Spór w sądzie o nadgodziny: kluczowe jest rzetelne prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy

Zatem co do zasady sąd nie powinien prowadzić postępowania dowodowego z urzędu także w sprawach o wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe. Działanie takie mogłoby bowiem oznaczać wsparcie jednej ze stron postępowania (najczęściej pracownika), co pozostawałoby w sprzeczności z zasadą kontradyktoryjności.

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 8 grudnia 2015 r. (sygn. akt II PK 294/14), wskazując, że nawet zaniechania procesowe pełnomocnika powoda w sprawie o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe nie obligują sądu do podejmowania inicjatywy dowodowej z urzędu na korzyść jednej ze stron.

Oczywiście są to zasady o charakterze ogólnym. Praktyka orzecznicza pokazuje jednak, że sposób procedowania konkretnego sądu może być zróżnicowany i zależeć nie tylko od okoliczności danej sprawy, lecz także od podejścia sędziego do obowiązków dowodowych stron. Jak wiadomo, jedni sędziowie rygorystycznie egzekwują zasadę kontradyktoryjności, inni natomiast – nawet przy braku inicjatywy dowodowej stron – podejmują działania zmierzające do ustalenia tzw. prawdy obiektywnej. Jakie są zatem odmienności postępowania dowodowego w sprawach o nadgodziny?

Obowiązek pracownika

W orzecznictwie Sądu Najwyższego często przywoływana jest teza, zgodnie z którą w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, iż powód powinien udowodnić twierdzenia uzasadniające dochodzone roszczenie (art. 3 k.p.c., art. 232 k.p.c. oraz art. 6 k.c.). Reguła ta ulega jednak modyfikacji w sytuacji niewywiązania się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, co pociąga za sobą dla niego niekorzystne skutki procesowe, jeśli pracownik wykaże swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja czasu pracy, w szczególności osobowych środków dowodowych lub domniemań faktycznych (por. wyrok SN z 21 kwietnia 2021 r., sygn. akt II PSKP 25/21).

Charakterystyczne dla tego rodzaju procesów jest to, że brak dokumentacji czasu pracy, wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę, prowadzi do modyfikacji rozkładu ciężaru dowodu określonego w art. 6 k.c., co trafnie przypomniał SN w postanowieniu z 9 kwietnia 2025 r. (sygn. akt I PSK 3/24).

Obowiązek jej prowadzenia został nałożony na pracodawcę na mocy art. 149 k.p. oraz par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nieprzydatny dowód

Niestety w praktyce dość często zdarza się, że pracodawcy w sposób nierzetelny realizują nałożony na nich obowiązek, co prowadzi do sytuacji, w której ewidencja czasu pracy – zamiast stanowić kluczowy dowód – okazuje się dowodem mało przydatnym, a niekiedy wręcz pozbawionym znaczenia procesowego. Tymczasem to właśnie w najlepiej pojętym interesie pracodawcy leży prowadzenie ewidencji czasu pracy w sposób możliwie najbardziej staranny i rzetelny.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy obejmuje w szczególności:

• liczbę przepracowanych godzin,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie obejmuje pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy;
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Ewidencja czasu pracy w formie pisemnej albo elektronicznej

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie pisemnej albo elektronicznej. Niezależnie od przyjętej formy może być dostosowana do potrzeb konkretnego pracodawcy, z uwzględnieniem obowiązującego systemu czasu pracy, długości okresu rozliczeniowego, rozkładów czasu pracy w poszczególnych dniach, tygodniach i miesiącach oraz terminów dni wolnych od pracy wynikających z przyjętego rozkładu czasu pracy.

Ewidencję czasu pracy prowadzi się na karcie ewidencji czasu pracy, odrębnie dla każdego pracownika.

PRZYKŁAD

Wadliwe prowadzenie ewidencji czasu pracy

Istota konsekwencji wynikających z wadliwego prowadzenia ewidencji czasu pracy polega na tym, że w sytuacji, gdy pracodawca nie wywiązał się z nałożonego na niego obowiązku jej prowadzenia (art. 94 pkt 9a k.p. oraz art. 149 par. 1 k.p.), pracownik jako strona powodowa jest uprawniony do powoływania wszelkich środków dowodowych na wykazanie pracy w godzinach nadliczbowych, w tym także takich, które mają mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 12 grudnia 2018 r. (sygn. akt I PK 6/18) wyjaśnił, że w takiej sytuacji pracownik może, a nawet powinien, oferować inne środki dowodowe, które podlegają ocenie w ramach całokształtu zebranego materiału dowodowego. Innymi słowy, nawet przy braku ewidencji czasu pracy albo jej nierzetelnym prowadzeniu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jeżeli wykaże – przy pomocy innych dowodów – fakt przepracowania określonej liczby godzin, w tym godzin nadliczbowych.

