10 kwietnia 2023 r. minie okres przejściowy, w czasie którego kasy zapomogowo-pożyczkowe miały dostosować się do nowych przepisów. Im mniej czasu zostaje, tym więcej pytań mają zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Dzisiaj odpowiadamy na niektóre z najczęściej zadawanych.
O co pytają na szkoleniach
pytanie Nasza pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa od wielu lat obejmuje więcej niż jednego pracodawcę. Czy w związku z tym musimy podjąć uchwałę o jej przekształceniu w międzyzakładową pracowniczą kasę zapomogowo-pożyczkową?
odpowiedź Nie. Ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych (dalej: ustawa o KZP) w art. 67 wymaga, aby statut dotychczasowej PKZP lub MPKZP w terminie 18 miesięcy został dostosowany do aktualnych, odnoszących się do danej kasy
przepisów. Warto zauważyć, że na podstawie jednej ustawy powołano do życia dwa różne typy organizacji:
- kasę zapomogowo-pożyczkową (KZP),
- międzyzakładową kasę zapomogowo-pożyczkową (MKZP).
Jeżeli więc w dotychczasowej działalności kasa obejmowała co najmniej dwóch lub więcej pracodawców, to zgodnie z art. 62 ustawy o KZP w dniu jej wejścia w życie z mocy samej ustawy została ona przekształcona zarówno z MPKZP, jak i z PKZP w MKZP.
Nie ma zatem potrzeby podejmowania dodatkowej uchwały walnego zebrania w sprawie przekształcenia. Podobnie jest, jeśli dotychczasowa MPKZP obejmowała ostatnio już tylko jednego pracodawcę ‒ na skutek tego samego
przepisu ustawy stała się ona KZP. Zmiany te dokonały się 11 października 2021 r., tj. w dniu wejścia przepisów w życie.
Należy jednak odpowiednio skorygować statut, zmieniając lub uzupełniając brakujące punkty. Walne zebranie będzie musiało podjąć uchwałę właśnie w sprawie zatwierdzenia zawierającego co najmniej 17 konkretnych obszarów nowego statutu KZP lub MKZP.
• art. 62, art. 67 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1666)
pytanie Czy pracodawca może w imieniu zarządu kasy i członków dokonać niezbędnych zmian wynikających z ustawy o KZP, tak aby kasa mogła działać dalej?
odpowiedź Nie. Kasa zapomogowo-pożyczkowa w rozumieniu ustawy o KZP to odrębne od pracodawcy zrzeszenie. Jest odrębnie rejestrowana w
GUS, ma własny numer statystyczny REGON na innych od swego pracodawcy kodach działalności PKD, ma własny, podpisywany przez swych członków statut, który stanowi podstawę jej powstania. Posiada własną reprezentację, wewnętrzne organy kontrolne, swój odrębny majątek oraz niezależne od pracodawcy przychody i wydatki. Jako „zrzeszenie osób fizycznych” może zrzeszać jedynie osoby fizyczne, które w momencie zrzeszania się są „osobami wykonującymi pracę za wynagrodzeniem” dla tego samego pracodawcy (KZP) lub dla jednego z objętych przez tą samą kasę pracodawców (MKZP). Nie ma więc możliwości, by pracodawca mógł w imieniu KZP dokonać formalnych zmian, bo czynności, które zostały wprost zapisane w ustawie o KZP, muszą zostać zrealizowanie przez odpowiednie organy samej kasy. Chodzi w tym przypadku o:
- zatwierdzenie dostosowanego statutu – przez walne zebranie KZP;
- rejestrację lub aktualizację wniosku o REGON w GUS – przez zarząd KZP.
