Rozwiązywanie umów z pracownikami to proces, z którym w praktyce spotyka się każdy pracodawca i każdy pracownik HR. Przeprowadzenie go bez odpowiedniego przygotowania i wsparcia może się wiązać z poważnymi konsekwencjami, w szczególności w postaci roszczeń pracowników oraz długotrwałych i kosztownych procesów sądowych. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę planującego zwolnienie pracownika wiele obowiązków, których niedopełnienie może skutkować odwołaniem do sądu pracy, a w konsekwencji również uznaniem rozwiązania umowy za bezskuteczne. By tego się ustrzec, trzeba pamiętać nie tylko o szczególnej ochronie przysługującej pracownikom czy konsultacji związkowej, lecz także wymogach dotyczących formy i treści oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Do tego dochodzą kwestie praktyczne, takie jak odpowiednie przeprowadzenie rozmowy dotyczącej rozwiązania umowy o pracę, kwestie dowodowe czy doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Przy tak wielu elementach łatwo jest popełnić kosztowny błąd. Opierając się na naszych doświadczeniach, podpowiadamy, na co pracodawcy powinni zwracać szczególną uwagę oraz jakich zachowań i działań powinni się wystrzegać, aby skutecznie zakończyć współpracę z pracownikiem, nie narażając się na ryzyko przegranej przed sądem.
Autorami publikacji są: Sławomir Paruch radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler, Robert Stępień radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler, Agnieszka Nicińska-Chudy radca prawny, prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler oraz Kinga Krzysztofik prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler
błąd 1. brak odpowiedniego przygotowania
Jednym z najczęstszych błędów, jakie w praktyce popełniają pracodawcy decydujący się na zakończenie współpracy z pracownikiem, jest brak odpowiedniego przygotowania do przeprowadzenia zwolnienia. Profesjonalne przygotowanie, zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym, może w znacznym stopniu zmniejszyć ryzyko związane z procesem, a także – na ile to możliwe – ograniczyć pojawiające się po obu stronach negatywne emocje związane ze zwolnieniami. Rozwiązaniem, po które pracodawcy powinni sięgać zdecydowanie częściej, jest przeprowadzenie kompleksowego postępowania wyjaśniającego, które pozwoli na rzetelne i wszechstronne ustalenie całokształtu okoliczności stojących za podjętą decyzją o zakończeniu z pracownikiem współpracy. Co istotne, dokładne zbadanie problemu przez pracodawcę w istotny sposób zmniejsza również ryzyko ewentualnego przegrania procesu sądowego. W toku postępowania wyjaśniającego pracodawca ma bowiem szansę ustalić rodzaj i skalę naruszeń, których w rzeczywistości dopuścił się pracownik, oraz skutki, jakie miały one dla firmy bądź współpracowników. Proces ten może jednak doprowadzić pracodawcę do zgoła innych wniosków – zarzuty stawiane wobec pracownika mogą okazać się wyolbrzymione lub po prostu nieprawdziwe. Wnikliwa kontrola nie tylko jest kluczowa, aby zapewnić HR compliance w firmie, lecz wydaje się niezbędna także dla zachowania przez pracodawcę odpowiedniego poziomu staranności oczekiwanego od niego przy podejmowaniu tego typu decyzji.
Kolejnym elementem składającym się na omawiane niedostateczne przygotowanie pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę jest brak udokumentowanych naruszeń bądź innych okoliczności stanowiących podstawę zwolnienia konkretnego pracownika. Niejednokrotnie jest tak, że pracodawca ma zastrzeżenia do pracownika, lecz nie potrafi ich udowodnić. A jeszcze dodatkowo pracownik przez ostatnie lata regularnie otrzymywał dobre oceny i premie. Właśnie brak wcześniejszych zastrzeżeń do pracy, upomnień czy rozmów dyscyplinujących jest jednym z najczęściej podnoszonych przez pracowników argumentów, który ma świadczyć o bezpodstawności dokonanego zwolnienia. Chociaż argument ten nie znajduje bezpośredniego poparcia ani w przepisach kodeksu pracy, ani w orzecznictwie sądów – możliwość zwolnienia pracownika nie jest bowiem uzależniona w jakikolwiek sposób od wcześniejszego sięgnięcia przez pracodawcę po łagodniejsze środki dyscyplinujące – to jednak brak jakiejkolwiek reakcji na pojawiające się już wcześniej naruszenia pracownika może mieć wpływ na ocenę przez sąd późniejszej decyzji pracodawcy o rozwiązaniu umowy, a w konsekwencji również rozstrzygnięcie sprawy. W tym kontekście warto odnieść się do stanowiska Sądu Najwyższego, który stwierdził, że chociaż niezastosowanie w przeszłości wobec pracownika kar porządkowych nie jest przeszkodą w rozwiązaniu umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym bez wypowiedzenia, to jednak jeśli naruszenia obowiązków pracowniczych trwają przez długi czas i są wiadome pracodawcy, brak reakcji z jego strony może świadczyć o tym, że nie przywiązuje szczególnej wagi do tych uchybień. To natomiast w istotny sposób może ograniczyć stopień winy, jaka zostanie stwierdzona u pracownika, a w konsekwencji – przesądzić o tym, czy rozwiązanie umowy o pracę zostanie uznane za uzasadnione, czy nie.
błąd 2. brak uprzedniej weryfikacji, czy pracownik korzysta z ochrony przed zwolnieniem
Jednym z kluczowych elementów składających się na proces przygotowania poprzedzający podjęcie ostatecznej decyzji o zwolnieniu pracownika powinno być dokonanie weryfikacji, czy pracownikowi nie przysługuje szczególna ochrona zatrudnienia – chodzi o to, czy wypowiedzenie jego umowy jest w ogóle dopuszczalne, a jeżeli tak, to pod jakimi warunkami. Szczególną ochroną przed zwolnieniem są objęte m.in. kobiety w okresie ciąży oraz urlopu macierzyńskiego (z wyjątkiem kobiet zatrudnionych na podstawie umowy na okres próbny nieprzekraczający miesiąca), pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym czy pracownicy w okresie przedemerytalnym. Choć mogłoby się wydawać, że tego rodzaju błędy są mało prawdopodobne, w praktyce zdarzają się one pracodawcom dość często i niejednokrotnie przesądzają o ich przegranej przed sądem pracy.
Szczególną ochroną trwałości stosunku pracy są objęci również pracownicy pełniący u pracodawcy konkretne funkcje społeczne. Mowa tu przede wszystkim o pracownikach zasiadających w zarządzie zakładowych organizacji związkowych (bądź po prostu wskazanych przez taką organizację jako osoby, którym taka ochrona ma przysługiwać), osobach pełniących funkcję społecznego inspektora pracy czy wchodzących w skład rady pracowników. I choć ochrona ta ma nieco inny charakter – nie jest związana z wyjątkową sytuacją życiową pracownika, jak ma to miejsce we wcześniejszych przypadkach, lecz ze szczególną rolą pełnioną przez pracownika, która ze swojej istoty naraża pracownika na swego rodzaju konflikt z pracodawcą – to w praktyce jednak pociąga za sobą analogiczne konsekwencje. Formalnie rzecz biorąc, pracodawca nie może zwolnić takiego pracownika – nawet dyscyplinarnie, chyba że otrzyma na to odpowiednią zgodę. Jeśli jej nie ma, pozostaje powoływanie się na ewentualne nadużycie prawa do ochrony, ale to wymaga odpowiedniego przygotowania i potwierdzenia szczególnie ciężkiego charakteru naruszeń, jakich dopuścił się pracownik.
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.