Ryczałty za pracę zdalną rzadko konsultowane z fiskusem

Tylko 7 proc. firm przy ustalaniu rekompensaty kosztów pracy na odległość korzysta z interpretacji podatkowej. Zwłaszcza wysokie kwoty mogą być kwestionowane przez skarbówkę lub ZUS.

Mimo że od wprowadzenia do kodeksu pracy (k.p.) regulacji pracy zdalnej minął już ponad rok (nastąpiło to 7 kwietnia 2023 r.), wciąż nie wszystkie firmy zwracają pracownikom koszty. W zdecydowanej większości przypadków praktyka pracodawców odwróciła się jednak o 180 stopni – na korzyść zatrudnionych. Takie wnioski płyną z raportu „Praca zdalna 365”, przygotowanego przez kancelarię DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy (zob. też „Bez rewolucji w pracy zdalnej po roku od wprowadzenia zmian” – DGP nr 100/2024).

Dziś prawie 80 proc. firm albo wypłaca pracownikom ryczałty na pokrycie ponoszonych przez nich kosztów w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, albo uwzględnia je w ekwiwalencie płatnym w przypadku korzystania przez zatrudnionych z własnych materiałów i narzędzi do wykonywania obowiązków na odległość. Tymczasem przed 7 kwietnia ub.r. ponad 80 proc. pracodawców niczego nie płaciło pracownikom z tego tytułu. Dziś nadal nie robi tego ponad 20 proc. badanych firm.

– Po części wynika to z tego, że firmy stosują wyłącznie pracę zdalną okazjonalną, a w tym przypadku nie ma obowiązku rekompensowania kosztów. Zdarzały się jednak firmy, które nie miały świadomości istnienia takiego obligu, a także i takie, które, mając taką świadomość, uznały, że nie będą płacić za to dodatkowo ze względu na wysokie wynagrodzenia pracowników – wskazuje Bartosz Ulczycki, aplikant adwokacki, associate z DGTL.

Natomiast spośród tych firm, które stosują ryczałty, jedynie 7 proc. konsultuje ich wysokość z urzędem skarbowym, uzyskując interpretację podatkową. Warto to zrobić, bo kwota ryczałtu jest zwolniona z PIT i ZUS, a jej zawyżenie może skutkować nałożeniem danin.

– Istnieje ryzyko zakwestionowania wysokości ryczałtu przez fiskusa podczas kontroli – podkreśla Bartosz Ulczycki.

Mało nas

Z czego wynika tak znikomy poziom korzystania z interpretacji podatkowych przez firmy? – Otóż z paru czynników. Głównym jednak pozostaje pewność co do własnych wyliczeń oraz możliwości uzasadnienia swojego stanowiska podczas potencjalnych kontroli – wskazuje Bartosz Ulczycki. Jak wyjaśnia, większość firm ustaliła ryczałty na podstawie własnych kalkulacji, uśredniając je do obowiązujących w danym środowisku kosztów. Te przedsiębiorstwa mają odpowiednie wyliczenia, wzory kalkulacji kosztów i uzasadnienie dla zastosowanych rozwiązań, wskazujące m.in. na średnie zużycie prądu przez udostępniony sprzęt i średni koszt prądu w okolicy. – Drugim najważniejszym czynnikiem, z powodu którego firmy nie korzystają z interpretacji, jest wyraźny przepis wskazujący na zwolnienie z opodatkowania wypłacanego ryczałtu. Jednakże k.p. nie wskazuje minimalnych ani maksymalnych kwot ustalonego ryczałtu. Dlatego w przypadku ustalenia ryczałtu na zbyt wysokim poziomie posiadanie odpowiednich kalkulacji może nie być wystarczające dla organów podatkowych – stwierdza ekspert DGTL.