Pracodawca musi jednak pomóc zarządowi KZP w przygotowaniu odpowiedniego zestawu propozycji do przedstawieniu walnemu zebraniu, w tym zwłaszcza zapisów statutu oraz umowy z pracodawcą, a także przeorganizować samą obsługę KZP/MKZP. Obecnie zakres pomocy pracodawcy dla KZP/MKZP został zakreślony podobnie jak w uchylonym rozporządzeniu Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy. Jednak po wydzieleniu kasy ze struktur wewnętrznych pracodawcy do obcego samorządnego podmiotu, umowa cywilna łącząca przedstawicieli pracodawcy z przedstawicielami kasy (zarządem) staje się obowiązkowa. Musi też objąć nowe obszary, w tym: kwestie organizacyjne, rozliczeniowe, sprawozdawcze, kontrolne, informatyczne, prawne, ewidencyjnej obsługi członków, obsługi zdalnej, ochrony
danych osobowych i funkcjonowania archiwum KZP. Dotychczas ukształtowany model „jednoosobowej wszechwładnej księgowej” działającej za zarząd, komisję rewizyjną, prawnika, kasjera i płace już jest niedopuszczalny i wprost zabroniony w art. 50 ustawy o KZP. Pracę należy po prostu rozłożyć na więcej osób, ale tylko w nieco zwiększonym zakresie. Jednocześnie zarząd, w którym nie zasiadają specjaliści, musi mieć możliwość skorzystania z wiedzy, doświadczenia i umiejętności konkretnych specjalistów. Należy np. uporządkować i wydzielić ewidencję członków, ich deklaracje, zgody, wnioski, umowy itd. z dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja kasy staje się własnością KZP, a nie pracodawcy, nawet jeśli dotychczas nie była oddzielona od ogólnej dokumentacji pracowniczej. Obecnie dysponentem dokumentacji KZP staje się jej każdoczesny zarząd, który wpierw upoważnia zgodnie z art. 43 ust. 4 ustawy o KZP do ich przetwarzania siebie, osoby realizujące zwykłe czynności kancelaryjne, a potem także specjalistów rachunkowości, obsługi prawnej, informatycznej lub gotówkowej itd.
• art. 43 ust. 4, art. 50 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1666)
pytanie Nasza kasa poza samym urzędem gminy obejmuje również gminne jednostki budżetowe, tj. miejski ośrodek kultury, centrum sportu i rekreacji oraz
szkoły i przedszkola. Każda z tych jednostek ma swojego dyrektora, ale głównym pracodawcą jest burmistrz, z którego pełnomocnictwa korzystają dyrektorzy i któremu bezpośrednio podlegają. Na potrzeby prowadzonej działalności jednostki i sam urząd posługują się jednym wspólnym NIP, ale na potrzeby ubezpieczenia pracowników w ZUS każda jednostka jako płatnik ma swój unikalny numer. Czy w związku z tym nasza kasa jest kasą wielozakładową (KZP) czy też kasą międzyzakładową (MKZP)?
odpowiedź To dość typowa sytuacja, która zdarza się nie tylko w jednostkach budżetowych, lecz także w wielu, które mają w swojej organizacji podmioty wydzielone (jednostki lokalne) lub zależne (np. spółki zależne grupy kapitałowej). Jeśli kasa obejmuje więcej niż jednego pracodawcę (a tymi są m.in. dyrektorzy jednostek oświatowych), dostosowując statut oraz nazwę, należy określić ją jako międzyzakładową kasę zapomogowo-pożyczkowa z siedzibą w miejscu, gdzie odbywają się posiedzenia zarządu MKZP (art. 8 ust. 3 ustawy o KZP) i gdzie zgodnie z przepisami dotyczącymi siedziby udostępnione są pomieszczenia biurowe w celu przechowywania własnej dokumentacji normatywnej (m.in. statut, protokoły, polityki), dokumentacji członkowskiej (ewidencja, deklaracje, wnioski) oraz rachunkowej itd.
Pracodawca, o którym mowa w ustawie o KZP, to szczególny rodzaj pracodawcy, którym mogą być również m.in. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej – takie jak jednostki budżetowe lub oddziały terenowe, które samodzielnie zatrudniają. Ważne są tu nie kwestie fiskalne, ale praktyczne. Nietrudno sobie wyobrazić kłopot z organizacją walnego zebrania 80 członków nawet niedużego pracodawcy, prowadzącego swą działalność w trzech lokalizacjach, np. logistyka na wybrzeżu, produkcja na wschodzie, a centrala w stolicy, jeśli nawet samo zatrudnienie pracowników realizowane jest przez lokalnych dyrektorów. Ustawa o KZP zrównuje dawny „zakład pracy” ze współczesnym „pracodawcą” poprzez rozszerzenie znaczenia pojęciowego o to, co dotychczas zarezerwowane było dla jednostek organizacyjnych. Co ważne, nie stoi to w sprzeczności z art. 7 ust. 3 ustawy o KZP, w którym wprost czytamy, że u jednego pracodawcy działa jedna kasa. Tak jest, ale przy zachowaniu właściwej jego definicji.
