Subskrybuj nas na Youtube
Aż 61 proc. kontrolowanych pracodawców narusza przepisy o pracy na odległość. Eksperci są zgodni: winne jest nadmierne sformalizowanie regulacji wprowadzonych w ubiegłym roku.
Najnowsze sprawozdanie z działalności Państwowej Inspekcji Pracy za 2023 r., do którego dotarł DGP, zawiera m.in. pierwsze wyniki kontroli pracodawców stosujących pracę zdalną w nowym reżimie prawnym. Od 7 kwietnia ub.r. mamy bowiem w kodeksie pracy (k.p.) kompleksową regulację tej formy wykonywania obowiązków zawodowych. Od tej pory PIP sprawdza, jak firmy radzą sobie z nowymi obowiązkami. Efekt? Długa lista naruszeń, obejmujących w zasadzie wszystkie obszary kontrolne dla pracy zdalnej. Z jednej strony uchybienia dotyczą aspektów formalnych, jak np. niepełna treść porozumień i regulaminów w sprawie pracy zdalnej, brak prawidłowych konsultacji, nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji. Z drugiej zaś – warunków zatrudnienia, w tym zwłaszcza braku pokrycia kosztów home office (szczegóły – patrz: infografika).
Grzechy przedsiębiorców
Z podsumowania przygotowanego przez PIP wynika, że więcej niż co druga kontrolowana firma ma na sumieniu jakieś grzechy, jeśli chodzi o stosowanie pracy zdalnej. „Niemal w 61 proc. kontroli dotyczących zatrudniania pracowników w formie zdalnej stwierdzono nieprawidłowości skutkujące wydaniem środków prawnych przez inspektorów pracy” – wskazuje w sprawozdaniu Główny Inspektorat Pracy.
– Nie jest to może mały odsetek, ale na pewno nie jest alarmujący. Zwłaszcza że zasadniczo nie są to uchybienia, które ingerują w uprawnienia pracownicze, w bezpieczeństwo zatrudnionych. Na pewno jednak efekty kontroli są wskazówką dla pracodawców, by przejrzeli
swoją dokumentację pod kątem zgodności z przepisami – komentuje Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy w Polskim Towarzystwie Gospodarczym.
Oczywiście, jak zapowiadała ówczesna GIP, Katarzyna Łażewska-Hrycko, kontrole nie odbywały się w miejscu pracy zdalnej (przepisy na to nie pozwalają), ale były skoncentrowane na weryfikacji dokumentacji i dopełnieniu obowiązków formalnych przez pracodawców. Jak firmy tłumaczyły się z istniejących braków i uchybień? Przede wszystkim skarżyły się na nieczytelność wprowadzonych do k.p. regulacji pracy zdalnej, w tym na liczne odesłania do innych przepisów. Wskazywały także, że regulacje te są zbyt szczegółowe i skomplikowane. Podnoszono również
krótki czas obowiązywania przepisów, wątpliwości interpretacyjne dotyczące ich stosowania oraz brak jednolitej wykładni i stanowisk urzędowych w kwestiach budzących wątpliwości. Wreszcie zatrudniający skarżyli się też, że przerzucono na nich konieczność wprowadzenia istotnych uregulowań w zakresie pracy zdalnej w porozumieniach lub regulaminach.
– Musimy mieć na uwadze, że kontrole dotyczą krótkiego okresu po wejściu w życie nowych rozwiązań. Okresu, podczas którego wszyscy uczyliśmy się stosowania nowych regulacji – zauważa Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan. Dodaje przy tym, że sama PIP w sprawozdaniu podkreśla, że wyniki kontroli przestrzegania przepisów przy zatrudnianiu pracowników w formie zdalnej nie wskazują na rażące zaniedbania. „Nie zaobserwowano również w postępowaniu pracodawców praktyk, które miałyby służyć obejściu obowiązujących przepisów” – zauważa GIP.
Brak elastyczności
Jednocześnie winą za taki stan eksperci obarczają nadmierny formalizm przepisów. Partnerzy społeczni sygnalizowali to już w czasie prac legislacyjnych nad nowelizacją k.p.
– Już wówczas podkreślaliśmy, że regulacje te są obarczone dużą dozą formalności.
Praca zdalna miała być elastyczna, a została zbiurokratyzowana i wyniki kontroli to potwierdzają – zauważa Katarzyna Siemienkiewicz. Zaznacza przy tym, że większość wskazywanych w raporcie PIP naruszeń to właśnie niedopełnienie obowiązków biurokratycznych ze strony pracodawców, wynikające z przeciążenia ich obowiązkami w tym zakresie. Przykładowo najwięcej uchybień i nieprawidłowości dotyczyło kwestii określania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminach i porozumieniach oraz obowiązków informacyjnych – to prawie 47 proc. kontroli.
– Taki odsetek mnie nie dziwi. Problemem jest bowiem właśnie sformalizowany sposób wyrażania zgody na pracę zdalną. Taki jest efekt, gdy wprowadza się przepisy, które normują ustaloną praktykę i utrwalone zwyczaje w firmach. Bywa też, że pracodawca w tej kwestii idzie na rękę pracownikowi, umożliwiając mu pracę zdalną bez dopełnienia wszystkich wymogów – stwierdza Katarzyna Siemienkiewicz.
Czym w praktyce objawia się ten formalizm? – Otóż pracodawca musi opracować zasady wykonywania pracy zdalnej, kilka informacji dla pracowników i odebrać kilka oświadczeń. Poza obowiązkami z zakresu bhp musi mieć również informację nt. ochrony danych. Musi też przekazać informacje dotyczące jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, a także wskazać osobę lub organ odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę w tej formie i upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej – wylicza Robert Lisicki. Ekspert przypomina przy tym o proponowanych przez pracodawców ułatwieniach w home office, których nie uwzględniono w trakcie prac legislacyjnych. Jednym z ich był wyższy wymiar pracy okazjonalnej, tj. 36 dni w roku kalendarzowym (zamiast obecnych 24 dni). Drugim – możliwość przechowywania dokumentacji pracy zdalnej poza aktami osobowymi.
– To celowe, bo akta osobowe wciąż są prowadzone najczęściej w wersji papierowej, a praca zdalna funkcjonuje głównie w postaci elektronicznej – podkreśla. Mniejsi mają gorzej Z raportu PIP wynika też, że większe zaniedbania, dotyczące zwłaszcza nieustalenia zasad pracy zdalnej w regulaminie lub porozumieniu, występowały u małych pracodawców. Natomiast średnie i duże podmioty z przestrzeganiem przepisów o pracy na odległość miały mniejsze trudności.
– Wynika to m.in. stąd, że większe firmy mają bardziej rozbudowane działy kadrowe, a także większe środki przeznaczają na monitorowanie zmian przepisów. Częściej też mają systemy ułatwiające zarządzanie zasobami ludzkimi, które również są pomocne w kwestii przestrzegania prawa – wskazuje Katarzyna Siemienkiewicz.
Kontrole potwierdziły też, że problemem generalnie jest nieznajomość prawa w zakresie
pracy zdalnej bądź niezrozumienie przepisów dotyczących zagadnień z zakresu pracy zdalnej, co podczas kontroli zgłaszały głównie mikro i małe podmioty. Z kolei skargi pracowników dotyczyły m.in. nieuwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, w tym odmowy udzielenia zgody na nią pracownikowi należącemu do grupy uprzywilejowanej, niewypłacania należnego ryczałtu, obniżenia wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej czy dyskryminacji
pracujących zdalnie.
/>