Ogromna rozpiętość kwot

Z badania wynika również, że wysokość ryczałtu wśród ankietowanych firm waha się od 30 zł do aż 500 zł miesięcznie. Z czego wynikają tak duże różnice w wypłacanych kwotach? Otóż z różnic w materiałach i narzędziach zapewnianych przez pracodawców. – Niektórzy pracodawcy pokrywają tylko koszty prądu i internetu poniesione przez pracowników na wykonywanie pracy zdalnej. Wtedy wysokość jest ustalana na niskim poziomie, w granicach 50–100 zł miesięcznie – zauważa Bartosz Ulczycki.

Te wyniki są zbieżne z obserwacjami Roberta Lisickiego, dyrektora departamentu pracy Konfederacji Lewiatan. – Nie mamy reprezentatywnych danych na temat kwot ryczałtu z tytułu wykonywania pracy zdalnie. Z rozmów prowadzonych z firmami członkowskimi wynika jednak, że przeciętna kwota ryczałtu w sytuacji wykonywania pracy zdalnej przez cały miesiąc jest ustalana w wysokości 30–50 zł – wskazuje.

Poza podstawowymi kosztami duża część pracodawców uwzględnia jednak także inne wydatki, takie jak koszty korzystania z dodatkowych monitorów do pracy czy drukarki albo wyposażenia stanowiska pracy w fotel, biurko czy podnóżek. Są bowiem firmy, które potrafią wyposażyć pracownika zdalnego w aż cztery monitory i w związku z tym uwzględniają z tego powodu wyższe koszty w ryczałcie. Bywa też, że pracującym zdalnie księgowym zapewnia się drukarki i papier oraz uwzględnia się koszt prądu na używanie dodatkowego sprzętu. Czasem pracodawcy w kwocie ryczałtu uwzględniają także koszty czynszu pracownika czy korzystania z klimatyzacji lub ogrzewania. Dodatkowo na wysokość ryczałtu wpływają różny poziom zużycia prądu przez sprzęt oraz zróżnicowany koszt energii w poszczególnych regionach kraju.

– Najwyższe kwoty ryczałtów wypłacają korporacje międzynarodowe, które od lat stosują w tej kwestii globalne wytyczne, czasami jeszcze sprzed pandemii COVID-19. Bywa, że określają one kwotę ryczałtu np. na 100–150 dol. Co ciekawe, takie firmy często nie wnioskowały o interpretacje podatkowe, uznając, że ważniejsza jest dla nich jednolita polityka całej korporacji – zauważa Bartosz Ulczycki.

Ryzyko kontroli

Eksperci wskazują, że wciąż nie słychać o kontrolach ZUS oraz US dotyczących wysokości ryczałtów. Zastrzegają jednak, że minął dopiero rok od wprowadzenia zmian, a możliwość weryfikacji istnieje nawet do pięciu lat wstecz. Poza tym im później brak zapłaty daniny zostanie zakwestionowany, tym wyższe będą w związku z tym odsetki.

– Ryzyko zakwestionowania wysokości ryczałtu powstanie zwłaszcza wtedy, gdy został on ustalony na wysokim poziomie, a jednocześnie firma nie ma indywidualnych interpretacji podatkowych albo odpowiednich kalkulacji lub choćby tylko ich wzoru. Urząd może wtedy uznać, że w rzeczywistości nie mamy do czynienia z ryczałtem zwolnionym z opodatkowania – a co za tym idzie, także z oskładkowania – lecz z ukrytą formą wynagrodzenia, która podlega PIT i ZUS – zaznacza Bartosz Ulczycki.

Robert Lisicki zwraca przy tym uwagę na to, że k.p. nakazuje zapewnić pracownikowi zdalnemu pokrycie tylko kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Natomiast pracodawcy mogą zdecydować się pokrywać inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. – Tutaj mogą się pojawiać wątpliwości, jakie koszty mogą zostać uznane za bezpośrednio związane z pracą zdalną i w jaki sposób ustalić ich wysokość, aby urząd skarbowy ich nie podważał – wskazuje. ©℗