• art. 7 ust. 3, art. 8 ust. 3 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1666)
pytanie Czy KZP musi posiadać fundusz zapomogowy, jeśli jej członkowie nie chcą, by udzielała zapomóg?
odpowiedź Tak, musi posiadać taki fundusz. Sam typ zrzeszenia, jakim jest kasa zapomogowo-pożyczkowa, obliguje ją do stworzenia funduszy zarówno na pożyczki, jak i na zapomogi. Warto jednak zwrócić uwagę, że to nie typ zrzeszenia, ale sposób gospodarowania zbieranymi środkami może spowodować, że kasa nie będzie miała pieniędzy na zapomogi przez co najmniej kilka pierwszych lat funkcjonowania, a nawet i kiedykolwiek później. W założeniach ustawodawcy zebrany latami majątek powinien jednak kiedyś umożliwić również udzielanie zapomóg. Aby wspomóc ten proces, KZP została zwolniona z CIT, a jej usługi, w tym pożyczki, nie podlegają podatkowi od czynności cywilnoprawnych i VAT. Co więcej, wszystkie koszty operacyjne obsługi przerzucone zostały na pracodawcę, dlatego KZP ma szansę zgromadzić środki na zapomogi. Warto dodać, że na zapomogi mogą składać się również sami członkowie dodatkowymi, dobrowolnymi wpłatami na ten fundusz lub na konkretny cel zapomogowy kasy.
Wyobraźmy sobie taką sytuację: w pożarze członek KZP stracił dach swojego domu, a jego koledzy składają się na pomoc dla niego w odbudowie i robią to, mimo że na co dzień KZP nie ma wystarczających środków na regularne zapomogi. Zapomoga z KZP jest nieopodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych bez względu na kwotę, bo wiąże się zawsze ze zdarzeniem losowym osoby fizycznej. Została ona dodatkowo wyjęta spod egzekucji komorniczej i administracyjnej, zatem na pewno trafi do pogorzelca.
Wydatkowanie kwot z funduszu rezerwowego, z którego można ustanowić stałe roczne potrącenie na fundusz zapomogowy (jak było powszechnie przyjęte na wzór zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), obecnie nie jest obligatoryjną praktyką. W statucie warto natomiast zapisać, że do czasu, gdy na funduszu rezerwowym nie zostanie zdeponowana odpowiednia kwota na zabezpieczenie udzielanych pożyczek (np. trzykrotność maksymalnej pożyczki dla każdych 100 członków lub konkretna ustalona kwota, np. 400 000 zł), to odpisy na fundusz zapomogowy nie będą wykonywane. Dopiero przekroczenie odpowiedniej wartości przez fundusz rezerwowy będzie skutkowało pojawieniem się odpisu środków z funduszu rezerwowego na zapomogowy i rozpoczęciem udzielania zapomóg. Warto pamiętać, że brak środków na funduszu zapomogowym zwalnia zarząd z konieczności rozpatrywania wniosków zapomogowych, chyba że te zostaną właśnie (czasem specjalnie) wpłacone. Jednak systemowych, regularnych zapomóg można będzie do czasu wzbogacenia się kasy nie wypłacać.
• art. 33 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1666)
pytanie Czy sekretarz KZP jako członek zarządu może być również pełnomocnikiem KZP ds. ochrony danych osobowych?
odpowiedź Tak. Funkcje niewymienione w ustawie są umowne, powinny jednak zostać zapisane w statucie, uchwale zarządu lub samym pełnomocnictwie zarządu nadającym danej osobie konkretne uprawnienia. Pełnomocników zarząd może powoływać, gdy tego potrzebuje, i w celach, w jakich potrzebuje, np. gdy będzie potrzeba wdrożyć obsługę zdalną lub przeprowadzić negocjacje z bankiem lub pracodawcą itd. Warto przy okazji przypomnieć, że udzielone pełnomocnictwo nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności za działania lub zaniechania pełnomocnika.
Warto też zaznaczyć, że wskazane w ustawie funkcje: przewodniczącego, sekretarza czy skarbnika ‒ są jedynie tradycyjne i że za nimi nie stoją żadne dalsze uprawnienia lub obowiązki. Co ciekawe, nie ma nawet zastrzeżenia, że sekretarzem nie może być skarbnik lub przewodniczący, teoretycznie może się więc zdarzyć, że jedna osoba będzie sprawowała wszystkie trzy funkcje. Bez względu jednak na to, co przewiduje statut kasy, który przypisze określone czynności poszczególnym osobom funkcyjnym, samodzielnie żadna z nich nigdy i o niczym nie będzie mogła decydować. Zarząd, podobnie jak pozostałe organy kasy (walne zebranie, komisja rewizyjna), zgodnie z art. 17 i art. 23 ustawy o KZP podejmuje swoje decyzje jedynie w formie protokołowanych uchwał; a te mogą zapadać tylko w obecności co najmniej połowy członków danego organu zwykłą większością głosów. ©℗
• art. 17, art. 23 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1666)