Rozkład ryzyka procesowego

W tego rodzaju sprawach sądy niekiedy dopuszczają również dowód z opinii biegłego. Przy prawidłowo prowadzonej dokumentacji czasu pracy dowód taki mógłby zostać przeprowadzony na wniosek powoda, jednak jego znaczenie dowodowe byłoby nieporównywalnie mniejsze. Wady dokumentacji powodują bowiem, że pracownik może wykazać zasadność dochodzonego roszczenia także przy pomocy środków dowodowych, które w zestawieniu z prawidłowo prowadzoną dokumentacją czasu pracy nie dawałyby podstaw do jego uwzględnienia.

W takiej sytuacji liczba przepracowanych godzin nadliczbowych może być ustalana również z wykorzystaniem domniemań faktycznych. Jeżeli zatem pracownik, posługując się dowodami o mniejszej mocy dowodowej niż dokumenty, wykaże swoje twierdzenia, ciężar dowodu przechodzi na pracodawcę, który – wobec braku prawidłowo prowadzonej dokumentacji – powinien wykazać, że zatrudniony nie wykonywał pracy w czasie, za który domaga się wynagrodzenia (por. wyrok SN z 9 lipca 2009 r., sygn. akt II PK 34/09).

Rozważenie wszystkich okoliczności

W takiej sytuacji sąd jest uprawniony do zasądzenia odpowiedniej sumy według własnej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (por. wyrok SN z 5 lipca 2002 r., sygn. akt I PKN 314/01). Stanowisko to zostało potwierdzone w postanowieniu SN z 7 listopada 2023 r. (sygn. akt I PSK 151/22), w którym SN dopuścił ustalenie należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych z zastosowaniem art. 322 k.p.c., a więc poprzez zasądzenie sumy odpowiedniej zamiast ściśle udowodnionej, z uwzględnieniem ustalonej wersji czasu pracy pracownika oraz właściwych norm i przepisów prawa materialnego.

SN konsekwentnie podkreśla, że zaniechanie prowadzenia dokumentacji czasu pracy przez pracodawcę nie uzasadnia ani domniemania faktycznego, ani prawnego (art. 231 k.p.c. oraz art. 234 k.p.c.) co do wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika (por. m.in. wyrok SN z 6 lutego 2024 r., sygn. akt I PSKP 51/22). Sam fakt braku dokumentacji nie oznacza zatem, że sąd pracy powinien każdorazowo i bezkrytycznie przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy prezentowaną przez pracownika.

To, czy przedstawiona przez pracownika wersja rzeczywiście odzwierciedla faktyczny czas wykonywania pracy, podlega – w razie sporu – ocenie w ramach całokształtu materiału zgromadzonego w postępowaniu. W szczególności nie jest dopuszczalne automatyczne odwrócenie ciężaru dowodu (art. 6 k.c. oraz art. 232 k.p.c.) i przyjęcie założenia, że w przypadku braku formalnej dokumentacji zawsze wiarygodna jest wersja pracownika, chyba że pracodawca wykaże jej nieprawdziwość.

Jak wskazał SN w postanowieniu z 5 kwietnia 2013 r. (sygn. akt I PK 10/13), uchybienia pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji czasu pracy nie oznaczają same przez się, że pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych wyłącznie na podstawie własnych deklaracji.

Granice wiarygodności zapisów ewidencji czasu pracy

Należy pamiętać, że nawet rzetelnie prowadzona dokumentacja czasu pracy może zostać zakwestionowana przez pracownika i nie zawsze musi mieć rozstrzygające znaczenie w porównaniu z innymi środkami. Jej wartość nie wynika bowiem z samej nazwy, lecz z tego, czy rzeczywiście odzwierciedla faktyczny czas wykonywania pracy.

Jednocześnie prawidłowo prowadzona dokumentacja stawia przed pracownikiem znacznie wyższe wymagania dowodowe, wykluczając oparcie się wyłącznie na ogólnikowych zeznaniach, prywatnych notatkach czy tym bardziej gołosłownych twierdzeniach o jej nieprawidłowości. Zakwestionowanie zapisów dokumentacji jest możliwe wówczas, gdy pracownik przedstawi środki, które jednoznacznie wykażą, że w czasie, w którym dokumentacja nie odnotowuje pracy w godzinach nadliczbowych, praca była faktycznie wykonywana.

Przykładowo mogą to być potwierdzenia:

• godzin logowania do służbowego komputera,
• zapisy z monitoringu,
• rejestry wejść i wyjść z zakładu pracy,
• dokumenty sporządzone lub zarejestrowane w czasie możliwym do zweryfikowania,
• korespondencja służbowa opatrzona datą i godziną wysłania,
• bilingi czy dokumentacja służbowych spotkań, w tym odbywanych w formie zdalnej. ©℗