Firmy nie wiedzą, jak wdrażać nowe przepisy bhp. Problemem jest praca zdalna

Od 17 maja br. pracodawcy muszą zapewnić monitor lub podstawkę, a także klawiaturę i mysz osobom pracującym na laptopach. Firmy mają różne podejście do wdrożenia tych regulacji, zwłaszcza gdy chodzi o pracę zdalną.

Teoretycznie nowelizacja rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 2367) nie powinna być dla nikogo zaskoczeniem, bo przepisy weszły w życie 17 listopada 2023 r. Jednak nowe wymagania bhp i ergonomii pracodawcy (patrz: infografika) musieli stosować od tej daty tylko w sytuacji, gdy tworzyli nowe stanowisko pracy tego dnia lub później. Wiele firm dotychczas mogło więc nie mieć powodu ani okazji, by nowe przepisy zastosować. Teraz się to zmienia, bo od 17 maja 2024 r. dostosowane do nowych wymogów mają być już zasadniczo wszystkie stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Chodzi tu nie tylko o komputery stacjonarne, lecz także systemy przenośne – np. laptopy – przeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Koszty i konsultacje

Zmiana przepisów dla pracodawców generalnie oznacza wydatki na nowy sprzęt. Dotyczy to zwłaszcza stanowisk wyposażonych w laptopy – nowe regulacje wymagają bowiem od pracodawców zapewnienia na tych stanowiskach monitora lub podkładki pod laptop oraz klawiatury i myszy. Choć zaznaczyć przy tym trzeba, że to, jakie te koszty będą, zależy od tego, czy laptop jest używany w firmie, czy na pracy zdalnej (w niektórych wypadkach może ich w ogóle nie być).

Okazuje się, że w celu spełnienia nowych wymogów część pracodawców decyduje się na zakup sprzętu po porozumieniu się z pracownikami.

– Choć taki obowiązek nie wynika z przepisów, wiele firm uzgadnia z pracownikami rodzaj nowego wyposażenia albo przynajmniej robi wśród nich rozeznanie, jakie są ich potrzeby. Uważają bowiem, że wdrożenie tych przepisów wymaga wyjścia naprzeciw oczekiwaniom pracowników – wskazuje Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka ds. prawa pracy Pracodawców RP. Dodaje, że oczywiście taka jest praktyka większych firm, które mogą wprowadzić zmiany w szerszym zakresie. Wówczas wpisuje się to w prowadzoną przez nie politykę prozdrowotną w miejscu pracy, wspierającą ergonomię stanowisk.

Z kolei Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan, wskazuje, że z uwagi na różnicę w kosztach firmy jednak częściej proponują pracownikom nie monitory, a podkładki pod laptopy.

Organizacje pracodawców nie odnotowują natomiast większych utyskiwań ze strony firm na koszty wdrożenia zmian. Być może wynika to z tego, że przepisy weszły w życie 17 listopada 2023 r., a wobec tego w większości przypadków udało się uwzględnić je w tegorocznych budżetach (przygotowywanych pod koniec ubiegłego roku).

– Nie słyszymy, aby to były duże koszty. Oczywiście dotyczy to większych firm. W mniejszych podmiotach każdy dodatkowy wydatek może być problematyczny i tam na pewno będą jakieś trudności w sprostaniu wymaganiom rozporządzenia – zauważa Katarzyna Siemienkiewicz.

– Z pewnością też więksi pracodawcy mają dużą świadomość nowych wymagań, natomiast ci mniejsi mogą w ogóle nie zdawać sobie z nich sprawy – wskazuje Robert Lisicki.

Trzy sposoby na pracę zdalną

Przygotowując się do wdrożenia nowych wymogów bhp, firmy dokonują przeglądu stanowisk np. pod kątem tego, czy w danym przypadku praca na laptopie odbywa się co najmniej przez połowę dniówki. Przegląd ma miejsce także w odniesieniu do dokumentów wymaganych przez prawo, np. ocen ryzyka zawodowego. Aktualizują też informacje przekazywane pracownikom o tym, jak ma wyglądać ich stanowisko pracy.

