Firmy ujawnią lukę płacową

Obowiązki dla firm

Największe wyzwania administracyjne i organizacyjne czekają duże przedsiębiorstwa, na które nałożony zostanie obowiązek regularnego raportowania luki płacowej. Wymóg ten obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Częstotliwość składania sprawozdań została zróżnicowana w zależności od wielkości zatrudnienia. Podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób będą musiały raportować corocznie, natomiast firmy z załogą liczącą od 100 do 249 osób – raz na trzy lata. Sprawozdania te mają trafiać do organu monitorującego do 31 marca danego roku kalendarzowego i dotyczyć roku poprzedniego.

Zakres danych zawieranych w sprawozdaniu jest bardzo szeroki i wymagać będzie od działów kadr i płac zaawansowanej analityki. Dokument musi zawierać informacje o luce płacowej ze względu na płeć, luce w składnikach uzupełniających lub zmiennych, a także medianie luki płacowej. Niezwykle istotnym elementem raportu będzie wyliczenie luki płacowej w podziale na kategorie pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Dane te będą przekazywane za pomocą specjalnego narzędzia informatycznego udostępnionego przez Główny Urząd Statystyczny.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników pierwsze sprawozdanie, obejmujące okres od wejścia w życie ustawy do końca 2026 r., będą musieli złożyć do 7 czerwca 2027 r. Natomiast grupa pracodawców zatrudniających od 100 do 149 pracowników otrzymała dłuższy okres dostosowawczy – ich pierwszy obowiązkowy raport ma zostać złożony dopiero do 7 czerwca 2031 r. Mniejsze firmy, zatrudniające poniżej 100 osób, mogą raportować dobrowolnie, ale nie jest to ich obowiązkiem ustawowym.

Narzędzie naprawcze

Projekt ustawy przewiduje konkretne mechanizmy naprawcze w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Jeśli sprawozdanie z luki płacowej wykaże różnicę w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w którejkolwiek kategorii pracowników wynoszącą co najmniej 5 proc., pracodawca znajdzie się w trybie podwyższonego nadzoru. Jeśli firma nie będzie w stanie uzasadnić tej różnicy obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami oraz nie podejmie skutecznych działań zaradczych w ciągu sześciu miesięcy, powstanie obowiązek przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń.

Procedura wspólnej oceny nie jest działaniem jednostronnym zarządu firmy, lecz procesem wymagającym ścisłej współpracy ze stroną społeczną. Pracodawca ma obowiązek przeprowadzić ją w konsultacji z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku z przedstawicielami wybranymi przez załogę. Celem tego mechanizmu jest zidentyfikowanie przyczyn różnic płacowych, które nie znajdują oparcia w merytorycznych przesłankach, oraz wypracowanie środków zaradczych.

Kluczowym elementem systemu, na którym opierają się zarówno sprawozdawczość, jak i wspólna ocena, jest prawidłowe wartościowanie stanowisk pracy. Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek posiadania struktur wynagrodzeń umożliwiających porównanie, czy pracownicy wykonują pracę o jednakowej wartości. Wartość ta ma być oceniana na podstawie czterech obligatoryjnych, ustawowych kryteriów. Są to: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności oraz warunki pracy. Pracodawcy mogą stosować dodatkowe kryteria, o ile są one istotne dla danego stanowiska, jednak wszystkie muszą być całkowicie neutralne pod względem płci.

– Takie ujęcie kryteriów i podkryteriów, dające pracodawcy pewną swobodę, jest krokiem w dobrym kierunku – uważa dr Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w kancelarii HRLS.

Surowe sankcje finansowe

Projekt ustawy przewiduje, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie dopełnia obowiązków ustawowych, podlega karze grzywny w wysokości od 3 tys. zł do 50 tys. zł. Katalog wykroczeń jest szeroki i obejmuje m.in. nieprzeprowadzenie oceny wartości stanowisk pracy, nieudzielenie pracownikowi informacji o wynagrodzeniach na jego wniosek, niesporządzenie sprawozdania z luki płacowej, a także niedokonanie wspólnej oceny wynagrodzeń mimo zaistnienia ku temu przesłanek. Karalne będzie również samo zamieszczanie w umowach o pracę klauzul zakazujących ujawniania zarobków.

Natomiast wzmocnieniu pozycji pracownika w ewentualnym procesie sądowym służy instytucja odwróconego ciężaru dowodu. Jeśli pracodawca naruszy obowiązki związane z przejrzystością wynagrodzeń, to na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że przy ustalaniu płac kierował się obiektywnymi powodami. Jest to rozwiązanie surowsze niż dotychczasowe regulacje kodeksowe, ponieważ pracownik nie będzie musiał nawet uprawdopodabniać faktu wystąpienia dyskryminacji – sam fakt braku transparentności stawia pracodawcę w gorszej pozycji procesowej. Wyjątkiem będą sytuacje, w których pracodawca wykaże, że naruszenie obowiązków informacyjnych było niezamierzone i miało charakter marginalny.

Pracownikom, których prawa do równego wynagrodzenia zostały naruszone, będzie przysługiwać pełne odszkodowanie lub zadośćuczynienie. Musi ono pokrywać nie tylko zaległe wynagrodzenie i związane z nim świadczenia, lecz także utracone korzyści oraz szkody niematerialne, takie jak stres wynikający z niedocenienia pracy. Projektodawca zastrzegł przy tym, że wysokość zadośćuczynienia nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Wejście w życie nowych przepisów ma nastąpić 7 czerwca 2026 r. ©℗

Pracownicy mogą ruszyć z pozwami

Dzięki nowym regulacjom pracownicy będą wiedzieć, ile zarabiają ich koledzy na tych samych stanowiskach. Może to zwiększyć liczbę pozwów pracowniczych oraz wpłynąć na niezdrowe relacje w zespołach. Dla pracownika bowiem informacja bez pogłębionej analizy, że jego kolega zarabia więcej, to sygnał, że jest on gorzej traktowany. Dla pracodawcy tymczasem, jako organizatora procesu pracy, siatka wynagrodzeń to efekt indywidualnej oceny pracy każdego pracownika. Wprowadzenie informacji o kryteriach awansu podwyżkowego może nie przekonać pracowników zarabiających mniej od swoich kolegów i nie powstrzyma ich przed weryfikacją decyzji pracodawcy w sądzie. ©℗