Zgoda na potrącenie z pensji tylko w formie pisemnej. Przy pracy zdalnej też

Zgodnie z przepisami prawa pracy dotyczącymi wynagrodzeń wyróżniamy dwa rodzaje potrąceń - obligatoryjne oraz dobrowolne. Te pierwsze są dokonywane przez działy płacowe z mocy prawa, ale jest to wąski i zamknięty katalog przypadków. Wszystkie pozostałe należności, które nie zostały wymienione w katalogu z art. 87 kodeksu pracy (dalej: k.p.), mogą być z kolei potrącone tylko za zgodą pracownika. I w tym zakresie z art. 91 k.p. wynika, że zgoda taka powinna zostać udzielona „na piśmie”. Pojawia się więc pytanie, czy jest to forma pisemna czy dokumentowa w rozumieniu kodeksu cywilnego (dalej: k.c.)?

Odpowiedzi na to pytanie udzielił pod koniec 2022 r. Główny Inspektorat Pracy, wskazując w swoim stanowisku z 9 listopada, że zwrot „na piśmie” oznacza formę pisemną, a nie dokumentową. Powyższe stanowisko nie budzi wątpliwości, bo zwrot „na piśmie” został wykorzystany w kodeksie pracy wielokrotnie, np.:

• w art. 29 par. 2 dotyczącym formy umowy o pracę,
• w art. 30 par. 3 dotyczącym formy wypowiedzenia umowy o pracę,
• w art. 38 par. 1 dotyczącym konsultacji wypowiedzenia ze związkiem zawodowym.

W odniesieniu do wymienionych przepisów nie jest kwestionowane, że wprowadzono w ten sposób formę pisemną w rozumieniu prawa cywilnego, a więc nie można twierdzić również, że w przypadku dobrowolnego potrącenia jest inaczej. Zatem zgody na potrącenia dobrowolne wymagają bezwzględnie formy pisemnej, a dokonanie ich bez zachowania tej formy naraża pracodawcę na ryzyko popełnienia wykroczenia z art. 282 par. 1 k.p. Możliwe jest bowiem uznanie, że w takim przypadku dojdzie do bezpodstawnego potrącenia z wynagrodzenia.