Przy tym firmy swoją uwagę w dużej mierze kierują na stanowiska pracy zdalnej. W ich przypadku w praktyce od początku są duże wątpliwości, jak stosować do nich przepisy o bhp przy monitorach ekranowych. Po części wynika to stąd, że zgodnie z kodeksem pracy za organizację stanowiska pracy zdalnej odpowiada pracownik. Jednocześnie jednak przy pracy zdalnej pracodawca musi zapewnić niezbędne narzędzia i materiały. Z pewnością do takich narzędzi należą zaś monitor, podstawka, myszka czy klawiatura.

– W tym zakresie duża część firm opiera się na oświadczeniu pracownika. Wykonujący pracę zdalną ma bowiem obowiązek złożyć oświadczenie, w którym potwierdza, że na stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki – wskazuje Robert Lisicki. Ekspert wyjaśnia, że z kolei część pracodawców oferuje podstawki pod laptopy wszystkim pracownikom zdalnym, uznając, że zapewnienie odpowiedniej wysokości ekranu ma dla nich szczególne znaczenie. – Natomiast jest też mniejsza grupa pracodawców, którzy koszty nowych wymogów bhp uwzględnili w ramach ekwiwalentu lub ryczałtu wypłacanego w związku z korzystaniem przez pracownika z własnego sprzętu, co powinno być uregulowane w regulaminie pracy zdalnej – uzupełnia ekspert Lewiatana.

Nadal są wątpliwości

W czasie półrocznego okresu oczekiwania na wprowadzenie zmian nie udało się rozwiać wszystkich wątpliwości wynikających z nowych regulacji. Pracodawcy nie zawsze wiedzą, czy nowe wymogi mają do nich zastosowanie, m.in. z uwagi na nieprecyzyjną definicję monitora ekranowego, brak definicji systemów przenośnych czy połowy dobowego wymiaru czasu pracy oraz wspomniane wątpliwości na styku regulacji o pracy zdalnej. Nadal też nie wiadomo, czy stosować nowe wymogi bhp do tabletów używanych przez listonoszy czy przedstawicieli handlowych albo monitorów wykorzystywanych przez kasjerów w sklepach.

– To, co budzi największą wątpliwość, to kwestia pracowników hybrydowych, tj. czy po stronie pracodawców czy też samych pracowników pracujących hybrydowo spoczywa obowiązek zapewnienia ergonomicznego stanowiska pracy. A konkretnie, czy pracodawca ma obowiązek zapewnienia np. dodatkowej klawiatury, myszki, monitora czy podstawki pod laptopa. A nawet jeśli ten obowiązek spoczywałby na pracodawcy, to czy wystarczy, że pracodawca wyraża zgodę, aby pracownik, przechodząc na pracę hybrydową, mógł zabrać ze sobą podstawkę, klawiaturę i myszkę? Powinno to wypełniać obowiązek „zapewnienia” – wskazuje Karolina Kanclerz, radca prawny, partner w kancelarii PCS | Littler.

Wątpliwość taka pojawiła się w kontekście stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy ze stycznia br. Zdaniem PIP te elementy do doposażenia domowego stanowiska pracy ma zapewnić pracodawca.

– Argumentacja inspekcji jest jednak – delikatnie mówiąc – bardzo wątpliwa – uważa Karolina Kanclerz. Posługując się tym samym tokiem rozumowania, trzeba by uznać, że to również pracodawca ma obowiązek zapewnić biurko i krzesło, bo to ta sama kategoria w rozporządzeniu co np. dodatkowy monitor. A sama PIP wcześniej uznała, że biurka i krzesła nie zapewniamy – podkreśla Krzysztof Gąsior, adwokat, partner w kancelarii PCS | Littler. ©℗