalista odbierze zaś potwierdzenie w preferowany i dobrze mu znany sposób.

Dodatkowym obowiązkiem po stronie organizacji jest przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej – w ciągu maksymalnie trzech miesięcy od przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku zgłoszenia anonimowego – w terminie trzech miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Tak jak w przypadku przyjęcia zgłoszenia ustawodawca nie uregulował szczególnego sposobu, jak wykonać ten obowiązek. W konsekwencji osoba odpowiedzialna za udzielenie informacji zwrotnej mogłaby przesłać ją w tym samym wątku czatu, przez który dokonano zgłoszenia. Odbiór przez sygnalistę byłby analogiczny jak w przypadku odbioru informacji o przyjęciu zgłoszenia.

Podsumowanie

Pracodawcy powinni się zastanowić, jaki sposób przyjmowania zgłoszeń zapewni równowagę między nakładem pracy administracyjnej i dostępnością kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Jeśli pracodawca udostępni pracownikom czat, na którym będą mogli zgłaszać nieprawidłowości, to zainteresowani mogą chcieć z niego częściej korzystać, co przyniesie pracodawcy jedynie korzyści, bo będzie mógł szybciej wyeliminować nieprawidłowości. Nie wyklucza to oczywiście istnienia równoległych, bardziej tradycyjnych, kanałów, które pozwolą na zebranie jak największej puli zgłoszeń. ©℗